Zeit, Kosten, Leistung: besseres Projektcontrolling mit der Earned Value Analyse

Kennen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte in Bezug auf Zeit, Kosten und Leistung? Und können Sie immer abschätzen, wie effizient Sie ein Projekt abschließen werden?

Die meisten Projektcontrolling Systeme beinhalten nur einen Soll/Ist-Vergleich, der die tatsächlich entstandenen Aufwände und Einnahmen den Planwerten gegenüberstellt. Dadurch lassen sich Abweichungen erkennen. Aber eine Bewertung, ob das Projekt positiv oder negativ abgeschlossen werden kann, fehlt.

Die Earned Value Analyse bezieht eine weitere wichtige Dimension mit ein: den Fertigstellungswert des Projektes. Durch die kombinierte Darstellung der Earned Value Analyse kennen Sie nicht nur die Abweichung von Soll zu Ist, sondern erkennen auch, wie viele Arbeitsschritte bereit erledigt sind und wie viel Zeit dafür benötigt wurde. Das Verhältnis dieser beiden Werte erlaubt eine verlässliche Aussage über die Effizienz Ihrer Projekte.

Der sogenannte Fertigstellungswert (Earned Value) gibt Ihnen Auskunft über die Effizienz Ihrer Projekte und erlaubt einen Ausblick auf den erwarteten Projektabschluss. Denn er lässt Sie wissen, ob Sie das Projekt nach dem bisherigen Stand der Arbeit noch positiv abschließen können oder nicht.

Elemente der Earned Value Analyse

Die Earned Value Analyse besteht aus drei Kernkomponenten: Plankosten, Istkosten und Fertigstellungswert. Diese Elemente können in unterschiedliche Beziehungen zueinander gesetzt werden, um eine Aussage über die Zeit- bzw. Kostentreue eines Projekts zu erhalten. Eine Erklärung zu den einzelnen Elementen finden Sie unten.

Die Earned Value Analyse entstammt ursprünglich dem US-Verteidigungsministerium, deshalb sind die Begrifflichkeiten dem Englischen entlehnt. Prinzipiell können Sie den Earned Value und alle dazugehörigen Kennzahlen auch selbst per Hand berechnen. Die nötigen Formeln finden Sie hier. Aus Erfahrung können wir allerdings sagen, dass es deutlich bequemer geht: Überlassen Sie das Rechnen einfach unserem Earned Value Tool.

Plankosten (Planned cost, PC)

Die Plankosten (PC) werden zu Beginn des Projekts für alle Arbeitspakete einzeln festgelegt. Zu jedem Zeitpunkt innerhalb des Projektverlaufs kann daran bemessen werden, wie viel Budget bis zu diesem Zeitpunkt planmäßig verbraucht sein dürfte.

Istkosten (Actual cost, AC)

Die Istkosten (AC) summieren alle Kosten, die innerhalb der einzelnen Arbeitspakete tatsächlich angefallen sind. Dazu gehören unter anderem Material- und Personalkosten. Sie können den jeweiligen Plankosten (PC) jeweils 1:1 gegenübergestellt werden und erlauben so einen Soll/Ist-Vergleich.

Fertigstellungswert (Earned Value, EV)

Der Fertigstellungswert spiegelt wider, welcher Wert bis zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Projekts erarbeitet worden ist. Dazu wird das geplante Gesamtbudget des Projekts mit dem aktuellen Projektfortschritt in Prozent multipliziert. Für die Berechnung wird eine lineare Kostenentwicklung angenommen.

Fertigstellungswert (EV) = Projektfortschritt • Projektbudget

Planabweichung (Schedule variance, SV)

In den meisten Fällen stimmt der Fertigstellungswert (EV) nicht exakt mit den Plankosten (PC) überein. Entweder das Projekt läuft besser als geplant oder schlechter. Eine negative Planabweichung (SV) deutet darauf hin, dass das Projekt nach aktuellem Stand voraussichtlich nicht innerhalb des angepeilten Zeitrahmens abgeschlossen werden kann.

Planabweichung (SV) = Fertigstellungswert (EV) – Plankosten (PC)

< 0: Projekt ist hinter dem Zeitplan

> 0: Projekt ist vor dem Zeitplan

Kostenabweichung (Cost variance, CV)

Die Kostenabweichung (CV) ergibt sich als Differenz aus Fertigstellungswert (EV) und Istkosten (AC). Eine positive Abweichung signalisiert, dass das Projekt weniger Kosten verursacht hat als angenommen. Bei einer negativen Abweichung sind die Kosten höher als sie zum aktuellen Projektfortschritt sein sollten.

Kostenabweichung (CV) = Fertigstellungswert (EV) – Istkosten (AC)

< 0: Projekt ist unter dem Budget

> 0: Projekt ist über dem Budget

Zeiteffizienz (Schedule performance index, SPI)

Die Zeiteffizienz (SPI) ist der Quotient aus Fertigstellungswert (EV) und Plankosten (PV). Werte größer eins bedeuten, dass das Projekt schneller voranschreitet als geplant. Werte kleiner eins lassen auf einen zeitlichen Verzug schließen.

Zeiteffizienz (SPI) = Fertigstellungswert (EV) / Plankosten (PC)

< 1: Projekt dauert vsl. 100/SPI % länger als geplant

> 1: Projekt benötigt vsl. nur 100/SPI % der Planzeit

Kosteneffizienz (Cost performance index, CPI)

Die Kosteneffizienz ist ein Maß für den Wert der bisher geleisteten Arbeit (EV) im Vergleich zu den tatsächlich verursachten Istkosten (AC). Kostenersparnisse äußern sich in einem Ergebnis größer eins, Mehrkosten sind angefallen bei Werten kleiner eins.

Kosteneffizienz (CPI) = Fertigstellungswert (EV) / Istkosten (AC)

< 1: Das Budget wird vsl. um 100/CPI % überschritten

> 1: Das Budget wird vsl. nur zu 100/CPI % benötigt

Earned Value Analyse in projectfacts

In projectfacts können Sie sich die Earned Value Analyse für einzelne Arbeitspakete oder das Gesamtprojekt berechnen lassen. projectfacts kalkuliert Ihnen dabei automatisch den Earned-Value (EV), also den Fertigstellungswert eines Projektes. Am Fertigstellungswert können Sie in der Software immer zeitaktuell ablesen, welchen Wert Ihr Projektteam im betrachteten Zeitraum bereits erarbeitet hat.

Als Basis dafür dienen der geplante Aufwand und der Projektfortschritt. Zusätzlich zu diesem Wert erhalten Sie in projectfacts auch eine Aussage über die Zeiteffizienz (SPI).

So können Sie jederzeit erkennen, ob im Projekt schneller gearbeitet wurde, ob Sie in der Zeit liegen, oder ob das Projekt nicht zeiteffizient bearbeitet wird. Alle nötigen Werte und Informationen zu Ihrem Projekt liefert Ihnen projectfacts automatisch.

Die Stärke der Earned Value Analyse liegt darin, aus wenigen Daten wertvolle Informationen über Ihr Projekt zu gewinnen. Mit projectfacts können Sie diesen Vorteil voll ausschöpfen. Das Projektcontrolling bietet Ihnen darüber hinaus viele weitere Analysemöglichkeiten zu Ihren laufenden Projekten.

Earned Value Analyse in projectfacts

Earned Value Analyse im Überblick

Verlässliche Aussagen über die Effizienz Ihrer Projekte dank unserem Earned Value Tool
Wichtiges Steuerungsinstrument, um Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen
Analyse ist auf Ebene von Arbeitspaketen oder gesamten Projekten möglich

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