Projektzeiterfassung: Projektzeiten erfassen und abrechnen
Projektzeiten erfassen, verbuchen und abrechnen mit einer Komplettlösung für die Projektzeiterfassung Ihrer Mitarbeiter.
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Was ist Projektzeiterfassung?
Projektzeiterfassung bezeichnet das Erfassen und projektgenaue Verbuchen von Arbeitszeiten auf einzelne Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete. Mitarbeiter halten ihre Anwesenheitszeiten fest und ordnen sie den passenden Projekten zu, sodass sich Projektzeiten auswerten, nachweisen und abrechnen lassen.
In projectfacts ist die Projektzeiterfassung Teil einer All-in-One-Lösung: Von der erfassten Projektstunde über den Leistungsnachweis bis zur Rechnung läuft alles in einem System.
Das kennzeichnet eine gute Projektzeiterfassung
- Verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten trennen, damit auf der Rechnung nur die kundenrelevanten Leistungen erscheinen
- Schnelles Erfassen per Zeitmatrix, Vorlagen und Stoppuhr für wiederkehrende und exakt abzurechnende Arbeiten
- Interne und externe Freigabeprozesse für die erfassten Projektzeiten
- Projektcontrolling und Effizienzanalyse mit Soll-Ist-Vergleich und Earned-Value-Analyse
- Projektstundenerfassung als Grundlage für Leistungsnachweise, Stundenzettel und Projektabrechnung
- DSGVO-konforme Zeiterfassung, in Deutschland entwickelt
Nicht erfasste Stunden sind verlorener Umsatz
Der teuerste Fehler in der Projektzeiterfassung ist nicht die falsch gebuchte Stunde, sondern die gar nicht gebuchte. Vergessene Telefonate, Fahrtzeiten und kurze Abstimmungen zwischendurch tauchen auf keinem Leistungsnachweis auf und damit auf keiner Rechnung.
Beispielrechnung mit frei gewählten Annahmen
Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit frei gewählten Annahmen, kein Messwert aus einem Kundenprojekt. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, um Ihre Größenordnung zu erhalten.
Angenommen, in einem Team aus 20 Mitarbeitern gehen pro Kopf nur 2 verrechenbare Stunden pro Woche unter. Bei 47 Arbeitswochen im Jahr und einem Stundensatz von 100 € ergibt das:
20 × 2 × 47 × 100 € = 188.000 € nicht abgerechneter Umsatz pro Jahr.
Schon eine halbe Stunde pro Kopf und Woche liegt in derselben Rechnung noch bei 47.000 € im Jahr.
Wo die Lücke entsteht
Die Lücke entsteht meist an der Schnittstelle. Ein Team erfasst Zeiten im einen Werkzeug und schreibt Rechnungen im anderen. Was beim Übertragen untergeht, fällt niemandem auf, weil es in keiner der beiden Listen als fehlend erscheint.
In projectfacts liegen Erfassung, Leistungsnachweis und Projektabrechnung in einem System. Jede gebuchte Stunde landet automatisch auf dem Leistungsnachweis und von dort in der Rechnung, ohne Zwischenschritt und ohne Übertragungsverlust.
Anwesenheitszeiterfassung und Projektzeiterfassung online
Die Projektzeiterfassung ist eine der zentralen Komponenten von projectfacts. Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheitszeiten und verbuchen sie anschließend auf Projekte. Projektzeiten können Sie mit der Software einfach erfassen, abrechnen und nachweisen.
Anwesenheitszeit
Die Anwesenheitszeit spiegelt wider, wann, wo und wie lange Ihre Mitarbeiter tätig waren. Sie können sich jederzeit online einloggen – egal, ob im Büro, Homeoffice oder mobil per Smartphone. Durch die Cloud-Anbindung erfassen Ihre Mitarbeiter Zeiten überall und jederzeit.
Projektzeit
Die erfassten Anwesenheitszeiten lassen sich flexibel auf Projekte buchen. Ein 8h-Tag kann z. B. auf zwei Projekte à 4 Stunden verteilt werden. Natürlich ist auch jede andere Aufteilung möglich. Zeiten lassen sich auf ganze Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete buchen.
