Success Story – kühn & weyh Software GmbH
Ein Ende für Excel
2020 war für Unternehmen weltweit ein herausforderndes Jahr. Für das in Freiburg ansässige IT-Unternehmen kühn & weyh war es zugleich der Startschuss für eine neue Software-Ära mit projectfacts. Seit 40 Jahren ist das 130-köpfige Team führend im Bereich „Customer Communication Management“ (CCM). Hinter dem Begriff verbirgt sich deutlich mehr als das Erzeugen von Dokumenten.
kühn & weyh berät Unternehmen entlang des gesamten Dokumentenprozesses – von der Erstellung bis zum Output. Vor allem Unternehmen mit hohem Kommunikationsaufkommen, wie Banken und Versicherungen, profitieren von systematischem CCM. „Jeder fünfte Krankenversicherte in Deutschland hat schon einmal einen Brief erhalten, der mit unserer Software erstellt wurde“, erklärt Jochen Schorn, Projektleiter im Consulting.
Durch den Beratungs-Fokus prägt die Projektarbeit mit Kunden das Geschäft. Viele Mitarbeiterstunden müssen dokumentiert und abgerechnet werden. Bislang kamen dafür Excel-Sheets zum Einsatz, auf die Mitarbeiter online über eine VPN-Verbindung zugreifen mussten. „Nicht gerade State of the art“, gibt Schorn amüsiert zu.
Tatsächlich brachten die Excel-Sheets viele Probleme mit sich:
- Zeiten konnten versehentlich wieder gelöscht werden.
- Eine VPN-Verbindung war vom Kunden aus oft nicht möglich.
- Rohdaten und Auswertung waren nicht voneinander getrennt.
- Reportings mussten mit Excel-Makros aufwendig erstellt werden.
- Zeiten wurden häufig erst nach der Abrechnung erfasst.
Am Ende des Monats musste das Controlling die Mitarbeiter schon mal per Rundmail zur Zeitbuchung ermuntern, erinnert sich Schorn. Einer der Gründe, warum projectfacts bei kühn & weyh intern „InTime“ heißt: „Um die Kollegen zu animieren, Ihre Zeiten rechtzeitig einzutragen“, erklärt Schorn schmunzelnd.
Ein neues Tool für die Projektzeiterfassung
Die Zeiterfassung mit Excel funktionierte für kleine Teams halbwegs zuverlässig, aber ab einer bestimmten Größe war es nicht mehr handhabbar, so das Resümee. Aufgrund der vielen Probleme, die sich im Laufe der Zeit ergaben, war im Consulting schnell klar: „Wir brauchen ein Tool zur Zeiterfassung“.
Drei Hauptanforderungen standen bei der Lösungssuche im Vordergrund:
- Einfache Bedienbarkeit
- Hohe Verfügbarkeit (online und mobil)
- Unkompliziertes Reporting
Nachdem verschiedene Softwaresysteme in Betracht gezogen wurden, fiel die Wahl recht schnell auf projectfacts.
„projectfacts hat uns in der Präsentation überzeugt.“
„Wünsche wie die Sperrung von rückwirkender Zeiterfassung haben sich dann erst mit der Zeit entwickelt“, ergänzt Schorn, „als wir gesehen haben, dass die Software das kann“. Ausschlaggebend war für Schorn letztlich, wie einfach Zeiten erfasst werden können. Ein Punkt, der auch für die Mitarbeiter im Consulting entscheidend war.
„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel.“
Das Projektmanagement in projectfacts erschien Schorn am Anfang fast zu mächtig. Aber perspektivisch habe man sich bewusst für das Mehr an Möglichkeiten entschieden. Gerade aufgrund des Umfangs hält er projectfacts für ein sehr gutes Tool für alle Themen rund um Projekte. Im Vergleich zu Microsoft Project biete die Software zudem den Vorteil, dass die Zeiterfassung direkt integriert ist. Auch deshalb kommt Schorn zu einem positiven Fazit.
projectfacts erfolgreich im Einsatz
Jochen Schorn empfand den Einführungsprozess als sehr angenehm: „Die Planung war unkompliziert, die Beratung kompetent und auch auf menschlicher Ebene hat es gepasst“, fasst Schorn zusammen. „Am Anfang fühlten sich einige Kollegen in ihrer Freiheit beschnitten, mittlerweile ist die Software vollkommen akzeptiert“. Die Mitarbeiter schätzen vor allem, dass die Zeiterfassung einfacher und schneller von der Hand geht als vorher.
