Anwesenheitszeiterfassung und Projektzeiterfassung online

Die Projektzeiterfassung ist eine der zentralen Komponenten von projectfacts. Die Idee ist folgende: Mitarbeiter erfassen Ihre Anwesenheitszeiten und verbuchen Sie anschließend auf Projekte. Projektzeiten können Sie mit der Software einfach abrechnen und nachweisen.

Zeiten erfassen in projectfacts

Anwesenheitszeit

Die Anwesenheitszeit spiegelt wider, wann, wo und wie lange Ihre Mitarbeiter tätig waren. Sie können sich jederzeit online einloggen – egal, ob im Büro, Home Office oder mobil per Smartphone. Durch die Cloud-Anbindung erfassen Ihre Mitarbeiter Zeiten überall und jederzeit.

Projektzeit

Die erfassten Anwesenheitszeiten lassen sich flexibel auf Projekte buchen. Ein 8h-Tag kann z. B. auf zwei Projekte á 4 Stunden verteilt werden. Natürlich ist auch jede andere Aufteilung möglich. Zeiten lassen sich auf ganze Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete buchen.

Testen Sie jetzt unsere Projektzeiterfassung online.

Vorteile der Projektzeiterfassung für Ihr Projektmanagement

Durch die Verknüpfung zwischen Projektmanagement und projektbezogener Zeiterfassung gewinnen Sie gleich doppelt. Zum einen erlauben die erfassten Projektzeiten umfassende Analysen, z. B. zu Mitarbeiterauslastung und Projekt-Rentabilität. Zum anderen ist die Projektstundenerfassung Grundlage für Abrechnungen und Stundenzettel.

Projekteffizienz:

Zu beurteilen, ob ein Projekt effizient abgewickelt wird, ist oft schwierig. projectfacts hilft Ihnen bei der Einschätzung, indem es Ihnen alle relevanten Daten an die Hand gibt. Grundlage dafür sind finanzielle Kennzahlen und Projektstunden, die von Ihren Mitarbeitern erfasst wurden. Im Soll/Ist-Vergleich sehen Sie, wie es um Ihre Projekte steht:

  • Wie viel Zeit wurde bisher für Teilprojekte verbraucht?
  • Wie viel Zeit bleibt noch, um ausstehende Aufgaben zu erledigen?
  • Bewegen sich die erfassten Projektstunden im angepeilten Korridor?

Projektabrechnung:

Mit projectfacts können Sie ganz einfach Projektzeiten abrechnen. Ihre Mitarbeiter buchen Anwesenheitszeiten auf diejenigen Aufgaben, an denen Sie arbeiten. Daraus lassen sich Leistungsnachweise erstellen, die Sie intern prüfen bzw. an den Kunden weiterleiten können. Die erfassten Projektzeiten lassen sich direkt zur Abrechnung bringen. Die Software erinnert Sie automatisch, wenn eine neue Rechnung gestellt werden kann.

Von der Projektzeiterfassung zur Abrechnung

Projekte erfordern eine Vielzahl von Abrechnungen mit unzähligen Einzelposten: Manche sind Fixpreispositionen, andere aufwandsabhängig. Mit projectfacts haben wir für Mischabrechnungen eine ideale Lösung. Spielen Sie mit unserer Software einen weiteren Vorteil des integrierten Systems aus.

Projektzeiten nachweisen

Häufig wünschen Kunden einen Leistungsnachweis. projectfacts erzeugt Leistungsnachweise automatisch. Sie enthalten alle von ihren Mitarbeitern verbuchten Tätigkeiten und die zugehörige Projektzeit – aufgeschlüsselt nach dem jeweiligen Teilprojekt bzw. Arbeitspaket. Intern verbuchte Stunden werden nicht angezeigt, wenn sie dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden sollen. Dazu unterscheidet projectfacts konsequent zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen.

Projektzeiten abrechnen

Nutzen Sie projectfacts für die Projektzeiterfassung, haben Sie eine ideale Grundlage für die Rechnungsstellung. Durch die zeit- und projektgenaue Verbuchung Ihrer Mitarbeiter landen alle Projektstunden auf der richtigen Rechnung. Sie können selbst entscheiden, was Sie wann abrechnen möchten – oder Sie lassen sich automatisch darüber informieren, wann Sie die nächste Rechnung stellen können. Ein passendes Dokument lässt sich dann mit nur einem Klick erzeugen. Dank passender Vorlagen ist die Rechnung sofort druckbereit.

Projektzeiten erfassen und abrechnen mit einer Software.

Online Projektzeiten erfassen leicht gemacht

Genauso wichtig wie eine gute Funktionalität der Projektstundenerfassung ist ihre Bedienbarkeit. Oft scheitern auch die besten Ansätze, weil sie sperrig oder kontraintuitiv sind. Deshalb wurde die Projektzeiterfassung in projectfacts von Anfang an auf Einfachheit und Schnelligkeit getrimmt. Dadurch erfassen und verbuchen Mitarbeiter ihre Arbeitstage in weniger als fünf Minuten. Das erreichen wir durch eine benutzerfreundliche Weboberfläche und möglichst einfache Prozesse. So gelingt die Projektzeiterfassung schnell, einfach und intuitiv.

Zeitmatrix

Ein Beispiel für „einfache Prozesse“ ist ein Tool, dass wir Zeitmatrix getauft haben. Es eignet sich hervorragend dazu, wiederkehrende Arbeiten schnell und nach festen Regeln zu verbuchen.

Vorlagen

Oft haben Mitarbeiter Tagesabläufe, die sich wiederholen. Damit sie ihre Tätigkeiten nicht jedes Mal neu verbuchen müssen, können sie sich Vorlagen erstellen und wiederverwenden.

Stoppuhr

Immer dann, wenn es auf eine exakte Abrechnung von Projektzeiten ankommt, hilft Ihnen die Stoppuhr. Aktivieren zu Arbeitsbeginn, am Ende wieder abschalten und Zeit direkt verbuchen.

Weitere Features der Projektzeit-Software

Die Projektstundenerfassung bietet Ihnen viele weitere Vorteile, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern:

Verrechenbare Leistungen

Mit unserer Projektzeit-Software können Sie zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Zeiten unterscheiden. Diese Unterscheidung wird häufig bei der Rechnungsstellung benötigt. Intern verbuchte Zeiten erscheinen dadurch nicht auf der Rechnung, sondern nur die, die der Kunde auch tatsächlich bezahlen soll.

Intervallabrechnung

projectfacts ist die Lösung für Abrechnungen, die in bestimmten Takten erfolgen. Sollen Ihren Kunden Leistungen statt minutengenau beispielsweise nur in Viertel- oder Halbstunden-Takten in Rechnung gestellt werden? Mit projectfacts kein Problem. So erstellen Sie im Handumdrehen Rechnungen für den Support in Ihrer Servicezentrale.

Arbeitszeitmodelle

Unsere Projektzeiterfassung lässt sich auf alle gängigen Arbeitszeit-Modelle anwenden: egal, ob Vertrauensarbeitszeit oder Überstundenregelungen, besondere Regelungen für Projektarbeit an Wochenenden und Feiertagen. All diese Vereinbarungen lassen sich auch im Zeiterfassungssystem von projectfacts integrieren.

Freigabeprozesse

Legen Sie interne und externe Freigaben für die erfassten Projektzeit an. Dadurch sieht der Kunden auf dem Stundenzettel nur genau das, was für ihn relevant ist. Die Freigabe der Projektzeiten erfolgt direkt in der Software. Die Prüferin erhält eine Mitteilung, direkt nach Freigabe wird der Mitarbeiter im System benachrichtigt.

Projektzeiterfassung im Überblick

  • Einfach online Projektzeiten erfassen mit einer Software
  • Leistungsnachweise/Stundenzettel automatisch erstellen
  • Projektzeiten direkt beim Kunden abrechnen
  • Automatische Analysen und Reports zur Effizienz Ihrer Projekte
  • Interne und verrechenbare Arbeitszeiten trennen
  • Freigabeprozesse für erfasste Projektzeiten nach Ihren Anforderungen

Erfassen Sie Ihre Zeiten mit projectfacts und fordern Sie noch heute Ihren kostenlosen Testaccount an.

Wir beraten Sie gerne

+49 (0) 6151 – 130 97 0

Interesse & Produktfragen
E-Mail: sales@projectfacts.de

Support & Anwendungsberatung
E-Mail: support@projectfacts.de