Zeiterfassung für alle Arten der Arbeitszeitmodelle

Um Sie optimal bei Ihrem Personalmanagement zu unterstützen, sammelt projectfacts für Sie alle relevanten Informationen über Ihre Mitarbeiter. In einer digitalen Mitarbeiterakte sehen Sie Vertragsregelungen, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Arbeitszeiten auf einen Blick.

Damit Ihnen all dieses Daten mit nur einem Klick zur Verfügung stehen, können Ihre Mitarbeiter mit projectfacts ihre Arbeitszeit erfassen – egal, ob online, mobil oder am Terminal. Mit projectfacts geht die Arbeitszeiterfassung leicht von der Hand und kostet kaum Zeit. Faktoren, die über den Erfolg bei der Einführung einer Zeiterfassung entscheiden.

Von der Stechuhr zur intelligenten Online-Lösung

Zeiterfassungsterminal projectfacts

Früher wurden Arbeitszeiten mit einer Stechuhr erfasst. Die gleiche Funktionalität bietet auch projectfacts. Wir haben die Idee der Stechuhr allerdings an ein paar Stellen weitergedacht. Zunächst einmal ist unsere Stechuhr nun überall, wo Sie sind. Wir bieten eine webbasierte Lösung, mit der Sie Zeiten von überall aus erfassen können. Sie sind jederzeit vollkommen mobil und können sich ein- und auszuchecken, wie es die Situation gerade erfordert.
Kommen Ihre Mitarbeiter morgens ins Büro, genügt ein einfaches Tippen auf ihr Profil im Terminal, um sich einzuchecken. Bleiben sie im Home Office, kann die Zeiterfassung online über die Weboberfläche von projectfacts aktiviert werden. Auch mobil können ihre Mitarbeiter über die App jederzeit auf diese Oberfläche zugreifen, um sich ein- und auszuchecken.

Durch die schnelle und intuitive Bedienung geht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung rasch in Fleisch und Blut über und Sie bleiben immer auf dem Laufenden darüber. wer gerade wo ist und, an welchem Projekt gearbeitet wird. Die bereits erledigte und die noch zu leistende Arbeitszeit werden automatisch berechnet und übersichtlich angezeigt. Auch Überstunden und Urlaubsansprüche ändern sich live im System.

Möglichkeiten zur Regelung von Pausenzeiten

Pausenzeiten lassen sich im System automatisch regeln. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass bei einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden mindestens 30 Minuten Ruhepause eingelegt werden müssen, bei längerer Arbeitszeit sind es 45 Minuten. Zudem dürfen Mitarbeiter nicht länger als sechs Stunden arbeiten, ohne eine Pause einzulegen.

Auf Wunsch werden diese gesetzlichen Mindestpausen automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen, falls Mitarbeiter entsprechende Pausenzeiten nicht von sich aus eingetragen haben. Als zusätzliches Hilfsmittel erhalten ihre Mitarbeiter einen Hinweis im System, wenn sie ihre Pausenzeiten unterschreiten. Auf diese Weise profitieren nicht nur Sie, sondern auch ihre Mitarbeiter von der Arbeitszeiterfassung.

Wie regelmäßig Ihre Mitarbeiter die Zeiten erfassen, können Sie jederzeit einsehen. Sehr lange Arbeitszeiten und dadurch resultierende Überstunden lassen sich auf einen Blick ausmachen. Umgekehrt erkennen Sie auch größere Lücken und können in beiden Fällen datengestützt und bedarfsorientiert eingreifen. Dadurch behalten Sie mit projectfacts stets den Überblick über die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Arbeitszeitmodelle und Zuschlagssätze

projectfacts können Sie für alle Formen von Arbeitszeitmodellen, wie zum Beispiel Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und Co. verwenden. Durch das Grundsatz-Urteil des EuGH wird die Erfassung der Arbeitszeit sogar verpflichtend, unabhängig vom konkreten Arbeitszeitmodell. Mit projectfacts sind sie für die daraus entstehenden neuen Regelungen bereits jetzt gewappnet, bevor der Gesetzgeber Fristen setzt oder rechtliche Auseinandersetzungen drohen.

