Schon gewusst? – DSGVO: Kontakte löschen, aber Belege behalten

11. September 2018

Personenbezogene Daten – nicht aber die Belege löschen

Die DSGVO fordert, dass Kontakte auf Wunsch sofort gelöscht werden. Belege hingegen unterliegen Aufbewahrungspflichten. So können Sie DSGVO-konform Kontakte löschen und behalten dennoch alle Belege.

Projectfacts schafft intelligente Verbindungen immer da, wo Sie sie benötigen. So finden Sie beispielsweise Angebote, Rechnungen und Verträge immer auch direkt beim Kontakt innerhalb des CRM-Moduls. Eine große Hilfe, denn so wissen Sie immer sekundenschnell über alle Informationen zu Ihren Kunden, Lieferanten und Bewerbern Bescheid.

Der datenschutzrechtliche Löschungsanspruch von personenbezogenen Daten nach der DSGVO erfordert unter Umständen, alle personenbezogenen Daten zu löschen. Dem müssen Sie umgehend nachkommen und den Kontakt aus dem CRM entfernen. Aber was passiert dann mit den vorhandenen Belegen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen und nicht so einfach gelöscht werden können? Ganz einfach. Für diesen Fall stellt Ihnen projectfacts die Funktion „Erweitertes Löschen“ zur Verfügung.

Erweitertes Löschen anonymisiert den Kontakt

Die Funktion „Erweitertes Löschen“ anonymisiert den Kontakt im CRM und sorgt dafür, dass alle Belege erhalten bleiben.

Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie diese in den Einstellungen aktivieren. Gehen Sie hierzu in die Konfiguration zur Kategorie „Benutzer und Rechte“ und wählen Sie unter Benutzergruppen aus, welche Gruppe diese Funktion benutzen darf. Unter „Berechtigungen Sonstige“ haben Sie unterhalb von CRM die Möglichkeit, das „Erweiterte Löschen“ zu aktivieren.

Im Detailmanager des Kontaktes wird Ihnen im Administratormodus nun die Option zum erweiterten Löschen angezeigt.

Funktion Erweitertes Löschen in projectfacts

Gelöschter Kontakt, vorhandene Belege

Sobald Sie den Kontakt gelöscht haben, sind die Kontaktdaten, wie beispielsweise die Telefonnummer und E-Mailadresse nicht mehr einzusehen. Sie finden jedoch noch alle Belege, wie zum Beispiel Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Co., die aufbewahrt werden müssen.

Anonymer Kontakt in projectfacts

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Beitragsbild: © Nathaniel Dahan – unsplash.com (2019)