Forderungsmanagement mit mehrstufigem, automatisiertem Mahnwesen
Mit dem digitalen Rechnungsmanagement in projectfacts behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Forderungen. Dazu führt die Software alle erstellten Rechnungen für Sie zusammen und dokumentiert den jeweiligen Zahlungsstatus.
So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen offen, fällig oder überfällig sind, und wo Handlungsbedarf besteht. Sie können sofort in jede einzelne Rechnung springen, alle relevanten Daten einsehen oder die Mahnstufe ändern.
Die Software erinnert Sie automatisch daran, wann Sie den Mahnprozess starten sollten und wann welche Mahnstufe fällig ist. Entscheidend hierfür ist das Zahlungsziel, welches Sie innerhalb der Rechnung oder beim Kunden hinterlegt haben.
Zahlungseingänge verbuchen
Sobald Sie einen Zahlungseingang auf Ihrem Rechnungskonto festgestellt haben, markieren Sie die zugehörige Forderung in projectfacts als bezahlt. Der Rechnungsstatus wird geändert und die eingegangene Zahlung im System dokumentiert.
Auf diese Weise können Sie auch Teilzahlungen explizit angeben. Die Forderungsmanagement Software errechnet dann automatisch für Sie, welcher Rechnungsbetrag noch aussteht.
Offene Forderungen, Zahlungsverzug oder Teilzahlungen werden in der Software klar kenntlich gemacht. Das System weist Ihnen aus, wie hoch die ausstehende Forderung ist und bis wann sie bezahlt werden muss. Dadurch behalten Sie den Überblick im Forderungsmanagement und Ihnen geht keine Einnahme mehr verloren.
Mahnstufen – von der freundlichen Erinnerung bis zum Inkasso
Sollten Sie bis zur Rechnungsfrist keinen Zahlungseingang zu einer offenen Forderung verbucht haben, wird die Forderung in der Software als überfällig markiert. Sie können außerdem definieren, ab welchem Zeitpunkt ein konkreter Handlungsbedarf besteht.
Um Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern oder diese anzumahnen, stehen Ihnen in projectfacts vier Mahnstufen zur Verfügung. Fristen und Gebühren können Sie für jede Mahnstufe individuell anpassen.
Für jede Mahnstufe steht Ihnen auf Knopfdruck eine eigene Vorlage zur Verfügung. Alle relevanten Informationen wie Kundenanschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Fälligkeiten etc. werden von der Forderungsmanagement Software automatisch übernommen. Selbst Ihre Unterschrift können Sie einfach im System hinterlegen. Damit erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen in kürzester Zeit und verschwenden keine unnötige Energie damit, Forderungen hinterherzulaufen.
Versenden können Sie die Mahnung postalisch oder digital als E-Mail. Um Ihnen Zeit zu sparen, wird Ihnen bereits ein Text innerhalb der E-Mail vorgeschlagen. Sie können die Vorlage aber auch anpassen oder einen ganz individuellen Text schreiben.
Storno, Gutschrift, Teilzahlungen
Mit projectfacts erstellen und sichern Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und sind damit rechtlich auf der sicheren Seite. Das bedeutet insbesondere, dass einmal erstellte Rechnungen nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen. Geschieht dies trotzdem, müssen alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Rechnung dokumentiert werden, damit sie der Buchprüfer nachvollziehen kann.
Unsere Forderungsmanagement Software nimmt Ihnen hier alle notwendigen Pflichten komplett ab und pflegt eine eigenständige Historie, an der Sie sämtliche Änderungsvorgänge innerhalb einer Rechnung lückenlos einsehen können.
Auch bei der Stornierung von Rechnungen, Gutschriften oder Teilzahlungen unterstützt Sie projectfacts umfassend. Wurde eine Rechnung verkehrt gestellt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren.
Sie haben dabei die Wahl, die Rechnung entweder komplett zu stornieren oder sie auf Grundlage des bisherigen neu zu erstellen und Korrekturen vorzunehmen. Alle wesentlichen Komponenten wie Rechnungspositionen, Mengen, Preise, gebuchte Zeiten etc. bleiben Ihnen in dem Fall erhalten.
Digitales Forderungsmanagement nach Maß
projectfacts ist mehr als nur eine Software für Ihr Forderungsmanagement. Zu jeder Forderung gehören auch eine Reihe von Beziehungen:
Mit projectfacts können Sie jederzeit von Forderungen zu den oben genannten verknüpften Elementen springen und haben dadurch alle relevanten Informationen direkt an der Hand. Durch die Integration des digitalen Forderungsmanagements mit anderen Komponenten innerhalb der Software, profitieren Sie gleich mehrfach:
Forderungsmanagement im Überblick
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