Wie viele Systeme steuern Ihr Unternehmen?
Ordnen Sie zwölf Bereiche kurz ein. Sie sehen sofort, wie viele Werkzeuge im Spiel sind und an welchen Übergängen Ihre Daten von Hand weiterwandern.
Jetzt einordnenDie meisten Dienstleister wissen nicht, wie viele Programme ihr Geschäft tragen.
Gewachsen ist die Landschaft ja nicht an einem Tag. Ein CRM kam zum Vertrieb, ein Zeiterfassungstool wegen der Pflicht, ein Rechnungsprogramm vom Steuerberater empfohlen, dazu Excel für alles, wofür es nie ein Programm gab. Erst wenn man es nebeneinander aufschreibt, sieht man die Rechnung.
Dieser Check ist genau dieses Nebeneinander-Aufschreiben, in wenigen Minuten. Er verschickt nichts, verlangt keine Adresse und rechnet vollständig in Ihrem Browser.
Ihre zwölf Bereiche
Für jeden Bereich: Womit läuft er heute? Wenn Sie den Namen des Programms dazuschreiben, wird die Zählung genauer, weil wir dann sehen, welche Bereiche dasselbe Werkzeug teilen.
„Größeres System“ heißt: ein Programm, das mehrere dieser Bereiche zugleich abdeckt. „Eigenes Programm“ heißt: ein Werkzeug nur für diesen einen Bereich. Was Sie nicht brauchen, klicken Sie auf „Brauchen wir nicht“, dann fällt es aus der Wertung.
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Kundendaten und Kontakte
Adressen, Ansprechpartner, was zuletzt besprochen wurde
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Angebote und Vertrieb
Angebote schreiben, nachfassen, Abschlüsse verfolgen
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Projekte und Aufträge
Was ist beauftragt, wer macht was bis wann
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Aufgaben und Zusammenarbeit
To-dos, Boards, Absprachen im Team
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Arbeits- und Projektzeiten
Wer hat wie lange woran gearbeitet
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Urlaub und Abwesenheiten
Anträge, Freigaben, Resturlaub
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Rechnungsstellung
Ausgangsrechnungen, Teilrechnungen, Mahnungen
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Eingangsrechnungen und Belege
Lieferantenrechnungen, Freigaben, Reisekosten
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Übergabe an die Buchhaltung
Steuerberater, Finanzbuchhaltung, Monatsabschluss
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Kundenanfragen und Support
Anfragen annehmen, zuordnen, beantworten
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Dokumente und Dateiablage
Verträge, Protokolle, Projektunterlagen
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Auswertung und Controlling
Was hat ein Projekt gekostet, was ist noch offen
So wird gezählt: Jeder unterschiedliche Programmname zählt einmal, egal in wie vielen Bereichen er auftaucht. Ein eigenes Programm ohne Namen zählt einzeln, mehrere Bereiche „in einem größeren System“ ohne Namen zählen zusammen als eines. Excel, Word und Mail zählen wir nicht als System, sondern getrennt aus. Als Bruchstelle gilt ein Übergang, an dem die beiden Seiten in verschiedenen Systemen liegen oder eine Seite unversorgt ist.
Ihre Landkarte
Waagerecht steht, wie gut ein Bereich heute unterstützt ist, senkrecht, wie sehr er drückt. Die Punktgröße zeigt, an wie vielen Bruchstellen der Bereich hängt.
Rechts oben liegt, was zuerst dran wäre: schwach unterstützt und drückt. Der grün umringte Punkt ist Ihr größter Hebel. Links oben ist die ehrlichste Ecke der Karte: Was dort steht, läuft bereits in einem größeren System und tut trotzdem weh. Dann liegt es nicht an der Software, sondern an Einrichtung, Pflege oder Absprachen. Ein hohler Punkt heißt, dass dieser Bereich an keiner der geprüften Nahtstellen hängt.
Was dieser Check nicht ist
Er ist eine Landkarte, kein Gutachten. Er rechnet ausschließlich mit dem, was Sie eingetragen haben, und kennt weder Ihre Branche noch Ihre Zahlen noch die Qualität Ihrer bestehenden Schnittstellen. Zwei Systeme, die sauber miteinander sprechen, sind besser als ein System, das niemand benutzt.
Er ist auch keine Bewertung Ihrer Arbeit. Viele Bruchstellen bedeuten nicht, dass etwas falsch gemacht wurde, sondern dass die Landschaft mit dem Unternehmen gewachsen ist. Interessant ist nur die Frage, welche Übergänge Sie heute noch von Hand bedienen und ob Sie das weiterhin wollen.
Und er ist kein Verkaufsformular. Wenn oben herauskommt, dass Ihre Systeme zusammenhängen, dann ist das das Ergebnis und nicht der Einstieg in ein Gespräch.
Sie haben Ihre Karte, aber nicht die Reihenfolge?
Die häufigste Frage nach so einer Aufstellung ist nicht „Welches System?“, sondern „Womit fangen wir an?“. Darüber lässt sich in einer Viertelstunde reden, ohne dass daraus etwas werden muss.
Die Karte gemeinsam durchgehen