Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und unsere Lösung

Die Ressourcenplanung (auch Kapazitätsplanung) ist von herausragender Bedeutung im Projektmanagement. Dabei müssen Unternehmen eine ganze Reihe unterschiedlicher Kapazitäten berücksichtigen: Zeiten, Budgets, Personentage uvm.

Das Ziel besteht darin, vorhandene Ressourcen in Ihren Projekten möglichst optimal einzusetzen – innerhalb von Projekten, aber auch projektübergreifend. Zwei Bedingungen sollen idealerweise erfüllt sein:

  • Zeit- und Budgetziele werden eingehalten
  • Ressourcen werden nach dem ökonomischen Prinzip verplant, d. h. möglichst großer Ertrag bei möglichst geringem Einsatz

projectfacts als Software für die Ressourcenplanung unterstützt Sie sowohl in der Projektplanung als auch dabei, Ressourcen während des laufenden Projekts flexibel einzusetzen. So reagieren Sie flexibel auf neue Umstände und sehen die Auswirkungen in Echtzeit.

Personaleinsatz planen

Ermitteln Sie mit projectfacts den Personalbedarf für Ihre Projekte. Ordnen Sie flexibel Mitglieder Ihres Projektteams zu, nach Abteilung, Kunde oder Skill. Mit dem Einplanungsassistenten verteilen Sie vorhandene Kapazitäten einfach auf Ihre Projekte.

Kapazitäten analysieren

Lesen Sie auf einen Blick ab, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter sind. Mit der Online Ressourcenplanung in projectfacts steuern Sie Ihre Mitarbeiter-Kapazitäten dynamisch. Überlastung oder fehlende Kapazitäten erkennen Sie in Echtzeit und können sofort gegensteuern.

Abwesenheiten managen

Egal ob Urlaub, Krankheit oder Teilzeit. projectfacts berücksichtigt immer, wenn Mitarbeiter gerade nicht vor Ort sind. So planen Sie immer mit vollständigen Informationen. Ein echter Mehrwert für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen.

Optimieren Sie jetzt Ihre Ressourcenplanung mit projectfacts.

Software für alle Fragen der Ressourcenplanung

projectfacts unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz für Ihre Projekte. Alle Dienstleistungsunternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Sie brauchen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte. Dabei stellen sich oft die gleichen Fragen:

  • Kann das Projekt mit den vorhandenen Kapazitäten rechtzeitig abgewickelt werden?
  • Stehen passende Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung?
  • Können Termine und Meilensteine ggf. verschoben werden?
  • Wie stark sind meine Teammitglieder aktuell ausgelastet?

Antworten auf diese Fragen zu finden, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Oft verlassen sich Entscheidungsträger dann nur auf ihr Gefühl oder auf simple Excel-Listen. Unsere Ressourcenplanungs-Software bietet Ihnen eine deutlich bessere Entscheidungsgrundlage

Kapazitäten bei der Personaleinsatzplanung

Als umfassendes Tool für die Ressourcenplanung bietet Ihnen projectfacts alles Nötige, um Kapazitäten für Ihre Projekte planen zu können. Ein wichtiges Einsatzgebiet der Ressourcenplanung ist die Personaleinsatzplanung (Staffing). Gerade hier können Sie mit projectfacts alle Vorteile unseres integrierten Systems ausspielen:

  • Planen Sie flexibel die Mitglieder Ihres Projektteams ein – nach Abteilung, Kunde oder Skills
  • Mit dem Einplanungsassistenten erkennen Sie Abwesenheiten und freie Stundenkontingente
  • Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und verbuchten Arbeitszeiten oder Kosten
  • Reagieren Sie flexibel auf Änderungsbedarf und passen Sie Ihre Planung dynamisch an

Behalten Sie die Stundenkontingente Ihrer Mitarbeiter live im Blick zu behalten und verteilen Sie Aufgaben im Bedarfsfall flexibel um. So nutzen Sie verfügbare Arbeitszeiten so effektiv wie möglich und vermeiden gleichzeitig Überlastung. Im Projektcontrolling können Sie auch rückwirkend nachvollziehen, wie stark Ihre Mitarbeiter durch die Projektarbeit ausgelastet waren.

Kapazitätsplanung Monatsansicht projectfact

Ressourcenplanung online – Projektrollen und Planungsebenen

Projektrollen festlegen

Um Kapazitäten optimal zu nutzen, gilt es, Überschneidungen zu vermeiden. Aber auch, transparent zu machen, welcher Mitarbeiter welche Rolle in bestehenden Projekten übernimmt. In projectfacts lässt sich projektspezifisch festlegen, welcher Mitarbeiter welche Rolle im Projekt einnimmt, z. B. Verantwortlicher oder Bearbeiter. An Projektrollen können individuelle Rechte gekoppelt werden, z. B. Lesen oder Bearbeiten.

