Online Faktura
Mit der Faktura Angebote und Rechnungen online schreiben!
Oftmals steckt zwischen dem Wunsch ein Angebot abzugeben und einer Rechnung viel Arbeit. Zunächst muss der eigentliche Aufwand definiert und abgeschätzt werden. Aus diesen Daten wird ein Angebot erstellt, welches im Folgenden nachverfolgt werden sollte. Bei Auftragsvergabe wird ein Projekt aufgesetzt, Ressourcen zugeteilt und der Zeitrahmen festgelegt. Jetzt folgt die Projektumsetzung und bei erreichten Meilensteinen oder Projektende die Rechnungsstellung. Im manchen Fällen muss anschließend noch gemahnt werden und in jedem Fall alle Daten in die Finanzbuchhaltung transferiert werden.
So oder ähnlich sind die groben Arbeitsschritte im Dienstleistungssektor, der projektbezogen Aufträge umsetzt. Neben der eigentlichen Arbeit bedeutet dass aber auch viel Kommunikation, Abstimmungsprozesse und Dokumentationsarbeiten, also das eigentliche Projektmanagement und Projektcontrolling.
projectfacts unterstützt genau solche Prozesse vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung, Ressourcenplanung und Projektumsetzung inklusive Zeiterfassung bis zur Rechnungserstellung und dem anschließenden Forderungsmanagement.
Die neue Faktura in projectfacts
Mit der Faktura in projectfacts können Angebote und Rechnungen online erstellt und verwaltet werden. Die Faktura integriert sich nahtlos in die vorhandenen Module. Aus dem vorhandenen CRM können Angebote generiert und mit dem integrierten Ticketsystem direkt an Kunden verschickt werden. Daraus können Aufträge und Projekte generiert werden. Bei der Ressourcenplanung wird die Auslastung und der Urlaub der Mitarbeiter berücksichtigt und die bei der Projektumsetzung gebuchten Zeiten können automatisch über Rechnungen abgerechnet und im Zweifel auch angemahnt werden. Alle wichtigen Unterlagen werden in der enthaltenen Dateiablage gespeichert und Unternehmensberichte und Projektstatistiken stehen per Knopfdruck jederzeit mit den aktuellsten Zahlen zur Verfügung.
Dabei arbeiten alle Module Hand in Hand. Es müssen keine Daten doppelt eingegeben werden und alle Prozesse sind dokumentiert. Mitarbeiter wissen an was sie arbeiten sollen und die Verantwortlichen wissen jederzeit wie weit welches Projekt ist.
Details zur Faktura
Es werden verschiedene Preismodelle, Sprachen und Währungen unterstützt. Eigene Layouts sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild der erstellten Belege. Des Weiteren unterstützt das Faktura-Modul die Erfassung von Zahlungseingängen sowie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen im PDF-Format. Durch die Verknüpfung von Rechnungen mit Projekten können gebuchte Zeiten komfortabel abgerechnet und der Projekterfolg automatisch ermittelt werden.
Angebote und Rechnungen im Handumdrehen erstellen
profectfacts unterstützt Sie dabei, mühelos Angebote und Rechnungen zu erstellen. Die tägliche Arbeit im Vertrieb und die Abrechnung von Aufträgen werden durch das Modul deutlich einfacher und damit weniger fehleranfällig. Angebote können über das Ticketsystem direkt zu Kunden per Mail versendet werden. Im weiteren Arbeitsablauf unterstützt projectfacts das Erstellen eines Auftrags und Projekts bis hin zur Rechnung. Die Projektabrechnung erfolgt sehr komfortabel: Sie können entscheiden, ob nach Aufwand, Festpreis, prozentual und in welchen Abrechnungszyklen Rechnungen erstellt werden sollen. Es gehen keine abrechenbaren Zeiten verloren, egal wann sie gebucht wurden.
Angebotsverfolgung
In der Angebotsverfolgung sehen Sie übersichtlich, wie der aktuelle Stand bei laufenden Angeboten ist und wann sich etwa ein erneuter Kontakt lohnt. Hierzu werden Daten aus dem CRM, Projekt und Ticketsystem mit den echten Angebotsdaten abgeglichen.
Forderungsmanagement - Behalten Sie den Überblick über alle Rechnungen
Welche Rechnungen sind noch offen? Über das integrierte Forderungsmanagement werden Sie darauf hingewiesen, wann welche Mahnungen oder Zahlungserinnerungen verschickt werden müssen. Auch diese Dokumente werden direkt in projectfacts erstellt und können als PDF-Datei mit eigenem Layout per Mail verschickt werden.
Dabei erhalten Sie eine Zusammenfassung über folgende Punkte:
- Offene Rechnungen
- Nicht fällige Rechnungen
- Fällige Rechnungen
- Überfällige Rechnungen
- Handlungsbedarf
Ein Artikelstamm und viele Preise
Artikel werden über eine Artikelverwaltung gepflegt und können über Preislisten in der Währung, dem Preis und der Beschreibung angepasst werden. Dadurch ist es möglich auch international Rechnungen zu schreiben. projectfacts unterstützt verschiedenste Preismodelle: Variable und feste Einzelpreise sind ebenso möglich wie offene und geschlossen Staffelpreise. Rechnungspositionen können Sie nach Aufwand, Zeit oder zum Fixpreis abrechnen.
Vertragsmanagement - behalten Sie den Überblick!
Die meisten Verträge haben unterschiedliche Klauseln in Bezug auf Start, Ende, Verlängerungszyklen und Kündigungsregelungen. Auch die Abrechnungsformalitäten sind oft unterschiedlich: Etwa eine monatliche Abrechnung bei jährlicher Vertragslaufzeit. Mit projectfacts behalten Sie den Überblick, wann eine Rechnung geschrieben werden kann oder welcher Vertrag wann gekündigt werden muss.
