Reisekostenabrechnung Software: online & webbasiert

Die webbasierte Reisekostensoftware für Ihre Online Reisekostenabrechnung. Schnell & einfach in der Cloud. Belege abfotografieren und hochladen, online prüfen und freigeben.

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Online Reisekostenmanagement: Smart, digital und mobil

Sind Ihre Mitarbeiter oft auf Dienstreisen? Dann kennen Sie bereits die vielen Regelungen im Bereich der Reisekostenabrechnung. Vorlagen für die Reisekostenabrechnung helfen kurzfristig bei der Verwaltung, sind aber keine Dauerlösung.

Die bessere Alternative ist ein systematisches Reisekostenmanagement mit einer webbasierten Reisekostensoftware wie projectfacts. Lösen Sie Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig. Durch die Online Verwaltung von Reisekostenanträgen und der nachgelagerten Verrechnung sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Was ist eine Reisekostensoftware?

Eine Reisekostensoftware, oft auch Reisekosten Software oder Reisekostenabrechnungs-Software geschrieben, ist ein webbasiertes Tool, mit dem Unternehmen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter digital erfassen, prüfen, freigeben und abrechnen. Statt Vorlagen und Zettelwirtschaft läuft der komplette Prozess vom Reisekostenantrag über die Genehmigung bis zur Verrechnung online in der Cloud.

projectfacts deckt diesen Reisekosten-Workflow als Teil der Faktura ab: Belege, Pauschalen, Freigaben und die Weiterberechnung an Kunden liegen im selben System wie Projekte und Abrechnung. Entwicklung und Hosting erfolgen DSGVO-konform in Deutschland.

Reisekostensoftware einzeln oder im Gesamtsystem?

Eigenständige Reisekosten-App

Deckt allein die Reisekostenabrechnung ab

projectfacts

Reisekostensoftware im All-in-One-System

Einführung

Schnell startklar, weil nur Belege, Pauschalen und Freigabe einzurichten sind.

Mehr Einrichtung, weil Projekte, Kunden, Rollen und Abrechnung mit hinterlegt werden.

Zuschnitt

Wer ausschließlich Reisekosten abrechnen will, bekommt genau das.

Deckt mehr ab, als ein reiner Reisekostenbedarf verlangt.

Belegerfassung

Eigene Belegablage neben der übrigen Buchhaltung.

Dieselbe digitale Belegerfassung wie für Eingangsrechnungen und Kostenelemente.

Weiterberechnung

Die Zuordnung zu Kunde oder Projekt muss über eine Schnittstelle nachgebaut werden.

Reisekosten hängen am Projekt und gehen ohne Umweg in die Kundenabrechnung.

Auswertung

Reisekosten werden für sich ausgewertet.

Reisekosten sind Teil des Kosten- und Projektcontrollings.

Daten und Hosting

Serverstandort und Vertrag hängen vom jeweiligen Anbieter ab.

Entwicklung und Hosting DSGVO-konform in Deutschland.

Belege online erfassen

Dokumentation und Einreichen aller Reise-Belege kosten Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie besser bei der Projektarbeit mit Kunden verbringen könnten. Mit projectfacts sind die Reisekosten schnell erfasst, auch von unterwegs. Alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, ist ein Smartphone mit Internetzugang.

Einzel- & Sammelabrechnung

Rechnen Sie auf Wunsch Belege einzeln ab oder gesammelt am Ende einer Reise, der Woche oder des Monats. Auch unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind dabei kein Problem für projectfacts – Ihrer Software zur Online Reisekostenabrechnung.

Komplett digitale Abrechnung

Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung managen Sie alle Reisekosten in projectfacts vollständig digital. Mitarbeiter reichen ihre Reisekostenanträge direkt im System zur Prüfung ein. Auch die Freigabe erfolgt digital und online. So rechnen Sie Reisekosten schnell, einfach und effizient ab.

