Release 5.18 – Im Fokus des neuen Datenschutzes (DSGVO)

16. Mai 2018

Wenn am 25. Mai 2018 die neuen Datenschutzregeln der EU greifen, dann werden Sie mit projectfacts auf der sicheren Seite stehen. Unser Release 5.18. beinhaltet eine ganze Reihe von Anpassungen im Rahmen der DSGVO

Löschfristen setzen

Ein großes DSGVO-Thema ist das rechtzeitige Löschen von personengebunden Daten. Aus diesem Grund können Sie in projectfacts unterschiedliche Löschfristen festlegen und diese an Ihre CRM-Kontakte setzen.

Datenschutzstufen

Ein weiteres Werkzeug zur Sicherstellung des Datenschutzes stellen frei definierbare Datenschutzstufen dar. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, mehrere Daten in projectfacts mit Datenschutzstufen zu versehen. Als Folge davon haben lediglich die Personen Zugriff auf die Daten, welche sich in der betreffenden Datenschutzstufe befinden.

GoBD Anpassungen

Neben der neuen Datenschutzverordnung wurden im kommenden Release auch einige Anpassungen zur neuen GoBD vorgenommen. Hierzu gibt es in projectfacts einen separaten GoDB-Modus, welcher zum Beispiel die Nichtveränderbarkeit von gestellten Rechnungen sicherstellt.

Weitere Funktionalitäten

Neben den Anpassungen zur DSGVO haben wir uns natürlich noch weitere Verbesserungen für projectfacts überlegt. Insbesondere die Nutzung des Prüfungsworkflows wurde nochmals optimiert. So hat nun jeder User die Möglichkeit alle seine initiierten oder noch zu tätigenden Prüfungen in einer Liste einzusehen.
Zusätzlich wurden weitere Prüfungskriterien eingeführt. Als mögliche Prüfer können ab sofort zum Beispiel auch Vorgesetzte oder Teamleiter genutzt werden.

Die projectfacts Version 5.18 erscheint für Cloudkunden am 23.05.2018 und wenige Tage später für Kunden mit eigenem Server.

Alle neuen Features und Verbesserungen finden Sie im nachfolgenden Changelog:

Neue Funktionen

Anpassungen zur DSGVO

  • Löschklassifizierung von Kontaktdaten mit einstellbaren Vergessenszeiträumen
  • Alternativ zum vollständigen Löschen: Vergessen, d.h. Löschen von personenbezogenen Daten und optionales anonymisieren der Namen
  • Sicherheitskennzeichung für Dateien, welche von projectfacts erstellt werden. Eine manuelle Änderung ist somit nicht mehr möglich.
  • Frei definierbare Datenschutzstufen als zusätzliches übergeordnetes Berechtigungssystem
  • Zukünftige Urlaube und Krankheiten können als Abwesenheit angezeigt werden
  • Aufbewahrungsfristen für Systemlog einstellbar
  • Neue sensible Mitarbeiterdaten im HR-Modul (Gehalt, Bank-, Steuer-, Versicherungsdaten etc.).
  • Möglichkeit private Daten (z.B. Geburtstag, Adresse, etc.) unterschiedlich für Personalabteilung und zur Veröffentlichung im Allgemeinen zu behandeln
  • Neues Feld „AV-Vertrag“ (Auftragsverarbeitung) für Organisationen unter Rechtliche Kundenaspekte (aktivierbar über die Konfiguration)
  • Bericht über persönliche Daten (Datenschutzbericht für DSGVO)

Weitere Anpassungen

  • Neuer Menüpunkt ‚Meine Prüfungen‘ bietet eine Übersicht über offene Prüfungen
  • Zusätzlicher Prüfungstyp „Nachbereitung“
  • Zusätzliche Prüferkriterien bei Prüfungen (z.B. Vorgesetzter)
  • Dynamische Kapazitätenanpassung bei Urlaub oder Verschiebungen gemäß Basiskapazität
  • Regeln für die abweichende Anrechnung von Zeitbuchungen auf das Arbeitszeitkonto (bspw. 150% an Wochenenden)
  • Neue optionale Regeln um Stundenbuchungen für die Zukunft zu verhindern

