Dateimanagement & Dokumentenverwaltung

Weitere Themen

Dokumentenmanagement und gemeinsame Dateiverwaltung

Mit projectfacts müssen Sie nie wieder in Server-Strukturen oder E-Mail-Postfächern nach der wichtigen Datei suchen, die Ihnen Ihr Kunde geschickt hat. In projectfacts finden Sie alle Dateien immer genau dort, wo Sie sie benötigen: In der zentralen Dateiverwaltung, beim Projekt und beim Kunden. Das ist einer der zahlreichen Vorteile eines vernetzten Systems. Mit projectfacts digitalisieren Sie Ihr Unternehmen.

Dateimanagement: Projektdokumente, Rechnungen und Belege

Ob es sich um Unterlagen Ihrer Kunden, Rechnungen, Verträge oder sonstige Kostenbelege handelt. projectfacts hat immer den richtigen Platz für Ihre digitalen Dokumente. Über eine einfache Drag&Drop Funktion können Sie Dateien hochladen und Kunden, Projekten oder Abrechnungen zuweisen. Die Versionierung sorgt dafür, dass Sie die Originaldokumente immer behalten, auch wenn Sie die Datei verändern.

Digitale Ablage sichert Wissen

Durch die zentrale Dateiablage in projectfacts sichern Sie das gesammelte Wissen Ihres Unternehmens in einer zentralen Software. Eine Baumstruktur und unterschiedliche Verzeichnisse helfen Ihnen dabei, immer den Überblick zu behalten. Die umfassende Suchfunktion sorgt dafür, dass Sie immer finden, was Sie suchen.

Die Ordnerstruktur aus projectfacts lässt sich über ein WebDAV auch als Laufwerk einbinden, so dass Sie auf die Dateien z.B. über den Windows Explorer oder den Finder zugreifen können.

Zusammenarbeit digital

In projectfacts vorhandene Dokumente können Sie genau den Teammitgliedern zur Verfügung stellen, die Zugriff darauf haben sollen. Dafür sorgt das Rechtesystem. Dateien können Sie gemeinsam bearbeiten, kommentieren und über projectfacts intern und extern versenden.

Über einen externen Zugang können Sie Dokumente gemeinsam mit Kunden und Partnern verwalten. Hat Ihr Kunde durch den externen Zugang Zugriff auf einen Ordner, kann er dort Dateien hochladen. Über eine Alarmfunktion erhält das Team einen Hinweis, wenn neue Dateien im Ordner hinzugekommen sind. So geht Zusammenarbeit smart, digital und sicher.

Dokumente digitalisieren per App

Die App pfScan sorgt dafür, dass Sie sämtliche Dokumente und Belege mobil über Ihr Smartphone erfassen und in projectfacts hochladen können.

Mehr zur App pfScan

Checkliste Dateiablage

	Beliebige Dateien
	Online Bearbeitung
	Beliebige Verzeichnisstrukturen
	Zugriffsrechte pro Datei
	Zugriffsrechte pro Verzeichnis
	Vererbte Zugriffsrechte
	Versionsverwaltung
	Datei-Umfragen
	Externe Verlinkungen

	Dateivorlagen
	Verzeichnis pro Kunde und Projekt
	Privates Verzeichnis
	Interne Verlinkungen auf Verzeichnisse oder Dateien
	Zugriffsrechte pro Verzeichnis
	Dateien sperren
	Drag‘n‘drop
	Zusammenfassung