„Für uns ist projectfacts ein sehr wichtiges Werkzeug in dem Tagesgeschäft.“ – Stefan Jost, Geschäftsführer, EMSR-Partner

Reisekostenabrechnung Software | projectfacts

Reisekosten einfach digital erfassen

Mit dem Reisekostenmanagement von projectfacts können Ihre Mitarbeiter Reisekostenbelege digital einlesen. Über die digitale Belegerfassung genießen Sie die volle Flexibilität der Online Reisekostenabrechnung. Überall, wo Sie einen Internetzugang haben, lassen sich Belege schnell und unkompliziert abfotografieren oder per Drag & Drop als PDF in die Software hochladen.

Alle relevanten Informationen werden automatisch erfasst und digital ins System eingelesen. Von dort aus können Sie direkt damit weiterarbeiten. Zum Beispiel lässt sich ein Reisekostenantrag stellen und die zugehörigen Belege verknüpfen.

Sparen Sie sich jede Form von Zettelwirtschaft, um bei Reisekosten den Überblick zu behalten. Managen Sie stattdessen Ihre Reisekostenabrechnung online.

Rechnungen und Quittungen einfach digital einlesen
Belege mit der Reisekostenabrechnung in der Software verknüpfen

Reisekosten online erfassen und abrechnen

Sparen Sie sich wertvolle Zeit und Papierkram rund um die Abrechnung Ihrer Dienstreisen. Dank digitaler Erfassung laden Sie Ihre Belege einfach in die Cloud. Dort werden Anträge geprüft, freigegeben und verrechnet.

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Online Reisekostenabrechnung – so flexibel wie Sie

Haben Sie Ihre Belege digital gesammelt, können Sie auch alle weiteren Schritte direkt in projectfacts abwickeln. Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung deckt projectfacts den kompletten Prozess ab und vereinfacht so effektiv Ihre Reisekostenabrechnung.

Individuelle oder Sammelabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung können sich Ihre Mitarbeiter zwischen einer individuellen Reise- und einer Sammelabrechnung entscheiden. Bei der Reiseabrechnung wird jeweils eine einzelne Reise erfasst. Durch die Angabe der Reisedauer wird automatisch der Verpflegungsmehraufwand berechnet.

Mit einer Sammelabrechnung lassen sich alle Reisen innerhalb eines gewissen Zeitraums in nur einer Abrechnung abwickeln. Dadurch können Sie zum Beispiel am Monatsende einfach alle Reisekosten der vergangenen Wochen in einem Schritt verrechnen.

In der Abrechnung werden sämtliche Reisekosten hinterlegt:

Übernachtungen
Fahrtkosten für Bahn-, Flug- oder Autoreisen
Spesen
Verpflegungspauschale bzw. Verpflegungsmehraufwand
und mehr …

Zuschläge über die Pauschale hinaus

Unter den Kostentypen hinterlegen Sie die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand wie gewohnt. Zahlen Sie Ihren Mitarbeitern mehr als die steuerfreien Beträge, gibt es dafür zwei Wege.

Optionale Zuschläge zu den steuerfreien Beträgen: ein fixer steuerpflichtiger Betrag, der auf die genutzten steuerfreien Mehraufwendungen addiert wird.
Optional abweichende fixe Auszahlungsbeträge: Sie hinterlegen die Endsumme, und projectfacts ermittelt daraus abhängig von den genutzten Mehraufwendungen den zu versteuernden Mehrbetrag.

Webbasierte Reisekostenabrechnung | projectfacts

Reisekostenabrechnung online verwalten und freigeben

Auch Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind kein Problem für projectfacts. Der Verpflegungsmehraufwand wird für die Dauer der Reise und nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen automatisch berechnet.

Der komplette Reisekosten-Workflow von der Erfassung über die Prüfung bis zur Freigabe läuft dabei in einem System, ohne Umweg über E-Mail-Anhänge oder Papierbelege.

Ist die Reisekostenabrechnung fertiggestellt, können sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach in der Software zur Prüfung geben. Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung im System und kann dann seine Freigabe erteilen. Nach erfolgter Freigabe wird auch der Antragsteller automatisch informiert.

In einer Übersicht ist für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit sichtbar, welche Reisekostenabrechnungen bereits genehmigt oder abgerechnet wurden. Alle Originalbelege stehen darüber hinaus als Datei zur Verfügung und ergänzen die aufgelisteten Reisekosten.

Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze
Integriertes Prüfungs- und Freigabeverfahren innerhalb der Software
Alle Originalbelege für Sie dokumentiert und jederzeit abrufbar

Woran Sie eine gute Reisekostensoftware erkennen

Erfassung unterwegs statt im Büro

Belege lassen sich noch auf der Reise per Smartphone abfotografieren oder als PDF hochladen, statt sie bis zur Rückkehr zu sammeln.

Pauschalen automatisch berechnen

Der Verpflegungsmehraufwand entsteht aus der Reisedauer, auch für Auslandsreisen, Fremdwährungen und landestypische Verpflegungssätze.

Freigabe ohne Medienbruch

Antrag, Prüfung und Freigabe laufen als durchgehender Reisekosten-Workflow im System, nicht per E-Mail nebenher.

Anschluss an die Abrechnung

Freigegebene Reisekosten gehen direkt in die Abrechnung, statt am Ende noch einmal übertragen zu werden.

Weiterberechnung an Kunden

Reisekosten aus Kundenprojekten lassen sich in voller Höhe oder in Teilen weiterberechnen.

Datenhaltung in Deutschland

Entwicklung und Hosting erfolgen DSGVO-konform in Deutschland, wahlweise in der Cloud oder im eigenen Haus.

Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit einer Software für Reisekosten

Die Abrechnung von Reisekosten ist das ungeliebte Kind vieler Mitarbeiter. Sie erfordert Zeit und schafft keinen unmittelbaren Mehrwert. Überlassen Sie deshalb einfach die Administration unserem Online-System.

Termin vereinbaren

… oder erst prüfen, wie viele Systeme Sie haben

Reisekosten bei Kundenprojekten – Einfache Projektabrechnung

Reisekosten weiterberechnen

Als All-in-one Softwarelösung für Ihr Reisekostenmanagement profitieren Sie von der Online Reisekostenabrechnung auch an vielen anderen Stellen. So ist die Zuordnung der Reisekosten zu Kunden oder Projekten ein Kinderspiel. Auf diese Weise können Sie Reisekosten, die im Zuge eines Kundenprojekts entstanden sind, einfach weiterberechnen – egal ob in voller Höhe oder in Teilen.

Tätigkeitsnachweise und Kostencontrolling

Bei der Erstellung von Tätigkeitsnachweisen oder Abrechnungen hilft Ihnen die Online Reisekostenabrechnung von projectfacts ebenfalls. Ein detailliertes Controlling über alle Kosten verschafft Ihnen zudem den kompletten Überblick, nicht nur über Ihre Reisekosten. Durch die digitale Reisekostenabrechnung bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit fürs Wesentliche.

Reisekostenabrechnung im Überblick

Digitale Erfassung

Reisebelege digital erfassen und einfach hochladen

Integrierte Prüfung

Prüfung und Freigabe innerhalb der Software

Lückenlose Dokumentation

Alle Originalbelege jederzeit abrufbar

Für alle Fälle

Landestypische Verpflegungs- und MwSt-Sätze berücksichtigen

Noch Fragen? Wir haben die passende Antwort!

Rufen Sie uns an, schreiben Sie uns eine Mail oder schauen Sie in unserem FAQ-Bereich nach! Wir beantworten Ihre Fragen gerne!

Kontakt zum FAQ zum Hilfecenter

Häufige Fragen

Was ist eine Software zur Reisekostenabrechnung?

Eine Software zur Reisekostenabrechnung wie projectfacts löst Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig und ersetzt einmalige Vorlagen. Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung managen Sie alle Reisekosten vollständig digital und online in der Cloud.

Ist die Reisekostenabrechnung von projectfacts webbasiert?

Ja, projectfacts ist eine webbasierte Reisekostenabrechnung. Sie arbeiten komplett online in der Cloud und benötigen überall dort, wo Sie Internetzugang haben, nur ein Smartphone oder einen Browser. Eine lokale Installation entfällt.

Reisekostenabrechnung mit Software oder mit Vorlage?

