Alles Wichtige zur Zeiterfassung:
Eine Checkliste für Unternehmen

1. September 2021

Zeiterfassung: Pflicht oder Kür?

Die Zeiterfassung ist ein Thema, das in den meisten Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt wird. Eine Studie von CLBO Groß & Cie aus dem Jahr 2019 zeigt: Die Hälfte der befragten deutschen Unternehmen erfasst die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter gar nicht.

Gleichzeitig wünschen sich mehr als 40 Prozent der Teilnehmer, dass alle Arbeiten erfasst werden, „egal wann, wo und wie“. Unter denjenigen Befragten, deren Arbeitszeiten schon jetzt vollumfänglich erfasst werden, sind es sogar mehr als 60 Prozent. Auch der Europäische Gerichtshof (EuGH) fordert eine systematische Zeiterfassung in allen Unternehmen.

Das Urteil des EuGH

Bereits im Mai 2019 urteilte der EuGH, dass die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen zur Pflicht werden soll. Hintergrund der Entscheidung ist, dass es ohne zuverlässige Zeiterfassung nicht möglich sei, wöchentliche Höchstarbeits- und Ruhezeiten nachzuvollziehen.

Die Verpflichtung umfasst dabei alle Unternehmen gleichermaßen. Konkret heißt das, dass auch Firmen, die auf ein Vertrauensarbeits-Modell setzen, künftig die Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen müssen.

Die Art und Weise der Erfassung gibt der EuGH nicht vor, sehr wohl allerdings Voraussetzungen, welche die Zeiterfassung erfüllen muss. Konkret fordern die Richter ein System, das wie folgt sein soll

   verlässlich,

   objektiv und

   zugänglich

Rechtsprechung in Deutschland

Bisher wurde die Pflicht zur Zeiterfassung, die sich aus dem EuGH-Urteil ergibt, nicht in nationales Recht überführt. Rechtsexperten sind sich daher uneins, inwiefern das Urteil hierzulande bereits wirksam ist.

Eine erste Leuchtturm-Entscheidung zugunsten der Zeiterfassung fällte das Arbeitsgericht Emden im Februar 2020. Eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten ergebe sich direkt aus der EU-Grundrechte-Charta, wonach jeder Arbeitnehmer Anspruch auf Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und bezahlten Jahresurlaub habe.

Obwohl eine höchstrichterliche Entscheidung noch aussteht, ist das Urteil ein wichtiger Wegweiser für die weitere Handhabung der Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

  Pflichten des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland

Bislang verpflichtet §16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes Arbeitgeber lediglich dazu, über die vertraglich geregelte Arbeitszeit hinaus geleistete Mehrarbeit zu erfassen. Auch für Sonn- und Feiertage gilt eine entsprechende Aufzeichnungspflicht.

Sich auf die reine Erfassung von Überstunden zu beschränken, ist für Unternehmen allerdings riskant. Denn das Nachweisgesetz regelt in §2 Abs. 1, dass vereinbarte Arbeitszeit und resultierende Vergütung schriftlich festzuhalten sind. Im Streitfall liegt die Nachweispflicht beim Arbeitgeber. Einen entsprechenden Nachweis zu führen, ist allerdings ohne eine systematische Zeiterfassung kaum möglich.

Was möchte ich mit einer Zeiterfassung erreichen?

Wie bei allen Grundsatzentscheidungen sollten sich Unternehmen zunächst die Frage stellen, welche konkreten Ziele sie durch die Einführung einer Zeiterfassung erreichen möchten.

Dabei lassen sich unterschiedliche „Ausbaustufen“ der Zeiterfassung unterscheiden, je nachdem wie umfassend und wie tief die Zeiterfassung in das Unternehmen integriert werden soll. Wir nennen sie im Folgenden „Stufen“:

   Stufe 1: Alle arbeitsrechtlichen Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem erfüllen.

   Stufe 2: Mitarbeiterabrechnung direkt an erfasste Arbeitszeiten koppeln.

   Stufe 3: Für Kundenaufträge erfasste Arbeitszeiten beim Kunden abrechnen.

Die Stufen bauen aufeinander auf, wobei jede Stufe den Grad der Automatisierung unternehmensinterner Prozesse weiter erhöht. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die einzelnen Stufen und klären, welche Möglichkeiten Sie Ihnen bieten und, welche Anforderungen ein geeignetes Zeiterfassungssystem jeweils erfüllen sollte.

