Online Tickets managen mit projectfacts

Dienstleistungsunternehmen erhalten oft unzählige Kundenanfragen pro Tag. Ein Weg damit umzugehen, besteht darin, die Anfragen in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach zu sammeln und von dort aus zu verteilen.

Die Grenzen eines solchen Systems sind offensichtlich. Von Übersichtlichkeit kann keine Rede sein, die Pflege ist enorm aufwendig und die Funktionalität lässt zu wünschen übrig.

Eine bessere Lösung für das Abarbeiten von Kundenanfragen ist ein Online Ticketsystem. Die Bedienung ist genauso einfach wie beim Mail-Postfach, aber Ihre Möglichkeiten deutlich vielfältiger.

Ticketsystem in projectfacts

Alle Anfragen im Blick

Mit dem Online Ticketsystem projectfacts behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Kundenanfragen. In einem individuellen Dashboard sieht jeder Nutzer eingehende Tickets in seinem Kanal, die für ihn relevant sind.

Ticket-Workflows

Legen Sie Ticket-Status fest, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden, z. B. „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. So ergeben sich klare Abläufe und Verantwortliche behalten stets den Überblick.

Tickets abrechnen

Definieren Sie individuelle Kostensätze für Ihr Ticket System, erfassen Sie Arbeitszeiten zu Tickets und legen Sie Reaktionszeiten fest. Mit diesen Möglichkeiten wird die Abrechnung von Support-Leistungen zum Kinderspiel.

Jeder eingehenden Anfrage, egal ob Kunde oder Lieferant, ob Mail oder Telefon, wird eine eindeutige Ticket-ID zugewiesen. Über diese ID kann der gesamte unternehmensinterne Bearbeitungsprozess abgewickelt und nachvollzogen werden. Ihre Möglichkeiten bei der Arbeit mit Tickets sind nahezu unbegrenzt:

  • Antworten und Weiterleiten von Tickets wie bei E-Mails
  • Ändern und beobachten Sie den Ticketstatus
  • Weisen Sie Tickets Kanälen und Verantwortlichen zu
  • Definieren Sie Reaktionszeiten und legen Sie Alarme an
  • Dokumentieren Sie alle Vorgänge in Zusammenhang mit einem Ticket

Ticketmanagement – Die All-in-One-Lösung für Ihr Unternehmen

projectfacts sorgt dafür, dass es keine unbeantworteten Kundenanfragen mehr gibt. Keine Mail gerät in Vergessenheit oder bleibt im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters hängen. Mit dem Online Ticketsystem (auch „Ticketing System“) ordnen und managen Sie die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen – intern und extern.

Doch projectfacts ist viel mehr als ein reines Ticketsystem. Als integrierte Lösung ermöglicht Ihnen projectfacts eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, Tickets zu managen:

  • Wandeln Sie Tickets in Projekte oder Arbeitspakete
  • Erfassen und verbuchen Sie Arbeitszeiten zu Tickets
  • Rechnen Sie für ein Ticket entstandene Kosten ab
  • Hinterlegen und Verschieben Sie Tickets auf einem Board
  • Wickeln Sie Service-Verträge über das Online Ticketing ab

Ticketverwaltung – Lückenlose Dokumentation Ihrer Unternehmenskommunikation

Durch Filter- und Sortierfunktionen ist es leicht, die Kontrolle zu behalten. Sie können jederzeit sehen, welche Anfragen sich in welchem Status befinden, wie lange sie unbeantwortet sind und zu welchen Kunden und Projekten es noch offene Punkte gibt.

Ticketsystem in projectfacts

Mit dem integrierten CRM-System sammeln Sie die gesamte Ticket-Kommunikation in einer digitalen Kundenakte und können jederzeit nachvollziehen, was mit Ihren Kunden besprochen wurde. Das intelligente Warnsystem macht sich bemerkbar, wenn Anfragen zu lange unbeantwortet bleiben.

Für mehr Ordnung und Übersicht können Sie unterschiedliche Kanäle einrichten, in denen die Tickets landen und gleichzeitig bestimmen, wer diese Kanäle einsehen und die Kundenanfragen bearbeiten kann. Ein Ticketsystem am Puls der Zeit: DSGVO-konform, integriert und sicher.

  • Persönliches Dashboard mit einer Übersicht über alle Tickets
  • Umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen erleichtern die Arbeit
  • Intelligentes Warnsystem für (zu lange) unbeantwortete Tickets
  • Tickets lassen sich in der digitalen Kundenakte einsehen und nachvollziehen
  • Online Tickets verwalten: DSGVO-konform und sicher

Ticketprojektmanagement – Tickets und Projekte ganz einfach verknüpfen

Gelegentlich wird aus einer kleinen Nachfrage eines Kunden ein ganzer Arbeitsauftrag. Dem können Sie mit projectfacts vollumfänglich gerecht werden, denn Sie können ein Ticket in ein Arbeitspaket oder ein eigenes (Teil-)Projekt umwandeln.

Projektplanung

Profitieren Sie von der gesamten Bandbreite an Projektmanagement-Tools, die projectfacts an Bord hat. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, managen Sie Ressourcen und Budgets. Mit dem projectfacts Projektmanagement verwalten Sie auch die aufwendigsten Ticketprojekte und behalten dabei den Überblick über den Arbeitsfortschritt.

Zeiterfassung

Das projectfacts Online Ticketsystem hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu ordnen, sie Projekten zuzuweisen und abzurechnen. Ticketprojekte können Sie ebenfalls mit Zeiten bebuchen. Damit halten Sie genau fest, welche Arbeitszeiten in welche Projekte geflossen sind. Zudem können Sie leicht Tätigkeitsnachweise erbringen und die erfassten Zeiten beim Kunden abrechnen.

