Arbeitszeiten und Projektzeiten erfassen, auswerten und abrechnen – Alles in einem System

projectfacts kombiniert die Erfassung von Anwesenheitszeit und Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter in einer Software. Durch die Kombination dieser Daten erhalten Sie eine komplette Arbeitszeiterfassung online. Infolge der vom EuGH eingeführten Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten wird ein entsprechendes System bald unerlässlich. Mit projectfacts werden Sie allen relevanten Anforderungen schon jetzt gerecht.

Zudem profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Features, die Ihre Arbeit spürbar erleichtern und Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten:

Systematische digitale Zeiterfassung aller Mitarbeiter
Check-In und Check-Out mobil, online oder per Terminal
Dokumentation, Abrechnung und Analyse von Projektzeiten
Zeitbuchung projectfacts

Von der Anwesenheitszeit zur Projektzeit

projectfacts ist ein integriertes System, das die Zeiterfassung sinnvoll und intelligent mit anderen Prozessen in Ihrem Unternehmen verknüpft. Den größten Vorteil können Sie aus der Kopplung dieser Daten ziehen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zur Erfassung der reinen Anwesenheitszeit die Möglichkeit geben, Ihre Stunden auf konkrete Projekte zu buchen. Projekte meinen zum Beispiel intern anfallende, eventuell wiederkehrende Prozesse oder auch Projekte mit Kunden oder anderen externen Ansprechpartnern.

 

Auf diese Weise können Mitarbeiter Ihre per Zeiterfassung registrierte Arbeitszeit direkt den Projekten, Teilprojekten oder Arbeitspaketen zuweisen, in die der entsprechende Aufwand geflossen ist. Der Vorteil? Zum einen lässt sich der Fortschritt von Projekten anhand der darauf gebuchten Stunden ablesen. Zum anderen können die für ein konkretes Teilprojekt bzw. Arbeitspaket gebuchten Stunden automatisch zur Abrechnung gebracht werden, sobald es abgeschlossen ist.

Zeitmatrix in projectfacts

projectfacts bietet eine Zeiterfassung für Projekte, welche sich den Bedürfnissen der Nutzer anpasst – nicht umgekehrt. Buchen sie am Ende des Tages? Möchten sie Zeiten per Stoppuhr erfassen? Oder bevorzugen sie eine Zeitmatrix mit Wochen- oder Monatsansicht? Das kann jeder Nutzer individuell für sich entscheiden. In jedem Fall können die Nutzer ihre Arbeitszeiten und Projektzeiten in nur wenigen Schritten exakt abbilden.

 

Mit projectfacts haben Sie ein System für alle Unternehmensprozesse, nicht nur für die Zeiterfassung. Nutzen Sie das Ticketsystem lassen sich Zeiten direkt aus dem Tickets heraus buchen. Termine und Offene Punkte können ebenfalls direkt mit Zeiten bebucht werden. Zahlreiche Berichte erlauben Ihnen genaue Auswertungen und dank integrierter Faktura Software sind die Zeiten einfach abrechenbar.

Zeitarten

Grundsätzlich unterscheidet projectfacts zwei Arten von Zeiten: Anwesenheitszeit und Projektzeit. Die reine Anwesenheitszeit zeigt Ihnen auf einen Blick an, wie lange ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag gearbeitet hat. Kommen Ihre Mitarbeiter beispielsweise morgens ins Büro, können Sie sich schnell und bequem über ein Terminal einloggen. Einfaches Abscannen eines Chips oder einer Karte genügen und schon ist der Mitarbeiter eingecheckt. Projektzeiten sagen Ihnen darüber hinaus, woran Ihr Mitarbeiter in dieser Zeit gearbeitet hat. Dazu verbuchen Ihre Mitarbeiter einfach einzelne „Scheiben“ ihrer Anwesenheitszeit auf Projekte, in denen sie tätig waren.