Arbeitszeiten lassen sich zum einen für die gesamte Woche, aber auch für jeden Tag der Woche einzeln definieren. Neben fixen Teil- oder Vollzeitmodellen können Sie so auch Kurzarbeit oder flexible Arbeitszeitgestaltungen mit Home-Office-Anteilen problemlos abbilden. Es kann beispielsweise eingestellt werden, wenn Mitarbeiter nur an bestimmten Wochentagen im Haus sind oder an anderen Tagen nur halbtags arbeiten. Auch Abwesenheiten oder die Verfügbarkeit am Wochenende lassen sich auf diese Weise ganz einfach angeben und dienen wiederum anderen Mitarbeiten in Ihrem Unternehmen zur Information. Diese Einstellungen lassen sich jederzeit flexibel anpassen, jede Anpassung wird zudem automatisch mit ihrer jeweiligen Gültigkeitsdauer dokumentiert. Dadurch lassen sich Ihre und die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter 1:1 in projectfacts darstellen und dokumentieren.

Vertragsdaten und Arbeitszeit in projectfacts

Bekommen Ihre Mitarbeiter Zuschläge bei Wochenend- oder Nachtarbeit, werden diese automatisch vom System berechnet. Eine zuverlässige Erfassung der Arbeitszeiten hilft Ihnen dabei, sowohl den Überblick über intern abgeleistete Stunden zu behalten, als auch externe Abrechnungen korrekt zu erstellen. Dabei haben Sie stets individuell erstellbare Stundenzettel in der Hinterhand, um verbuchte Zeiten gegenüber Dritten belegen zu können.

Überstunden in der Arbeitszeiterfassung

Überstunden Ihrer Mitarbeiter werden immer aktuell dokumentiert. Sie können dabei verschiedenste Regeln definieren, wie die Verrechnung von Überstunden gehandhabt werden soll. Es lassen sich zum Beispiel Schwellen definieren, ab denen Mehrarbeit als eine Überstunde erfasst wird (z. B. erst 15 Minuten nach offiziellem Arbeitsende). Sie können auch Maximalwerte für globale Überstunden (also die Zahl der insgesamt angehäuften Überstunden) oder Überstunden pro Monat festlegen. Auf diese Weise haben Sie die Gewissheit, dass Mitarbeiter keine zu großen finanziellen bzw. Urlaubsansprüche horten.

Überstundenkonto in projectfacts

Grundsätzlich haben Sie die Wahl, Überstunden auf Basis von Projektzeiten oder reinen Anwesenheitszeiten anzurechnen. Im ersten Fall werden Überstunden nur dann aufgebaut, wenn sie einem konkreten Projekt zugeordnet sind. Im zweiten Fall wird die Überschreitung der vertraglich festgelegten Arbeitszeit auch dann als Mehrarbeit gewertet, wenn sie sich nur in Anwesenheitszeiten ausdrückt und nicht auf ein konkretes Projekt gebucht wurde.

 

Angesammelte Mehrarbeit kann im Handumdrehen ausbezahlt oder abgebaut werden. Auch hier haben Sie die maximale Entscheidungsfreiheit, in welcher Form dies geschehen soll: monatlich automatisch mit dem Gehalt oder auf expliziten Antrag Ihrer Mitarbeiter hin. projectfacts orientiert sich beim Handling von Überstunden stets an Ihren Prozessen und Vorgaben.

Arbeitszeit einfach auf Projekte verbuchen

Häufig ist für Unternehmen neben der reinen Anwesenheitszeit die Aufteilung der geleisteten Arbeit auf interne oder Kundenprojekte relevant. Eine gute Zeiterfassung sollte daher auch ein einfaches Verbuchen der erfassten Arbeitszeit auf die zugehörigen Tätigkeiten ermöglichen.

Zeiterfassung in projectfacts

Genau hier kann projectfacts durch die Verknüpfung mit dem integrierten Projektmanagement eine weitere seiner Stärken ausspielen. So ist es problemlos möglich, einzelne Zeitscheiben auf vordefinierte Projekte zu verteilen. Dadurch sehen Sie im System nicht nur, wann Ihre Mitarbeiter gekommen und gegangen sind, sondern auch, womit sie ihre Zeit verbracht haben.

Die Handhabung ist genauso einfach wie das Ein- und Auschecken bei der Anwesenheitszeit. Mitarbeiter können vorhandene Projekte aus einer Liste auswählen oder neue Projekte anlegen. Anschließend wählen Sie die zu verbuchende Zeit und bestätigen – auch das funktioniert online oder mobil gleichermaßen. Je nach Bedarf können Sie für einzelne Projekte fixe externe Verrechnungsstandards oder Buchungsberechtigungen hinterlegen. Auf diese Weise halten Sie mit minimalem Aufwand Ordnung in der Zeitenbuchung.