Schnellzugriff

Durch intelligente Verknüpfungen können Sie jederzeit zwischen den Elementen hin- und her wechseln, mit denen Sie arbeiten müssen. Springen Sie zum Beispiel vom Projekt zum Ticket und von dort aus zum Kunden. Ihre Tickets finden Sie dabei immer genau da, wo Sie sie benötigen. Sparen Sie sich eine umständliche Papierwirtschaft oder langes Suchen.

Verzichten Sie auf den Einsatz weiterer Systeme und erledigen Sie stattdessen alles in einer Software. Absprachen zum Projekt müssen mit projectfacts nicht mehr an mehreren Stellen parallel gepflegt werden, sondern sind jederzeit zentral und online abrufbar. Beim projectfacts Ticketprojektmanagement erledigen Sie alles aus einer Hand. Das spart Ihnen wichtige Zeit und hilft dabei, alles im Blick zu behalten.

  • Aus aufwendigeren Tickets einfach Projekte erstellen
  • Tickets, CRM und Projektmanagement aus einer Hand
  • Projektstruktur, Ressourcen und Budgets planen

Helpdesk – Digitalisieren Sie Ihren Kundensupport

Mit dem Online Ticketsystem in projectfacts optimieren Sie ihren Kundenservice: schnell, sicher und digital. Alle Anfragen Ihrer Kunden, die per E-Mail eingehen, werden automatisch in ein Ticket umgewandelt und landen im System. Von dort aus können Sie beliebig damit weiterarbeiten.

Bei größeren Kundenprojekten können Sie das Kunden- bzw. Self-Service-Portal nutzen. So haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen. Ein echter Gewinn für Ihren Helpdesk.

Auch Telefonate lassen sich als Ticket erfassen. So stellen Sie eine lückenlose Dokumentation Ihrer Kommunikation sicher. Dabei hilft Ihnen die Telefonschnittstelle, mit der Anrufer automatisch erkannt werden können.

Helpdesk in projectfacts

Durch das integrierte CRM-System ordnet sich jeder Ticket-Kontakt automatisch Ihren Kunden zu. Die digitale Kundenakte sammelt alle relevanten Absprachen und Informationen. Sie können dann mit nur einem Klick darauf zugreifen.

  • Ihr Helpdesk mit Online Ticketing: schnell, sicher und digital
  • Vollständige Übersicht aller Absprachen und Informationen in der digitalen Kundenakte
  • Integriertes Kundenportal, damit Ihre Kunden den Stand ihrer Anfrage jederzeit nachvollziehen können

Ticketabrechnung ­– Support in Rechnung stellen war noch nie so einfach

Mit dem Ticketsystem projectfacts vereinfachen Sie Ihren Support – zur Zufriedenheit Ihrer Kunden. Dienstleistungsunternehmen schließen oft Service- oder Support-Verträge mit ihren Kunden. Darin wird geregelt, welche Art und welcher Umfang von Serviceleistung dem Kunden zusteht. Mit dem Online Ticketsystem von projectfacts bilden Sie diese Verträge 1:1 digital ab.

Ihre Mitarbeiter können Zeiten direkt zu Tickets erfassen. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Abrechnung und im Leistungsnachweis angezeigt. Damit sparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern doppelten Pflegeaufwand.

Als Lösung für Ihre Unternehmensprozesse profitieren Sie zudem von den integrierten Abrechnungs-Workflows. Damit erstellen Sie eine Ticketabrechnung im Handumdrehen. Greifen Sie auf Ihre Artikellisten zurück und übernehmen Sie Ihr Corporate Design. Der Rechnungsversand ist dann nur noch einen Knopfdruck entfernt.

  • Service- und Support-Verträge über Online Tickets digital abbilden
  • Kostensätze und Reaktionszeiten individuell konfigurieren
  • Fixpreis-Artikel und verbuchte Arbeitszeiten einfach abrechnen
  • Integrierter Abrechnungs-Workflow zur schnellen und einfachen Abrechnung

Testen Sie das projectfacts Ticketsystem. Hier erhalten Sie Ihren kostenlosen Testaccount.

Checkliste Tickets

  • Interne Tickets
  • Mail-Tickets
  • Ticketkanäle
  • Ticketkanal-Abonnenten
  • Support- und Vertriebsunterstützung
  • Tickettypen für Change Requests oder Fehler
  • Supportforum und FAQ
  • Tracking der Reaktionszeit
  • Interne und externe Kommunikation
  • Eskalation mit Besitzerwechsel nach x Minuten
  • Ticketwarnungen
  • Wiedervorlagen
  • Eskalation mit Kanalwechsel nach x Minuten
  • Besitzer
  • Verantwortlicher
  • Beobachter
  • Automatische Zuordnung zu einem CRM-Vorgang
  • Verschiedene Status: z. B. offen, beantwortet, in Arbeit, geschlossen
  • Priorität
  • Zeiterfassung und Ressourcenplanung über Ticketprojekte
  • Mailanbindung per POP3, IMAP und SMTP
  • Mailvorlagen
  • Autoreply
  • Textbausteine
  • Dateianhänge
  • Freie Felder
  • Fälligkeit
  • Ticketverfolgung für Ticketersteller
  • Externes Ticketcockpit
  • Einbindung in die eigene Homepage
  • Ticketstatistiken
  • Ticketabrechnung
  • Kategorien
  • Tickets zusammenführen
  • SLA-Unterstützung

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