Die Lösung für Dienstleister: Eine Helpdesk Software

Kundenkommunikation und Anfragen von Kunden gehören für Dienstleistungsunternehmen zum Tagesgeschäft. Bei IT-Unternehmen beschäftigen sich Kundenanfragen hauptsächlich mit Software und Hardware. Agenturen wiederum beraten Kunden zu ihren Projekten oder brauchen ein System, um Fehler, Änderungswünsche und Co. zu dokumentieren.

Gehen all diese Fragen per E-Mail oder Telefon ein, stoßen Sie schnell auf ein zentrales Problem: Sie haben keine Dokumentation über Anfragen, Absprachen oder Entscheidungen. Damit fehlen Ihnen zwei wichtige Voraussetzungen für ein effizientes Helpdesk System:

  • Information: Wer hat welche Anfrage wann und warum gestellt und wie wurde sie bearbeitet?
  • Steuerung: Wer solche welche Anfrage wie und bis wann bearbeiten?

Vorteile eines Online Helpdesk

Zugriff in der Cloud

Mit projectfacts verlegen Sie Ihren Helpdesk in die Cloud. Dadurch hat Ihr gesamtes Team überall und jederzeit Zugriff. 100% DSGVO-konform und sicher.

Effektiver Support

Mit Tickets arbeitet Ihr Support einfacher und effizienter als mit Mails. Mit passenden Ticketkanälen und Workflow-Status sind Sie für alles gewappnet.

Effektiver Support

Mit Tickets arbeitet Ihr Support einfacher und effizienter als mit Mails. Mit passenden Ticketkanälen und Workflow-Status sind Sie für alles gewappnet.

Dokumentation und Übersicht: Ihr Online Helpdesk

Mit dem Einsatz eines Ticketsystems für Ihren Helpdesk haben Sie eine Softwarelösung, mit der Sie alle diese Fragen beantworten können. Sie vermeiden doppelten Aufwand und dokumentieren alle Absprachen mit dem Kunden, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen.

  • Ein zentraler Ort für Ihre gesamte Kundenkommunikation
  • Lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Fragen, Absprachen und Entscheidungen
  • Möglichkeit zur schnellen und effizienten Ticket-Bearbeitung
  • Höhere Reaktionszeiten mit Support Tickets

Telefon, E-Mail oder Kundenportal ­– Support auf allen Kanälen

Guter Support heißt, auf die Wünsche des Kunden eingehen. Mit projectfacts können Sie das. Ihre Kunden können wie gewohnt per E-Mail mit Ihnen kommunizieren. Aber statt als reine Textnachricht gehen die Anfragen im projectfacts Helpdesk System als intelligentes Ticket ein.

Auch Abwesenheiten einzelner Teammitglieder durch Urlaub oder Krankheit sind kein Problem mehr. Denn anders als E-Mails gehen Tickets nicht in einzelnen Postfächern unter, sondern sind für das Team auffindbar und geraten so nicht in Vergessenheit. Auch telefonische Anfragen können mit einem Klick als Ticket im System angelegt werden.

Helpdesk in projectfacts

Alternativ können Sie durch einen externen Zugang Ihre Kunden direkt an das Ticketsystem anbinden. So bekommt Ihr Kunde den Überblick über alle Tickets, deren Status und aktuelle Vorgänge innerhalb der Tickets.

Egal auf welchem Kanal, mit projectfacts sind Sie in der Lage, Kundenservice auf höchstem Niveau zu leisten. Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf das Wichtigste: den Support am Kunden.

  • Intelligente Tickets statt stiller Post im Mailaccount
  • Abwesenheiten im Team automatisch managen
  • Externer Zugang für direkten Kundenzugriff auf das Helpdesk System

Online Support effektiv mit Tickets managen

Egal, ob Ihre Kunden eine Mail schreiben oder sich telefonisch melden, mit der projectfacts Ticket Software, landet eingehende Kommunikation stets in Form eines Tickets in der Helpdesk Software. Dort werden Tickets gebündelt, verteilt und bearbeitet.

Für ein Maximum an Übersichtlichkeit lassen sich Tickets nach Status, Priorität, Thema oder Bearbeiter sortieren. Dadurch verlieren Ihre Mitarbeiter auch bei einer Vielzahl von Anfragen nicht den Überblick. Über Ticketkanäle und Ticketbearbeiter findet jede Kundenanfrage schnell eine passende Lösung:

Ticketkanäle

Ticketkanäle dienen der Strukturierung von eingehenden Kundenanfragen. Definieren Sie beliebige Themen oder Abteilungen, damit eingehende Tickets gleich an der richtigen Stelle landen. Durch eine integrierte und umfassende Rechteverwaltung in projectfacts können Sie genau festlegen, welche Mitarbeiter Einblick in die einzelnen Ticketkanäle haben und wer zusätzlich Bearbeitungsrechte hat.

Ticketbearbeiter

Helpdesk Mitarbeiter können sich freiwillig als Ticket-Bearbeiter eintragen oder Sie weisen eigene Verantwortlichkeiten zu. Dabei können Sie nach Fachkompetenz, Hierarchiestufe oder Zeitkontingenten vorgehen. In jedem Fall stellen Sie sicher, dass alle Anfragen zeitnah bearbeitet werden. Damit tragen Sie problemlos Ihren Serviceverträgen Rechnung und vermeiden, dass Anfragen in Mail-Postfächern untergehen.

Eskalationsstufen

Eskalationsstufen sind ein regelbasierter Automatismus, um sicherzustellen, dass keine Anfrage in Vergessenheit gerät. Sind Sie in Ihrem Helpdesk beispielsweise vertraglich an bestimmte Reaktionszeiten gebunden, können Sie mittels Eskalationsstufen sicherstellen, dass sie eingehalten werden.

Nach definierten Zeiten ohne Aktion mit einem Ticket kann so beispielsweise der Bearbeiter freigegeben werden. Andere Mitarbeiter sehen den Handlungsbedarf in der Software und können übernehmen. Auch der Kanal kann bei einer Eskalation gewechselt werden. Dadurch lässt sich ein Ticket automatisch auf eine höhere Hierarchieebene oder in eine andere Abteilung verlegen.

Ihre Helpdesk Software ist überall da, wo Sie sie brauchen

projectfacts ist mehr als nur ein Ticketsystem. Es schafft intelligente Verknüpfungen unterschiedlicher Unternehmensprozesse innerhalb einer Software. Deswegen finden Sie Tickets nicht nur im Ticketsystem, sondern auch beim Projekt innerhalb des Moduls Projektmanagement oder direkt bei Ihrem Kundenkontakt im CRM. Außerdem können Sie Ihre Tickets automatisch abrechnen.

Helpdesk im Überblick

  • Nahtloser Kundenservice auf allen Kanälen mit zentraler Dokumentation
  • Automatische Abrechnung von Tickets
  • Externer Zugang gibt Kunden Zugriff auf das Ticketsystem
  • Aufgaben nach Status, Priorität, Thema oder Bearbeiter sortierbar
  • Verknüpfung aller Tickets auch im CRM und beim Projekt
  • Eskalationsstufen sorgen für optimierte Workflows und Sicherheit

Digitalisieren Sie Ihren Support mit der projectfacts Online Helpdesk Software.

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