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Seminarverwaltung für Bildungsträger und Akademien

Die Seminarverwaltung Software für Weiterbildungsinstitute, Akademien und Trainingsanbieter. Planen, organisieren und verrechnen Sie Ihre Seminare in einer Lösung.

Unverbindlich kennenlernen

Was ist eine Seminarverwaltungssoftware?

Eine Seminarverwaltungssoftware bündelt die Organisation von Seminaren und Kursen an einem Ort: Termine und Trainer planen, Teilnehmer verwalten, mit ihnen kommunizieren, Unterlagen bereitstellen und die Leistungen abrechnen. projectfacts ist eine All-in-One-Lösung für Bildungsträger, Akademien und Weiterbildungsinstitute – in Deutschland entwickelt, DSGVO-konform und 100 % in Deutschland gehostet.

Anders als bei kleinen Einzelanbietern liegt der Fokus auf Organisationen mit mehreren Trainern, vielen Teilnehmern und laufendem Seminarbetrieb. Sie steuern Ihre Seminare als Projekte, planen Ressourcen zentral und behalten den Überblick über Belegung, Kommunikation und Abrechnung. Branchenübergreifend finden Sie den passenden Einstieg auch über die Software für Dienstleister.

„projectfacts bietet für uns eine umfassende Lösung für die Verwaltung unserer Kundenprojekte und den dazugehörigen administrativen Prozessen. Dank den smarten Funktionen können wir unsere Administration effizient gestalten und uns auf das Wesentliche konzentrieren – unsere Kunden.“ – Michael Wahler, Geschäftsführer von WAHLER Human Resources
WAHLER_HR

Highlights der Seminarverwaltung Software

Ressourcen- und Seminarplanung | projectfacts

Seminare planen und organisieren

Legen Sie jedes Seminar als eigenen Vorgang an und behalten Sie Termine, Kapazitäten und Auslastung im Blick. Über die Ressourcenplanung und Personalplanung verplanen Sie Trainer und Räume passgenau nach Qualifikationen und Verfügbarkeiten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Seminare besetzt sind und wo noch Plätze oder Referenten fehlen.

30 Minuten, unverbindlich
Trainer- und Skillmanagement | projectfacts

Trainer, Freelancer und Skills verwalten

Verwalten Sie festangestellte Referenten und externe Freelance-Trainer gemeinsam an einem Ort. Über das integrierte Skillmanagement hinterlegen Sie zu jedem Trainer die passenden Kompetenzen und Themen und verplanen Seminare gezielt nach diesen Skills. Über die Personalverwaltung sehen Sie zudem die Historie der bereits durchgeführten Seminare je Trainer – für Nachweise, Qualitätssicherung und die nächste Planung.

Einschätzung vom Berater
Teilnehmerverwaltung im CRM | projectfacts

Teilnehmer verwalten und Unterlagen bereitstellen

Alle Teilnehmer, Firmen und Ansprechpartner pflegen Sie zentral im CRM – inklusive Buchungshistorie und weitergehender Dokumente. Für jedes Seminar stellen Sie den Teilnehmern einen eigenen Datenraum mit Skripten, Aufgaben und Materialien bereit. Über die Projektdokumentation liegen alle Unterlagen strukturiert und geschützt an einem Ort.

Direkt Antworten bekommen
Kommunikation über das Ticketsystem | projectfacts

Mit den Teilnehmern kommunizieren

Halten Sie Ihre Teilnehmer automatisch auf dem Laufenden. Über das Kampagnenmanagement versenden Sie Einladungen, Erinnerungen und Aufgaben gebündelt per E-Mail an alle Teilnehmer eines Seminars. Rückfragen und individuelle Anliegen laufen strukturiert über das Ticketsystem, sodass keine Nachricht verloren geht und jeder Vorgang nachvollziehbar bleibt.

