Elektronische Zeiterfassung – online und flexibel

Eine ausführliche Arbeitszeiterfassung Online kostet mit projectfacts weniger als 5 Minuten täglich, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade befinden. Über das Webinterface können sie sich jederzeit flexibel ein- und auschecken. Durch die vollständig elektronische Zeiterfassung ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Stechuhren oder Handzettel haben damit ausgedient. Stattdessen können Sie zum Beispiel einen Login per Terminal bereitstellen. Ihre Mitarbeiter halten dann einfach ihren Chip an das Terminal und schon sind sie eingeloggt.

 

Auch wenn ihre Mitarbeiter in Außenterminen unterwegs sind oder vom Home Office aus arbeiten: Durch die webbasierte, elektronische Zeiterfassung entgeht Ihnen und Ihren Mitarbeitern nichts. Zeiten lassen sich über das Smartphone kinderleicht registrieren und genauso einfach können Pausenzeiten online festgehalten werden.

Zeiterfassung projectfacts

Neben dem Dokumentationszweck bietet eine Online Zeiterfassung viele weitere Vorteile, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Besondere Highlights sind:

Zeitbuchung auf Projekte
Systematisches Management von Arbeits- und Abwesenheitszeiten
Analysen zur Mitarbeiterauslastung und Projekteffizienz

Zeitbuchung auf Projekte

projectfacts unterscheidet zwischen Anwesenheits- und Projektzeiten. Die Anwesenheitszeit meint die Brutto-Zeit, die Ihre Mitarbeiter pro Tag mit ihrer Arbeit verbringen. Sie kann wie oben beschrieben jederzeit elektronisch erfasst werden.

 

Noch aussagekräftiger wird eine Zeiterfassung allerdings, wenn ihre Mitarbeiter – zusätzlich zur reinen Erfassung ihrer Anwesenheit – die Möglichkeit haben, diese Zeit bestimmten Projekten zuzuweisen. Dadurch lassen sich einzelne „Scheiben“ der Anwesenheit auf verschiedene Arbeitspakete oder Teilprojekte verteilen. Auf diese Weise wissen Sie und Ihre Mitarbeiter nicht nur, wie lange sie gearbeitet haben, sondern auch, woran. Diese Ergänzung verwandelt die elektronische Zeiterfassung von einer Pflichtübung zu einem mächtigen Analyse- und Steuerungs-Tool.

 

Projektzeiten können Ihre Mitarbeiter direkt ins System eintragen. Neben der Webanwendung kann das auch mit der Web-App geschehen. Die Buchung von Zeiten auf Projekte ist ebenso simpel wie die Erfassung von Anwesenheitszeiten. Projekte lassen sich aus einer vordefinierten Liste auswählen oder es können neue Projekte angelegt werden. Die zugewiesene Projektzeit kann die gesamte Anwesenheitszeit umfassen oder beliebige Teile davon. Damit die Online Zeiterfassung so schnell und reibungslos funktioniert, ist sie nicht nur innerhalb des Moduls „Zeiterfassung“ möglich. Zeiten können genau da erfasst werden, wo sie anfallen. Z. B. zu einem Ticket, einem Termin oder einem Kontakt. Eben genau da, wo sich Ihr Mitarbeiter gerade im System befindet.

Um die Handhabung so intuitiv wie nur möglich zu gestalten, helfen verschiedene Service-Funktionen beim Online Zeitenbuchen. Dazu gehören z. B.:

Stoppuhr-Funktion
Schnellbuchungen auf Top-Projekte und Vorlagen
Auswahlmöglichkeiten bei wiederkehrenden Tätigkeiten
Wochenbuchungen

Systematisches Management von Arbeits- und Abwesenheitszeiten

Neben Anwesenheits- und Projektzeiten können Sie mit projectfacts auch Abwesenheiten wie Urlaube und Krankheit erfassen. Auch vertraglich festgelegte Arbeits- und Abwesenheitszeiten (z. B. in Form von Kurz- oder Teilzeitarbeit) lassen sich problemlos im System abbilden.

Dadurch werden Sie allen Arbeitsmodellen gerecht: egal ob Gleitzeit, Vertrauens-, Wochenend- oder Nachtarbeit. All diese Modelle lassen sich digital exakt wiedergeben. Auf diese Weise profitieren Sie von automatisch berechneten Zuschlägen und Benachrichtigungen, damit Sie Aufgaben nicht z. B. fälschlich an zurzeit krank gemeldete Mitarbeiter übergeben.

 

Durch die integrierte Lösung verbinden Sie mit projectfacts alle Prozesse Ihres Unternehmens. Sie können beispielsweise Zeiten, die auf ein bestimmtes Projekt gebucht wurden, direkt beim entsprechenden Kunden abrechnen. Für die Dokumentation können Sie sich zusätzlich anhand der erfassten Zeiten einen genauen Leistungsnachweis erstellen lassen. Die Dokumentation lässt sich auf Wunsch auch an Freigabestufen koppeln, damit Adressaten nur genau das sehen, was für sie relevant ist. Natürlich können Sie auch Überstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen und auf Wunsch zur Auszahlung bringen. All diese Abläufe sind frei nach Ihren Bedürfnissen konfigurierbar.

Vertragsdaten und Arbeitszeit in projectfacts

Analysen zur Mitarbeiterauslastung und Projekteffizienz

Zeiterfassung Analyse projectfacts

Aus der optionalen Kopplung von Daten aus der Zeiterfassung mit der Projektbuchung lassen sich umfassende Erkenntnisse ziehen. Sie können dadurch auf einen Blick sehen, wenn Mitarbeiter z. B. unverhältnismäßig viel Zeit in bestimmte Projekte investieren. Dazu müssen Sie nicht einmal selbst aktiv werden: die Warnfunktion benachrichtigt Sie frühzeitig. Andererseits lässt sich auch das mögliche Overstaffing eines Projekts problemlos erkennen, wenn sehr viele Mitarbeiter jeweils nur sehr kleine Zeitbudgets buchen.

 

Die Auswertungsmöglichkeiten erstrecken sich auch auf den Fortschritt und die Rentabilität von Projekten insgesamt. Mit Deckungsbeitragsrechnungen und Soll-Ist-Vergleichen sehen Sie jederzeit, wie es um Ihre Projekte als Ganzes steht. Sie haben immer im Blick, wie wirtschaftlich und effizient Ihre Projekte laufen. Durch die elektronische Zeiterfassung und die Buchung von Projektzeiten haben Sie ein wirkungsvolles Instrument an der Hand, um den Überblick über die Arbeit Ihrer Angestellten und den Status Ihrer Projekte zu behalten.

Online Zeiterfassung im Überblick

Ausführliche Projektzeiterfassung in unter 5 Minuten täglich
Vereinfachte Zeitbuchung durch Schnellbuchungen, Vorlagen und Auswahlmöglichkeiten
Automatische Zeitzuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit

Überzeugen Sie sich selbst und starten Sie mit ihrem persönlichen Testaccount.

Das könnte Sie ebenfalls interessieren

Wir beraten Sie gerne

+49 (0) 6151 – 130 97 0

Interesse & Produktfragen

E-Mail: sales [at] projectfacts.de

Support & Anwendungsberatung

E-Mail: support [at] projectfacts.de