Abrechnungssoftware für Ihr Unternehmen
Erstellen Sie Abrechnungen für Ihre Kunden schnell & einfach online mit der projectfacts Abrechnungssoftware.
AnforderungscheckWas ist eine Abrechnungssoftware?
Eine Abrechnungssoftware ist ein Programm, das Rechnungen und E-Rechnungen weitgehend automatisch erstellt, versendet und nachverfolgt. Statt für jede Rechnung eine Vorlage von Hand anzupassen, sammelt das Abrechnungsprogramm alle relevanten Daten zu Kunde, Auftrag und Leistung und trägt sie automatisch in die Rechnung ein.
Eine gute Abrechnungssoftware für den Mittelstand erfüllt dabei vier Kriterien:
- Automatische Rechnungserstellung aus Auftrag und erfassten Zeiten, statt Vorlagen manuell zu pflegen
- Flexible Abrechnungsarten: Fixpreis und Aufwand mit individuellen Stunden- und Tagessätzen
- Wiederkehrende Rechnungen und Abrechnungsregeln, die zentral am Auftrag hinterlegt werden
- All-in-One statt Insellösung: Angebot, Auftrag, Rechnung und Forderungsmanagement in einem System, DSGVO-konform aus Deutschland
Mehr als eine Abrechnungssoftware
Die Abrechnung ist eine wichtige, wenn auch oft unliebsame Aufgabe. Vor allem, wenn Sie sich mit Vorlagen von Rechnung zu Rechnung oder von E-Rechnung zu E-Rechnung quälen. Meistens sind umfassende Änderungen nötig, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wir haben eine passende Lösung für Sie: Mit der projectfacts Abrechnungssoftware sparen Sie sich Zeit und Mühe, indem Sie die Software für Sie Ihre Rechnungen und E-Rechnungen schreiben lassen. Statt jedes Mal Vorlagen anzupassen, sammelt projectfacts alle relevanten Daten und trägt sie automatisch in die Rechnung ein.
Wählen Sie einfach den Kunden oder das zugehörige Projekt. Mit projectfacts geht das Abrechnen in Sekundenschnelle. Die Software nimmt Ihnen eine Vielzahl von Aufgaben ab:
- Vorgefertigte Kundenanschrift und Anrede
- Automatische Erzeugung von Rechnungsnummern nach Ihren Wünschen
- Einheitliches Layout im Stil Ihrer Firma
- Rechnungspositionen automatisch aus dem Auftrag übernehmen
- Aufwandsabhängige Abrechnung nach verbuchten Arbeitsstunden
- Und vieles mehr …
Lassen Sie unser Online Programm die Abrechnung für Sie übernehmen und konzentrieren Sie sich auf den schöneren Teil der Arbeit: Umsätze verbuchen.
Unsere Abrechnungssoftware: So einfach wie möglich, so flexibel wie nötig
Gerade Dienstleistungsunternehmen haben besondere Herausforderungen bei der Abrechnung, denn sie bieten verschiedene Arten von Abrechnungen an: nach Aufwand oder als Fixpreis.
Fixpreis
Rechnungspositionen, die stets den gleichen Preis aufweisen (zum Beispiel materielle Produkte/Artikel).
In projectfacts können Sie dazu auf einen Katalog aller Ihrer Artikel zurückgreifen und wählen einfach den passenden aus. Die Software übernimmt die Position automatisch in die Rechnung. Mengen und Preise lassen sich bei Bedarf anpassen.
Aufwandsposten
Rechnungspositionen, die individuell nach dem angefallenen Aufwand abgerechnet werden.
In Kombination mit der projectfacts Zeiterfassung stellen Aufwandsposten kein Problem mehr dar. Die Rechnungssoftware verrechnet automatisch die gebuchte Arbeitszeit mit den jeweiligen Stundensätzen. Das Ergebnis: Zeitgenaue Abrechnungen mit minimalem Aufwand.
Oft müssen darüber hinaus unterschiedliche Stunden- und Tagessätze bei der Rechnungsstellung beachtet werden. Mit der projectfacts Abrechnungssoftware behalten Sie hier den Überblick. Hinterlegen Sie einfach Ihre Stunden- und Tagessätze im System. Die Berechnung übernimmt die Software automatisch für Sie.
