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Reisekostenabrechnung Software: online & webbasiert

Die webbasierte Software für Ihre Online Reisekostenabrechnung. Schnell & einfach in der Cloud. Belege abfotografieren und hochladen, online prüfen und freigeben.

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Online Reisekostenmanagement: Smart, digital und mobil

Sind Ihre Mitarbeiter oft auf Dienstreisen? Dann kennen Sie bereits die vielen Regelungen im Bereich der Reisekostenabrechnung. Vorlagen für die Reisekostenabrechnung helfen kurzfristig bei der Verwaltung, sind aber keine Dauerlösung.

Die bessere Alternative ist ein systematisches Reisekostenmanagement mit einer webbasierten Software wie projectfacts. Lösen Sie Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig. Durch die Online Verwaltung von Reisekostenanträgen und der nachgelagerten Verrechnung sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Was ist eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Eine Reisekostenabrechnungs-Software ist ein webbasiertes Tool, mit dem Unternehmen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter digital erfassen, prüfen, freigeben und abrechnen. Statt Vorlagen und Zettelwirtschaft läuft der komplette Prozess vom Reisekostenantrag über die Genehmigung bis zur Verrechnung online in der Cloud.

Was genau zu einer Reisekostenabrechnung gehört und welche Kostenarten dazuzählen, erklärt unser Glossar zur Reisekostenabrechnung.

Belege online erfassen

Dokumentation und Einreichen aller Reise-Belege kostet Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie besser bei der Projektarbeit mit Kunden verbringen könnten. Mit projectfacts sind die Reisekosten schnell erfasst, auch von unterwegs. Alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, ist ein Smartphone mit Internetzugang.

Einzel- & Sammelabrechnung

Rechnen Sie auf Wunsch Belege einzeln ab oder gesammelt am Ende einer Reise, der Woche oder des Monats. Auch unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind dabei kein Problem für projectfacts – Ihrer Software zur Online Reisekostenabrechnung.

Komplett digitale Abrechnung

Vom Antrag über die die Genehmigung bis hin zur Abrechnung managen Sie alle Reisekosten in projectfacts vollständig digital. Mitarbeiter geben Ihre Reisekostenanträge direkt im System zur Prüfung. Auch die Freigabe erfolgt digital und online. So rechnen Sie Reisekosten schnell, einfach und effizient ab.

„Für uns ist projectfacts ein sehr wichtiges Werkzeug in dem Tagesgeschäft.“ – Stefan Jost, Geschäftsführer, EMSR-Partner
EMSR-Partner Logo
Reisekostenabrechnung Software | projectfacts

Reisekosten einfach digital erfassen

Mit dem Reisekostenmanagement von projectfacts können Ihre Mitarbeiter Reisekostenbelege digital einlesen. Über die digitale Belegerfassung genießen Sie die volle Flexibilität der Online Reisekostenabrechnung. Überall, wo Sie einen Internetzugang haben, lassen sich Belege schnell und unkompliziert abfotografieren oder per Drag & Drop als PDF in die Software hochladen.

Alle relevanten Informationen werden automatisch erfasst und digital ins System eingelesen. Von dort aus können Sie direkt damit weiterarbeiten. Zum Beispiel lässt sich ein Reisekostenantrag stellen und die zugehörigen Belege verknüpfen.

Sparen Sie sich jede Form von Zettelwirtschaft, um bei Reisekosten den Überblick zu behalten. Managen Sie stattdessen Ihre Reisekostenabrechnung online.

  • Rechnungen und Quittungen einfach digital einlesen
  • Belege mit der Reisekostenabrechnung in der Software verknüpfen

Reisekosten online erfassen und abrechnen

Sparen Sie sich wertvolle Zeit und Papierkram rund um die Abrechnung Ihrer Dienstreisen. Dank digitaler Erfassung laden Sie Ihre Belege einfach in die Cloud. Dort werde Anträge geprüft, freigegeben und verrechnet.