Dynamische Ressourcen-Planung durch Zeiterfassung

So einfach die Verbuchung, so stark multipliziert diese zusätzliche Information Ihre Möglichkeiten zur Analyse der Arbeitszeit. Sie können ablesen, welchen Teil ihrer Arbeitskraft Ihre Mitarbeiter in welche Projekte investieren. Projektzeiten lassen sich bei Bedarf auch im Voraus definieren. Das wiederum beeinflusst die verplanbare Zeit Ihrer Mitarbeiter.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Projekt, das Sie zeitnah von einer bestimmten Abteilung bearbeitet wissen wollen. Anhand der verplanbaren Zeit können Sie genau sehen, welche Mitarbeiter in der Personalplanung noch welche Kapazität zur Verfügung haben. Im nächsten Schritt können Sie den Aufwand für das neue Projekt flexibel auf die noch zur Verfügung stehenden Arbeitszeiten verplanen. Dadurch wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter optimal genutzt. Niemand wird vergessen, aber auch niemand über Gebühr belastet. Eine Form der Arbeitsplanung, bei der Aufgaben effektiv erledigt werden. Aber auch eine Planung, welche die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt.

Erkenntnisgewinn durch Überblick und Analyse

Damit Sie bei der großen Vielfalt an Informationen über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter den Überblick behalten, können Sie sich relevante Daten schnell und einfach in Form von Berichten zusammenstellen lassen. Auch hier genießen sie die maximale Freiheit, sich Daten genau so anzeigen zu lassen, wie Sie es persönlich bevorzugen.

Mit projectfacts können Sie sich über die Arbeitszeitanalyse beispielsweise einen wöchentlichen Überblick über die Arbeitszeiten ausgeben lassen, die von Ihren Mitarbeitern erfasst wurden. Auf diese Weise lassen sich Spitzen im Workload ablesen, die sich auf einzelne Mitarbeiter oder möglicherweise ganze Abteilungen erstrecken. Sie können außerdem nachvollziehen, an welchen Tagen Überstunden geleistet worden sind. Eine zusätzliche Soll-Ist-Analyse zeigt Ihnen auf einen Blick den Unterschied zwischen geforderter und geleisteter Arbeitszeit.

Auf die gleiche Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Übersicht auf Projektzeiten zu begrenzen. So behalten Sie stets im Blick, welche Projekte besonders arbeitsintensiv ausfallen und können gegebenenfalls nachsteuern. An dieser Stelle hilft Ihnen eine systematische Erfassung und Verbuchung von Arbeitszeiten ganz nebenbei, die Profitabilität von Kundenprojekten sicherzustellen.

Zeiterfassung Analyse projectfacts

Vorteile unserer Lösung für die Online-Erfassung von Arbeitszeiten

Die Online-Zeiterfassung ist ein Weg, wie Sie projectfacts bei Ihrem Personalmanagement unterstützt. Eine einfache und intuitive Bedienung schafft eine hohe Akzeptanz und Routine ihrer Mitarbeiter im Umgang mit der Zeiterfassung. Die Gewissheit, geleistete Arbeit jederzeit zuverlässig erfassen zu können, unabhängig von Zeit oder Ort, schafft Vertrauen und entlastet Mitarbeiter von ihrer eigenen Buchführung. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf die wirklich wichtigen Projekte konzentrieren.

Flexible Regelungen in Bezug auf Ihr Arbeitszeitmodell und den Umgang mit Überstunden passen sich genau an die Bedürfnisse Ihrer Firma an. Diese Individualität in der Software befreit sie von zusätzlichen Tools und umständlichen Excel-Lösungen. Zeitaktuelle und bedarfsorientierte Übersichten und Analysen helfen Ihnen dabei, Informationen, die sie brauchen, schnell überblicken zu können. Dazu lassen sich sämtliche Listen in projectfacts hinsichtlich Zeilen und Spalten filtern. Diese Listen sind wiederum die Grundlage für den Export von Excel- oder PDF-Berichten.

Damit können Sie auf eine optimale Basis zurückgreifen, auf der Sie Entscheidungen im Personalmanagement treffen können.

Wenn Sie auch von den Vorteilen von projectfacts im Personalmanagement profitieren möchten, starten Sie mit Ihrem persönlichen Testaccount und überzeugen Sie sich selbst.

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