Vorteile der Projektzeiterfassung für Ihr Projektmanagement
Durch die Verknüpfung zwischen Projektmanagement und projektbezogener Zeiterfassung gewinnen Sie gleich doppelt. Zum einen erlauben die erfassten Projektzeiten umfassende Analysen, z. B. zu Mitarbeiterauslastung und Projekt-Rentabilität. Zum anderen ist die Projektstundenerfassung Grundlage für Abrechnungen und Stundenzettel.
Projekteffizienz
Zu beurteilen, ob ein Projekt effizient abgewickelt wird, ist oft schwierig. projectfacts hilft Ihnen bei der Einschätzung, indem es Ihnen alle relevanten Daten an die Hand gibt. Grundlage dafür sind finanzielle Kennzahlen und Projektzeiten, die von Ihren Mitarbeitern erfasst wurden. Im Soll-Ist-Vergleich sehen Sie, wie es um Ihre Zielerfüllung steht:
- Wie viel Zeit wurde bisher für Teilprojekte verbraucht?
- Wie viel Zeit bleibt noch, um ausstehende Aufgaben zu erledigen?
- Bewegen sich die erfassten Projektstunden im angepeilten Korridor?
Projektabrechnung
Mit projectfacts können Sie ganz einfach Projektzeiten abrechnen. Ihre Mitarbeiter buchen Anwesenheitszeiten auf diejenigen Aufgaben, an denen sie arbeiten. Daraus lassen sich Leistungsnachweise erstellen, die Sie intern prüfen bzw. an den Kunden weiterleiten können. Die Projektzeiten, die Sie erfassen, lassen sich direkt zur Abrechnung bringen. Die Software erinnert Sie automatisch, wenn eine neue Rechnung gestellt werden kann.
Testen Sie jetzt unsere Projektzeiterfassungssoftware
Profitieren Sie von lückenloser Dokumentation, höherer Effizienz und einfacherer Abrechnung für Ihre Kundenprojekte. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der Projektzeiterfassung.
Startgespräch buchenVon der Projekterfassung zur Abrechnung
Projekte erfordern eine Vielzahl von Abrechnungen mit unzähligen Einzelposten: Manche sind Fixpreispositionen, andere aufwandsabhängig. Mit projectfacts haben wir für Mischabrechnungen eine ideale Lösung. Spielen Sie mit unserer Software einen weiteren Vorteil des integrierten Systems aus.
Projektzeiten nachweisen
Häufig wünschen sich Kunden einen Leistungsnachweis, projectfacts erzeugt diesen automatisch. Er enthält alle von Ihren Mitarbeitern erfassten Tätigkeiten und die zugehörige Projektzeit – aufgeschlüsselt nach dem jeweiligen Teilprojekt bzw. Arbeitspaket. Intern verbuchte Stunden werden nicht angezeigt, wenn sie dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden sollen. Dazu unterscheidet projectfacts konsequent zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen.
Projektzeiten abrechnen
Nutzen Sie projectfacts für die Projektzeiterfassung, haben Sie eine ideale Grundlage für die Rechnungsstellung. Durch die zeit- und projektgenaue Verbuchung Ihrer Mitarbeiter landen alle Projektstunden auf der richtigen Rechnung. Sie können selbst entscheiden, was Sie wann abrechnen möchten – oder Sie lassen sich automatisch darüber informieren, wann Sie die nächste Rechnung stellen können. Ein passendes Dokument lässt sich dann mit nur einem Klick erzeugen.
Projektstundenerfassung: Stunden erfassen, nachweisen, abrechnen
Die Projektstundenerfassung ist das projektbezogene Festhalten geleisteter Arbeitsstunden. Jede Stunde wird einem Projekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket zugeordnet und trägt die Information mit, ob sie verrechenbar ist oder intern anfällt.
Genau diese Zuordnung entscheidet später darüber, was abgerechnet werden kann. In projectfacts entstehen aus den erfassten Projektstunden automatisch Leistungsnachweise, daraus Stundenzettel und daraus die Projektabrechnung. Was das kostet, sehen Sie in der Preisübersicht.
