Forderungsmanagement mit mehrstufigem, automatisiertem Mahnwesen

Mit dem digitalen Rechnungsmanagement in projectfacts behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Forderungen. Dazu führt die Software alle erstellten Rechnungen für Sie zusammen und dokumentiert den jeweiligen Zahlungsstatus.

So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen offen, fällig oder überfällig sind, und wo Handlungsbedarf besteht. Sie können sofort in jede einzelne Rechnung springen, alle relevanten Daten einsehen oder die Mahnstufe ändern.

Forderungsmanagement in projectfacts

Die Software erinnert Sie automatisch daran, wann Sie den Mahnprozess starten sollten und wann welche Mahnstufe fällig ist. Entscheidend hierfür ist das Zahlungsziel, welches Sie innerhalb der Rechnung oder beim Kunden hinterlegt haben.

Jederzeit wissen, wann welcher Zahlungseingang zu erwarten ist
Offene, fällige und überfällige Rechnungen auf einen Blick identifizieren

Automatisches und mehrstufiges Mahnwesen

Zahlungseingänge verbuchen

Sobald Sie einen Zahlungseingang auf Ihrem Rechnungskonto festgestellt haben, markieren Sie die zugehörige Forderung in projectfacts als bezahlt. Der Rechnungsstatus wird geändert und die eingegangene Zahlung im System dokumentiert.

Auf diese Weise können Sie auch Teilzahlungen explizit angeben. Die Forderungsmanagement Software errechnet dann automatisch für Sie, welcher Rechnungsbetrag noch aussteht.

Offene Forderungen, Zahlungsverzug oder Teilzahlungen werden in der Software klar kenntlich gemacht. Das System weist Ihnen aus, wie hoch die ausstehende Forderung ist und bis wann sie bezahlt werden muss. Dadurch behalten Sie den Überblick im Forderungsmanagement und Ihnen geht keine Einnahme mehr verloren.

Einfach Zahlungseingänge in projectfacts verbuchen
Teilzahlungen werden explizit berücksichtigt
Keine ausstehenden Forderungen mehr aus dem Blick verlieren
Zahlungseingang buchen in projectfacts

Mahnstufen – von der freundlichen Erinnerung bis zum Inkasso

Zahlungserinnerung in projectfacts

Sollten Sie bis zur Rechnungsfrist keinen Zahlungseingang zu einer offenen Forderung verbucht haben, wird die Forderung in der Software als überfällig markiert. Sie können außerdem definieren, ab welchem Zeitpunkt ein konkreter Handlungsbedarf besteht.

Um Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern oder diese anzumahnen, stehen Ihnen in projectfacts vier Mahnstufen zur Verfügung. Fristen und Gebühren können Sie für jede Mahnstufe individuell anpassen.

Zahlungserinnerung
Mahnung 1
Mahnung 2
Inkasso

Für jede Mahnstufe steht Ihnen auf Knopfdruck eine eigene Vorlage zur Verfügung. Alle relevanten Informationen wie Kundenanschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Fälligkeiten etc. werden von der Forderungsmanagement Software automatisch übernommen. Selbst Ihre Unterschrift können Sie einfach im System hinterlegen. Damit erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen in kürzester Zeit und verschwenden keine unnötige Energie damit, Forderungen hinterherzulaufen.

Versenden können Sie die Mahnung postalisch oder digital als E-Mail. Um Ihnen Zeit zu sparen, wird Ihnen bereits ein Text innerhalb der E-Mail vorgeschlagen. Sie können die Vorlage aber auch anpassen oder einen ganz individuellen Text schreiben.

Storno, Gutschrift, Teilzahlungen

Mit projectfacts erstellen und sichern Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und sind damit rechtlich auf der sicheren Seite. Das bedeutet insbesondere, dass einmal erstellte Rechnungen nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen. Geschieht dies trotzdem, müssen alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Rechnung dokumentiert werden, damit sie der Buchprüfer nachvollziehen kann.

Unsere Forderungsmanagement Software nimmt Ihnen hier alle notwendigen Pflichten komplett ab und pflegt eine eigenständige Historie, an der Sie sämtliche Änderungsvorgänge innerhalb einer Rechnung lückenlos einsehen können.

Auch bei der Stornierung von Rechnungen, Gutschriften oder Teilzahlungen unterstützt Sie projectfacts umfassend. Wurde eine Rechnung verkehrt gestellt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren.

Sie haben dabei die Wahl, die Rechnung entweder komplett zu stornieren oder sie auf Grundlage des bisherigen neu zu erstellen und Korrekturen vorzunehmen. Alle wesentlichen Komponenten wie Rechnungspositionen, Mengen, Preise, gebuchte Zeiten etc. bleiben Ihnen in dem Fall erhalten.

Rechnungen GoBD-konform erstellen
Änderungen und Korrekturen rechtssicher dokumentieren und nachvollziehen
Einfache Stornierung verkehrt gestellter Rechnungen
Rechnungen stornieren in projectfacts

Digitales Forderungsmanagement nach Maß

projectfacts ist mehr als nur eine Software für Ihr Forderungsmanagement. Zu jeder Forderung gehören auch eine Reihe von Beziehungen:

Sachbearbeiter
Weitere Belege wie Angebot und Auftrag
Kundenorganisation
Kundenprojekt
Kontaktperson beim Kunden

Mit projectfacts können Sie jederzeit von Forderungen zu den oben genannten verknüpften Elementen springen und haben dadurch alle relevanten Informationen direkt an der Hand. Durch die Integration des digitalen Forderungsmanagements mit anderen Komponenten innerhalb der Software, profitieren Sie gleich mehrfach:

Forderungsmanagement und CRM

Das Nachverfolgen von Angeboten und Rechnungen ist auch für Ihren Vertrieb wichtig. Durch die Verknüpfung zwischen Forderungsmanagement und dem CRM-System können Sie offene Rechnungen auch stets beim zugehörigen Kunden einsehen. Sie erhalten dann sofort weitere Informationen, z. B. ob es sich um einen A-, B- oder C-Kunden handelt. Auf Grundlage dieser Informationen können Sie auch im Umgang mit Ihren Forderungen zielsicherer agieren.

Forderungsmanagement und Ticketsystem

Verschicken Sie Ihre Mahnungen digital über projectfacts werden Sie auch als Ticket im System hinterlegt. Auf diese Weise behalten Sie nicht nur den Überblick über Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, sondern bündeln auch etwaigen zusätzlichen Schriftverkehr zentral in Ihrem Ticketsystem. Wichtige Informationen, falls es zur Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens oder einer rechtlichen Auseinandersetzung kommt.

Forderungsmanagement im Überblick

Ihr digitales Forderungsmanagement – schnell, effizient, automatisch
Storno, Gutschriften und Teilzahlungen GoBD-konform in der Software umsetzen
Automatisches, mehrstufiges Mahnwesen
Auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen offen, überfällig oder bezahlt sind
Schnelle und einfache Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Automatisieren Sie Ihr Forderungsmanagement! Testen Sie projectfacts kostenlos und unverbindlich.

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