ERP Software für Personaldienstleister

Die Online-ERP-Software für Personaldienstleister. Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit CRM, Zeiterfassung und Projektmanagement.

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Was ist eine Software für Personaldienstleister?

Eine Software für Personaldienstleister unterstützt bei Personalplanung, Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung von Projekteinsätzen. Sie bündelt die Verwaltung von Mitarbeitern, Skills und Kundenaufträgen an einer Stelle, sodass Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung ohne getrennte Insellösungen laufen.

projectfacts ist eine solche All-in-One-Lösung aus Deutschland: Personalplanung, Zeiterfassung, HR-Verwaltung, CRM und Faktura greifen in einem System ineinander. So planen, erfassen und verrechnen Personaldienstleister ihre Einsätze durchgängig. Die Daten liegen DSGVO-konform, Made und Hosted in Germany.

Welche Funktionen braucht eine Software für Personaldienstleister?

Wer Software für Personaldienstleister vergleicht, findet bei fast jedem Anbieter dieselben Aufgabenfelder wieder. Sie taugen als Prüfraster für die eigene Auswahl. Die folgende Übersicht zeigt, was projectfacts davon abdeckt und wo die Grenze verläuft.

In projectfacts enthalten

Disposition und Einsatzplanung: langfristige Grobplanung, auf Wunsch heruntergebrochen auf tagesgenaue Verfügbarkeiten
Skills und Qualifikationen: Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen im HR-Profil, direkt als Filter für die Planung
Zeiterfassung im Kundeneinsatz: im Browser, über die App und mit der Zeitmatrix für ganze Wochen
Reisekosten für Einsätze vor Ort, gemeinsam mit den Projektzeiten erfasst
Flexible Abrechnung: eigene Leistungssätze je Kunde, Skill-Level, Laufzeit sowie für Onsite und Remote
CRM und Ticketsystem: Kundenunternehmen und eingehende Bewerbungen auf derselben Datenbasis
Übergabe: Nachweise je Einsatz, Zuschläge für die vorbereitende Lohnbuchhaltung, DATEV-Schnittstelle

Nicht in projectfacts enthalten

Die rechtsverbindliche Lohn- und Gehaltsabrechnung führt projectfacts nicht durch. Die Software bereitet die Daten auf, abgerechnet wird anschließend im Steuerbüro oder im Lohnprogramm.

Die Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes prüft projectfacts nicht automatisch, also weder Equal Pay noch Branchenzuschläge oder Höchstüberlassungsdauern.

Stellenbörsen mit automatischem Kandidaten-Matching bindet projectfacts nicht an. Bewerbungen laufen stattdessen über das Ticketsystem ein und werden dort weiterbearbeitet.

Projekteinsätze perfekt planen

projectfacts bietet Ihnen die ERP-Software für Personaldienstleister, nach der Sie gesucht haben. Dank praxisorientierter Ressourcenplanung, integriertem Skillmanagement und flexibler Abrechnung kommen Sie an Ihr Ziel. Für Ihre Mitarbeiter stehen eine einfache Zeiterfassung und das Handling von Reisekosten zur Verfügung.

Profitieren Sie von vielen Vorteilen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern:

- Personalplanung Planen Sie Ihre Human Resources effektiv und nach Skill ein.

- Zeiterfassung Erfassen Sie Zeiten jederzeit und überall online in der Cloud.

- Personalverwaltung Erfassen und dokumentieren Sie HR-Daten umfassend und digital.

- Projektabrechnung Verrechnen Sie erfasste Projektzeiten direkt bei Ihren Kunden.

Dass projectfacts ideal auf die Bedürfnisse von Personaldienstleistern zugeschnitten ist, zeigt auch ein Blick auf unsere zufriedenen Kunden. Lesen Sie die „Success Story“ von WAHLER Human Resources mit projectfacts, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Branchenübergreifend finden Sie den passenden Einstieg auch über die Software für Dienstleister.

