projectfacts in Ihrer Systemlandschaft

Der häufigste Fall bei Dienstleistern. Angebot, Projekt, Zeiterfassung, Ticket und Rechnung entstehen in einem System und hängen zusammen. Nach außen gehen nur noch zwei Dinge: die Finanzdaten an die Buchhaltung über die DATEV-Schnittstelle und Termine, Kontakte und E-Mails an Microsoft 365. Alles andere bleibt drinnen. Was dabei zusammenläuft, zeigt die vollständige Funktionsübersicht.

Wo eine Warenwirtschaft tief eingeführt ist, wäre ihre Ablösung ein eigenes Projekt – und selten nötig. projectfacts übernimmt dann die Bereiche, die klassische ERP-Systeme schwach abdecken: Projektsteuerung, Zeiterfassung, Ticketbearbeitung und die Abrechnung von Dienstleistung. Die Verbindung läuft über die REST-API, über die Stammdaten hereinkommen und Ergebnisse zurückgehen.

Wenn Zahlen heute in fünf Systemen liegen und niemand sie zusammenbringt, ist die Drehscheibe die eigentliche Aufgabe. projectfacts sammelt ein, verknüpft die Daten miteinander und gibt sie geordnet weiter – an ein Auswertungswerkzeug über Power BI und den Export oder an ein übergeordnetes System. Wenn dabei ganze Insellösungen wegfallen sollen, ist die Seite zum Ablösen von Insellösungen der passende Einstieg.

Für die häufigsten Systeme ist die Anbindung bereits gebaut und muss nur eingerichtet werden: DATEV, BMD für Österreich, Microsoft 365 und Teams, die Bankenschnittstelle, Kalender und Kontakte, E-Mail sowie die Telefonanlage. Das ist immer der kürzeste Weg – prüfen Sie ihn zuerst.

Für alles, wofür es keine fertige Anbindung gibt. Über die offene Schnittstelle lesen und schreiben andere Programme dieselben Daten, mit denen Ihre Mitarbeiter arbeiten. Der richtige Weg für feste, wiederkehrende Abläufe, die unbeaufsichtigt laufen sollen.

Der jüngste der vier Wege. Über den MCP-Server greift ein KI-Assistent auf projectfacts zu und beantwortet Fragen, für die sonst jemand einen Bericht bauen müsste. Kein Ersatz für die API, sondern die Ergänzung für alles, was sich nicht vorher planen lässt.

Der unspektakulärste Weg und oft der schnellste. Listen und Auswertungen gehen als CSV oder Excel heraus und von dort in jedes Werkzeug, das damit umgehen kann. Für einmalige Fragen und für Empfänger, die keine Anbindung wollen.

Zwei Wege stehen zur Wahl. Liegen Ihre Konten in Microsoft 365, melden sich Ihre Mitarbeiter über Single Sign-on mit ihrem Microsoft-Konto an. Führen Sie Ihre Benutzer in einem eigenen Verzeichnisdienst, prüft projectfacts die Anmeldung über Active Directory und LDAP. In beiden Fällen wird ein Zugang dort entzogen, wo Sie ihn ohnehin verwalten.

Die Berechtigungen, die Sie in projectfacts pflegen, gelten in der Oberfläche, über die Schnittstelle und über den MCP-Server gleichermaßen. Kein Zugang bekommt Sonderrechte, nur weil er von außen kommt. Das erspart Ihnen ein zweites Berechtigungskonzept, das sonst schnell auseinanderläuft.

Alles, was in projectfacts liegt, lässt sich exportieren – über die Schnittstelle und über die Exportfunktionen. Das ist kein Nebensatz für den Fall der Trennung, sondern eine praktische Frage: Ein System, aus dem Sie Daten nur mit Mühe herausbekommen, macht jede spätere Entscheidung teuer.

Zuerst läuft der Bereich, in dem der größte Schmerz sitzt – meist Zeiterfassung und Projektsteuerung. Danach kommen die angrenzenden Bereiche dazu, und erst zum Schluss die Anbindungen an Nachbarsysteme. Wer umgekehrt vorgeht und mit den Schnittstellen anfängt, baut Verbindungen zu Abläufen, die sich noch ändern. Wie eine Einführung konkret abläuft, steht unter Einführungsprozess.

Arbeiten Sie über Ländergrenzen hinweg, kommen Währungen, Steuersätze, Urlaubs- und Feiertagsregeln dazu. Diese Bausteine hängen nicht am Land, sondern an den Stammdaten – nachzulesen unter Internationalisierung. Gehört Ihr Unternehmen zu einer Gruppe oder wurde es übernommen, ist die Seite zur Konzernanbindung der richtige Einstieg.