Arbeitszeitmodelle

Mit projectfacts können Sie alle Arten von Zeiten erfassen, dokumentieren und zur Auszahlung geben, das umfasst auch alle gängigen Arbeitszeitmodelle: Voll- und Teilzeitarbeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Nacht- und Schichtarbeit, Arbeitszeitkonten und viele weitere. Unabhängig vom konkreten Arbeitszeitmodell können Sie die digitale Zeiterfassung mit projectfacts genau so einsetzen, wie Sie es benötigen. Auch Abwesenheiten von Mitarbeitern wie Krankheiten oder Urlaube (Bildungsurlaub, Erholungsurlaub etc.) lassen sich problemlos abbilden. Das versetzt Sie in die Lage, An- und Abwesenheitszeiten langfristig zu planen und passgenaue Dienstpläne zu erstellen.

Pausenregeln

Auf Wunsch können auch automatische Pausenregeln definiert werden. Der Gesetzgeber schreibt je nach Tätigkeitsdauer bestimmte Mindestpausen vor. Zwischen sechs und neun Stunden sind es beispielsweise 30 Minuten, die dem Arbeitnehmer mindestens zustehen. Bei Unterschreiten dieser Pausenzeit erhält der Mitarbeiter einen Hinweis. Beträgt die erfasste Pausenzeit weniger als vorgeschrieben, kann die Differenz automatisch aufgefüllt werden.

Home Office

Arbeiten Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus, sprich im Home Office, können sie sich ganz einfach über die Weboberfläche anmelden. Auch wenn Mitarbeiter für externe Projekte außer Haus sind, können Sie die Zeiterfassung jederzeit mobil starten, pausieren und stoppen. Durch die Check-In/Check-Out-Funktion wissen Sie genau, wann Ihre Mitarbeiter gekommen und gegangen sind. Durch die Online Zeiterfassung genießen Sie und Ihre Mitarbeiter ein Maximum an Flexibilität bei der Arbeit.

Vorteile einer integrierten Lösung für die Online Zeiterfassung

Mit projectfacts haben Sie ein System für alle Unternehmensprozesse. Das bietet erhebliche Vorteile, auch für die Zeiterfassung. Nutzen Sie beispielsweise das Ticketsystem, lassen sich Zeiten direkt aus Tickets heraus buchen. Termine und Offene Punkte können ebenfalls direkt mit Zeiten bebucht werden. Dadurch stellen Sie gleich zwei Dinge sicher:

Zeiten können immer genau auf den Arbeitsprozess gebucht werden, in dem sie anfallen.
Mitarbeiter können ihre Zeiten von überall aus buchen, egal, wo sie sich gerade im System befinden.

Beide Punkte sind in der Praxis nicht zu unterschätzen, denn die einfache und intuitive Handhabung einer Lösung entscheidet oft auch über ihren Erfolg. Bei projectfacts sind wir uns dessen bewusst und haben unsere Softwarelösung deshalb von Anfang an konsequent auf eine möglichst hohe Benutzerfreundlichkeit hin optimiert.

 

Aus diesem Grund ist das Verbuchen von Zeiten genauso einfach gehalten wie die Zeiterfassung selbst. Projekte lassen sich aus einer vordefinierten Liste heraus auswählen, neue Projekte einfach erstellen. Mit Vorlagen lässt sich festlegen, ob die gebuchte Zeit verrechenbar ist oder nicht. Falls ja, wird auch gleich die externe Zeit angezeigt, die zur Verrechnung genutzt wird. Service-Intervalle wie zum Beispiel Viertel- oder Halbstunden-Takte lassen sich auf diese Weise problemlos ins System integrieren. Aber das Wichtigste ist: Ihr Aufwand sinkt, der Automatisierungsgrad steigt.