„projectfacts bietet für uns eine umfassende Lösung für die Verwaltung unserer Kundenprojekte und der dazugehörigen administrativen Prozesse. Dank den smarten Funktionen können wir unsere Administration effizient gestalten und uns auf das Wesentliche konzentrieren – unsere Kunden.“ – Michael Wahler, Geschäftsführer von WAHLER Human Resources

Highlights der ERP-Software für Personaldienstleister

Ob klassische Zeitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung oder projektbasierte Personaldienstleistung: Die folgenden Funktionen zeigen, warum projectfacts als Software für Personaldienstleister und als ERP für die Branche funktioniert. Von der Kapazitätsplanung über die mobile Zeiterfassung bis zur flexiblen Abrechnung greift alles in einem System ineinander.

Umfassende Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung ist für Personaldienstleister zentral. Nur so können Sie den Projekteinsatz Ihrer Experten steuern. In projectfacts steht Ihnen sowohl eine grobe und langfristige als auch eine detaillierte und kurzfristige Mitarbeitereinplanung zur Verfügung. So sehen Sie zum einen, welche Mitarbeiter in den nächsten Monaten verplant sind, zum anderen erkennen Sie tagesgenaue Verfügbarkeiten. Schnell wissen Sie, wann der nächste Projekteinsatz starten kann.

Mehr zur Personalplanung

Flexible Zeiterfassung

Ihre Experten arbeiten entweder beim Kunden vor Ort oder remote. Genau aus diesem Grund benötigen Sie eine Zeiterfassungssoftware, die Sie von überall bedienen können. Vor allem bei langfristigen Projekteinsätzen hilft Ihnen die Zeitmatrix. Die Arbeit einer Woche ist so in wenigen Sekunden gebucht. Auch die mobile Zeiterfassung über die App ist kein Problem. Kombiniert wird dies mit einer vollumfänglichen Reisekostenabrechnung für Ihre Einsätze vor Ort.

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HR-Portal für die Verwaltung Ihrer Experten

Bei der Personaleinsatzplanung müssen Sie nicht nur wissen, ob der Mitarbeiter zur Verfügung steht. Entscheidend ist auch, ob der Experte die Skills mitbringt, die der Kunde benötigt. Das integrierte HR-Portal in projectfacts, Ihrer Personaldienstleister Software, ermöglicht Ihnen neben der Verwaltung Ihrer Mitarbeiterverträge auch die Möglichkeit, Mitarbeiterskills zu hinterlegen. Bei der Verplanung Ihrer Mitarbeiter stehen Ihnen diese Skills zur Verfügung. So laufen Ihre Personaldienstleistungen erfolgreich.

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Akquise und Recruiting: der zweiseitige Markt

Personaldienstleister bewegen sich auf einem zweiseitigen Markt: Sie pflegen Kundenunternehmen und Bewerber. Beide Seiten laufen in projectfacts über dieselbe Datenbasis, statt über zwei getrennte Systeme.

Kundenunternehmen gewinnen und halten

Das Geschäft lebt von langfristigen Kundenbeziehungen, also von systematischem CRM. Auch bei der Vielzahl an Kontakten und Aktivitäten, die in dieser Branche üblich ist, bleiben die Informationen beisammen: Kontaktdaten auf einer Visitenkarte, die letzten Aktivitäten auf einem Zeitstrahl.

Zwischen persönlichen Kontakten und Organisationen springen
Individuelle Kontaktarten und Briefanreden hinterlegen
Alle verknüpften Belege sehen: Angebote, Aufträge, Rechnungen
Nachvollziehen, welche Mitarbeiterin zuletzt wo im Einsatz war

Bewerbungen über das Ticketsystem kanalisieren

Bewerbungen laufen als Tickets ein und landen direkt an der richtigen Stelle. Automatische Antworten lassen sich einrichten, interessante Kontakte wandern ins CRM, Bewerbungstermine in den Kalender. Beim Onboarding legen Sie Lebenslauf und Zeugnisse direkt in der digitalen Mitarbeiterakte ab. Wie das Ticketsystem dabei arbeitet, steht auf der eigenen Seite.

Skills und Kompetenzen als Planungsgrundlage

Für Projekteinsätze zählen oft besondere Qualifikationen: Sprachen, Programmierkenntnisse, eine Fachdisziplin oder schlicht der Führerschein. Im HR-Profil der digitalen Mitarbeiterakte hinterlegen Sie Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen, bündeln sie in Gruppen und bewerten sie einzeln.

