Online Ticketsystem – Anfragen digital managen

Das Online Ticketsystem, um Mails und Kundenanfragen digital zu managen. Ideal für Service, Support und Helpdesk.

Ein Ticketsystem für Ihr Unternehmen

Dienstleistungsunternehmen erhalten oft unzählige Kundenanfragen pro Tag. Ein Weg damit umzugehen, besteht darin, die Anfragen in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach zu sammeln und von dort aus zu verteilen. Die Grenzen eines solchen Systems sind offensichtlich. Von Übersichtlichkeit kann keine Rede sein, die Pflege ist enorm aufwendig und die Funktionalität lässt zu wünschen übrig.

Eine bessere Lösung für das Abarbeiten von Kundenanfragen ist ein Online Ticketsystem. Die Bedienung ist genauso einfach wie beim Mail-Postfach, aber Ihre Möglichkeiten deutlich vielfältiger.

Jeder eingehenden Anfrage, egal ob Kunde oder Lieferant, ob Mail oder Telefon, wird eine eindeutige Ticket-ID zugewiesen. Über diese ID kann der gesamte unternehmensinterne Bearbeitungsprozess abgewickelt und nachvollzogen werden. Ihre Möglichkeiten bei der Arbeit mit Tickets sind nahezu unbegrenzt:

Antworten und Weiterleiten von Tickets wie bei E-Mails
Ändern und beobachten Sie den Ticketstatus
Weisen Sie Tickets Kanälen und Verantwortlichen zu

Definieren Sie Reaktionszeiten und legen Sie Alarme an
Dokumentieren Sie alle Vorgänge
Importieren Sie Mails aus Outlook per Add-in

Vorteile eines Online Ticketsystems

Alle Anfragen im Blick

Mit dem Online Ticketsystem projectfacts behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Kundenanfragen. In einem individuellen Dashboard sieht jeder Nutzer eingehende Tickets in seinem Kanal, die für ihn relevant sind.

Ticket-Workflows

Legen Sie Ticket-Status fest, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden, z. B. „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. So ergeben sich klare Abläufe und Verantwortliche behalten stets den Überblick.

Tickets abrechnen

Definieren Sie individuelle Kostensätze für Ihr Ticket System, erfassen Sie Arbeitszeiten zu Tickets und legen Sie Reaktionszeiten fest. Mit diesen Möglichkeiten wird die Abrechnung von Support-Leistungen zum Kinderspiel.

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YouTube aufgrund von Privatsphäre-Einstellungen blockiert

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Highlights unseres Ticketsystems

Die All-in-One-Lösung

Ticketmanagement

projectfacts sorgt dafür, dass es keine unbeantworteten Kundenanfragen mehr gibt. Keine Mail gerät in Vergessenheit oder bleibt im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters hängen. Mit dem Online Ticketsystem (auch „Ticketing System“) ordnen und managen Sie die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen – intern und extern.

Als integrierte Lösung ermöglicht Ihnen projectfacts eine Vielzahl von Möglichkeiten, Tickets zu managen:

Wandeln Sie Tickets in Projekte oder Arbeitspakete
Erfassen und verbuchen Sie Arbeitszeiten zu Tickets
Rechnen Sie für ein Ticket entstandene Kosten ab
Hinterlegen und Verschieben Sie Tickets auf einem Board
Wickeln Sie Service-Verträge über das Online Ticketing ab

Mehr zu Ticketmanagement

Lückenlose Dokumentation

Ticketverwaltung

Mit dem projectfacts Ticketsystem behalten Sie den Überblick über interne und externe Anfragen: Eindeutige Ticket-IDs sammeln alle Vorgänge zu einem Thema, Ticketkanäle trennen Ihre Anfragen nach Kategorie und mit dem Ticketstatus behalten Sie den Bearbeitungsstand im Auge.

Die gesamte Ticket-Kommunikation sammelt das CRM System in einer digitalen Kundenakte. Das intelligente Warnsystem macht sich bemerkbar, wenn Anfragen zu lange unbeantwortet bleiben.

Ein Ticketsystem am Puls der Zeit: DSGVO-konform, integriert und sicher.

Persönliches Dashboard mit Ticketübersicht
Umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen
Intelligentes Warnsystem für unbeantwortete Tickets
Tickets werden in der digitalen Kundenakte gesammelt
Online Tickets verwalten: DSGVO-konform und sicher

Mehr zur Ticketverwaltung

Tickets und Projekte verknüpfen

Ticketprojektmanagement

Gelegentlich wird aus einer kleinen Nachfrage eines Kunden ein ganzer Arbeitsauftrag. Dem können Sie mit projectfacts vollumfänglich gerecht werden, denn Sie können ein Ticket in ein Arbeitspaket oder ein eigenes (Teil-)Projekt umwandeln.

Verzichten Sie auf den Einsatz weiterer Systeme und erledigen Sie stattdessen alles in einer Software. Absprachen zum Projekt müssen mit projectfacts nicht mehr an mehreren Stellen parallel gepflegt werden, sondern sind jederzeit zentral und online abrufbar. Beim projectfacts Ticketprojektmanagement erledigen Sie alles aus einer Hand. Das spart Ihnen wichtige Zeit und hilft dabei, alles im Blick zu behalten.

Aus Tickets einfach Projekte erstellen
Tickets, CRM und Projektmanagement aus einer Hand
Projektstruktur, Ressourcen und Budgets planen

Mehr zu Ticketprojektmanagement

Mehr Übersicht und Effizienz dank Ticketsystem

Behalten Sie eingehende E-Mails und Anrufe im Blick. Nutzen Sie das projectfacts Ticketsystem statt übervoller Mail-Postfächer. Probieren Sie es direkt aus!