Tätigkeitsnachweis projectfacts

Digitale Zeiterfassung, Abrechnungen und Tätigkeitsnachweise

Die digitale Zeiterfassung ist eine hervorragende Grundlage für das Erstellen von Rechnungen. Oft müssen neben reinen Fixpreispositionen auch stundenabhängige Posten abgerechnet werden. Durch die Online Zeiterfassung von projectfacts sammeln Sie diese Daten permanent automatisch. Auf diese Weise müssen Sie sie nicht erst mühselig zusammentragen oder in langen Excel-Listen pflegen. Stattdessen liegt alles auf einen Knopfdruck bereit.

 

Basierend auf Ihrem Standard-Rechnungslayout werden alle relevanten Positionen mit der korrekten Buchungszeit in die Rechnung übernommen. Die Zuordnung erfolgt auch hier vollautomatisch. Indem die Mitarbeiter ihre Zeiten auf genau das Teilprojekt oder Arbeitspaket buchen können, an dem sie gearbeitet haben, erfolgt die Abrechnung immer genau nach dem aktuellen Projektfortschritt.

Zeiterfassung auf Projektbasis – Berichte und Auswertungen

Neben der einfachen Abrechnung bietet Ihnen eine digitale Zeiterfassung zahlreiche Möglichkeiten, den Fortschritt und Erfolg von Projekten zu überwachen. Anhand der verbuchten Zeiten können Sie schnell erkennen, ob Ihre Projekte sich wie gewünscht entwickeln oder ob es an bestimmten Stellen hakt. Spezialisierte Berichte erlauben Ihnen dabei unterschiedliche Perspektiven einzunehmen. Damit erfahren Sie auf einen Blick:

Welche Projekte besonders arbeitsintensiv sind und dadurch möglicherweise unrentabel werden.
Welche Mitarbeiter in welchen Projekten aktiv sind und wie stark sie zurzeit ausgelastet sind.
Wie sich ihre Projekte im Soll/Ist-Vergleich in Bezug auf relevante Kennzahlen schlagen.
Wie effizient Ihre Projekte voraussichtlich abgeschlossen werden mithilfe der Earned-Value-Analyse.

Mit all diesen Informationen an der Hand sind Sie in der Lage, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Integration einer digitalen Zeiterfassung mit anderen Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen bieten sich zahlreiche neue Möglichkeiten. projectfacts hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, und ermöglicht Ihnen, Entscheidungen zeitnah und datengetrieben zu fällen.

Starten Sie Ihre neue Zeiterfassung online und fordern Sie Ihren kostenlosen Testaccount an.

Checkliste Zeiterfassung

Checkliste projectfacts
Anwesenheitszeiten
Projektzeiten
Von-Bis-Zeiten
Tätigkeitsnachweis
Berichtswesen
Vorlagen
Schnellbuchen auf Topprojekte
Wochenansicht / Monatsansicht
Terminalunterstützung
Überstundenkonto
Gleitzeit
Krankheitstage
Status einzelner Zeitbuchungen (Ok, zu klären usw.)
Urlaubsmanagement
Freie Buchungsrubriken (z.B. Verrechenbarkeit, Kulanz, usw.)
Beliebig konfigurierbar
Automatisch abrechenbar mit Faktura
Pausen
Home-Office
Extern
Feiertage
Zeiten auf Budgets buchbar
Mehrsprachig
Stoppuhr
Mobiler Zugriff
Zuletzt gebucht
Verschiedene Feiertagkalender
Wochenbuchungen
Rückwirkende Änderungen
Einfache Mehrfachbuchungen über Referenztage
Verrechnung mit internen und externen Stundensätzen
Berechtigungssystem
Fehlzeiten
Berücksichtigung von Krankheit und Urlaub bei der Ressourcenplanung
Zeitbuchungen auf Tagesgeschäft und Projekte
Budget und Aufwandsberechnung in Echtzeit

Das könnte Sie ebenfalls interessieren

Wir beraten Sie gerne

+49 (0) 6151 – 130 97 0

Interesse & Produktfragen

E-Mail: sales [at] projectfacts.de

Support & Anwendungsberatung

E-Mail: support [at] projectfacts.de