„Der Einrichtungsprozess war sehr einfach, auch die Systembereitstellung ging schnell.“
Neben der Zeiterfassung nutzen Mitarbeiter auch das CRM- und Finanzmodul, um Kundendaten und Aufträge anzulegen, welche für die Projektzeiterfassung und den Leistungsnachweis für den Kunden benötigt werden. Dadurch lässt sich der komplette Workflow von der Auftragsanlage bis zur Projektzeitabrechnung digital abbilden. Durch die systematische Zeiterfassung erstellt projectfacts auch Stundenzettel automatisch. Eine praktische Funktion im Consulting-Einsatz: „Wir können ohne großen Aufwand einen Leistungsnachweis für unsere Kunden generieren und als Anlage zur Rechnung mitschicken“, erklärt Schorn.
„projectfacts erleichtert das Leben für alle Beteiligten.“
Mittlerweile ist projectfacts zur Abrechnungsgrundlage für einen Großteil des Consulting-Umsatzes geworden. „Es ist ein sehr strategisches Tool“, sagt Schorn. Zudem erleichtert die Projektzeiterfassung die Arbeit im Controlling. Dank projectfacts liegen alle Daten rechtzeitig zur Abrechnung vor und auch die Qualität der eingetragenen Daten hat sich gesteigert.
Die Zukunft für kühn & weyh mit projectfacts
In Zukunft soll auch das Thema „Urlaub“ komplett mit projectfacts abgebildet werden. „Wir haben uns das vorstellen lassen und alle waren hellauf begeistert“, sagt Schorn, „da war die Entscheidung schnell gefallen“. Deshalb wurde die Anzahl der Lizenzen erst vor kurzem erhöht.
Auch die Kapazitätsplanung soll bald vollständig in projectfacts abgebildet werden. „Wir haben schon immer das Problem: Wie verteilen wir die Leute auf die Projekte?“. projectfacts bietet hier eine teilautomatische Lösung, die kühn & weyh eine geeignete Planung erlaubt.
Insgesamt zieht Jochen Schorn ein sehr positives Fazit aus der bisherigen Arbeit mit projectfacts. Vor allem die Zeiterfassung ist deutlich einfacher und komfortabler geworden. Auch die unterschiedlichen Hosting-Varianten (Cloud, On-Premises) hält Schorn für einen Vorteil der Software. Für Interessenten der Software lautet sein Rat:
„Ich würde projectfacts allen empfehlen, die ein gutes Projektmanagement-Tool mit einer einfachen Zeiterfassung brauchen.“
„projectfacts ist die Abrechnungsgrundlage für einen Großteil des Consulting-Umsatzes bei kühn & weyh.
Es ist ein sehr strategisches Tool für uns.“
– Jochen Schorn, Projektleiter im Consulting –
Über kühn & weyh Software GmbH
Die kühn & weyh Software GmbH ist Softwarehersteller und bietet Lösungen zur Organisation und Steuerung der Kundenkommunikation – kurz Customer Communication Management (CCM). Zum Kundenkreis zählen Unternehmen mit hohem Kommunikationsaufkommen. Das Motto „mehr als Dokumente“ spiegelt die Erfahrungen aus 40 Jahren erfolgreicher Marktpräsenz wider: Für langjährige, vertrauensvolle Kundenbeziehungen braucht es mehr als die Fähigkeit, „nur“ Dokumente zu produzieren. Die Kernkompetenz der kühn & weyh Software GmbH liegt in der durchgängigen Steuerung der Dokumentenprozesse von der Erstellung bis zum Omnichannel Output Management. So lassen sich Anwendern eine maximale Automatisierung der Prozesse und bestmögliche Usability bieten.