Dokumentenmanagement und gemeinsame Dateiverwaltung

Mit projectfacts müssen Sie nie wieder in Server-Strukturen oder E-Mail-Postfächern nach der wichtigen Datei suchen, die Ihnen Ihr Kunde geschickt hat. In projectfacts finden Sie alle Dateien immer genau dort, wo Sie sie benötigen: In der zentralen Dateiverwaltung, beim Projekt und beim Kunden. Das ist einer der zahlreichen Vorteile eines vernetzten Systems. Mit projectfacts digitalisieren Sie Ihr Unternehmen.

Zusammenarbeit digital

In projectfacts vorhandene Dokumente können Sie genau den Teammitgliedern zur Verfügung stellen, die Zugriff darauf haben sollen. Dafür sorgt das Rechtesystem. Dateien können Sie gemeinsam bearbeiten, kommentieren und über projectfacts intern und extern versenden.

Über einen externen Zugang können Sie Dokumente gemeinsam mit Kunden und Partnern verwalten. Hat Ihr Kunde durch den externen Zugang Zugriff auf einen Ordner, kann er dort Dateien hochladen. Über eine Alarmfunktion erhält das Team einen Hinweis, wenn neue Dateien im Ordner hinzugekommen sind. So geht Zusammenarbeit smart, digital und sicher.

Dateimanagement: Projektdokumente und Belege

Ob es sich um Unterlagen Ihrer Kunden, Rechnungen, Verträge oder sonstige Kostenbelege handelt. projectfacts hat immer den richtigen Platz für Ihre digitalen Dokumente. Über eine einfache Drag&Drop Funktion können Sie Dateien hochladen und Kunden, Projekten oder Abrechnungen zuweisen. Die Versionierung sorgt dafür, dass Sie die Originaldokumente immer behalten, auch wenn Sie die Datei verändern. So behalten Sie stets den Überblick.

Digitale Ablage sichert Wissen

Durch die zentrale Dateiablage in projectfacts sichern Sie das gesammelte Wissen Ihres Unternehmens in einer Software. Eine Baumstruktur und unterschiedliche Verzeichnisse helfen Ihnen dabei, immer den Überblick zu behalten. Die umfassende Suchfunktion sorgt dafür, dass Sie immer finden, was Sie suchen. Die Ordnerstruktur aus projectfacts lässt sich über ein WebDAV auch als Laufwerk einbinden, so dass Sie auf die Dateien z.B. über den Windows Explorer oder den Finder zugreifen können.

Dokumente digitalisieren per Web-App

Die Web-App pfScan sorgt dafür, dass Sie sämtliche Dokumente und Belege mobil über Ihr Smartphone erfassen und in projectfacts hochladen können.

Egal, ob es sich um einen Bauplan, einen Projektplanungsbogen oder eine Rechnung handelt, mit projectfacts digitalisieren Sie Dokumente im Handumdrehen. Dank Cloud-Anbindung funktioniert das praktisch überall:

  • im Büro,
  • im Home Office,
  • im Taxi,
  • im Hotel.

Mit projectfacts haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Dateien und Dokumente. Dafür brauchen Sie nichts weiter als eine Internetverbindung.

Dokumente, die Ihnen bereits digital vorliegen, z. B. als PDF, können Sie genauso komfortabel ins System einlesen. Laden Sie die Datei einfach per Drag & Drop direkt ins projectfacts Dateimanagement hoch. Fertig.

Mehr zur digitalen Belegerfassung
Digitale Belegerfassung pfScan App

Checkliste Dateiablage

  • Beliebige Dateien
  • Online Bearbeitung
  • Beliebige Verzeichnisstrukturen
  • Zugriffsrechte pro Datei
  • Zugriffsrechte pro Verzeichnis
  • Vererbte Zugriffsrechte
  • Versionsverwaltung
  • Datei-Umfragen
  • Externe Verlinkungen
  • Dateivorlagen
  • Verzeichnis pro Kunde und Projekt
  • Privates Verzeichnis
  • Interne Verlinkungen auf Verzeichnisse oder Dateien
  • Zugriffsrechte pro Verzeichnis
  • Dateien sperren
  • Drag & Drop
  • Zusammenfassung
  • WebDAV
  • WebCam
  • Besitzer
  • Tags
  • Maximale Anzahl von vorgehaltenen Versionen
  • Datum und Ersteller
  • Projektverzeichnisvorlagen
  • Autor
  • Bemerkung

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und optimieren Sie Ihr Dateimanagement!

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