Sie genießen dabei volle Flexibilität. Erstellen Sie Stunden- und Tagessätze individuell für Kunden, Mitarbeiter oder Projekte und legen Sie zum Beispiel die Verrechnung von Nacht- und Wochenendarbeit fest.
Ihr kompletter Workflow in einer Software: Vom Angebot zur Rechnung
Mit projectfacts können Sie Ihre gesamte Abrechnung digitalisieren. Angefangen beim Angebot. Dieselben Mechanismen, die Ihnen die Rechnungsstellung vereinfachen, greifen auch hier. Entschließt sich der Kunde zum Kauf, erzeugt projectfacts aus dem Angebot automatisch einen Auftrag.
Der Auftrag bildet sowohl die Basis für das Kundenprojekt als auch für die Rechnung und E-Rechnungen. Sämtliche Rahmenbedingungen und Abrechnungsregeln werden automatisch für jede Rechnung übernommen, die sie aus dem Auftrag heraus erstellen.
1 Angebot
Im Vertriebsprozess werden eventuell mehrere Angebote erstellt. Die letztlich beauftragte Version lässt sich in projectfacts per Knopfdruck in einen Auftrag verwandeln.
2 Auftrag
Der Auftrag ist Grundlage für Ihre Projektarbeit und die spätere Abrechnung. Hier können Sie individuelle Zahlungspläne und Abrechnungsregeln hinterlegen.
3 Rechnung
Mit der Abrechnung stellen Sie dem Kunden automatisch entweder den Gesamtbetrag der Leistung oder eine bestimmte Abschlagszahlung in Rechnung.
Lernen Sie im folgenden Video die fünf Abrechnungsarten kennen, die Sie in Ihrem Auftrag nutzen können!
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Digitalisieren Sie Ihren Abrechnungs-Workflow mit projectfacts
Sie sind auf der Suche nach einer Lösung für Ihre Abrechnungen? Dann sind Sie bei projectfacts genau richtig. Starten Sie jetzt mit dem intelligenten Abrechnungs-Workflow für Ihr Unternehmen.
Startgespräch buchenAbrechnungsregeln automatisch im Griff
Es ist oft hilfreich, Rechnungen nicht jedes Mal manuell schreiben und versenden zu müssen. Stattdessen möchten Sie beispielsweise die Abrechnung automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellen.
Flexible Abrechnungs-Zeitpunkte
Mit der projectfacts Abrechnungssoftware können Sie Rechnungen
- zu einem bestimmten Datum,
- nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder
- nach Erledigung bestimmter Aufgaben
Kundenindividuelle Zahlungskonditionen
Kundenindividuelle Rechnungs- und Zahlungskonditionen lassen sich so problemlos abbilden. Und damit Sie nicht bei jeder Rechnungsstellung daran denken müssen, werden entsprechende Abrechnungsregeln zentral beim Auftrag hinterlegt.
automatisch erstellen und versenden. Auch wiederkehrende Rechnungen in Form von Abonnements oder Support-Verträgen können auf diese Weise gehandhabt werden. Einfach das Abrechnungsintervall vorgeben, alles andere übernimmt die Abrechnungssoftware für Sie.
„projectfacts ist die Abrechnungsgrundlage für einen Großteil des Consulting-Umsatzes bei kwsoft®. Es ist ein sehr strategisches Tool für uns.“ – Jochen Schorn, Projektleiter im Consulting, kühn & weyh Software
Viele Fragen – eine Lösung: Online Abrechnung mit projectfacts
Dokumentieren Sie für jede Auftragsposition, wie diese abgerechnet werden soll. Schnell kommen innerhalb von einem Auftrag unterschiedliche Anforderungen zusammen.
Mit projectfacts können Sie diesen Anforderungen im Handumdrehen gerecht werden und vergessen niemals, eine Abrechnung zu erstellen. Die Rahmenbedingungen für die Zahlungen, die Abrechnungsgrundlagen und -regeln legen Sie einmalig im Auftrag fest. Wird dann eine Abrechnungsregel erfüllt, werden Sie automatisch daran erinnert, die Rechnung zu stellen.
- Lizenzkosten, die jährlich abgerechnet werden müssen.
- Supportleistungen, die nach Aufwand und auf Basis eines Leistungsnachweises monatlich abgerechnet werden sollen.