Reines Zeiterfassungstool oder integrierte Lösung?
Wer Projektzeiterfassung sucht, vergleicht meist zwei verschiedene Arten von Software. Die eine erfasst Zeiten sehr gut und hört danach auf. Die andere führt die erfasste Stunde bis zur Rechnung weiter.
Beides hat seine Berechtigung: Für reines Team-Timetracking genügt ein Spezialtool, und es ist oft schneller eingeführt und günstiger. Sobald Sie die erfassten Stunden aber abrechnen wollen, brauchen Sie mehr als die Erfassung. Dann zählt, was hinter der gebuchten Stunde passiert.
Was die beiden Ansätze unterscheidet
Für wen eignet sich die Projektzeiterfassung von projectfacts?
Die Projektzeiterfassung von projectfacts ist auf Dienstleister zugeschnitten, die ihre Projektstunden nicht nur dokumentieren, sondern auch abrechnen.
Passt gut, wenn
- Sie geleistete Projektstunden Ihren Kunden in Rechnung stellen
- Sie verrechenbare und interne Zeiten sauber auseinanderhalten müssen
- Ihre Kunden Leistungsnachweise zur Rechnung erwarten
- Sie Soll und Ist je Projekt oder Arbeitspaket im Blick behalten wollen
- Sie Erfassung, Nachweis und Abrechnung in einem System statt in drei Werkzeugen führen möchten
Weniger passend, wenn
- Sie ausschließlich Anwesenheitszeiten für die Lohnabrechnung erfassen wollen
- Sie nur reines Team-Timetracking ohne Projektbezug und ohne Abrechnung brauchen
- Sie eine Stempeluhr für gewerbliche Schichtplanung ohne Projektstruktur suchen
Online Projektzeiten erfassen leicht gemacht
Genauso wichtig wie eine gute Funktionalität der Projektstundenerfassung ist ihre Bedienbarkeit. Oft scheitern auch die besten Ansätze, weil sie sperrig oder kontraintuitiv sind. Deshalb wurde die Projektzeiterfassung in projectfacts von Anfang an auf Einfachheit und Schnelligkeit getrimmt. Dadurch erfassen und verbuchen Mitarbeiter ihre Arbeitstage in weniger als fünf Minuten. Das erreichen wir durch eine benutzerfreundliche Weboberfläche und möglichst einfache Prozesse. So gelingt die Projektzeiterfassung schnell, einfach und intuitiv.
Zeitmatrix
Ein Beispiel für „einfache Prozesse“ ist ein Tool, dass wir Zeitmatrix getauft haben. Es eignet sich hervorragend dazu, wiederkehrende Arbeiten schnell und nach festen Regeln zu verbuchen.
Vorlagen
Oft haben Mitarbeiter Tagesabläufe, die sich wiederholen. Damit sie ihre Tätigkeiten nicht jedes Mal neu verbuchen müssen, können sie sich Vorlagen erstellen und wiederverwenden.
Stoppuhr
Immer dann, wenn es auf eine exakte Abrechnung von Projektzeiten ankommt, hilft Ihnen die Stoppuhr. Aktivieren zu Arbeitsbeginn, am Ende wieder abschalten und Zeit direkt verbuchen.
Weitere Features der Projektzeit-Software
Die Projektzeiterfassung bietet Ihnen viele weitere Vorteile, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern:
Verrechenbare Leistungen
Mit unserer Projektzeit-Software können Sie zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Zeiten unterscheiden. Diese Unterscheidung wird häufig bei der Rechnungsstellung benötigt. Intern verbuchte Zeiten erscheinen dadurch nicht auf der Rechnung, sondern nur die, die der Kunde auch tatsächlich bezahlen soll.
Intervallabrechnung
projectfacts ist die Lösung für Abrechnungen, die in bestimmten Takten erfolgen. Sollen Ihren Kunden Leistungen statt minutengenau beispielsweise nur in Viertel- oder Halbstunden-Takten in Rechnung gestellt werden? Mit projectfacts kein Problem. So erstellen Sie im Handumdrehen Rechnungen für den Support in Ihrer Servicezentrale.
