Digitale Belegerfassung: Belege online und per App erfassen

Diese Belege unterscheiden sich in Form und Format, nicht aber im Umgang: Jeder von ihnen muss erfasst, einem Vorgang zugeordnet und aufbewahrt werden. In die pfScan-Web-App wandern dabei die eingehenden Belege; Ausgangsrechnungen entstehen in projectfacts direkt in der Faktura.

• Eingangsrechnungen von Lieferanten, per Post oder als PDF
• Quittungen und Kassenbons aus Bargeschäften
• Bewirtungsbelege, Fahrscheine, Tank- und Hotelquittungen von Geschäftsreisen
• Ausgangsrechnungen, die Sie selbst gestellt haben

Analog heißt sammeln, abheften, am Monatsende sortieren und abtippen. Digital heißt einmal abfotografieren oder hochladen, danach übernimmt die Software das Auslesen, Zuordnen und Ablegen. Der Beleg ist ab dem ersten Moment auffindbar, statt erst nach der Buchung.

Unter Android lassen sich Dokumente zusätzlich direkt aus anderen Apps heraus an pfScan weitergeben, statt sie erst abzulegen und dann wieder herauszusuchen.

• Neue Ausgabe und neue Eingangsrechnung
• Profilbild und Hintergrundbild
• Zusatzgrafiken für Dokumente
• Unterschriften für Dokumente

Die automatische Texterkennung liest den Beleg aus, egal ob Tankquittung oder Bahnfahrkarte. projectfacts legt daraus ein Kostenelement an, das in der Reisekostenabrechnung wie gewohnt weiterläuft.

Sind alle Kostenelemente einer Reise beisammen, fügt projectfacts sie mit den gescannten Belegen zusammen, sodass zum Beispiel ein PDF-Ausdruck für die Steuerberatung automatisch entsteht. Für Vielreisende und für die Verwaltung fällt damit der lästigste Teil der Reisekostenerfassung weg.

Fotografieren Sie den Beleg mit der pfScan-Web-App ab oder ziehen Sie eine PDF-Datei per Drag & Drop in die Software. Papier und digitale Eingänge nehmen damit denselben Weg.

Die automatische Texterkennung, auch OCR genannt, liest Texte und Beträge aus dem Bild heraus und überträgt die Werte in die passenden Felder. Das Abtippen von Rechnungsnummern und Lieferantendaten entfällt.

Sie kontrollieren die ausgelesenen Werte und ordnen den Beleg zu, einem Kunden, einem Projekt oder einer Reise. Daraus entsteht ein Kostenelement oder eine Eingangsrechnung.

Der Beleg liegt zentral in der Software, verknüpft mit dem Vorgang, zu dem er gehört. Von dort läuft er weiter in die Abrechnung, in die Reisekostenabrechnung oder über den DATEV-Export der Finanzbuchhaltung an Ihr Steuerbüro.

Nicht nur bei der Reisekostenabrechnung profitieren Sie von der digitalen Belegerfassung. Auch Eingangsrechnungen werden oft noch postalisch verschickt. Dank der pfScan-App ist die Digitalisierung solcher Papierrechnungen kein Problem. Einfach abfotografieren und ins System hochladen.

Sie erhalten von Ihren Lieferanten häufig Rechnungen per Mail? Kein Problem. Die Online Belegerfassung von projectfacts hilft Ihnen auch effektiv bei PDF-Belegen. Da die Rechnung bereits digital vorliegt, sparen Sie sich das Abfotografieren. Ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in die Software.

Natürlich profitieren Sie in jedem Fall von der automatischen Texterkennung. So sparen Sie sich mühseliges Kopieren oder Abtippen von Rechnungsnummern und Lieferantendaten. Ihr nächster Schritt zur digitalen Buchhaltung: Mit der Belegerfassung von projectfacts gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche.

• Automatische Softwarelösung zur Erfassung digitaler PDF-Belege
• Nie mehr Rechnungsnummern kopieren dank automatischer Texterkennung

Sind Ihre Belege digital erfasst, genießen Sie sämtliche Vorteile unserer integrierten Abrechnung. projectfacts erzeugt automatisch Kostenelemente für Ihre Reisekostenabrechnung oder Eingangsrechnungen für Ihre Buchhaltung. So haben Sie stets den vollen Überblick über Ihre Belege und können damit weiterarbeiten.

Bringen Sie die erstellten Reisekosten zur Abrechnung, buchen Sie Zahlungseingänge auf die erfassten Rechnungen oder nehmen Sie statistische Analysen vor. Mit projectfacts sind Ihren Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt.

Als Dienstleistungsunternehmen müssen Sie oft eingehende Rechnungen an Kunden weitergeben? Auch dabei kann Sie projectfacts optimal unterstützen. Durch das integrierte Projektmanagement lassen sich Belege mit wenigen Klicks einem Kundenprojekt zuordnen.

Im nächsten Schritt können Ihre erfassten Belege einfach zur Abrechnung gebracht werden. Die Software stellt automatisch sicher, dass sich die Abrechnung immer akkurat nach dem aktuellen Projektfortschritt richtet.

• Alle Belege online – mit gesichertem Zugang für Mitarbeiter
• Reisekosten und Eingangsrechnungen einfach digital managen
• Kosten auf Projekte oder Kunden weiterverbuchen

projectfacts legt Ihre Belege zentral ab und pflegt zu Ihren Rechnungen eine eigenständige Historie, in der sich sämtliche Änderungsvorgänge lückenlos einsehen lassen. Damit unterstützt die Software die Anforderungen der GoBD an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit. Wie Sie Ihre Prozesse im Einzelnen ausgestalten, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.

Rechnungen sind über mehrere Jahre aufzubewahren, elektronische Rechnungen acht Jahre lang im Originalformat. Digital abgelegte Belege erfüllen diese Anforderung ohne Aktenordner: Sie liegen an einem Ort, sind durchsuchbar und lassen sich jederzeit wieder ausgeben.

• Zentrale Ablage statt verteilter Ordner und Mail-Postfächer
• Eigenständige Änderungshistorie zu Ihren Rechnungen
• DATEV-Export der Belege und Buchungsdaten ans Steuerbüro

Ihre Belege enthalten Geschäfts- und häufig auch Personendaten. projectfacts wird in Deutschland entwickelt. Alle gehosteten Varianten laufen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform. Auf Wunsch betreiben Sie projectfacts auch auf Ihren eigenen Servern.