Zeiterfassung mit projectfacts – nahtlose Dokumentation, Abrechnung und Analyse

Die Projektzeiterfassung ist eine der zentralen Komponenten von projectfacts. Die Idee dahinter ist folgende: Über das Zeiterfassungs-Modul können Mitarbeiter jederzeit Ihre Anwesenheitszeit angeben. Dabei handelt es sich um eine Art Brutto-Zeit, die Ihre Mitarbeiter pro Tag für die Arbeit aufwenden. Davon zu unterscheiden sind Projektzeiten. Bei Projekten kann es sich zum Beispiel um interne oder um Kundenprojekte handeln.

Sämtliche Anwesenheitszeiten lassen sich flexibel auf solche Projekte innerhalb des Unternehmens verbuchen. So lässt sich beispielsweise ein Acht-Stunden-Tag auf vier Projekte á 2 Stunden aufteilen. Natürlich ist auch jede andere Aufteilung realisierbar. Zeiten können auf ganze Projekte, Teilprojekte oder auch Arbeitspakete gebucht werden.

 

Durch diese Verknüpfung zwischen Projektmanagement und projektbezogener Zeiterfassung gewinnen Sie gleich doppelt. Zum einen erlauben die erfassten Projektzeiten umfassende Analysen, z. B. zu Mitarbeiterauslastung und Projekt-Rentabilität. Zum anderen kann die Projektstundenerfassung direkt als Grundlage für Abrechnungen und Stundenzettel verwendet werden.

Zeiterfassung projectfacts

Vorteile der Projektzeiterfassung

Zu beurteilen, ob ein Projekt effizient abgewickelt wird, ist mitunter schwierig. projectfacts hilft Ihnen bei dieser Einschätzung, indem es Ihnen alle relevanten Daten an die Hand gibt. Grundlage hierfür sind neben finanziellen Kennzahlen die Projektstunden, die bereits von Ihren Mitarbeitern auf das entsprechende Projekt verbucht wurden. Im Soll/Ist-Vergleich können Sie jederzeit sehen, wie es um Ihre Projekte steht:

Wie viel Zeit wurde bisher für Teilprojekte verbraucht?
Wie viel Zeit bleibt noch, um ausstehende Aufgaben zu erledigen?
Bewegen sich die erfassten Projektstunden im avisierten Korridor?

Ferner können Sie in projectfacts zwischen gebuchten und abrechenbaren Zeiten unterscheiden. Diese Unterscheidung wird häufig bei der Rechnungsstellung benötigt. Intern verbuchte Zeiten erscheinen dadurch nicht auf der Rechnung, sondern nur die, die der Kunde auch tatsächlich bezahlen soll.

 

Auch vorab fixierte Zeiteinheiten, z. B. für Serviceleistungen, lassen sich damit abbilden. Sollen Ihren Kunden Leistungen statt minutengenau beispielsweise nur in Viertel- oder Halbstunden-Takten in Rechnung gestellt werden? Mit projectfacts kein Problem. Zudem lassen sich interne und externe Freigaben für die erfassten Projektzeiten anlegen. Dadurch sieht der Kunden auf dem Stundenzettel nur genau das, was für ihn relevant ist.

 

Unsere Projektzeiterfassung lässt sich auf alle gängigen Arbeitszeit-Modelle anwenden: egal, ob Vertrauensarbeitszeit oder Überstundenregelungen, besondere Regelungen für Projektarbeit an Wochenenden und Feiertagen. All diese Vereinbarungen lassen sich auch im Zeiterfassungssystem von projectfacts integrieren, um Ihnen Zeit bei der Abrechnung zu sparen. Außerdem lassen sich die gebuchten Zeiten auch mit bestehenden Tickets verknüpfen oder Kontakten zuweisen.

Erfassen von Projektzeiten leicht gemacht

Genauso wichtig wie eine gute Funktionalität der Projektstundenerfassung ist ihre Bedienbarkeit. Oft scheitern auch die besten Ansätze, weil sie sperrig oder kontraintuitiv erscheinen. Deshalb wurde die Zeiterfassung in projectfacts von Anfang an auf Einfachheit und Schnelligkeit getrimmt. Dadurch erfassen und verbuchen Mitarbeiter auch ihre arbeitsreichsten Tage in weniger als fünf Minuten. Das erreichen wir durch eine benutzerfreundliche Weboberfläche und möglichst einfache Prozesse. So gelingt die Projektzeiterfassung schnell, einfach und intuitiv.

Ein Beispiel für „einfache Prozesse“ ist ein Tool, dass wir Zeitmatrix getauft haben. Es eignet sich hervorragend dazu, wiederkehrende Arbeiten schnell und nach festen Regeln zu verbuchen. Oft haben Mitarbeiter Tagesabläufe, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen. Damit sie die immer gleichen Tätigkeiten nicht jedes Mal aufs Neue verbuchen müssen, können sie sich Vorlagen erstellen und diese wiederverwenden.

