Urlaubsmanager für Kapazitäten

Umfangreiches Urlaubsmanagement mit projectfacts

Mit der projectfacts Unternehmenssoftware können Sie Urlaube beantragen, prüfen und genehmigen. Gewährter Urlaub wird automatisch mit dem Urlaubskonto des Mitarbeiters verrechnet und in den Teamkalender eingetragen. Kollegen und Vorgesetzte sehen damit immer, wer gerade vor Ort ist und wer nicht. Auch für die Kapazitätsplanung werden Abwesenheiten durch Urlaub automatisch berücksichtigt. Die finale Genehmigung des Urlaubsantrags erfolgt durch die HR-Abteilung.

In Unternehmen, die projektlastig arbeiten, müssen HR-Mitarbeiter zunächst bei den Projektverantwortlichen um Freigabe bitten, bevor sie einen Urlaubsantrag genehmigen können. Dafür lassen sich verschiedene Prüfungsschritte vorschalten, z. B. durch Vorgesetzte oder Projektleiter. Neu ist die Option, für die Freigabe spezielle Urlaubsmanager heranzuziehen. Sie lassen sich pro Kapazität festlegen.

Urlaubsfreigabe durch Kapazitäts-Verantwortliche

Für Unternehmen, die mit einer Kapazitätsplanung arbeiten, sind Urlaubsmanager eine praktische Lösung. Beim Anlegen einer Kapazität können Sie direkt angeben, wer dafür zuständig ist. Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub, wird die zugehörige Prüfungsanfrage automatisch an alle Urlaubsmanager versendet, in deren Kapazitäten der Mitarbeiter im betreffenden Zeitraum eingeteilt ist. Gibt einer der Urlaubsmanager den Antrag frei, wird er an die Personalabteilung weitergeleitet, wo die finale Genehmigung erfolgt.

Urlaubsmanager helfen dabei, die Personalabteilung zu entlasten. HR-Mitarbeiter müssen nicht zuerst heraussuchen, in welchen Kapazitäten der Mitarbeiter eingeteilt ist und dann manuell bei den einzelnen Kapazitätsmanagern nachfragen, sondern werden automatisch benachrichtigt, wenn die Freigabe erfolgt ist. Die Kapazitäts-Verantwortlichen wiederum bleiben im Bild darüber, wenn Mitarbeiter Urlaub beantragen und können dies für die Planung berücksichtigen.

Prüfprozess durch Urlaubsmanager einrichten

Um den neuen Prüfprozess zu nutzen, können Sie in der Konfiguration unter „Projekte“ im Abschnitt „Kapazitäten“ das Feld „Urlaubsmanager“ sichtbar schalten. Sie haben nun beim Anlegen neuer Kapazitäten die Möglichkeit, einen oder mehrere Urlaubsmanager einzutragen oder können sie bei bestehenden Kapazitäten in den Stammdaten ändern.

Den zugehörigen Prüfprozess richten Sie in der Konfiguration zur „Zeiterfassung“ über den Menüpunkt „Prüfungen“ ein. Über das Plus-Symbol fügen Sie eine neue Prüfung hinzu und wählen „Urlaubsantrag“ als Modul. Sie können nun einige weitere Einstellungen vornehmen:

• Kategorien: Für welche Urlaubskategorien (z. B. Erholungsurlaub, Überstundenabbau) soll die Prüfung stattfinden?
• Typ: Ist die Freigabe durch den Prüfer notwendig, um den Urlaub zu genehmigen (Validierung) oder genügt es, den Antrag zur Kenntnis zu nehmen?
• Prüfer: Geben Sie an, wer die Prüfung durchführen darf. Für den oben beschriebenen Prozess wählen Sie die Option „Urlaubsmanager“.
• Bedingung: Tragen Sie optional Bedingungen ein, die erfüllt sein müssen, damit eine Prüfung stattfindet.

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