Grob- & Feinplanung

Ein Tool für Ihre Ressourcenplanung muss flexibel auf Änderungen reagieren und möglichst vorausschauend planen. Kein Problem mit projectfacts. Sie können Ihre Einplanung grob planen und Stück für Stück detaillierter werden. Planen Sie beispielsweise für die Angebotserstellung das benötigte Team zunächst grob ein. Wenn der Auftrag da ist, erhöhen Sie den Detailgrad, bis hin zur Feinplanung.

Personaleinsatzplanung auch ohne Projekt

In den meisten Projektmanagement Software Lösungen ist das Ressourcenmanagement untrennbar mit Projekten verbunden. Was auf den ersten Blick praktisch erscheinen mag, wird auf den zweiten schnell zu einem Fallstrick. Denn die wenigsten Mitarbeiter verbringen Ihre Arbeitszeit ausschließlich mit Projektarbeit.

Planen Sie auch mit dem Tagesgeschäft

Werden interne oder Verwaltungs-Tätigkeiten, die nicht direkt ins Projektgeschäft fallen, allerdings bei der Ressourcenplanung nicht berücksichtigt, zeichnet der Plan ein völlig falsches Bild: Sie gehen von deutlich höheren Kapazitäten aus als es in der Realität der Fall ist. Die Folge ist: Ihre Mitarbeiter sind überlastet und Projekte werden nicht zeitgerecht oder zu höheren Kosten fertiggestellt.

In projectfacts ist die Personaleinsatzplanung deshalb auch ohne Projekt möglich. Sie können Auslastungen für Verwaltungstätigkeiten, Ticketdienste oder Vertrieb direkt in Ihre Projektarbeit einbinden. So erhalten Sie ein realistisches Bild Ihrer Mitarbeiterverfügbarkeit und vermeiden teure Irrtümer.

Kapazitätsplanung – Verfügbarkeiten und Auslastungen managen

Ihre Mitarbeiter sind eine Ressource, Kapazitäten sind hingegen nicht auf einen Mitarbeiter beschränkt. Das heißt, ein Mitarbeiter kann über mehrere Kapazitäten verfügen. Es handelt sich um eine für das Projektmanagement übergeordnete Einheit.

Einer Kapazität kann sowohl ein Zeitbudget, ein Start- und Endzeitpunkt als auch ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Dadurch gewinnen Sie ein Maximum an Flexibilität für Ihre Planung. Wie Sie Kapazitäten konkret einsetzen, bleibt Ihnen und den Anforderungen des Projekts überlassen.

  • Eine Kapazität pro Mitarbeiter: Wie ist der Mitarbeiter insgesamt ausgelastet?
  • Eine Kapazität pro Projekt: Wie sind die Mitarbeiter innerhalb des Projekts ausgelastet
  • Eine Kapazität pro Team: Wie sind die Mitarbeiter im Team ausgelastet?
Mitarbeiterauslastung mit projectfacts

Abwesenheiten automatisch berücksichtigen

Für eine korrekte zeitliche Planung ist es wichtig, dass alle Abwesenheiten berücksichtigt werden. Wie gelingt das, wenn mehrere Projekte zeitgleich geplant und gesteuert werden müssen? Und wenn Mitarbeiter z. B. durch Teilzeit, individuelle An- und Abwesenheitszeiten haben? Ganz einfach: Mit dem Einplanungsassistent von projectfacts. In nur wenigen Schritten planen Sie Ihre Kapazitäten pro Abteilung, auf Teamebene, nach Skills, Level oder Kunden.

Im Bereich Personalmanagement ist hinterlegt, wann und wieviel Ihre Mitarbeiter arbeiten, wann sie Urlaub haben und wann es geplante Abwesenheiten gibt. Diese Informationen werden ganz automatisch in die Kapazitätsplanung übernommen. Die Kapazitätsanalyse legt für Sie alle Einplanungen übereinander, so werden Überschneidungen und Lücken sofort sichtbar.

Ressourcenplanung im Überblick

  • Die Online Ressourcenplanung unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz
  • Sehen Sie alle Verfügbarkeiten und Auslastungen Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick
  • Abwesenheiten, wie Krankheit oder Urlaub, werden bei der Planung automatisch berücksichtigt
  • Reagieren Sie dynamisch auf veränderte Umstände oder Anforderungen

Testen Sie die Ressourcenplanung und
fordern Sie noch heute Ihren Testaccount an.

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