Lieber gleich testen?
Seminarabrechnung | projectfacts

Seminare flexibel abrechnen

Mit projectfacts rechnen Sie Ihre Seminare auf Knopfdruck ab, statt Rechnungen von Hand zu schreiben. Der Auftrag bündelt die gebuchten Leistungen und stellt sie nach Ihren Wünschen in Rechnung – als festen Seminarpreis, pro Teilnehmer, als Firmenkontingent oder aufwandsbasiert. Unterschiedliche Leistungssätze, etwa für Präsenz- und Online-Seminare, hinterlegen Sie einmal und nutzen sie automatisch. Mehr dazu unter Faktura und Projektabrechnung.

Kurz Ihre Fragen klären

Ihre Prozesse effizienter gestalten

Mit projectfacts digitalisieren und optimieren Sie Ihren gesamten Seminarbetrieb. Sie sparen Zeit in der Verwaltung, behalten den Überblick über Ressourcen, Teilnehmer und Abrechnung und arbeiten mit einer flexiblen, anpassbaren Software, die mit Ihrer Organisation wächst.

Bringen Sie Ihre Seminarverwaltung in eine Lösung. Jetzt testen!

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Darum sollten Sie auf projectfacts setzen

25+

Jahre Erfahrung

20.000+

zufriedene Nutzer

100%

Made & Hosted in Germany

Häufige Fragen

Was ist eine Seminarverwaltung Software?
Eine Seminarverwaltung Software bündelt die Organisation von Seminaren an einem Ort: Termine und Trainer planen, Teilnehmer verwalten, mit ihnen kommunizieren, Unterlagen bereitstellen und die Leistungen abrechnen. projectfacts bildet das als All-in-One-Lösung für Bildungsträger und Akademien ab.
Für wen eignet sich die Seminarverwaltungssoftware von projectfacts?
Die Software richtet sich an Bildungsträger, Akademien, Weiterbildungsinstitute und Trainingsanbieter mit mehreren Trainern und laufendem Seminarbetrieb – nicht an einzelne Coaches, sondern an Organisationen mit vielen Teilnehmern und Seminaren.
Wie plane ich Seminare und Trainer in projectfacts?
Jedes Seminar legen Sie als eigenen Vorgang mit Terminen und Kapazitäten an. Über die Ressourcen- und Personalplanung verplanen Sie Trainer und Räume nach Qualifikation und Verfügbarkeit. Mehr dazu unter Ressourcenplanung.
Kann ich externe Freelance-Trainer und deren Skills verwalten?
Ja. Sie verwalten festangestellte Referenten und externe Freelance-Trainer gemeinsam, hinterlegen über das Skillmanagement die passenden Kompetenzen und verplanen Seminare gezielt nach Skills. Auch die Historie durchgeführter Seminare je Trainer ist einsehbar. Mehr dazu unter Personalverwaltung.
Wie kommuniziere ich mit den Seminarteilnehmern?
Über das Kampagnenmanagement versenden Sie Einladungen, Erinnerungen und Aufgaben gebündelt per E-Mail an alle Teilnehmer. Rückfragen laufen strukturiert über das Ticketsystem. Mehr dazu unter Kampagnenmanagement und Ticketsystem.
Können Teilnehmer auf Seminarunterlagen zugreifen?
Ja. Für jedes Seminar stellen Sie den Teilnehmern einen eigenen Datenraum mit Skripten, Aufgaben und Materialien bereit. Alle Unterlagen liegen strukturiert und geschützt an einem Ort. Mehr dazu unter Projektdokumentation.
Wie rechne ich Seminare ab?
Rechnungen erstellen Sie auf Knopfdruck. Möglich sind fester Seminarpreis, Abrechnung pro Teilnehmer, Firmenkontingente oder aufwandsbasierte Rechnungen. Unterschiedliche Leistungssätze für Präsenz- und Online-Seminare hinterlegen Sie einmal. Mehr dazu unter Faktura.
Ist die Seminarverwaltung DSGVO-konform?
Ja. projectfacts wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO-konform und wird zu 100 % in Deutschland gehostet.