projectfacts bei der Innoface GmbH
Im Herbst 2010 wurde beschlossen, ein System für das Projektmanagement einzuführen. Hintergrund war die mittlerweile gewachsene Anzahl an Projekten bei Innoface. In den ersten Jahren wurden Projekte meist von nur 1 – 2 Ressourcen ohne Unterbrechung bearbeitet. In einem kleineren Team war das noch beherrschbar. Jedoch hatten sich im Laufe der Zeit nicht nur die Anzahl der Projekte gesteigert sondern auch das Entwicklungs- und Projektierungsteam war in 2010 auf ca. 15 Mann angewachsen. Nicht selten wurden Projekte auch von mehr als zwei Ressourcen bearbeitet. Hinzu kamen die vielen bereits realisierten und produktiven Installationen, die Ergänzungen, Updates oder Support benötigten. Es war unumgänglich, dass ein netzwerk- und möglichst auch ein Web-basiertes Projektmanagementsystem benötigt wird. Über das Projektmanagement hinaus gab es einige Themen wie Zeiterfassung und Faktura, die nach wie vor über Insellösungen abgewickelt wurden. Die Zeiterfassung war veraltet. Die Lösung für Faktura war nicht mehrplatzfähig. Aufgrund der anstehenden Probleme wurden die Anforderungen an das einzusetzende System erweitert. So sollte zumindest die Zeiterfassung mit abgedeckt werden, damit es nicht erneut ein Nebeneinander von Projektzeit und Arbeitszeiterfassung gibt. Weiterhin sollte die Lösung auch im Unternehmen installierbar sein. Aufgrund sensibler Verträge mit einigen größeren Kunden, kam eine reine SAS-Lösung nicht in Frage.
Der Markt wurde gesichtet und einige Systeme wurden präsentiert bzw. über einen Demo-Download evaluiert. Viele Systeme boten zwar die Grundfunktionalität für Projektmanagement, jedoch gab es keine oder nur vereinzelt Zusatzmodule, die ein integriertes Arbeiten ermöglichen. Die verschiedenen Systeme waren teilweise noch rein Client-basiert oder schlichtweg in der Architektur veraltet. Einige Systeme waren ausschließlich als SAS-Lösung verfügbar.
Über die Internetrecherche entdeckten wir die Software projectfacts. Projectfacts war das erste System, das von vornherein eine Reihe wichtiger Zusatzmodule integriert hatte, die in einem Dienstleistungsunternehmen gebraucht werden. In den ersten Versionen waren folgende Module bereits enthalten:
- Projektmanagement
- Zeiterfassung
- Ticketsystem
- Offen Punkte
- HR
Nach einer Demo über das WEB wurde beschlossen, eine Testversion zu installieren und einige Funktionen auszuprobieren. Nach einer kurzen Testphase war klar, dass projectfacts als Lösung für Projektmanagement und Zeiterfassung eingeführt werden kann. Im Zuge der Einführung konnte auch die veraltete Zeiterfassung abgelöst werden.
Im Laufe der Zeit wurden weitere Module entwickelt und ergänzt, die wir heute intensiv nutzen. Folgende Module werden inzwischen zusätzlich produktiv eingesetzt:
- Customer Relation Management
- Faktura (Angebote, Aufträge, Bestellungen)
- Kalender mit Synchronisation zu Outlook und iPhone
Die Lösung projectfacts wurde in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Die durch Innoface verwendeten Funktionen sind alle im Standard enthalten. Alle benötigten Einstellungen konnten ohne Zusatzprogrammierung vorgenommen werden. Insbesondere schätzen wir die enge Integration der verschiedenen Module, die unsere Organisation schlagkräftig unterstützt. Wir haben heute einen guten und vollständigen Überblick. Angefangen von der Kundenakquise können die verschickten Angebote leicht gefunden werden. Die Angebote werden nach Bestellung durch den Kunden in Aufträge überführt. Die Projekte und die Ressourcen werden auf Basis der Aufträge eingeplant. Alle Mitarbeiter buchen ihre Tätigkeiten auf Projekte. Dies erleichtert wiederum die Abrechnung. Nach Rechnungsstellung gibt das Forderungsmanagement einen guten Überblick über die Fälligkeit von Rechnungen. So kann die Auftragsabwicklung vollständig über projectfacts abgebildet werden. Projectfacts wird auch zur Ablage aller auftragsrelevanten Dokumente wie Protokolle, Verträge, und Projektdokumente verwendet. Der projectfacts Kalender wird als zentraler Kalender genutzt. Neben den Terminen werden Urlaube, Ressourceneinsätze und Projektmeilensteine verwaltet.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Innoface GmbH projectfacts heute als zentrale Unternehmenssoftware einsetzt und dadurch für die termingerechte und professionelle Abwicklung der wachsenden Anzahl anspruchsvoller Kundenprojekte gut gerüstet ist.