Arbeitszeitmodelle
Unsere Projektzeiterfassung lässt sich auf alle gängigen Arbeitszeit-Modelle anwenden: egal, ob Vertrauensarbeitszeit oder Überstundenregelungen, besondere Regelungen für Projektarbeit an Wochenenden und Feiertagen. All diese Vereinbarungen lassen sich auch im Zeiterfassungssystem von projectfacts integrieren.
Freigabeprozesse
Legen Sie interne und externe Freigaben für die erfassten Projektzeit an. Dadurch sieht der Kunden auf dem Stundenzettel nur genau das, was für ihn relevant ist. Die Freigabe der Projektzeiten erfolgt direkt in der Software. Der Prüfende erhält eine Mitteilung, direkt nach Freigabe wird der Mitarbeiter im System benachrichtigt.
Projektzeiten erfassen und abrechnen mit einer Software
Setzen Sie mit projectfacts auf eine integrierte Softwarelösung für das Erfassen und Abrechnen Ihrer Mitarbeiterzeiten. Von der Dokumentation bis zur Abrechnung – alles in einem System.
Termin vereinbarenEffizienzanalyse mithilfe der Projektzeiterfassung
Mit projectfacts können Sie nicht nur Ihre Projektzeit erfassen. Sie können sie auch auswerten, zum Beispiel nach Kunde, Mitarbeiter oder Tätigkeit. Diese Analysen zur Projekteffizienz sind besonders wertvoll. Sie erkennen auf einen Blick, welche Kunden für welchen Anteil Ihrer projektbezogenen Mitarbeiterstunden verantwortlich sind. Unrentable Projekte lassen sich sofort ausmachen und Sie haben Gelegenheit gegenzusteuern. Dazu stehen Ihnen mehrere Instrumente zur Verfügung:
Sie erkennen auch, wenn bestimmte Arbeitspakete häufig zu einem großen Stundenaufkommen führen. Aktuell besonders belastete Mitarbeiter lassen sich schnell identifizieren und in Zukunft anders einplanen. Durch die integrierte Projektzeiterfassung reagieren Sie flexibel auf Projekte und optimieren die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter.
- Projektcontrolling mit der Earned-Value Analyse
- Vielfältige Soll-Ist-Vergleiche
- Dynamische Kapazitätsplanung und -analyse
„projectfacts ist die Abrechnungsgrundlage für einen Großteil des Consulting-Umsatzes bei kwsoft®. Es ist ein sehr strategisches Tool für uns.“
– Jochen Schorn, Projektleiter im Consulting, kühn & weyh SoftwareProjektzeiterfassung und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Zwei Entscheidungen prägen die Rechtslage in Deutschland. Der Europäische Gerichtshof verpflichtete die Mitgliedstaaten am 14.05.2019 dazu, von Arbeitgebern ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit zu verlangen (Rechtssache C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13.09.2022, dass Arbeitgeber schon nach geltendem deutschem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen (Beschluss 1 ABR 22/21).
Beide Entscheidungen betreffen die Arbeitszeit, nicht die projektbezogene Zuordnung der Stunden. projectfacts unterstützt Sie bei der Umsetzung der Zeiterfassungspflicht, indem Anwesenheitszeiten erfasst, gespeichert und auswertbar gehalten werden. Wie Sie die Vorgaben in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen, lesen Sie auf der Seite Zeiterfassungspflicht.
Projektzeiterfassung im Überblick
All-in-One-Lösung
Einfach online Projektzeiten erfassen mit einer Software
Leistungen nachweisen
Leistungsnachweise & Stundenzettel automatisch erstellen
Projektzeiten abrechnen
Projektzeiten direkt beim Kunden abrechnen
Projektzeiten auswerten
Automatische Analysen und Reports zur Effizienz Ihrer Projekte
Interne & Externe Zeiten
Interne und verrechenbare Arbeitszeiten trennen
Freigabe von Zeiten
Freigabeprozesse für erfasste Projektzeiten nach Ihren Anforderungen
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