Schon gewusst? – So schränken Sie die Zeiterfassung auf Arbeitspakete ein

1. November 2018

Zeiterfassung für Ihre Projekte –  So finden Sie die richtige Struktur

Für Projekte, bei denen Ihre Kunden einen Tätigkeitsnachweis erhalten, ist die einwandfreie Zeiterfassung ganz besonders wichtig. Dies kann nur gelingen, wenn das Projektteam die Zeiten auch an der richtigen Stelle erfasst und die Tätigkeit korrekt beschreibt.

Mit projectfacts lassen sich große, komplexe und langfristige Projekte so strukturieren, dass Sie jederzeit den Überblick behalten. Hierzu können Sie Phasen, Teilprojekte und Arbeitspakete nutzen.

Abbildung der Projektstruktur in projectfacts

Standardmäßig können auf alle Bestandteile des Projekts auch Zeiten gebucht werden.

Tätigkeitsnachweise sind oft genau dann besonders gut, wenn die Zeiterfassung auf Ebene der Arbeitspakete erfolgt. Wird die Zeit auf die Teilprojekte erfasst, sind Sie von der Beschreibung des Mitarbeiters abhängig und müssen zudem die Zeiten auf die Arbeitspakete umbuchen.

So beschränken Sie die Zeiterfassung auf Arbeitspakete

Mit projectfacts können Sie bestimmen, auf welche Bestandteile des Projekts Ihr Projektteam buchen kann. Gehen Sie dazu in den Konfigurationsmodus und navigieren zum Menüpunkt „Projekte“ und gehen dort in die Einstellungen. Sie können wählen, wie die Zeiterfassung auf Ihren Projekten erfolgen darf und haben die folgenden Möglichkeiten:

Arbeitspakete deaktiviert
Arbeitspakete werden nicht genutzt, es wird nur mit Projekten und Teilprojekten gearbeitet.

Arbeitspakete aktiviert und Projekte standardmäßig nicht buchbar
Auf Projekte und Teilprojekte können keine Zeiten erfasst werden. Die Zeitbuchung findet nur auf Arbeitspaketen statt.

Arbeitspakete aktiviert und Projekte standardmäßig buchbar
Sie können Zeiten sowohl auf Projekte als auch auf Arbeitspakete buchen.

Individuelle Konfiguration

Wenn Sie die Buchung auf Teilprojekte standardmäßig nicht zulassen, können Sie in Einzelfällen dennoch eine Ausnahme machen. Nutzen Sie hierzu die individuelle Konfiguration der einzelnen Teilprojekte und stellen Sie ein, ob eine Zeit erfasst werden darf, oder nicht. Gehen Sie hierzu in die Stammdaten des Arbeitspakets oder Teilprojekts und nutzen Sie den Schalter „Buchbar (Zeit)“ unterhalb von Konfiguration.

Konfiguration Zeitbuchung

Haben Sie Fragen?
Gerne stehen Ihnen unsere Berater zur Verfügung.

© Linda Söndergaard – unsplash.com (2019)