Modernes Reisekostenmanagement:
smart, digital und mobil

Sind Ihre Mitarbeiter oft unterwegs? Dann kennen Sie bereits die vielen Regelungen und Sonderregelungen im Bereich der Reisekostenabrechnung. Vorlagen für die Reisekostenabrechnung helfen kurzfristig bei der Verwaltung, sind aber keine Dauerlösung.

 

Die bessere Alternative ist ein systematisches Reisekostenmanagement mit einer Software wie projectfacts. Lösen Sie Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig. Durch die Online Verwaltung von Reisekostenanträgen und der nachgelagerten Verrechnung sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Reisekostenabrechnung in projectfacts

Auch die Dokumentation der Reisedetails und das Einreichen aller Belege kostet Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie besser bei der Projektarbeit mit Kunden einbringen könnten. Mit projectfacts sind die Reisekosten schnell erfasst, auch von unterwegs. Alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, ist ein Smartphone mit Internetzugang.

Online Reisekostenabrechnung – schnell, einfach und digital
Eine Softwarelösung für Ihr gesamtes Reisekostenmanagement
Reisekostenbelege jederzeit und überall online verbuchen
App pfScan

Reisekosten einfach digital erfassen

Mit dem Reisekostenmanagement von projectfacts können Ihre Mitarbeiter Reisekostenbelege jederzeit digital einlesen. Über die digitale Belegerfassung mit der pfScan-App genießen Sie die volle Flexibilität der Online Reisekostenabrechnung. Überall, wo Sie einen Internetzugang haben, lassen sich Belege schnell und unkompliziert abfotografieren oder per Drag & Drop als PDF in die Software hochladen.

Alle relevanten Informationen werden automatisch erfasst und digital ins System eingelesen. Von dort aus können Sie direkt damit weiterarbeiten. Zum Beispiel lässt sich ein Reisekostenantrag stellen und die zugehörigen Belege verknüpfen.

Sparen Sie sich jede Form von Zettelwirtschaft, um bei Reisekosten den Überblick zu behalten. Managen Sie stattdessen Ihre Reisekostenabrechnungen einfach digital und online.

Belege mit der Reisekostenabrechnung in der Software verknüpfen
Rechnungen und Quittungen einfach digital einlesen

Online Reisekostenabrechnung – so flexibel wie Sie

Haben Sie Ihre Belege digital gesammelt, können Sie auch alle weiteren Schritte direkt in projectfacts abwickeln. Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung deckt projectfacts den kompletten Prozess ab und vereinfacht so effektiv Ihre Reisekostenabrechnung.

Bei der Reisekostenabrechnung können sich Ihre Mitarbeiter zwischen einer individuellen Reise- und einer Sammelabrechnung entscheiden. Bei der Reiseabrechnung wird jeweils eine einzelne Reise erfasst. Durch die Angabe der Reisedauer wird automatisch auch der Verpflegungsmehraufwand berechnet.

Reisekosten Abrechnung in projectfacts

Mit einer Sammelabrechnung lassen sich alle Reisen innerhalb eines gewissen Zeitraums in nur einer Abrechnung abwickeln. Dadurch können Sie zum Beispiel am Monatsende einfach alle Reisekosten der vergangenen Wochen in einem Schritt verrechnen.

In der Abrechnung können sämtliche Reisekosten hinterlegt werden:

Übernachtungen
Fahrtkosten durch Bahn-, Flug- oder Autoreisen
Spesen
Verpflegungspauschale bzw. Verpflegungsmehraufwand
und mehr …

Digitale Reisekostenabrechnung verwalten und freigeben

Auch Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind kein Problem für projectfacts. Der Verpflegungsmehraufwand wird für die Dauer der Reise und nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen automatisch berechnet.

Ist die Reisekostenabrechnung fertiggestellt, können sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach in der Software zur Prüfung geben. Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung im System und kann dann seine Freigabe erteilen. Nach erfolgter Freigabe wird auch der Antragssteller automatisch informiert.

In einer Übersicht ist für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit sichtbar, welche Reisekostenabrechnungen bereits genehmigt oder abgerechnet wurden. Alle Originalbelege stehen darüber hinaus als Datei zur Verfügung und ergänzen die aufgelisteten Reisekosten.

Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze
Integriertes Prüfungs- und Freigabeverfahren innerhalb der Software
Alle Originalbelege für Sie dokumentiert und jederzeit abrufbar
Reisekostenabrechnung mit projectfacts

Reisekosten bei Kundenprojekten – Einfache Projektabrechnung

Als All-in-one Softwarelösung für Ihr Reisekostenmanagement profitieren Sie von der Online Reisekostenabrechnung auch an vielen anderen Stellen. So ist die Zuordnung der Reisekosten zu Kunden oder Projekten ein Kinderspiel. Auf diese Weise können Sie Reisekosten, die im Zuge eines Kundenprojekts entstanden sind, einfach weiterberechnen – egal ob in voller Höhe oder in Teilen.

 

Bei der Erstellung von Tätigkeitsnachweisen oder Abrechnungen hilft Ihnen die Online Reisekostenabrechnung von projectfacts ebenfalls. Ein detailliertes Controlling über alle Kosten verschafft Ihnen zudem den kompletten Überblick, nicht nur über Ihre Reisekosten. Durch die digitale Reisekostenabrechnung bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit fürs Wesentliche.

Checkliste Reisekostenabrechnung

Checkliste projectfacts
Verpflegungspauschalen
Beliebige Kostenarten
Material
Fahrtkosten
Spesen
Übernachtungen
Mitarbeiterabrechnung
Projektabrechnung
Kundenabrechnung
Verschiedene MwSt-Sätze
Excel-Schnittstelle
Verpflegungspauschalen für Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Übernachtung
Ortsabhängige Verpflegungspauschalen
Dauerabhängig (8h, 12h, 24h)
Fahrtkostenpauschalen
Privater Anteil
Monatsabrechnung
Prüfungsworkflow
Abrechnungsworkflow
Firmen Kreditkarte
Drittleistung
Auszahlungssteuerung
Reise über mehrere Tage
Reise in verschiedene Länder

Testen Sie das digitale Reisemanagement selbst und fordern Sie Ihren kostenlosen Testaccount an.

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