Software zur Projektdokumentation: Ihr Online Tool

Die meisten Projekte haben eines gemeinsam: Sie unterliegen ständigen Änderungen. Ursprüngliche Anforderungen ergeben im Projektverlauf neue Bedarfe und Zeitpläne werden angepasst. Ein guter Projektmanager sollte jederzeit wissen, wann durch wen welche Entscheidung getroffen wurde, welche Statusänderungen es im Projektverlauf gab und wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat.

 

Mit projectfacts gelingt diese Aufgabe wie von selbst. Denn projectfacts ist weit mehr als eine Projektmanagement Software. Das integrierte System bildet alle Prozesse in einem Unternehmen ab und verknüpft sie sinnvoll miteinander. Deswegen können Sie bei Ihren Projekten auch immer alles einsehen: Dateien, Tickets, Zeitbuchungen und die komplette Kundenkommunikation. So haben Sie immer und jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und müssen diese nicht doppelt pflegen.

Die Vorteile der digitalen Projektdokumentation mit projectfacts:

Sie finden Informationen schneller
Entscheidungen können Sie jederzeit nachvollziehen
Sie schaffen Rechtssicherheit
Sie sind jederzeit in der Lage, Auskunft zu geben
Hohe Transparenz in allen Projektschritten
Vermeidung von doppelter Arbeit und damit Reduktion der Kosten

Zentrale Projektdokumentation – alle Dokumente im Griff

Für sämtliche Unterlagen und Dateien zu Ihrem Projekt können Sie unsere Projekt-Dokumentations-Software nutzen. Sie haben alle Informationen zu Ihren Projekten an einem zentralen Ort und vermeiden doppelte Arbeit.

Sie können beliebige Dateien hochladen: Verträge, Kostenkalkulationen in Excel, Tätigkeitsbeschreibungen in Word, PDF-Rechnungen. In projectfacts finden Sie immer den richtigen Platz für Ihre digitalen Dokumente. Über Formate brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Sie können die Projekt-Dokumentations-Software wie ein PC-Dateisystem verwenden.

Auf Wunsch binden wir die Ordnerstruktur aus projectfacts über WebDAV auch als Laufwerk für Sie ein, sodass Sie auf Ihre Dateien wie gewohnt über den Windows Explorer oder den macOS Finder zugreifen können.

 

Durch die zentrale Dateiablage haben Sie alle projektrelevanten Dokumente an einem Ort. Baumstrukturen und Verzeichnisse helfen Ihnen, den Überblick zu wahren. Über eine umfassende Suchfunktion finden Sie immer genau das, was Sie gerade suchen.

Belegupload mit Drag & Drop und pfScan

Im Laufe eines Projekts fallen oft unzählige Dokumente und Belege an. Egal in welcher Form Sie Ihr Projekt online dokumentieren, mit unserem Tool zur Projektdokumentation können Sie praktisch alles ins System hochladen:

Ein Zulieferer schickt Ihnen eine PDF-Rechnung per Mail
Sie bekommen für spontane Materialkäufe eine Papier-Quittung
Sie notieren handschriftliche Ergänzungen auf dem Abnahmeprotokoll
Sie fotografieren einen Projektfortschritt zur Dokumentation ab

Über eine einfache Drag & Drop-Funktion laden Sie digitale Belege direkt ins System hoch. Diese können Sie im nächsten Schritt Kunden, Projekten oder Rechnungen zuweisen. Physische Dokumente können Sie mit der pfScan App abfotografieren und per digitaler Belegerfassung direkt uploaden. Die automatische Texterkennung übernimmt Kontaktdaten und weitere Beleginformationen ohne weiteres Zutun in die Software.

Online Projektdokumentation: Jederzeit und überall für Ihr Team verfügbar

projectfacts arbeitet vollständig online. Dadurch stellen Sie zwei Dinge sicher:

Ihre Daten werden an einem zentralen Ort gesichert – geschützt vor Datenverlust und unerlaubtem Zugriff
Ihre Projektdokumentation ist jederzeit und überall erreichbar – für Ihr gesamtes Team

Ein umfassendes Berechtigungssystem trägt dafür Sorge, dass alle Projektmitglieder genau den Zugriff erhalten, den sie benötigen. Die automatische Versionierung stellt sicher, dass Sie Originaldokumente immer behalten, auch wenn Dateien verändert werden. So können Sie problemlos im Team an Ihrer Projektdoku arbeiten.

 

Über einen externen Zugang können Sie zudem weitere Dienstleister oder auch Kunden einbinden und die Dateiablage gemeinsam nutzen. Den Zugriff auf Dokumente können Sie individuell einschränken. So gelingt nicht nur eine gemeinsame Online Projektplanung, sondern auch eine gemeinsame Online Projektdokumentation.

Projekt-Aktivitäten automatisch dokumentieren

Neben der Möglichkeit zur manuellen Dokumentation trackt projectfacts bestimmte Aktivitäten innerhalb von Projekten auch vollautomatisch für Sie. Eine Übersicht hierzu finden Sie im Projektstrukturplan.

Ändert sich in Ihrem Projekt beispielsweise der Zeitplan oder gibt es Statusänderungen, werden diese ganz automatisch durch projectfacts erfasst. Über die Aktivitätenanalyse können Sie diese Änderungen später jederzeit einsehen und nachvollziehen.

Auch Projektberichte und Arbeitsaufträge lassen sich in projectfacts automatisch erstellen und zur Dokumentation nutzen. Sie können diese frei nach Ihren Wünschen konfigurieren und layouten lassen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation einheitlich und ansprechend erfolgt.

Kommunikation im Projekt effizient abwickeln

Für den internen Austausch steht Ihnen in projectfacts ein projektbezogenes Forum zur Verfügung.  Die tägliche E-Mail-Flut können Sie reduzieren, indem Sie das Ticketsystem von projectfacts nutzen. Der Vorteil: Die gesamte Projektkommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihrem Kunden ist zentral an einem Ort gespeichert, dokumentiert und sogar durchsuchbar. Jedes Ticket ist automatisch mit dem Projekt verknüpft und ist daher auch im Projekt selbst verankert.

Projektdokumentation im Überblick

Online Projektdokumentation für Ihr gesamtes Team
Alle wichtigen Informationen für Ihr Projektmanagement: Dateien, Tickets, Zeitbuchungen und die komplette Kundenkommunikation
Vollständige Laufwerkfunktionalität mit Dateiablage, Ordnerstrukturen, Versionierung etc.
Gemeinsame Projektdokumentation mit Kunden oder Partnern

Testen Sie die Projektdokumentation und fordern Sie Ihren kostenlosen Testaccount an.

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