Software für Hybrides Projektmanagement

Was ist Hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement ist ein recht neuer Begriff. Er meint, dass zwei (oder mehr) unterschiedliche Managementansätze in einem Projekt vereint werden. Meistens geht es um eine Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement.

Vorteile und Herausforderungen des Hybriden Projektmanagements

Hybrides Projektmanagement ist vor allem eines: pragmatisch – denn es bedient sich bewährter Managementansätze, erkennt aber an, dass sich die Theorie oft nicht eins zu eins auf die Praxis übertragen lässt:

• Projekte lassen sich in der Regel mit klassischen Methoden nicht perfekt vorab planen. Es treten immer wieder Umstände und Herausforderungen auf, auf die man außerhalb des Projektplans flexibel reagieren muss.
• Projekte müssen auf eine bestimmte Art beschaffen sein, dass sie sich in Reinform agil umsetzen lassen (z. B. Forschungsprojekte oder Softwareentwicklung). In den meisten Fällen müssen Projektteams an der ein oder anderen Stelle von der „reinen Lehre“ abweichen.

Hybrides Projektmanagement versucht, diese Problematik zu umgehen, indem sie Unternehmen die Freiheit gibt, klassische und agile Methoden so zu kombinieren, wie es für ihre Anforderungen am besten ist. Das ist „Rosinenpickerei“ im besten Wortsinn, denn es erlaubt Projektmanagern, sich der Instrumente aus beiden Welten zu bedienen. Dadurch lässt sich plangetrieben und strukturiert arbeiten, ohne Flexibilität und Kundennähe vernachlässigen zu müssen.

Natürlich sind mit dem Hybriden Projektmanagement auch Herausforderungen verbunden. Zum einen müssen sich Projektverantwortliche und Teammitglieder sowohl mit klassischen als auch mit agilen Projektmethoden auskennen. Es setzt also ein hohes Maß an Methodenwissen voraus.

Zum anderen müssen die Strukturen, insbesondere an den „Übergangsstellen“ zwischen klassischer und agiler Welt klar definiert und verständlich sein. Dabei hilft eine Softwarelösung für das Projektmanagement, denn sie kann einen einheitlichen Rahmen vorgeben.

Wie funktioniert Hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement kann eine Vielzahl unterschiedlicher Vorgehensmodelle meinen. Die Variante „Water-Scrum“ (zusammengesetzt aus dem Wasserfallmodell und Scrum) meint beispielsweise eine klassische Grobplanung anhand von Zeit, Budget und Kapazitäten mit einer agilen Umsetzung in Form von Sprints. Eine solches Modell eignet sich vor allem für Unternehmen, die Kundenaufträge projektbasiert abwickeln und dabei in engem Austausch mit ihren Kunden stehen.

Zeit, Budget und Kapazitäten klassisch planen

Bestimmte Rahmenbedingungen sind typischerweise durch einen Kundenauftrag vorgegeben. Dazu gehören der Zeithorizont, der für das Projekt zur Verfügung steht, und das Budget. Außerdem verfügt der Auftragnehmer in der Regel über begrenzte Ressourcen, die für dieses und andere Projekte zur Verfügung stehen. Bei Dienstleistungsunternehmen sind das vorrangig die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten.

Um den Rahmen für das Projekt abzustecken, ist die klassische Projektplanung geeignet. Auftragspositionen lassen sich in Arbeitspakete überführen, Planzeiten und Budgets können zugeordnet werden. Darüber kann der Projektmanager im nächsten Schritt einen Abgleich mit den vorhandenen Kapazitäten vornehmen.

Projektabwicklung mit agilen Sprints

Man könnte nun auch die Projektabwicklung mithilfe eines klassischen Wasserfall-Modells vornehmen. Dabei werden Abhängigkeiten definiert und die einzelnen Arbeitspakete sequenziell abgearbeitet, bis das fertige Projektergebnis steht.

Häufig sind Auftraggeber und Auftragnehmer jedoch auch während des Projekts im engen Austausch, Anforderungen ändern sich, Ziele werden angepasst oder Lösungsansätze überdacht. In einem solchen Fall wäre traditionelles Projektmanagement fehl am Platz, denn es sieht nach der initialen Projektplanung keine wesentlichen Änderungen mehr vor. Es geht davon aus, dass das Projektergebnis und alle Schritte dorthin vorab bekannt sind. Änderungen sind nur dann nötig, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Die Realität sieht allerdings häufig anders aus. In der Regel ist dem Projektteam zu Beginn lediglich das Grobziel bekannt, im Laufe der Zeit arbeiten sich die Teammitglieder dann immer weiter vor und nähern sich so dem Endergebnis an. Dafür ist eine agile Methodik wie Scrum oder Kanban ideal geeignet. Sie lässt genügend Planungsfreiheit, um Anforderungen und Lösungsansätze dynamisch anzupassen, trägt aber gleichzeitig dafür Sorge, dass die einzelnen Zwischenergebnisse in die richtige (d. h. die vom Kunden gewünschte) Richtung führen.