Verbesserungen

  • Alte Einträge im Systemlog werden jetzt automatisch gelöscht (einstellbar unter Allgemein -> Sicherheit)
  • Schreibschutz für Systemdateien
  • Neues Recht um auf archivierte Belege zu zugreifen
  • Neuer GoBD-Modus, der verhindert Rechnungen wieder in den Bearbeitungsmodus zurückzusetzen
  • Kostenliste können nach beliebig vielen Kriterien aufgeteilt werden
  • Überarbeiteter Mitarbeiterüberblick im HR-Modul inklusive aktiven Spalten
  • Ticket IDs können jetzt alternativ im Betreff vorangestellt werden
  • Team- und Plandaten werden bei Kapazitätserstellung aus Projekt übertragen
  • Organisationen haben nun einen hervorgehobenen verantwortlichen Kontakt
  • Belege können nun einen verantwortlichen Kontakt besitzen – abweichend vom Empfänger des Belegs
  • Belege besitzen nun zusätzlich zum Sachbearbeiter eine Absenderadresse und Mailadresse
  • Filter für Einnahmestart in Vertriebschancenliste
  • Kunden kann bei Kosten per Mehrfachauswahl zugewiesen werden
  • Striktes Projektbudget berücksichtigt nun auch explizite Mitarbeiterbudgets
  • Start- und Zieladresse für Reiseantrag
  • Kanaleinstellung „Ticketprojekt notwendig“: Es reicht nun auch ein normales Projekt
  • Kampagnen-Kontakt-Zuordnung aus einer Vorgangsliste heraus
  • Toasts werden jetzt seltener wiederholt versendet
  • Spalte „Verrechnung“ bei Zeiten zeigt nun auch Rechnungs-Nr.
  • Mitarbeiter-Schnellauswahl in der Kostenliste
  • Teamverantwortliche können im Teamüberblick sehen, bis wann ihre Mitarbeiter ihre Zeitbuchungen freigegeben haben.
  • Bereich und Rubrikanalyse wurde um Teilprojekte erweitert

Bugfixe

  • Dateinamen bei von System erstellten PDF Dateien sind nicht mehr abhängig von der Sprache des Users, sondern orientieren sich an der Sprache des Layouts
  • In einer Reisekostenabrechnung wurden beim Erstellen von Kosten aus einem Kostenplan nicht die Standardwerte aus dem entsprechendem Ausgabetyp übernommen
  • Keyaccounts-Liste nutzt nun keine fremde Standardeinstellung mehr
  • In der Projektverlaufsanalyse werden nun Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen berücksichtigt
  • Die Anzeige im Dialog „Berechnung HR Überstunden“ wurde optimiert
  • Überstunden-Limits werden nun berücksichtigt, wenn Arbeitszeitdaten ansonsten identisch mit vorherigen Daten waren
  • Ersetzen in Word Dokumenten schlägt fehl, wenn der Kontakt keine Adresse hat
  • Zukünftige Einnahmen und Prognosen von Zeiten berücksichtigen die Abrechenbarkeit von Bereich und Rubrik
  • Bei Storno-Rechnungen werden „Anteilige Einnahmen“ gelöscht
  • Der Von-Bis-Filter in der Liste Mitarbeiterabrechnung bezieht das „Erstellt-Datum“ mit ein, falls der Beleg selbst kein Datum besitzt
  • Fehlerbehebung im Einplanungsassistent der Kapazitäten
  • Auswahlfelder im Urlaubsantrag
  • Termineinladungen haben den Ort nicht enthalten
  • Organisationsimport erlaubt nun auch Faxnummern
  • Im Excelbericht ist nicht mehr die gekürzte Adresse
  • Organisationsadresse als bevorzugt setzen, wenn ein neuer Kontakt ohne Adresse erstellt wird
  • Fehlende Spalten und Filter in Organisationslisten hinzugefügt (Vertriebsaspekte & Kundensegmentierung)
  • Passive Artikel nicht mehr auswählbar
  • Sortierbarkeit der Start/Ende-Spalten im Bericht „Fakturapositionen“
  • Darstellungsproblem mit Urlaub, Extern und Krankmeldungen behoben, falls Nutzerzeitzone nicht mit Serverzeitzone übereinstimmt
  • Zeitzonenproblem in gedrehter Teamansicht gefixt
  • Interne Nachrichten lassen sich wieder löschen
  • Arbeitspaket in Teilprojekt umwandeln
  • Auf HTML und RichText-Wiki Seiten werden interne Links wieder ausgetauscht
  • Im Forum einer Wikiseite können nun wieder neue Themen erstellt werden
  • Es werden keine Kontakte beim Organisationsmport erstellt, wenn die Organisation fehlerhaft war
  • Es wird keine Organisation beim Kontaktimport erstellt, wenn der Kontakt fehlerhaft war
  • Beim Versionieren von Dateien, wird die Dateigröße wieder richtig aktualisiert
  • Arbeitspaket in Teilprojekt setzt das Budget nun auf automatisch
  • Kapazitätsabzug aufgrund von Feiertagen wird nun korrekt angezeigt
  • Gantt-Chart wird in zulässigen Grenzfällen nicht mehr fälschlicherweise rot gefärbt
  • Zusammengefasste Tickets werden in der Zusammenfassung nicht mehr unter „Ersteller“ aufsummiert
  • Zeit verschieben von „nicht buchbarem Projekten“ ist ab jetzt gestattet
  • Validierung des strikten „Budget verrechenbar“ berücksichtigt nun auch die Abrechenbarkeit aus Bereich/Rubrik
  • CRM-Vorgänge,Tickets und Belege der Kontakte aus einer Organisation mit vererbten zusätzlichen Key-Accountern ist nun für diese sichtbar
  • Diverse Fehlerbehebungen Kapazitätsplanung
  • Weitere Key-Accounter einer Organisation erhalten nun alle Rechte des Haupt-Key-Accounter
  • Beim Zeitbuchen aus einem Ticketentwurf entstehen keine Fehler mehr
  • Bearbeiten einer Staffelpreisposition erlaubt nun nicht mehr die Eingabe eines Einzelpreises