Mehr als eine Abrechnungssoftware

Die Abrechnung ist eine wichtige, wenn auch oft unliebsame Aufgabe. Vor allem, wenn Sie sich mit Vorlagen von Rechnung zu Rechnung quälen. Meistens sind umfassende Änderungen nötig, die viel Zeit in Anspruch nehmen.

Wir haben eine passende Lösung für Sie: Mit der projectfacts Abrechnungssoftware sparen Sie sich Zeit und Mühe, indem Sie die Software für Sie Ihre Rechnungen schreiben lassen. Statt jedes Mal Vorlagen anzupassen, sammelt projectfacts alle relevanten Daten und trägt sie automatisch in die Rechnung ein.

Abrechnungsprozess in projectfacts
Abrechnungsprozess in projectfacts

Wählen Sie einfach den Kunden oder das zugehörige Projekt. Mit projectfacts geht das Abrechnen in Sekundenschnelle. Die Software nimmt Ihnen eine Vielzahl von Aufgaben ab:

  • Vorgefertigte Kundenanschrift und Anrede
  • Automatische Erzeugung von Rechnungsnummern nach Ihren Wünschen
  • Einheitliches Layout im Stil Ihrer Firma
  • Rechnungspositionen automatisch aus dem Auftrag übernehmen
  • Aufwandsabhängige Abrechnung nach verbuchten Arbeitsstunden
  • Und vieles mehr …

Lassen Sie unser Online Programm die Abrechnung für Sie übernehmen und konzentrieren Sie sich auf den schöneren Teil der Arbeit: Umsätze verbuchen.

Unsere Abrechnungssoftware: So einfach wie möglich, so flexibel wie nötig

Gerade Dienstleistungsunternehmen haben besondere Herausforderungen bei der Abrechnung, denn sie bieten verschiedene Arten von Abrechnungen an: nach Aufwand oder als Fixpreis.

Fixpreis

= Rechnungspositionen, die stets den gleichen Preis aufweisen (zum Beispiel materielle Produkte/Artikel).

In projectfacts können Sie dazu auf einen Katalog aller Ihrer Artikel zurückgreifen und wählen einfach den passenden aus. Die Software übernimmt die Position automatisch in die Rechnung. Mengen und Preise lassen sich bei Bedarf anpassen.

Aufwandsposten

= Rechnungspositionen, die individuell nach dem angefallenen Aufwand abgerechnet werden.

In Kombination mit der projectfacts Zeiterfassung stellen Aufwandsposten kein Problem mehr da. Die Rechnungssoftware verrechnet automatisch die gebuchte Arbeitszeit mit den jeweiligen Stundensätzen. Das Ergebnis: Zeitgenau Abrechnungen mit minimalem Aufwand.

Oft müssen darüber hinaus unterschiedliche Stunden- und Tagessätze bei der Rechnungsstellung beachtet werden. Mit der projectfacts Abrechnungssoftware behalten Sie hier den Überblick. Hinterlegen Sie einfach Ihre Stunden- und Tagessätze im System. Die Berechnung übernimmt die Software automatisch für Sie.

Sie genießen dabei volle Flexibilität. Erstellen Sie Stunden- und Tagessätze individuell für Kunden, Mitarbeiter oder Projekte und legen Sie zum Beispiel die Verrechnung von Nacht- und Wochenendarbeit fest.

Ihr kompletter Workflow in einer Software: Vom Angebot zur Rechnung

Mit projectfacts können Sie Ihre gesamte Abrechnung digitalisieren. Angefangen beim Angebot. Dieselben Mechanismen, die Ihnen die Rechnungsstellung vereinfachen, greifen auch hier. Entschließt sich der Kunde zum Kauf, generiert projectfacts aus dem Angebot automatisch einen Auftrag.

Der Auftrag bildet sowohl die Basis für das Kundenprojekt als auch für die Rechnung. Sämtliche Rahmenbedingungen und Abrechnungsregeln werden automatisch für jede Rechnung übernommen, die sie aus dem Auftrag heraus erstellen.

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Angebot

Im Vertriebsprozess werden eventuell mehrere Angebote erstellt. Die letztlich beauftragte Version lässt sich in projectfacts per Knopfdruck in einen Auftrag verwandeln.

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Auftrag

Der Auftrag ist Grundlage für Ihre Projektarbeit und die spätere Abrechnung. Hier können Sie individuelle Zahlungspläne und Abrechnungsregeln hinterlegen.

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Rechnung

Mit der Abrechnung stellen Sie dem Kunden automatisch entweder den Gesamtbetrag der Leistung oder eine bestimmte Abschlagszahlung in Rechnung.

Digitalisieren Sie Ihren Abrechnungs-Workflow mit projectfacts.

Abrechnungsregeln automatisch im Griff

Es ist oft hilfreich, Rechnungen nicht jedes Mal manuell schreiben und versenden zu müssen. Stattdessen möchten Sie beispielsweise die Abrechnung automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellen.