In der Planung greifen Sie dann gezielt auf die Personen zu, die dem Anforderungsprofil entsprechen. Lebensläufe, Steckbriefe oder Skill-Übersichten leiten Sie direkt an interessierte Kundenunternehmen weiter.

Projekteinsätze flexibel abrechnen

Je nach Projekt, eingesetztem Mitarbeiter oder Kunden kann sich Ihre Abrechnung unterscheiden. Mit projectfacts sind Sie bei der Online-Abrechnung Ihrer Projekteinsätze flexibel. Sie hinterlegen unterschiedliche Leistungssätze, zum Beispiel für Onsite und Remote. Durch die Zeitbuchung des Mitarbeiters erkennt projectfacts direkt, welcher Leistungssatz abgerechnet wird. Auch die Abrechnung unterschiedlicher Skill-Level oder Laufzeiten ist intuitiv und einfach.

Mehr zur Projektabrechnung

Von der erfassten Zeit zur Rechnung und in die Lohnbuchhaltung

Bei Personaldienstleistern entscheidet sich am Monatsende, ob die Software trägt: Aus den Stunden, die Ihre Mitarbeiter beim Kunden gebucht haben, müssen eine prüfbare Rechnung und saubere Lohndaten werden. In projectfacts ist das eine durchgehende Kette statt einer Exportstrecke zwischen drei Programmen.

Nachweis je Einsatz

Jede gebuchte Zeit hängt am Kundenauftrag und am eingesetzten Mitarbeiter. Daraus entsteht der Stundennachweis, den Ihr Kundenunternehmen zur Rechnung sehen möchte, ohne dass jemand Excel-Listen zusammenträgt.

Rechnung nach Leistungssatz

Die hinterlegten Leistungssätze greifen automatisch, je nach Onsite oder Remote, Skill-Level und Laufzeit. Die Projektabrechnung zieht die freigegebenen Zeiten direkt in die Rechnung an Ihr Kundenunternehmen.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Überstunden sowie Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit stehen gebündelt für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit. Die rechtsverbindliche Gehaltsabrechnung übernimmt anschließend Ihr Steuerbüro oder Ihr Lohnprogramm. Finanzdaten gehen über die DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater.

Für wen passt projectfacts als Software für Personaldienstleister?

Passt gut

Wenn Sie Fachkräfte projektbasiert überlassen oder vermitteln und dabei nach Qualifikation planen: Engineering- und IT-Dienstleistung, Beratung, Interim-Einsätze, Zeitarbeit im Projektgeschäft.

Also überall dort, wo Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung beim Kunden und eine flexible Abrechnung zusammengehören und Ihnen deutsches Hosting und DSGVO-Konformität wichtig sind.

Weniger passend

Wenn Sie eine reine Zeitarbeitssuite für die klassische Arbeitnehmerüberlassung im gewerblichen Massengeschäft suchen, die Equal Pay, Branchenzuschläge und Höchstüberlassungsdauern automatisch prüft und die Lohnabrechnung selbst durchführt.

projectfacts liefert dafür die Planungs-, Zeit- und Abrechnungsdaten und übergibt sie, prüft die Vorgaben des AÜG aber nicht für Sie.

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Häufige Fragen

Welche Software eignet sich für Personaldienstleister?

Für Personaldienstleister eignet sich eine All-in-One-Software, die Personalplanung, Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System verbindet. projectfacts deckt diese Bereiche gemeinsam mit CRM und Faktura ab und ist DSGVO-konform, Made und Hosted in Germany.

Welche Funktionen sollte eine Software für Personaldienstleister haben?

Wichtig sind Disposition und Einsatzplanung, ein Skill- und Qualifikationsprofil je Mitarbeiter, eine Zeiterfassung, die auch beim Kunden vor Ort funktioniert, die Erfassung von Reisekosten, flexible Leistungssätze für die Abrechnung sowie CRM und ein Kanal für eingehende Bewerbungen. Dazu kommt die Übergabe der Stunden in Rechnung und vorbereitende Lohnbuchhaltung. projectfacts deckt diese Felder in einem System ab.

Prüft projectfacts die Vorgaben des AÜG wie Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer?

