Online Tickets managen mit projectfacts

Dienstleistungsunternehmen erhalten oft unzählige Kundenanfragen pro Tag. Ein Weg damit umzugehen, besteht darin, die Anfragen in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach zu sammeln und von dort aus zu verteilen.

 

Die Grenzen eines solchen Systems werden allerdings schnell offensichtlich. Von Übersichtlichkeit kann keine Rede sein, die Pflege ist enorm aufwendig und die Funktionalität lässt zu wünschen übrig.

 

Eine bessere Lösung für das Abarbeiten von Kundenanfragen ist ein Online Ticketsystem. Die Bedienung ist genauso einfach wie beim Mail-Postfach, aber Ihre Möglichkeiten deutlich vielfältiger.

Ticketsystem in projectfacts

Jeder eingehenden Anfrage, egal ob Kunde oder Lieferant, ob Mail oder Telefon, wird eine eindeutige Ticket-ID zugewiesen. Über diese ID kann der gesamte unternehmensinterne Bearbeitungsprozess abgewickelt und nachvollzogen werden. Ihre Möglichkeiten bei der Arbeit mit Tickets sind nahezu unbegrenzt:

Antworten und Weiterleiten von Tickets wie bei E-Mails
Weisen Sie Tickets Kanälen und Verantwortlichen zu
Dokumentieren Sie alle Vorgänge in Zusammenhang mit einem Ticket
Ändern und beobachten Sie den Ticketstatus
Definieren Sie Reaktionszeiten und legen Sie Alarme an

Ticketmanagement – Die All-in-one-Lösung für Ihr Unternehmen

projectfacts sorgt dafür, dass es keine unbeantworteten Kundenanfragen mehr gibt. Keine Mail gerät in Vergessenheit oder bleibt im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters hängen. Mit dem Online Ticketsystem (auch „Ticketing System“) ordnen und managen Sie die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen – intern und extern.

Doch projectfacts ist viel mehr als ein reines Ticketsystem. Als integrierte Lösung ermöglicht Ihnen projectfacts eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, Tickets zu managen:

Wandeln Sie Tickets in Projekte oder Arbeitspakete
Rechnen Sie für ein Ticket entstandene Kosten ab
Wickeln Sie Service-Verträge über das Online Ticketing ab
Erfassen und verbuchen Sie Arbeitszeiten zu Tickets
Hinterlegen und Verschieben Sie Tickets auf einem Board

Ticketverwaltung – Lückenlose Dokumentation Ihrer Unternehmenskommunikation

Mit dem Online Ticketsystem projectfacts behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Kundenanfragen. In einem individuellen Dashboard sieht jeder Nutzer die aktuellen und persönlichen Tickets, die für ihn relevant sind. Durch Filter- und Sortierfunktionen ist es leicht, die Kontrolle zu behalten. Sie können jederzeit sehen, welche Anfragen sich in welchem Status befinden, wie lange sie unbeantwortet sind und zu welchen Kunden und Projekten es noch offene Punkte gibt.

Mit dem integrierten CRM-System sammeln Sie die gesamte Ticket-Kommunikation in einer digitalen Kundenakte und können jederzeit nachvollziehen, was mit Ihren Kunden besprochen wurde. Das intelligente Warnsystem macht sich bemerkbar, wenn Anfragen zu lange unbeantwortet bleiben.

Für mehr Ordnung und Übersicht können Sie unterschiedliche Kanäle einrichten, in denen die Tickets landen und gleichzeitig bestimmen, wer diese Kanäle einsehen und die Kundenanfragen bearbeiten kann. Ein Ticketsystem am Puls der Zeit: DSGVO-konform, integriert und sicher.

Intelligentes Warnsystem für (zu lange) unbeantwortete Tickets
Umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen erleichtern die Arbeit
Persönliches Dashboard mit einer Übersicht über alle Tickets
Tickets lassen sich in der digitalen Kundenakte einsehen und nachvollziehen
Online Tickets verwalten: DSGVO-konform und sicher
Ticketverwaltung in projectfacts

Ticketprojektmanagement – Tickets und Projekte ganz einfach verknüpfen

Gelegentlich wird aus einer kleinen Nachfrage eines Kunden ein ganzer Arbeitsauftrag. Dem können Sie mit projectfacts vollumfänglich gerecht werden, denn Sie können ein Ticket jederzeit in ein Arbeitspaket oder ein eigenes (Teil-)Projekt umwandeln.

Projektplanung

Auf diese Weise profitieren Sie auch von der gesamten Bandbreite an Projektmanagement-Tools, die projectfacts an Bord hat. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, managen Sie Ressourcen und Budgets. Mit dem projectfacts Projektmanagement verwalten Sie auch die aufwendigsten Ticketprojekte und behalten dabei jederzeit den Überblick über den Arbeitsfortschritt.

Zeiterfassung

Das projectfacts Online Ticketsystem hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu ordnen, sie Projekten zuzuweisen und abzurechnen. Ticketprojekte können Sie ebenfalls mit Zeiten bebuchen. Damit halten Sie genau fest, welche Arbeitszeiten in welche Projekte geflossen sind. Zudem können Sie leicht Tätigkeitsnachweise erbringen und die erfassten Zeiten beim Kunden abrechnen.