Vorlagen für die Reisekostenabrechnung helfen kurzfristig, sind aber keine Dauerlösung. Eine Software wie projectfacts löst Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig und bildet Antrag, Prüfung, Freigabe und Abrechnung digital ab.

Wie erfassen meine Mitarbeiter Belege mit projectfacts?

Über die digitale Belegerfassung lassen sich Belege überall mit Internetzugang abfotografieren oder per Drag und Drop als PDF in die Software hochladen. Alle relevanten Informationen werden automatisch erfasst und ins System eingelesen, sodass Ihre Mitarbeiter auch von unterwegs nur ein Smartphone benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Sammelabrechnung?

Bei der individuellen Reiseabrechnung wird jeweils eine einzelne Reise erfasst und über die Reisedauer automatisch der Verpflegungsmehraufwand berechnet. Mit einer Sammelabrechnung wickeln Sie alle Reisen eines Zeitraums in nur einer Abrechnung ab, etwa alle Reisekosten am Monatsende in einem Schritt.

Unterstützt projectfacts Auslandsreisen und verschiedene Währungen?

Ja, Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind kein Problem. Der Verpflegungsmehraufwand wird für die Dauer der Reise nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen automatisch berechnet.

Wie funktioniert die Prüfung und Freigabe von Reisekosten?

Ist die Reisekostenabrechnung fertiggestellt, reichen Ihre Mitarbeiter sie direkt in der Software zur Prüfung ein. Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung im System und erteilt seine Freigabe, woraufhin der Antragsteller automatisch informiert wird.

Kann ich Reisekosten an Kunden weiterberechnen?

Ja, durch die Zuordnung der Reisekosten zu Kunden oder Projekten können Sie Kosten, die im Zuge eines Kundenprojekts entstanden sind, einfach weiterberechnen – in voller Höhe oder in Teilen. Auch bei Tätigkeitsnachweisen und Abrechnungen unterstützt Sie die Lösung.

Welche Kostenarten lassen sich in der Abrechnung hinterlegen?

In der Abrechnung werden sämtliche Reisekosten hinterlegt, darunter Übernachtungen, Fahrtkosten für Bahn-, Flug- oder Autoreisen, Spesen sowie die Verpflegungspauschale bzw. der Verpflegungsmehraufwand. Alle Originalbelege stehen zusätzlich als Datei zur Verfügung.

Was kostet eine Reisekostensoftware?

projectfacts kostet 29 € pro Nutzer und Monat, netto, bei einem Jahr Laufzeit. Die Reisekostenabrechnung ist darin enthalten: Alle Module sind im Preis inbegriffen, es gibt keine Editionen und keine Funktionen, die erst in einer teureren Stufe freigeschaltet werden. Dazu kommen Hosting und wahlweise ein Supportpaket. Den vollständigen Rechenweg finden Sie unter Preise.

Worin unterscheidet sich eine Reisekostensoftware von einer Spesen-App?

Eine Spesen-App deckt meist nur das Erfassen und Einreichen von Belegen ab. Eine Reisekostensoftware bildet zusätzlich den kompletten Reisekosten-Workflow ab: Antrag, Genehmigung, Prüfung, Freigabe und die anschließende Verrechnung. Bei projectfacts kommt die Weiterberechnung an Kunden und Projekte hinzu, weil Reisekosten und Abrechnung im selben System liegen.

Reicht unser vorhandenes System oder braucht es eine eigene Reisekostensoftware?

Das hängt davon ab, wie weit Ihre Reisekosten heute schon mit Projekten und Abrechnung zusammenhängen. Wird jede Reise ohnehin einem Kunden oder Projekt zugeordnet, spart eine separate Lösung wenig, weil die Daten anschließend wieder zusammengeführt werden müssen. In projectfacts ist die Reisekostensoftware Teil des Gesamtsystems, sodass Belege, Projekte und Abrechnung ohne Schnittstelle zusammenhängen.

Ist die Online Reisekostenabrechnung DSGVO-konform?

Ja. projectfacts ist eine in Deutschland entwickelte Software und wird DSGVO-konform in der Cloud betrieben. Ihre Reisekostenanträge, Belege und Abrechnungen liegen zentral im System und stehen jederzeit als Datei bereit.