Zeiterfassung in projectfacts

Durch diese Vorlagen, mit denen Sie Tage und Projekte „auffüllen“ können, lassen sich ganze Wochen schnell und einfach buchen. Das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeiter Zeit und Aufwand. Ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens z. B. über einen Monat beim Kunden im Einsatz, kann er für dieses Projekt eine Vorlage erstellen. Mit einem geringen Aufwand werden dann die Zeiten nach dem vordefinierten Schema dokumentiert, ohne für jeden Tag einzeln buchen zu müssen.

Zeitmatrix in projectfacts
Schnelle und intuitive Zeiterfassung für Projekte
Unkompliziertes Verbuchen von Projektzeiten
Tools und Vorlagen für wiederkehrende Tätigkeiten

Von der Projektzeiterfassung zur Abrechnung

Projekte erfordern eine Vielzahl von Abrechnungen mit unzähligen Einzelposten: Bei manchen handelt es sich um Fixpreispositionen, die meisten wiederum sind aufwandsabhängig. Mit projectfacts haben wir für Mischabrechnungen eine ideale Lösung. Gerade hier können Sie mit der Nutzung unserer Software einen weiteren Vorteil des integrierten Systems voll ausspielen.

 

Indem Sie ohnehin systematisch Projektzeiten erfassen, können Sie diese Daten gleich als Grundlage für die Rechnungsstellung benutzen. Durch die zeit- und projektgenaue Verbuchung Ihrer Mitarbeiter wird automatisch sichergestellt, dass alle relevanten Aufwandsposten in der Abrechnung erscheinen.

Auswirkung einer Zeitbuchung auf den Auftrag in projectfacts

Alle Projektstunden landen auf der richtigen Rechnung. Sie können selbst entscheiden, was Sie wann abrechnen möchten – oder Sie lassen sich durch projectfacts automatisch darüber informieren, wann Sie die nächste Rechnung stellen können. Eine passende Rechnung lässt sich dann mit nur einem Klick erzeugen. Dank passender Vorlagen ist sie sofort druckbereit.

 

Häufig wünschen Kunden auch einen Leistungsnachweis. Nach dem gleichen Prinzip wie bei der Rechnung lassen sich auch Leistungsnachweise automatisch generieren. Dadurch sparen Sie sich händisches Eingreifen komplett, haben aber natürlich weiterhin die Möglichkeit dazu, wenn es erforderlich ist. Leistungsnachweise enthalten dann alle von ihren Mitarbeitern verbuchten Tätigkeiten und die zugehörige Projektzeit, aufgeschlüsselt nach dem jeweiligen Teilprojekt bzw. dem entsprechenden Arbeitspaket. Intern verbuchte Stunden werden automatisch exkludiert, wenn sie dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden sollen. Dazu unterscheidet projectfacts konsequent zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen.

Effizienzanalyse mithilfe von Projektzeiten

Projektzeiten können Sie jederzeit auswerten, zum Beispiel nach Kunde, Mitarbeiter oder Tätigkeit. Diese Analysen sind im Projektmanagement besonders wertvoll. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kunden für welchen Anteil Ihrer projektbezogenen Mitarbeiterstunden verantwortlich sind. Unrentable Projekte lassen sich sofort ausmachen und Sie haben Gelegenheit gegenzusteuern. Dazu stehen Ihnen mehrere Instrumente zur Verfügung:

Projektcontrolling mit der Earned-Value Analyse
Vielfältige Soll/Ist-Vergleiche
Dynamische Ressourcenplanung

Sie können auch erkennen, wenn bestimmte Arbeitspakete häufig zu einem großen Stundenaufkommen führen und bei Bedarf weitere Mitarbeiter darauf ansetzen. Aktuell besonders belastete Mitarbeiter lassen sich schnell identifizieren und können in Zukunft anders eingeplant werden. Durch die Verknüpfung der Projektzeiten mit Ihrem Personalmanagement können Sie flexibel auf Projekte reagieren und die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter optimieren.

Projektzeiterfassung im Überblick

Schnelle Zeiterfassung durch Favoriten, Stoppuhr-Funktion und Vorlagen
Einfache Dokumentation der erfassten Zeiten in einem Leistungsnachweis
Zeiten können auch auf Termine, Tickets und Kontakte gebucht werden
Integriertes System erlaubt komfortable Abrechnung aller gebuchten Zeiten

Erfassen Sie Ihre Zeiten mit projectfacts und fordern Sie noch heute Ihren kostenlosen Testaccount an.

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