Unser Desk-Sharing Tool für Home Office und Büro

Desk Sharing: Home Office und Büroarbeit verbinden

Beim Desk Sharing wählen Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz im Büro frei aus. Bei manchen Unternehmen ist es sogar so, dass weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind. Das führt zu einer hybriden Arbeitsform, bei der einige Mitarbeiter im Home Office oder unterwegs sind, während andere im Büro arbeiten.

Vorreiter des Desk Sharing sind Größen aus dem Silicon Valley wie Google und Facebook. Aber auch hierzulande stellen immer mehr Unternehmen Ihren Betrieb um. Seit 2016 setzt Lufthansa auf Desk Sharing, um die Arbeitsfläche effizienter zu nutzen. Auch in den Münchner Büros von Siemens und dem ADAC hat inzwischen das Desk Sharing Einzug gehalten.

Vor- und Nachteile des Desk Sharing

Gerade infolge der Pandemie hat das Desk Sharing enorm an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen müssen nun eine Lösung finden, um die gemischt digital-physische Zusammenarbeit in Ihrem Team zu organisieren. Dabei zeigen sich eine Reihe von Vor- und Nachteilen.

Typische Herausforderungen beim Desk Sharing

Hybride Arbeit gibt es in unterschiedlichen Ausprägungsstufen. Folgende Modelle sind gängig:

• Office first: Die Mitarbeiter arbeiten vornehmlich im Büro, Home Office ist eher die Ausnahme.
• Teilflexibel: An einer bestimmten Anzahl an Tagen ist es den Mitarbeitern freigestellt, im Home Office zu arbeiten.
• Vollflexibel: Alle Mitarbeiter haben die freie Wahl über den Ort Ihres Arbeitsplatzes.
• Remote first: Die Mitarbeiter sind vorwiegend im Home Office, nur in Ausnahmefälle trifft man sich im Büro.

Egal zu welchem Ausmaß Ihre Mitarbeiter im Büro bzw. Home Office tätig sind, in jedem Fall müssen sich Ihre Mitarbeiter untereinander und mit ihren Vorgesetzten abstimmen, um die gemeinsame Arbeit zu koordinieren. Dabei treten eine Reihe typischer Fragen auf:

• Welche Kollegen sind gerade im Home Office?
• Welche Kollegen sind nächste Woche im Büro?
• Wo kann ich parken, wenn ich morgen ins Büro komme?
• Welchen Arbeitsplatz kann ich heute nutzen?

Schon bei wenigen Mitarbeitern ist es nicht mehr ratsam, sich mündlich abzusprechen, denn das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Eine geeignete Software für das Desk Sharing ist dagegen in der Lage, typische Fragen über eine Webanwendung schnell und einfach zu beantworten.

Arbeitsplatzplanung und Desk Sharing mit projectfacts

Mit Version 2022.2 hält ein vollkommen neues Tool Einzug in die projectfacts Unternehmenssoftware – die Arbeitsplatzplanung (Beta). Damit schaffen Firmen eine Plattform, um die flexible Zusammenarbeit von morgen effektiv zu organisieren. Sie erfüllt dabei vor allem zwei Anwendungszwecke:

Arbeitsplätze und Parkplätze anlegen

Unter Arbeitsplätzen verstehen wir Schreibtische in Ihrem Büro. Es kann sich dabei um geschlossene Räume handeln oder um einzelne Plätze in einem Großraumbüro. Sie können individuell festlegen, welche Arbeitsplätze Ihren Mitarbeitern für die Buchung zur Verfügung stehen. Möchten Sie beispielsweise alle Schreibtische im Büro freigeben oder Räume mit einer besonderen technischen Ausstattung?

Auch bei Parkplätzen können Sie beliebige Unterscheidungen treffen, z. B. zwischen solchen für E-Autos, überdachten Parkplätzen oder Stellplätzen für Fahrräder. Ihren Möglichkeiten sind dabei fast keine Grenzen gesetzt, das System passt sich ganz Ihren Anforderungen an.

Beim Anlegen der Arbeits- und Parkplätze helfen Ihnen eine Reihe optionaler Einstellungen:

• Kapazität: Damit geben Sie z. B. an, wie viele Personen ein Büro fasst. Nur so viele Personen können dann eine Buchung für diesen Raum vornehmen.
• Verfügbarkeit: Ist der Arbeitsplatz immer verfügbar oder beispielsweise nur am Nachmittag?
• Ausstattung: Verfügt der Arbeitsplatz über eine besondere Ausstattung, z. B. ein Messgerät oder ein Whiteboard?
• Benutzergruppe: Kann ein bestimmter Parkplatz nur von einer bestimmten Nutzergruppe reserviert werden, beispielsweise Vorstandsmitgliedern oder dem Vertriebsteam?

Freie Plätze online buchen

Über eine eigene Menükachel, die Sie in einem beliebigen Modul ablegen können, greifen Ihre Mitarbeiter auf ihre persönliche Arbeitsplatzplanung zu. Sie gelangen direkt zu einer Kalenderansicht, über die Mitarbeiter Ihre Planung für die nächsten Tage oder Wochen vornehmen können. Mit einem Klick auf einen Kalendertag öffnet sich das Buchungsmenü. Darüber können Mitarbeiter sowohl einen Arbeitsplatz als auch einen Parkplatz reservieren – wahlweise für den ganzen Tag oder nur für eine Tageshälfte.

Eine Standard-Planung anlegen

Auf Wunsch können Sie auch eine Standardplanung für Ihre Mitarbeiter anlegen. Ist der Freitag beispielsweise traditionell Home-Office-Tag, können Sie das direkt eintragen.

Die Standardplanung eignet sich auch dann, wenn Arbeits- oder Parkplätze regelmäßig von den gleichen Personen genutzt werden. Auf diese Weise geben Sie die Standardbelegung bereits vor und Mitarbeiter müssen nur bei Bedarf umbuchen. Ist eine Standardplanung hinterlegt, sehen Ihre Mitarbeiter die jeweiligen Reservierungen direkt bei der Buchung und können ggf. Änderungen vornehmen.

Übersicht zur Planung der Kollegen

Um freie Ressourcen einzusehen, greifen Ihre Mitarbeiter auf die Arbeitsplatzübersicht zu. In dieser Kalenderübersicht sind alle Arbeits- und Parkplätze aufgelistet und die jeweiligen Buchungen im Zeitverlauf. Darüber lässt sich schnell erkennen, wann welche Ressource frei ist.

Interessieren Sie sich dafür, wann ein bestimmter Kollege im Büro ist, nutzen Sie dafür am besten den Mitarbeiterüberblick. Er ist genauso aufgebaut wie die Arbeitsplatzübersicht, nur mit dem Unterschied, dass pro Zeile Ihre Kollegen aufgeführt sind. Darüber können Sie schnell ablesen, wer gerade im Home Office ist und wann Ihre Teammitglieder das nächste Mal im Büro sind.

Beitragsbild: © ArthurHidden – freepik.com (2022)