Flexible Abrechnungs-Zeitpunkte

Mit der projectfacts Abrechnungssoftware können Sie Rechnungen

  • zu einem bestimmten Datum,
  • nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder
  • nach Erledigung bestimmter Aufgaben

automatisch erstellen und versenden. Auch wiederkehrende Rechnungen in Form von Abonnements oder Support-Verträgen können auf diese Weise gehandhabt werden. Einfach das Abrechnungsintervall vorgeben, alles andere übernimmt die Abrechnungssoftware für Sie.

Kundenindividuelle Zahlungskonditionen

Kundenindividuelle Rechnungs- und Zahlungskonditionen lassen sich so problemlos abbilden. Und damit Sie nicht bei jeder Rechnungsstellung daran denken müssen, werden entsprechende Abrechnungsregeln zentral beim Auftrag hinterlegt.

Rechnung schreiben in projectfacts

Viele Fragen – eine Lösung: Online Abrechnung mit projectfacts

Dort können Sie für jede Auftragsposition dokumentieren, wie diese abgerechnet werden soll. Schnell kommen innerhalb von einem Auftrag unterschiedliche Anforderungen zusammen:

  • Lizenzkosten, die jährlich abgerechnet werden müssen.
  • Supportleistungen, die nach Aufwand und auf Basis eines Leistungsnachweises monatlich abgerechnet werden sollen.
  • Unterschiedliche Stunden- und Tagessätze für unterschiedliche Mitarbeiter, Kunden und Projekte.
  • Fixpreise für Installationen, die einmalig anfallen, aber erst zu einem bestimmten Datum abgerechnet werden dürfen.
  • Abschlagsrechnungen für eine Individualleistung, die jeweils nach Fertigstellung bestimmter Arbeitspakete abgerechnet werden dürfen.

Mit projectfacts können Sie diesen Anforderungen im Handumdrehen gerecht werden und vergessen niemals, eine Abrechnung zu erstellen. Die Rahmenbedingungen für die Zahlungen, die Abrechnungsgrundlagen und -regeln legen Sie einmalig im Auftrag fest. Wird dann eine Abrechnungsregel erfüllt, werden Sie automatisch daran erinnert, die Rechnung zu stellen.

Projektarbeit einfach abrechnen

Mit dem integrierten Projektmanagement können Sie Ihre Auftragspositionen in Teilprojekte und Arbeitspakete verwandeln. Je nach Erfüllungsgrad der jeweiligen Projekte setzt Sie projectfacts automatisch in Kenntnis, wenn Sie eine neue Rechnung stellen können.

Erledigte Arbeitspakete abrechnen

Wird beispielsweise ein Arbeitspaket auf „erledigt“ gesetzt, das die Grundlage für eine Abschlagzahlung bildet, informiert Sie projectfacts darüber. Sie werden dann im System darauf hingewiesen, dass Sie eine Handlungsoption bei der Rechnungsstellung haben. Der neu abrechenbare Betrag wird ebenfalls ausgegeben.

Abrechnung auf Knopfdruck

Da Sie alle wichtigen Informationen für die Abrechnung im Auftrag hinterlegt haben, geht die Rechnungsstellung per Knopfdruck. projectfacts erleichtert Ihnen auch den Versand, der direkt im System erfolgen kann. Hierfür können Sie Textvorlagen nutzen, die Sie bei der Online Abrechnung noch schneller werden lassen.

Rechnungen schreiben, verschicken und nachverfolgen

Zu einer professionellen Software zur Abrechnung gehört neben dem Erstellen und Versenden von Rechnungen auch ihre Nachverfolgung. Mit projectfacts behalten Sie Ihre Rechnungen ganz einfach im Blick.

Zahlungseingang buchen

Die Software übernimmt auch hier das Gros der Arbeit für Sie. Erhalten Sie eine Zahlung zu einer Rechnung auf Ihr Konto, können Sie den zugehörigen Zahlungseingang schnell und unkompliziert verbuchen – egal, ob Teil- oder Komplettbetrag. Bereits bezahlte Rechnungen werden Ihnen ebenso wie offene angezeigt.

Mahnprozess einleiten

Verstreicht das Zahlungsziel ohne Geldeingang, unterstützt Sie projectfacts dabei, Ihre Rechnung geltend zu machen. Mit dem automatisierten Forderungsmanagement erstellen Sie auf Knopfdruck Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Auf diese Weise behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Umsätze.

Abrechnung im Überblick

  • Online Abrechnungssoftware – schnell, einfach und flexibel
  • Problemlose Übernahme von Abrechnungsregeln aller Art (Fixpreis-/Aufwandsposten etc.)
  • Individuelle Stunden- und Tagessätze für Kunden, Mitarbeiter und Projekte
  • Kompletter Abrechnungs-Workflow in einer Softwarelösung
  • Automatische Hinweise zur Rechnungsstellung und integriertes Forderungsmanagement
  • Maßgeschneiderte Layouts für Ihre Rechnungen

Erstellen Sie Ihre Abrechnungen ab sofort digital und automatisch.

Wir beraten Sie gerne

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