Nein. projectfacts plant Einsätze, erfasst Zeiten und rechnet sie gegenüber Ihren Kundenunternehmen ab. Eine automatische Prüfung von Equal Pay, Branchenzuschlägen oder Höchstüberlassungsdauern nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gehört nicht zum Funktionsumfang, ebenso wenig die rechtsverbindliche Lohnabrechnung. Diese übernimmt Ihr Steuerbüro oder Ihr Lohnprogramm auf Basis der Daten aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Was unterscheidet ein ERP für Personaldienstleister von einer HR-Software?

Eine HR-Software verwaltet die eigene Belegschaft: Stammdaten, Verträge, Abwesenheiten. Ein ERP für Personaldienstleister verbindet diese Personaldaten zusätzlich mit dem Kundengeschäft, also mit Aufträgen, Einsätzen, erfassten Zeiten und Rechnungen. Erst dadurch lässt sich ein Projekteinsatz von der Anfrage bis zur Rechnung in einem System führen.

Ist projectfacts für Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung geeignet?

Ja. Über Personalplanung, Skillmanagement und flexible Leistungssätze lassen sich Einsätze in der Zeitarbeit und der Arbeitnehmerüberlassung planen, erfassen und abrechnen. Mehr dazu unter Personalplanung und Zeiterfassung. Für die klassische Arbeitnehmerüberlassung im gewerblichen Massengeschäft, mit automatischer AÜG-Prüfung und eigener Lohnabrechnung, ist projectfacts dagegen nicht ausgelegt.

Was bietet die ERP Software für Personaldienstleister?

projectfacts bietet praxisorientierte Ressourcenplanung, integriertes Skillmanagement und flexible Abrechnung. Für Ihre Mitarbeiter stehen eine einfache Zeiterfassung und das Handling von Reisekosten zur Verfügung.

Wie funktioniert die Kapazitätsplanung für Personaldienstleister?

In projectfacts steht Ihnen eine grobe, langfristige sowie eine detaillierte, kurzfristige Mitarbeitereinplanung zur Verfügung. So erkennen Sie tagesgenaue Verfügbarkeiten und wissen, wann der nächste Projekteinsatz starten kann. Mehr dazu unter Personalplanung.

Können Mitarbeiter ihre Zeiten auch remote erfassen?

Ja. Die Zeiterfassung lässt sich von überall bedienen. Bei langfristigen Einsätzen hilft die Zeitmatrix, die Arbeit einer Woche in Sekunden zu buchen, ebenso die mobile Zeiterfassung per App. Mehr dazu unter Zeiterfassung.

Wie verwalte ich die Skills meiner Experten?

Das integrierte HR-Portal ermöglicht neben der Verwaltung Ihrer Mitarbeiterverträge auch das Hinterlegen von Mitarbeiterskills. Bei der Verplanung stehen Ihnen diese Skills zur Verfügung. Mehr dazu unter Personalverwaltung.

Wie flexibel ist die Abrechnung von Projekteinsätzen?

Sie hinterlegen unterschiedliche Leistungssätze, zum Beispiel für Onsite und Remote. Durch die Zeitbuchung erkennt projectfacts direkt, welcher Leistungssatz abgerechnet wird. Mehr dazu unter Projektabrechnung.

Werden Reisekosten in projectfacts berücksichtigt?

Ja. Die flexible Zeiterfassung wird mit einer vollumfänglichen Reisekostenabrechnung für Ihre Einsätze vor Ort kombiniert.

Lassen sich unterschiedliche Skill-Level abrechnen?

Ja. Auch die Abrechnung unterschiedlicher Skill-Level oder Laufzeiten ist mit projectfacts intuitiv und einfach möglich.

Wie kommen die Stunden aus dem Kundeneinsatz in Rechnung und Lohnbuchhaltung?

Die Kette hat drei Stationen. Erst wird die Zeit auf den Kundenauftrag gebucht, daraus entsteht der Stundennachweis. Dann greift der hinterlegte Leistungssatz und die Rechnung an das Kundenunternehmen entsteht. Zuletzt stehen Überstunden und Zuschläge für die vorbereitende Lohnbuchhaltung bereit, Finanzdaten gehen über die DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater.