Vertretungsregeln bei Urlaub und Krankheit

12. September 2022

Wieso Vertretungsregeln?

Vertretungsregeln helfen dabei, den Betrieb aufrechtzuhalten, wenn einzelne Mitarbeiter krank werden oder in den Urlaub gehen. Viele Unternehmen haben allerdings keine klaren Vertretungsregeln. Mitarbeiter kümmern sich dann entweder um liegengebliebene Aufgaben, wenn sie wieder zurück sind oder die Arbeit wird so unter den Kollegen aufgeteilt, wie es gerade passt. Was in einzelnen Fällen durchaus funktionieren mag, kann auch einige Probleme mit sich bringen.

Oft bleibt während der Abwesenheit Arbeit liegen, weil niemand sich verantwortlich fühlt oder schlichtweg keine Zeit war, sich darum zu kümmern. Wichtige Mails werden nicht beantwortet, weil der passende Ansprechpartner gerade außer Haus ist. Ohne automatische Weiterleitung oder ein Ticketsystem, verschwindet die Nachricht dann für längere Zeit im persönlichen Mailpostfach. Ist die Vertretung zudem nicht ausreichend informiert, passieren häufiger Fehler. Verantwortlichkeiten sind nicht klar oder Abläufe unbekannt. Das führt zu mehr Abstimmungsaufwand und erhöht die Fehlerquote.

Empfehlungen für die Vertretungsregelung

Damit der Betrieb möglichst reibungslos weiterläuft, wenn Mitarbeiter krank werden oder in Urlaub gehen, sollten Sie folgende Empfehlungen vorab beherzigen:

  • Geeignete Vertretung finden: Die Vertretung sollte über die nötigen Kompetenzen verfügen, um die Aufgaben übernehmen zu können. Damit ist sowohl die fachliche Qualifikation gemeint als auch die Befugnis innerhalb des Unternehmens.
  • Aufgaben klären: Legen Sie gemeinsam die Aufgaben fest, die die Vertretung während der Abwesenheit übernehmen soll (z. B. Projektvertretung oder Tagesgeschäft). Dadurch werden die Verantwortlichkeiten klar geregelt.
  • Zeitlichen Umfang klären: Neben der Dauer der Vertretung sollten Sie auch darüber sprechen, wie viel Zeit pro Tag oder pro Woche die Vertretung für die übernommenen Aufgaben aufwenden sollte.
  • Informationen und Zugänge: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung Zugang zu allen Informationen hat, die nötig sind, um die Aufgabe zu erfüllen. Dazu gehören Passwörter, Accounts und ggf. auch Papierunterlagen.
  • Übergabe organisieren: Vereinbaren Sie einen Termin, um Ihre Vertretung auf den aktuellen Stand zu bringen und offene Fragen zu klären.

Herausforderungen in Zeiten von Hybrid Work

Spätestens seit der Pandemie arbeiten viele Unternehmen hybrid. Einige Mitarbeiter arbeiten von zuhause aus, andere im Büro. Die verteilte Zusammenarbeit kann die Vertretung erschweren, wenn Mitarbeiter nicht ausreichend in Unternehmensprozesse eingebunden sind.

Man bekommt dann nicht immer mit, wer gerade woran arbeitet, weil der übliche Austausch „über den Flurfunk“ wegfällt. Verschärft wird diese Problematik, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit lokal auf dem Rechner speichern und nicht auf einer gemeinsamen Plattform. Geht der betreffende Mitarbeiter in Urlaub, fehlt der Vertretung Zugang zu den benötigten Infos und Unterlagen

Viele Unternehmen nutzen daher ein ERP-System, um Geschäftsabläufe zentral und digital abzuwickeln. Jedoch sind häufig komplexe Berechtigungsstrukturen in der Software eingerichtet, um sensible Daten zu schützen und den Zugriff auf einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen zu begrenzen. Verfügt die Vertretung nicht von vorneherein über die gleichen Rechte, müssen diese für die Dauer der Vertretung vom Administrator freigeschaltet und anschließend wieder entzogen werden. Mit der projectfacts Unternehmenssoftware sparen Sie sich diese Mühe.

Automatische Vertretungsregelung mit projectfacts

Die projectfacts Unternehmenssoftware unterstützt sie bei der Vertretungsregelung. Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, erbt die Vertretung automatisch alle nötigen Rechte und Zugänge innerhalb der Software, um die eingestellten Bereiche vertreten zu können.

Vertretungsbereiche festlegen

In der Konfiguration können Sie allgemein für das Unternehmen festlegen, welche Aufgabengebiete eine Vertretung übernehmen darf. Sie finden die Option in der Kategorie „Benutzer & Rechte“ unter Einstellungen im Abschnitt „Mitarbeiter“. Über das Feld „Vertretungsbereiche“ haben Sie die Wahl zwischen mehreren Optionen, am gebräuchlichsten sind folgende:

  • Urlaubsgenehmigung: Ist der Mitarbeiter, der Urlaube für eine bestimmte Abteilung oder das gesamte Unternehmen prüft, selbst abwesend, werden Urlaubsanträge an die Vertretung weitergeleitet.
  • Ticketbenachrichtigungen: Meldungen zu Tickets, die ein Mitarbeiter per Popup über das Ticketmodul erhält, bekommt während der Abwesenheit zusätzlich die Vertretung. So bleibt das Team im Bild, wenn ein Ticket für den Kollegen eingeht oder eskaliert.
  • Prüfungen: Reisekosten, Belege oder Provisionen – im System können eine Reihe verschiedener Elemente vor Freigabe geprüft werden. Ist der zuständige Prüfer krank oder im Urlaub, wird automatisch die Vertretung benachrichtigt. Sie ist dann dazu berechtigt, die Freigabe zu erteilen.

Individuelle Vertretung einrichten

Wer von wem vertreten werden soll, lässt sich über das HR-Modul einstellen. Über den Reiter „Mitarbeiter“ gelangen Sie zum Abschnitt „Mitarbeiter – Stammdaten“. Berechtigte finden dort die beiden Felder „Vertreter“ und „Vertretungsbereiche“. Über das erste Feld stellen Sie ein, welcher Kollege den ausgewählten Mitarbeiter vertreten soll. Ein Mitarbeiter kann dabei jeweils einen Vertreter haben. Mithilfe der Bereiche regeln Sie den Umfang der Vertretungsregel. Sie haben hier die Wahl zwischen den Optionen, die zuvor in der Konfiguration freigeschaltet wurden.

Auf Wunsch können Mitarbeiter auch eigenständig Vertretungen einrichten. Meldungen, die über die Vertreterregelung eingegangen sind, lassen sich über einen kurzen Hinweis in der Benachrichtigung einfach von denen unterscheiden, die direkt an den betreffenden Mitarbeiter gerichtet sind.

Vertretungsregeln ausprobieren

Sie möchten die Vertretungsregeln direkt in projectfacts testen? Dann wenden Sie sich gerne unser Beratungsteam, wir unterstützen Sie bei der Einrichtung. Einen kostenlosen Testaccount erhalten Sie hier.

Beitragsbild: © pressfoto – freepik.com (2022)