Forderungsmanagement mit dem mehrstufigen, automatisierten Mahnwesen
Sie öffnen projectfacts und sehen auf einen Blick, welche Rechnungen offen, fällig oder überfällig sind, und wo Handlungsbedarf besteht. Damit wissen Sie auch jederzeit, mit welchen Geldeingängen Sie zu welchem Datum rechnen können. Die Software erinnert Sie automatisch daran, wann Sie den Mahnprozess starten sollten und wann welche Mahnstufe fällig ist. Entscheidend hierfür ist das Zahlungsziel, welches Sie innerhalb der Rechnung oder beim Kunden hinterlegt haben.
Zahlungseingänge verbuchen
Das System weist Ihnen aus, wie hoch die Forderung ist und zu wann sie bezahlt werden muss. Offene Forderungen, Zahlungsverzug oder Teilzahlungen werden Ihnen unterschiedlich ausgewiesen. Sobald Sie einen Zahlungseingang festgestellt haben, markieren Sie Ihre Rechnungen als bezahlt. Ihnen geht keine Einnahme mehr verloren. Dabei können Sie auch Teilzahlungen ausweisen und projectfacts errechnet Ihnen automatisch, welche Rechnungssumme noch übrig ist.
Mahnstufen – von der freundlichen Erinnerung bis zum Inkasso
In projectfacts stehen Ihnen vier Mahnstufen zur Verfügung:
- Zahlungserinnerung
- Mahnung 1
- Mahnung 2
- Inkasso
Für jede Stufe steht Ihnen eine eigene Vorlage zur Verfügung, die von projectfacts um relevante Informationen, wie zum Beispiel die Rechnungssumme und das Rechnungsdatum automatisch ergänzt wird. Selbst Ihre Unterschrift ist schon im System vorhanden, so dass Sie eine Mahnung auf Knopfdruck erstellen und verschicken.
Versenden können Sie die Mahnung digital gleich über projectfacts als E-Mail. Um Ihnen Zeit zu sparen, wird Ihnen bereits ein Text innerhalb der E-Mail vorgegeben. Sie können jedoch auch einen individuellen Text schreiben oder die Vorlage individualisieren.
Storno, Gutschrift, Teilzahlungen
Mit projectfacts erstellen und sichern Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und sind damit rechtlich auf der sicheren Seite. Auch, wenn es komplexer wird und es um die Stornierung von Rechnungen, Gutschriften oder Teilzahlungen geht. Passiert mal ein Fehler, lässt sich die Rechnung mit allen zugehörigen Komponenten vollständig stornieren oder stornieren und mit allen Komponenten, wie Artikeln und Zeitbuchungen neu ausstellen.
Status Ihres Forderungsmanagements –Dokumentation am Kunden
projectfacts ist mehr, als nur eine Software für Ihr Forderungsmanagement. Das integrierte System spielt Ihnen Informationen immer an der richtigen Stelle aus. Deswegen finden Sie nicht nur im Forderungsmanagement die Information über die aktuelle Mahnstufe, sondern auch im CRM beim Kunden und Ansprechpartner. Über die dort hinterlegten Belege sehen Sie immer die aktuellen Rechnungen und Auftragsbestätigungen. Werden die Mahnungen digital über projectfacts verschickt, sind diese auch als Ticket hinterlegt.