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Online Reisekostenabrechnung – so flexibel wie Sie

Haben Sie Ihre Belege digital gesammelt, können Sie auch alle weiteren Schritte direkt in projectfacts abwickeln. Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung deckt projectfacts den kompletten Prozess ab und vereinfacht so effektiv Ihre Reisekostenabrechnung.

Individuelle oder Sammelabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung können sich Ihre Mitarbeiter zwischen einer individuellen Reise- und einer Sammelabrechnung entscheiden. Bei der Reiseabrechnung wird jeweils eine einzelne Reise erfasst. Durch die Angabe der Reisedauer wird automatisch der Verpflegungsmehraufwand berechnet.

Mit einer Sammelabrechnung lassen sich alle Reisen innerhalb eines gewissen Zeitraums in nur einer Abrechnung abwickeln. Dadurch können Sie zum Beispiel am Monatsende einfach alle Reisekosten der vergangenen Wochen in einem Schritt verrechnen.

In der Abrechnung werden sämtliche Reisekosten hinterlegt:

  • Übernachtungen
  • Fahrtkosten für Bahn-, Flug- oder Autoreisen
  • Spesen
  • Verpflegungspauschale bzw. Verpflegungsmehraufwand
  • und mehr….
Webbasierte Reisekostenabrechnung | projectfacts

Reisekostenabrechnung online verwalten und freigeben

Auch Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind kein Problem für projectfacts. Der Verpflegungsmehraufwand wird für die Dauer der Reise und nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen automatisch berechnet.

Ist die Reisekostenabrechnung fertiggestellt, können sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach in der Software zur Prüfung geben. Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung im System und kann dann seine Freigabe erteilen. Nach erfolgter Freigabe wird auch der Antragssteller automatisch informiert.

In einer Übersicht ist für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit sichtbar, welche Reisekostenabrechnungen bereits genehmigt oder abgerechnet wurden. Alle Originalbelege stehen darüber hinaus als Datei zur Verfügung und ergänzen die aufgelisteten Reisekosten.

  • Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze
  • Integriertes Prüfungs- und Freigabeverfahren innerhalb der Software
  • Alle Originalbelege für Sie dokumentiert und jederzeit abrufbar

Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit einer Software für Reisekosten

Die Abrechnung von Reisekosten ist das ungeliebte Kind vieler Mitarbeiter. Es erfordert Zeit und schafft keinen unmittelbaren Mehrwert. Überlassen Sie deshalb einfach die Administration unserem Online-System.

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Reisekosten bei Kundenprojekten – Einfache Projektabrechnung

Reisekosten weiterverechnen

Als All-in-one Softwarelösung für Ihr Reisekostenmanagement profitieren Sie von der Online Reisekostenabrechnung auch an vielen anderen Stellen. So ist die Zuordnung der Reisekosten zu Kunden oder Projekten ein Kinderspiel. Auf diese Weise können Sie Reisekosten, die im Zuge eines Kundenprojekts entstanden sind, einfach weiterberechnen – egal ob in voller Höhe oder in Teilen.

Tätigkeitsnachweise und Kostencontrolling

Bei der Erstellung von Tätigkeitsnachweisen oder Abrechnungen hilft Ihnen die Online Reisekostenabrechnung von projectfacts ebenfalls. Ein detailliertes Controlling über alle Kosten verschafft Ihnen zudem den kompletten Überblick, nicht nur über Ihre Reisekosten. Durch die digitale Reisekostenabrechnung bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit fürs Wesentliche.

Tätigkeitsnachweis | projectfacts

Reisekostenabrechnung im Überblick

Digitale Erfassung

Reisebelege digital erfassen und einfach hochladen

Integrierte Prüfung

Prüfung und Freigabe innerhalb der Software

Lückenlose Dokumentation

Alle Originalbelege jederzeit abrufbar

Für alle Fälle

Landestypische Verpflegungs- und MwSt-Sätze berücksichtigen

Noch Fragen? Wir haben die passende Antwort!