Schnellzugriff

Durch intelligente Verknüpfungen können Sie jederzeit zwischen den Elementen hin- und her wechseln, mit denen Sie arbeiten müssen. Springen Sie zum Beispiel vom Projekt zum Ticket und von dort aus zum Kunden. Ihre Tickets finden Sie dabei immer genau da, wo Sie sie benötigen. Sparen Sie sich eine umständliche Papierwirtschaft oder langes Suchen in verschiedenen Programmen.

Verzichten Sie auf den Einsatz weiterer Systeme und erledigen Sie stattdessen alles in einer Software. Absprachen zum Projekt müssen mit projectfacts nicht mehr an mehreren Stellen parallel gepflegt werden, sondern sind jederzeit zentral und online abrufbar. Beim projectfacts Ticketprojektmanagement erledigen Sie alles aus einer Hand. Das spart Ihnen wichtige Zeit und hilft dabei, alles im Blick zu behalten.

Tickets, CRM und Projektmanagement aus einer Hand
Aus aufwendigeren Tickets einfach Projekte erstellen
Projektstruktur, Ressourcen und Budgets planen

Helpdesk – Digitalisieren Sie Ihren Kundensupport

Mit dem Online Ticketsystem in projectfacts optimieren Sie ihren Kundenservice: schnell, sicher und digital. Alle Anfragen Ihrer Kunden, die per E-Mail eingehen, werden automatisch in ein Ticket umgewandelt und landen im System. Von dort aus können Sie beliebig damit weiterarbeiten.

 

Bei größeren Kundenprojekten bietet es sich an, das Kunden- bzw. Self-Service-Portal zu nutzen. So haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen. Ein echter Gewinn für Ihren Helpdesk.

 

Auch Telefonate lassen sich als Ticket erfassen. So stellen Sie eine lückenlose Dokumentation Ihrer Kommunikation sicher. Dabei hilft Ihnen die Telefonschnittstelle, mit der Anrufer automatisch erkannt werden können.

Helpdesk in projectfacts

Durch das integrierte CRM-System ordnet sich jeder Ticket-Kontakt automatisch Ihren Kunden zu. Die digitale Kundenakte sammelt damit alle relevanten Absprachen und Informationen. Sie können dann mit nur einem Klick darauf zugreifen.

Integriertes Kundenportal, damit Ihre Kunden den Stand ihrer Anfrage jederzeit nachvollziehen können
Ihr Helpdesk mit Online Ticketing: schnell, sicher und digital
Vollständige Übersicht aller Absprachen und Informationen in der digitalen Kundenakte

Ticketabrechnung ­– Support in Rechnung stellen war noch nie so einfach

Mit dem Ticketsystem projectfacts vereinfachen Sie Ihren Support – zur Zufriedenheit Ihrer Kunden. Dienstleistungsunternehmen schließen oft Service- oder Support-Verträge mit ihren Kunden. Darin wird geregelt, welche Art und welcher Umfang von Serviceleistung dem Kunden zusteht. Mit dem Online Ticketsystem von projectfacts können Sie diese Verträge 1:1 digital abbilden.

Definieren Sie individuelle Kostensätze für Ihr Ticketing System, erfassen Sie Arbeitszeiten zu Tickets und legen Sie Reaktionszeiten fest. Mit diesen Möglichkeiten wird die Abrechnung der erbrachten Support-Leistungen zum Kinderspiel.

Zeitbuchung auf ein Ticket in projectfacts

Ihre Mitarbeiter können Zeiten einfach und individuell auf Tickets erfassen. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Abrechnung und im Leistungsnachweis angezeigt. Damit sparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern doppelten Pflegeaufwand.

 

Als Lösung für Ihre Unternehmensprozesse profitieren Sie zudem von den integrierten Abrechnungs-Workflows. Damit erstellen Sie Ticketabrechnungen im Handumdrehen. Greifen Sie auf Ihre Artikellisten zurück und übernehmen Sie Ihr Corporate Design. Der Rechnungsversand ist dann nur noch einen Knopfdruck entfernt.

Fixpreis-Artikel und verbuchte Arbeitszeiten einfach abrechnen
Service- und Support-Verträge über Online Tickets digital abbilden
Kostensätze und Reaktionszeiten individuell konfigurieren
Integrierter Abrechnungs-Workflow zur schnellen und einfachen Abrechnung

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Checkliste Tickets

Checkliste projectfacts
Interne Tickets
Mail-Tickets
Ticketkanäle
Ticketkanal-Abonnenten
Support- und Vertriebsunterstützung
Tickettypen für Change Requests oder Fehler
Supportforum und FAQ
Tracking der Reaktionszeit
Interne und externe Kommunikation
Eskalation mit Besitzerwechsel nach x Minuten
Ticketwarnungen
Wiedervorlagen
Eskalation mit Kanalwechsel nach x Minuten
Besitzer
Verantwortlicher
Beobachter
Automatische Zuordnung zu einem CRM-Vorgang
Verschiedene Status: z.B. offen, beantwortet, in Arbeit, geschlossen
Priorität
Zeiterfassung und Ressourcenplanung über Ticketprojekte
Mailanbindung per POP3, IMAP und SMTP
Mailvorlagen
Autoreply
Textbausteine
Dateianhänge
Freie Felder
Fälligkeit
Ticketverfolgung für Ticketersteller
Externes Ticketcockpit
Einbindung in die eigene Homepage
Ticketstatistiken
Ticketabrechnung
Kategorien
Tickets zusammenführen
SLA-Unterstützung

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