Wie hilft mit projectfacts beim Hybriden Projektmanagement?

projectfacts vereint klassisches und agiles Projektmanagement in einer Software. So können Sie Ihre Projekte klassisch mit einem Strukturplan erstellen und die Arbeitspakete anschließend mithilfe von agilen Sprints abarbeiten.

Im nächsten Schritt plant der Projektleiter die Sprints. Sie haben dabei die Wahl zwischen wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder monatlichen Sprintzyklen. Die Software teilt den Zeitraum zwischen Planstart und Fertigstellungstermin automatisch in die gewünschten Sprintzyklen auf. Arbeitspakete, die als nächstes erledigt werden sollen, verschieben Sie jeweils in den nächsten aktiven Sprint. Über die Kapazitätsanzeige stellen Sie sicher, dass der für einen Sprint geplante Aufwand mit den vorhandenen Personalressourcen zu stemmen ist.

Je nach Philosophie verteilt der Projektleiter die Aufgaben oder die Teammitglieder wählen selbst, was sie als nächstes bearbeiten. Über die Sprintansicht können Projektleiter und Product Owner den Fortschritt überwachen. Sie sehen, in welchem Status sich die einzelnen Arbeitspakete befinden und (dank integrierter Zeiterfassung) auch, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe schon aufgewendet wurde. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Projektaufgaben rechtzeitig erledigt werden und Zeit und Kosten im Rahmen bleiben.

Über ein zentrales Dashboard, den Aufgabenmanager, sehen Sie, wie viele Arbeitspakete noch im Backlog liegen, wie viele bereits erledigt sind und wie viel Zeit dafür in Anspruch genommen wurde. Er weist Sie auch auf mögliche Planungsfehler und Budgetüberschreitungen hin.

Skizze zum Ablauf

Die folgende Übersicht skizziert, wie Sie Ihre Projekte mit projectfacts hybrid managen:

1. Projekt erstellen: Zunächst erstellen Sie das Projekt, das Sie hybrid managen möchten. Sie können dafür ein neues Projekt anlegen oder einen bestehenden Auftrag in ein Projekt überführen. Dabei werden automatisch alle Auftragspositionen als Arbeitspakete in das Projekt übernommen.
2. Grobplanung vornehmen: Geben Sie das Projektbudget und den zeitlichen Rahmen vor. Schätzen Sie im nächsten Schritt den geplanten Aufwand pro Arbeitspaket.
3. Einsatzplan erstellen: Wenn Sie Ihr Projekt mit einer Kapazität verknüpfen, können Sie das Projektteam festlegen und die für das Projekt verfügbaren Kapazitäten einsehen bzw. definieren. (Alternativ können Sie die Kapazität auch mit einem Meilenstein verknüpfen und so statt eines einzelnen Projekts Arbeitspakete aus mehreren Projekten kombinieren. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag zum Projektportfoliomanagement.)
4. Backlog und Sprint planen: Über den Backlog legen Sie fest, welche Arbeitspakete Sie agil managen möchten. Wenn das komplette Projekt agil abgewickelt werden soll, verschieben Sie das gesamte Hauptprojekt in den Backlog. Diejenigen Arbeitspakete, die im nächsten Sprint bearbeitet werden sollen, ziehen Sie per Drag & Drop in den Sprint.
5. Aufgaben verteilen: Nun können Sie die Arbeitspakete in Ihrem Team verteilen bzw. die Mitarbeiter tragen sich selbst für Aufgaben ein. Im Aufgabenmanager können Teammitglieder ihre Arbeitspakete einsehen und den Status ändern.
6. Fortschritt überwachen: Der Aufgabenmanager zeigt Mitarbeitern ihre jeweiligen Arbeitspakete. Projektleiter und Product Owner verfolgen im Aufgabenmanager, wie viele Arbeitspakete aktuell in Arbeit sind, ob es Budgetüberschreitung gab und vieles mehr.

Beitragsbild: © Cupcake Media unsplash.com (2020)