Jetzt anfragen

Support in Rechnung stellen

Ticketabrechnung

Managen Sie Ihre Service- oder Support-Verträge mit ihren Kunden. Ihre Mitarbeiter können Zeiten direkt bei Tickets eintragen. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Abrechnung und im Leistungsnachweis angezeigt. Damit sparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern doppelten Pflegeaufwand.

Mit dem integrierten Abrechnungs-Workflows erstellen Sie im Handumdrehen eine Ticketabrechnung.

Service- und Support-Verträge digital abbilden
Kostensätze und Reaktionszeiten individuell konfigurieren
Fixpreis-Artikel und verbuchte Arbeitszeiten abrechnen
Integrierter Abrechnungs-Workflow

Mehr zur Ticketabrechnung

Digitalisieren Sie Ihren Kundensupport

Helpdesk

Alle Anfragen Ihrer Kunden, die per E-Mail eingehen, werden automatisch in ein Ticket umgewandelt und landen im System. Bei größeren Kundenprojekten können Sie das Kunden- bzw. Self-Service-Portal nutzen. So haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen. Ein echter Gewinn für Ihren Helpdesk.

Auch Telefonate lassen sich als Ticket erfassen. Dabei hilft Ihnen die Telefonschnittstelle, mit der Anrufer automatisch erkannt werden können.

Helpdesk mit Online Ticketing: schnell, sicher und digital
Alle Informationen in der digitalen Kundenakte
Integriertes Kundenportal

Mehr zum Helpdesk

Ihr Customer Self Service

Kundenportal

Sie möchten Ihren Key Accounts direkten Zugriff auf Ihre Tickets gewähren? Mit projectfacts ist das problemlos möglich, indem Sie ein Kunden- bzw. Self-Service-Portal einrichten.

Über das Portal haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen.

Die Lese- und Bearbeitungsrechte lassen sich pro Nutzer und Organisation individuell einstellen. Dürfen Mitarbeiter bspw. nur die eigenen Tickets sehen oder alle Tickets der Organisation? Sie haben die Wahl.

Mehr zum Kundenportal

Erfassen Sie eingehende Anfragen direkt im Ticketsystem

Schluss mit der Zettelwirtschaft. Packen Sie Stift und Papier weg und erfassen Sie Kundenanfragen im Ticketsystem. Kommunizieren Sie mit Kollegen und behalten Sie den Überblick über unerledigte Mails. Probieren Sie es direkt aus!

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Weitere Funktionen des projectfacts Ticketsystems

Interne Tickets
Ticketkanäle
Support- und Vertriebsunterstützung
Tracking der Reaktionszeit
Ticketwarnungen

Wiedervorlagen
Verschiedene Ticket Status
Prioritäten
Zeiterfassung über Ticketprojekte
Mailvorlagen

Autoreply
SLA-Unterstützung
Ticketabrechnung
Externes Ticketcockpit
Automatische CRM Dokumentation

Eine komplette Übersicht aller Funktionen können Sie hier einsehen:

Download der projectfacts Funktionsübersicht

Häufige Fragen

Was ist ein Online Ticketsystem?

Ein Online Ticketsystem ist eine bessere Lösung als ein gemeinsames E-Mail-Postfach, um Kundenanfragen abzuarbeiten. Jeder eingehenden Anfrage wird eine eindeutige Ticket-ID zugewiesen, über die der gesamte unternehmensinterne Bearbeitungsprozess abgewickelt und nachvollzogen werden kann.

Welche Vorteile bietet das projectfacts Ticketsystem?

Sie behalten alle Anfragen im Blick, definieren Ticket-Workflows mit Status wie „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ und rechnen Tickets bequem ab. Über ein individuelles Dashboard sieht jeder Nutzer die für ihn relevanten Tickets in seinem Kanal.

Kann ich Mails und Telefonate als Ticket erfassen?

Ja. Anfragen per Mail werden automatisch in ein Ticket umgewandelt, und über eine Telefonschnittstelle lassen sich auch Telefonate erfassen, wobei Anrufer automatisch erkannt werden können. Mails aus Outlook importieren Sie zudem per Add-in.

Ist das Ticketsystem DSGVO-konform?

Ja. Das projectfacts Ticketsystem ist DSGVO-konform, integriert und sicher. Die gesamte Ticket-Kommunikation wird in einer digitalen Kundenakte gesammelt, und ein intelligentes Warnsystem meldet sich, wenn Anfragen zu lange unbeantwortet bleiben. Mehr dazu unter Ticketverwaltung.

Kann ich Tickets in Projekte umwandeln?

Ja. Wird aus einer kleinen Nachfrage ein ganzer Arbeitsauftrag, wandeln Sie ein Ticket in ein Arbeitspaket oder ein eigenes Teilprojekt um. So planen Sie Projektstruktur, Ressourcen und Budgets in einer Software. Mehr dazu unter Ticketprojektmanagement.

Wie unterstützt das Ticketsystem meinen Helpdesk?

Eingehende E-Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt und landen im System. Bei größeren Kundenprojekten nutzen Sie ein Kunden- bzw. Self-Service-Portal, über das Ihre Kunden ihre Tickets selbst nachvollziehen können. Mehr dazu unter Helpdesk.

Können Kunden direkt auf ihre Tickets zugreifen?

Ja. Über ein Kundenportal gewähren Sie Ihren Key Accounts direkten Zugriff auf ihre Tickets. Die Lese- und Bearbeitungsrechte lassen sich pro Nutzer und Organisation individuell einstellen. Mehr dazu unter Kundenportal.