Stufe 1: Arbeitsrechtliche Anforderungen erfüllen

Die erste Ausbaustufe der Zeiterfassung hat zum Ziel, alle arbeitsrechtlichen Anforderungen, die sich bereits jetzt aus dem Arbeitszeitgesetz und in Zukunft aus dem EuGH-Urteil ergeben, mit einem System abzudecken.

Von zentraler Bedeutung ist dabei die Erfassung der wöchentlichen Anwesenheitszeit. Im Allgemeinen gelten folgende Regeln:

  • Maximal acht Stunden Arbeitszeit pro Tag (im Schnitt über 6 Monate/24 Wochen).
  • Maximal sechs Arbeitstage pro Woche.
  • Keine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen.
  • Ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.
  • Spätestens nach sechs Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten.
  • Nach neun Stunden mindestens 45 Minuten Pause.

Es wird schnell deutlich, dass bereits zur Prüfung dieser grundsätzlichen Regeln sämtliche Anwesenheits- und Pausenzeiten erfasst werden müssen. Um gewöhnliche Arbeitstage von Krankheits- oder Urlaubstagen unterscheiden zu können, sollte das Zeiterfassungssystem darüber hinaus die Möglichkeit bieten, Abwesenheiten zu verwalten.

  Verwalten von Urlaub, Krankheit und Co.

Es ist fast immer sinnvoll, die Erfassung von Arbeitszeiten mit der Verwaltung von Urlaub und Krankheit zu kombinieren. So erhalten Sie eine lückenlose Übersicht über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.

In der Zeiterfassungs-Software projectfacts haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Urlaubsanträge online zu stellen (z. B. aus dem regulären Urlaubsanspruch, aus Überstunden oder in Form von Sonderurlaub). Dieser Antrag kann durch eine dazu berechtigte Person genehmigt werden (z. B. den Vorgesetzten oder Projektleiter).

Auch Krankmeldungen lassen sich direkt im System einreichen und die zugehörige Krankschreibung hinterlegen. Vernetzte Systeme wie projectfacts informieren bzw. berücksichtigen in beiden Fällen automatisch Projekte, Kollegen, Vorgesetzte, Zeitkonten, Stellvertreter etc.

projectfacts bietet darüber hinaus die Möglichkeit, flexibel weitere Formen der Abwesenheit anzulegen wie Sonderurlaub, Überstundenabbau, Berufsschule, Krankheit eines Kindes etc.

Nicht jede Abwesenheit ist allerdings mit Urlaub oder Krankheit gleichzusetzen. Durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt sind in vielen Unternehmen Home Office und mobile Arbeit an der Tagesordnung.

Ein geeignetes Zeiterfassungssystem sollte daher die Möglichkeit bieten, Arbeit zeit- und ortsunabhängig zu erfassen. Mit Cloud-basierten Systemen wie projectfacts greifen Mitarbeiter online auf die Zeiterfassung zu und können sich so unabhängig von Arbeitsort und Endgerät ein- und auschecken.

Checkliste für Stufe 1 der Zeiterfassung: Arbeitsrecht

   Alle Mitarbeiter müssen die Zeiterfassung nutzen können.

   Mitarbeiter müssen ihre Zeiten überall und jederzeit erfassen können.

   Pausenzeiten müssen explizit festgehalten werden.

   Es muss ein Kalender inklusive Feiertage hinterlegt sein.

   Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit etc. müssen verwaltet werden können.

   Arbeitszeiten müssen langfristig, sicher und datenschutzkonform gespeichert werden.

Stufe 2: Mitarbeiterabrechnung an Zeiterfassung koppeln

Direkt relevant für die Mitarbeiterabrechnung ist die Zeiterfassung dann, wenn nur nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt wird. Häufiger wird jedoch eine bestimmte Arbeitszeit pro Woche festgelegt, die als Grundlage für die Abrechnung dient.

Über den Arbeitsvertrag hinausgehende Mehrarbeit muss schriftlich festgehalten und kompensiert werden. Der Arbeitnehmer hat dabei die Wahl, Überstunden innerhalb der nächsten sechs Monate wieder auszugleichen, sodass sich im Mittel eine Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag ergibt. Alternativ kann die geleistete Mehrarbeit ausbezahlt werden, wenn ein Freizeitausgleich nicht möglich ist.

   Handhabung von Überstunden

Überstunden ergeben sich aus der Differenz zwischen Soll- und Ist-Zeiten. Pro Tag wird ein Vergleich beider Werte vorgenommen und überzählige Zeiten (Ist > Soll) dem Überstundenkonto gutgeschrieben. Dabei können eine ganze Reihe von Regeln greifen:

  • Monats oder Jahres-Offset: Überstunden werden erst ab einem bestimmten Schwellwert gezählt.
  • Monats- oder Jahres-Max: Überstunden lassen sich nur bis zu einem Schwellwert ansammeln. Die Grenze kann weich oder hart sein.
  • Generelles Max: Absolute Grenze für angesammelte Überstunden.

Auch individuelle Anpassungen sind möglich, z. B. Tausch von Überstunden in Urlaub und umgekehrt. Zusätzliche Übersicht schafft eine Überstundenampel, die Mitarbeitern und Vorgesetzten in projectfacts stets den aktuellen Stand des Stundenkontos anzeigt.

Eine Zeiterfassung, die für die Mitarbeiterabrechnung genutzt werden soll, muss auf die vertraglich definierte Arbeitszeit zurückgreifen. Arbeiten Angestellte auch nachts oder an Sonn- und Feiertagen, sind zudem folgende Zuschläge zu berücksichtigen:

  • Für Nachtarbeit: Zuschlag zwischen 25 und 30 Prozent des Bruttostundenlohns (sofern nicht tarifvertraglich anders geregelt).
  • Für Sonntagsarbeit: Je nach Tarifgebiet zwischen 50 und 70 Prozent Zuschlag auf den Bruttostundenlohn.
  • Für Feiertagsarbeit: Je nach Tarifgebiet und Feiertag zwischen 50 und 150 Prozent Zuschlag.

Gerade im Vertrieb erhalten Mitarbeiter häufig ein erfolgsabhängiges Zusatzentgelt in Form einer Provision. Die Provision kann an unterschiedliche Wertgrößen gekoppelt sein, beispielsweise den Umsatz, der mit einem neuen Kundenauftrag erzielt wird.

Für die Zeiterfassung relevant sind Provisionen dann, wenn sie aufwandsabhängig berechnet werden, beispielsweise bei der Betreuung von Kunden. Ein Zeiterfassungssystem wie projectfacts bietet die Möglichkeit, Provisionen automatisch zu berechnen und zur Abrechnung freizugeben. Relevant hierfür ist nicht die gesamte Anwesenheitszeit, sondern nur die Zeit, die im Rahmen der provisionierten Leistung aufgewendet wurde (siehe Infokasten zu „Anwesenheitszeit und Projektzeit“).

Checkliste für Stufe 2 der Zeiterfassung: Mitarbeiterabrechnung

   Das System muss vertraglich geregelte Arbeitszeiten kennen und berücksichtigen.

   Überstunden müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

   Das System muss Stunden- und Zuschlagssätze kennen und korrekt berechnen.

   Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit muss separat abgerechnet werden.

   Provisionierte Leistungen müssen individuell festgelegt werden können.

   Provisionen müssen erfasst und nach festen Regeln abgerechnet werden.

Stufe 3: Zeiten für Kundenaufträge abrechnen

Dienstleistungsunternehmen wickeln Kundenaufträge häufig in Form von Projekten ab. In diesem Fall muss neben physischen Artikeln auch die geleistete Arbeitszeit abgerechnet werden.

Um Arbeitszeiten jeweils dem richtigen Auftrag zuordnen zu können, bieten Zeiterfassungssysteme wie projectfacts die Möglichkeit, Anwesenheitszeiten auf konkrete Projekte zu buchen. Dabei verteilen Mitarbeiter einzelne „Scheiben“ ihrer Anwesenheitszeit auf diejenigen Projekte, an denen sie arbeiten.

  Anwesenheitszeit und Projektzeit

Stufe 3 der Zeiterfassung erfordert eine explizite Unterscheidung von Anwesenheits- und Projektzeiten.

  • Anwesenheitszeiten dokumentieren die gesamte Arbeitszeit eines Mitarbeiters an einem Tag inklusive Pausen.
  • Projektzeiten dokumentieren, welchen Tätigkeiten ein Mitarbeiter im Laufe dieser Zeit nachgegangen ist.

Um Projektzeiten zu erfassen, buchen Mitarbeiter Ihre Anwesenheitszeit anteilig auf diejenigen Projekte, an denen sie arbeiten. Handelt es sich um ein Kundenprojekt und ist die Leistung verrechenbar, werden die gebuchten Zeiten automatisch zur passenden Rechnung hinzugefügt.

Zeiten erfassen in projectfacts

Eine Aufteilung wie sie in der Abbildung oben zu sehen ist, führt dazu, dass sieben Stunden der erfassten Arbeitszeit im Rahmen von Kundenprojekt A abgerechnet werden, zwei Stunden für Projekt B etc.

Flexible Zeiterfassungssysteme wie projectfacts bieten komfortable Möglichkeiten einzustellen, welche Leistungen abrechenbar sind und welche nicht. Bereits in der Vorlage lässt sich festlegen, ob ein Service beispielsweise immer kostenpflichtig oder immer umsonst ist.

Auch spezielle Abrechnungsformen lassen sich damit abbilden, z. B. die anteilige Verrechnung von Reisezeit oder eine im Halbstundenrhythmus getaktete Abrechnung von Service-Leistungen. Dafür wird zwischen interner und externer Zeit unterschieden. Diese Unterscheidung ist in vielen Anwendungsfällen von Vorteil:

  • 1: Ein Support-Mitarbeiter verwendet 25 Minuten (interne Zeit) auf die Betreuung eines Kunden. Der Service-Vertrag mit dem Kunden sieht eine halbstündliche Abrechnung vor, daher werden 30 Minuten (externe Zeit) abgerechnet.
  • 2: Wegen eines technischen Problems dauert die Erledigung eines Arbeitspaket vier statt zwei Stunden. Für die Projektplanung kann dafür eine interne Zeit von vier Stunden eingetragen werden, aus Kulanz werden extern aber nur zwei Stunden berechnet.

Der Zeitpunkt der Abrechnung richtet sich wiederum nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen und kann zu festen Zeitpunkten, nach Projektfortschritt oder einem festen Zahlungsplan erfolgen.

Auch Mischformen aus diesen Varianten lassen sich in projectfacts einrichten. Sollen Arbeitszeiten direkt beim Kunden abgerechnet werden, muss das Zeiterfassungssystem prüfen, welcher Abrechnungsmodus angewendet wird und welche Zeiten auf der nächsten Rechnung geführt werden sollen. Zudem muss das System wissen, welche Leistungen beim Kunden mit welchem Satz verrechnet werden können und welche nicht.

In manchen Fällen müssen Projektzeiten vor der Rechnungsstellung zudem einen Freigabeprozess durchlaufen. Ein solcher Prozess kann rein intern ablaufen oder mit dem Kunden zusammen. Für diesen Zweck bieten Zeiterfassungssysteme die Möglichkeit, Stundenzettel bzw. Tätigkeitsnachweise zu erstellen. Sie umfassen alle gebuchten Projektzeiten, die zur Abrechnung gebracht werden sollen und können vom Kunden geprüft und gegengezeichnet werden.

Zeiterfassung & Tätigkeitsnachweis in projectfacts

   Vorteile der Zeiterfassung für das Projektcontrolling

Aus der systematischen Erfassung von Projektzeiten ergeben sich in projectfacts darüber hinaus umfassende Möglichkeiten für das Projektcontrolling:

  • Verfolgen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit.
  • Berechnen Sie Arbeitskosten und Deckungsbeiträge exakt.
  • Nehmen Sie Soll-Ist-Vergleiche für Ihre Projektkennzahlen vor.
  • Steuern Sie Ihre Mitarbeiterauslastung dynamisch.

Checkliste für Stufe 3 der Zeiterfassung: Kundenabrechnung

   Arbeitszeiten müssen auf Kundenprojekte gebucht werden können.

   Projektzeiten müssen einem konkreten Auftrag zuordenbar sein.

   Es müssen fixe und aufwandsabhängige Positionen abgerechnet werden können.

   Verrechenbare Leistungen müssen auswähl- und einstellbar sein.

   Das System muss unterschiedliche Abrechnungsmodi unterstützen.

   Das System muss zwischen internen und externen Zeiten unterscheiden.

   Stundenzettel müssen erstellt und geprüft werden können.

Fazit

Die Zeiterfassung ist ein weites Feld. Unternehmen sind daher gut beraten, sich zunächst Gedanken darüber zu machen, welche Ziele sie mit der Einführung einer Zeiterfassung erreichen möchten, denn je nach Zielsetzung ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an das grundlegende System.

Der vorliegende Artikel gibt Ihnen einen ersten Einblick in das Thema. Wenn Sie sich für die Einführung einer Zeiterfassung interessieren, empfehlen wir Ihnen ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch. Darin gehen wir ausführlich auf Ihre Ziele und Anforderungen ein.

Weitere Informationen zur projectfacts Software erhalten Sie direkt auf unserer Homepage zum Thema Zeiterfassung. Dort geben wir Ihnen einen Überblick zu vielen weiteren Funktionen und Möglichkeiten, die Ihnen projectfacts für die Digitalisierung Ihres Unternehmens bietet.

Beitragsbild: © Kevin Ku – unsplash.com (2021)