Online Aufgabenmanagement Tool für Ihre Projekte

Was ist als nächstes zu tun? Bis wann muss es fertig sein? Und wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung? Das sind die wichtigsten Fragen Ihrer Mitarbeiter, wenn es um die Projektarbeit geht. Mit projectfacts weiß jeder im Unternehmen, was als nächstes zu tun ist. Mit dem intelligenten Aufgabenmanagement genießen Sie den Überblick über alle Aufgaben und können Ihre Projekte sicher zum Ziel führen. Das smarte System warnt Sie automatisch, falls Budget oder geplante Zeit überschritten werden.

Aufgaben strukturieren

Aufgaben können Sie einfach ein Budget, einen Start- und Endzeitpunkt, Vorgänger und Nachfolger sowie Meilensteine zuordnen. Durch die parallele Zeiterfassung für Projekte bleiben Sie im Bilde, mit welchen Arbeitspakten Ihre Mitarbeiter bereits befasst sind. Bei der Zusammenarbeit im Team unterstützt Sie zusätzlich ein voll funktionaler Online Projektkalender.

Aufgaben verteilen

Weisen Sie Aufgaben Verantwortliche, Bearbeiter, Beobachter oder weitere Rollen zu. Welche Rollen dabei welche Funktion und welche Rechte haben, entscheiden Sie. In jedem Fall stellen Sie in projectfacts sicher, dass jeder genau weiß, was sie oder er als nächstes zu tun hat. Fälligkeiten und Alarme tragen Sorge, dass Aufgaben zielgerecht erledigt werden.

Aufgaben erledigen

Hinterlegen Sie individuelle Workflows für Ihr Projekt. Dabei lässt sich jeder Status individuell benennen. Setzen Sie beispielsweise Aufgaben vom Status „offen“ in den Status „in Arbeit“ und danach auf „erledigt“. So wissen Sie und Ihr Team immer genau, wo das aktuelle Projekt gerade steht. Eine Fortschrittsanzeige zeigt an, wie viel Prozent bereits erledigt wurden.

Starten Sie Ihr digitales Aufgabenmanagement per Software.

Managen Sie Aufgaben per Online Software

Verantwortlichkeiten festlegen

Damit Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Mit einer Aufgabenmanagement Software wie projectfacts haben Sie die Möglichkeit, Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete flexibel auf Ihre Teammitglieder zu verteilen. So kennen alle Ihre Mitarbeiter stets Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Aufgaben Mitarbeitern oder Teams zuweisen

Wenn Sie Ihre Projekte planen, können Sie die resultierenden Arbeitspakete an einzelne Mitarbeiter oder an ganze Teams zuweisen. Versehen Sie die Aufgaben mit weiteren Details, wie Start- und Endzeitpunkt und Zeitbudget. Im smarten Aufgabenmanagement Tool von projectfacts können Sie auch weitere Informationen und/oder Dateien zum Projekt oder zur Aufgabe hinterlegen.

Tools zum Aufgabenmanagement

Unsere Aufgabenmanagement Software bietet Ihnen eine ganze Reihe von Tools, mit denen Sie Teamaufgaben verwalten können:

Agile Boards

Scrum- und Kanban-Bords können projektspezifisch oder frei eingesetzt werden – ganz nach Ihren Bedürfnissen.  Über agile Boards bzw. Pinnwände sammeln Sie Aufgaben, können sie priorisieren und den aktuellen Stand der Dinge sichtbar machen. Die Pinnwände sind für alle Teammitglieder sichtbar und sorgen so für eine gut organisierte und dynamische Teamarbeit auf Projektebene. Die Pinnwand kann auch für die persönliche Aufgabenstrukturierung genutzt werden. Einzelne Aufgaben können Sie per Drag & Drop frei verschieben und wissen so stets, welchen Status oder welche Priorität die entsprechende Aufgabe gerade hat.

Offene Punkte

Damit Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, gibt es in projectfacts die „Offenen Punkte“. Damit können Sie Aufgaben für sich selbst, andere oder das gesamte Team sammeln. Sie entsprechen der Idee von Klebezetteln. Diese digitalen Klebezettel können Sie auch im Team der Allgemeinheit zur Verfügung stellen oder innerhalb des Systems an bestimmte Personen verschicken. Offene Punkte können allerdings noch mehr: Sie lassen sich zum Beispiel mit einer Priorität, einem Status, einer Beschreibung und Dateianhängen versehen. Dadurch werden Sie zur optimalen Wahl für spontan anfallende und kleinere Aufgaben.

Projektkalender

Zeitplanung ist für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement sehr wichtig. Unsere Software verfügt deshalb über einen voll-funktionalen Online-Kalender. Er eignet sich sowohl als Team- als auch als Projektkalender, in dem er das Beste aus beiden Welten verbindet. Sie finden darin sowohl aktuelle Projektphasen als auch wichtige Projektereignisse. Arbeitspakete lassen sich automatisch übernehmen. Auch Termine Ihrer Kolleginnen und Kollegen werden angezeigt. Terminplanung und das Verschicken von Einladungen funktionieren genauso umfassend und intuitiv wie Sie es von guten Online-Kalendern gewohnt sind.

Workflows

Viele Aufgaben wiederholen sich in ähnlicher Form. Um Aufgaben dieser Art möglichst optimal zu managen, können Sie in projectfacts Workflows anlegen. Diese Workflows strukturieren das Abarbeiten von Aufgaben und leiten Ihre Mitarbeiter zugleich. So können Arbeitsabläufe mit maximaler Effizienz gestalten und Ihre Mitarbeiter nutzen Ihre Zeit bestmöglich. Viele Prozesse können Sie auf diese Weise schon standardmäßig mit projectfacts optimieren, zum Beispiel die Abrechnung von Projektzeiten. Für weitere individuelle Prozesse findet unser Beratungsteam auch für Sie eine passgenaue Lösung.

Integriertes Aufgabenmanagement für Ihre Prozesse

projectfacts ist mehr als nur eine Software für Ihr Aufgabenmanagement. Mit projectfacts steuern, managen und vernetzen Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Deswegen können Sie auch von den Aufgaben aus auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Dazu gehören das Gesamtprojekt, das Angebot, der Auftrag und die Kundendaten.

Arbeitszeiten lassen sich mit der integrierten Zeiterfassung schnell und einfach auf Arbeitspakete buchen und zur Abrechnung bringen. So behalten Sie immer den Überblick und keine Aufgabe gerät mehr in Vergessenheit.

Checkliste Aufgabenmanagement

  • Offene Punkte als To Do`s, Probleme, Ziele, Notizen und Ideen
  • Beliebige „Offene Punkte“-Listen mit eigenem Verteiler
  • Protokolle und Archivierung von Aufgabenlisten
  • Bearbeiter
  • Fortschritt
  • Fälligkeit
  • Zeitzonen
  • Status einzelner Zeitbuchungen (Ok, zu klären, usw.)
  • Synchronisation mit Outlook und verschiedenen Endgeräten
  • Zuordnung an beliebige Elemente in projectfacts
  • Steigerung der Selbstorganisation
  • „Gelber Zettel“ Funktionalität
  • Zuletzt gebucht
  • Priorität
  • Verantwortlicher
  • Dateianhänge
  • Projektverknüpfung
  • Kategorien
  • Eigene To-do-Listen
  • Offen oder Erledigt
  • Benachrichtigung für Bearbeiter und Ersteller

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