- Unterschiedliche Stunden- und Tagessätze für unterschiedliche Mitarbeiter, Kunden und Projekte.
- Fixpreise für Installationen, die einmalig anfallen, aber erst zu einem bestimmten Datum abgerechnet werden dürfen.
- Abschlagsrechnungen für eine Individualleistung, die jeweils nach Fertigstellung bestimmter Arbeitspakete abgerechnet werden sollen.
Projektarbeit einfach abrechnen
Mit dem integrierten Projektmanagement können Sie Ihre Auftragspositionen in Teilprojekte und Arbeitspakete verwandeln. Je nach Erfüllungsgrad der jeweiligen Projekte setzt Sie projectfacts automatisch in Kenntnis, wenn Sie eine neue Rechnung stellen können.
Erledigte Arbeitspakete abrechnen
Wird beispielsweise ein Arbeitspaket auf „erledigt“ gesetzt, das die Grundlage für eine Abschlagzahlung bildet, informiert Sie projectfacts darüber. Sie werden dann im System darauf hingewiesen, dass Sie eine neue Rechnung stellen können. Der abrechenbare Betrag wird ebenfalls ausgegeben.
Abrechnung auf Knopfdruck
Da Sie alle wichtigen Informationen für die Abrechnung im Auftrag hinterlegt haben, geht die Rechnungsstellung per Knopfdruck. projectfacts erleichtert Ihnen auch den Versand, der direkt aus dem System erfolgt. Hierfür können Sie Textvorlagen nutzen, die Sie bei der Online Abrechnung noch schneller werden lassen.
Erstellen Sie Ihre Abrechnungen ab sofort digital und automatisch
Rechnungen schaffen Umsatz, kosten aber auch Zeit und Geld. Optimieren Sie Ihre Rechnungsstellung mit einer digitalen Lösung. Die projectfacts Software hilft Ihnen dabei, Rechnungen schneller und effizienter zu stellen.
Termin vereinbarenRechnungen schreiben, verschicken und nachverfolgen
Zu einer professionellen Software zur Abrechnung gehört neben dem Erstellen und Versenden von Rechnungen und E-Rechnungen auch ihre Nachverfolgung. Mit projectfacts behalten Sie Ihre Rechnungen ganz einfach im Blick.
Zahlungseingang buchen
Die Software übernimmt auch hier das Gros der Arbeit für Sie. Erhalten Sie eine Zahlung zu einer Rechnung auf Ihr Konto, können Sie den zugehörigen Zahlungseingang schnell und unkompliziert verbuchen – egal, ob Teil- oder Komplettbetrag. Bereits bezahlte Rechnungen werden Ihnen ebenso wie offene angezeigt.
Mahnprozess einleiten
Verstreicht das Zahlungsziel ohne Geldeingang, unterstützt Sie projectfacts dabei, Ihre Rechnung geltend zu machen. Mit dem automatisierten Forderungsmanagement erstellen Sie auf Knopfdruck Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Auf diese Weise behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Umsätze.
Spezialisierte Abrechnungsarten in projectfacts
Neben der allgemeinen Abrechnung deckt projectfacts auch spezielle Abrechnungsarten ab. Für die aufwands- und fortschrittsbasierte Abrechnung von Projekten nutzen Sie die Projektabrechnung, für die Auslagen Ihrer Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung und für die klassische Rechnungsstellung und Fakturierung die Faktura. Alle greifen auf dieselbe Abrechnungssoftware zurück, sodass Ihre Daten an einer Stelle zusammenlaufen.
Abrechnung im Überblick
Alles in einem System
Online Abrechnungssoftware – schnell, einfach und flexibel
Abrechnungsregeln
Problemlose Übernahme von Abrechnungsregeln aller Art (Fixpreis-/Aufwandsposten etc.)
Stunden- und Tagessätze
Individuelle Stunden- und Tagessätze für Kunden, Mitarbeiter und Projekte
Abrechnungsprozess
Kompletter Abrechnungs-Workflow in einer Softwarelösung
Erinnerungsfunktion
Automatische Hinweise zur Rechnungsstellung und integriertes Forderungsmanagement
Stunden- und Tagessätze
Individuelle Stunden- und Tagessätze für Kunden, Mitarbeiter und Projekte
Eigenes Design
Maßgeschneiderte Layouts für Ihre Rechnungen
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