Rufen Sie uns an, schreiben Sie uns eine Mail oder schauen Sie in unserem FAQ-Bereich nach! Wir beantworten Ihre Fragen gerne!

Kontakt zum FAQ zum Hilfecenter

Häufige Fragen

Was ist eine Software zur Reisekostenabrechnung?
Eine Software zur Reisekostenabrechnung wie projectfacts löst Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig und ersetzt einmalige Vorlagen. Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung managen Sie alle Reisekosten vollständig digital und online in der Cloud.
Ist die Reisekostenabrechnung von projectfacts webbasiert?
Ja, projectfacts ist eine webbasierte Reisekostenabrechnung. Sie arbeiten komplett online in der Cloud und benötigen überall dort, wo Sie Internetzugang haben, nur ein Smartphone oder einen Browser. Eine lokale Installation entfällt.
Reisekostenabrechnung mit Software oder mit Vorlage?
Vorlagen für die Reisekostenabrechnung helfen kurzfristig, sind aber keine Dauerlösung. Eine Software wie projectfacts löst Ihre Prozesse rund um Reisekosten nachhaltig und bildet Antrag, Prüfung, Freigabe und Abrechnung digital ab. Was eine Reisekostenabrechnung genau umfasst, lesen Sie in unserem Glossar.
Wie erfassen meine Mitarbeiter Belege mit projectfacts?
Über die digitale Belegerfassung lassen sich Belege überall mit Internetzugang abfotografieren oder per Drag und Drop als PDF in die Software hochladen. Alle relevanten Informationen werden automatisch erfasst und ins System eingelesen, sodass Ihre Mitarbeiter auch von unterwegs nur ein Smartphone benötigen.
Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Sammelabrechnung?
Bei der individuellen Reiseabrechnung wird jeweils eine einzelne Reise erfasst und über die Reisedauer automatisch der Verpflegungsmehraufwand berechnet. Mit einer Sammelabrechnung wickeln Sie alle Reisen eines Zeitraums in nur einer Abrechnung ab, etwa alle Reisekosten am Monatsende in einem Schritt.
Unterstützt projectfacts Auslandsreisen und verschiedene Währungen?
Ja, Auslandsreisen, unterschiedliche Währungen und landestypische Verpflegungssätze sind kein Problem. Der Verpflegungsmehraufwand wird für die Dauer der Reise nach den jeweils gültigen Verpflegungspauschalen automatisch berechnet.
Wie funktioniert die Prüfung und Freigabe von Reisekosten?
Ist die Reisekostenabrechnung fertiggestellt, geben Ihre Mitarbeiter sie direkt in der Software zur Prüfung. Der zuständige Prüfer erhält eine Benachrichtigung im System und erteilt seine Freigabe, woraufhin der Antragsteller automatisch informiert wird.
Kann ich Reisekosten an Kunden weiterberechnen?
Ja, durch die Zuordnung der Reisekosten zu Kunden oder Projekten können Sie Kosten, die im Zuge eines Kundenprojekts entstanden sind, einfach weiterberechnen – in voller Höhe oder in Teilen. Auch bei Tätigkeitsnachweisen und Abrechnungen unterstützt Sie die Lösung.
Welche Kostenarten lassen sich in der Abrechnung hinterlegen?
In der Abrechnung werden sämtliche Reisekosten hinterlegt, darunter Übernachtungen, Fahrtkosten für Bahn-, Flug- oder Autoreisen, Spesen sowie die Verpflegungspauschale bzw. der Verpflegungsmehraufwand. Alle Originalbelege stehen zusätzlich als Datei zur Verfügung.
Ist die Online Reisekostenabrechnung DSGVO-konform?
Ja. projectfacts ist eine in Deutschland entwickelte Software und wird DSGVO-konform in der Cloud betrieben. Ihre Reisekostenanträge, Belege und Abrechnungen liegen zentral im System und stehen jederzeit als Datei bereit.