Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und unsere Lösung

Die Ressourcenplanung (auch Kapazitätsplanung) ist von herausragender Bedeutung im Projektmanagement. Dabei müssen Unternehmen eine ganze Reihe unterschiedlicher Kapazitäten berücksichtigen: Zeiten, Budgets, Sachmittel, Personentage uvm. Die zentrale Zielsetzung besteht darin, vorhandene Ressourcen in Ihren Projekten möglichst optimal einzusetzen – innerhalb von Projekten, aber auch projektübergreifend. Zwei Bedingungen sollen idealerweise immer erfüllt sein:

Zeit- und Budgetziele werden eingehalten
Ressourcen werden nach dem ökonomischen Prinzip verplant, d. h. möglichst großer Ertrag bei möglichst geringem Einsatz

Die Praxis zeigt, dass sich dieses ideale Szenario nur in Ausnahmefällen erreichen lässt. In der Regel sind nicht alle Kapazitäten bei Projektplanung bereits genau erfasst. Zudem ergeben sich im Projektverlauf Umstände, auf die Sie im Projektmanagement flexibel reagieren müssen.

projectfacts als umfassende Ressourcenplanungs-Software unterstützt Sie nicht nur bei der ersten Vorabplanung. Auch im Projektverlauf können Sie laufend Änderungen vornehmen und sehen die Auswirkungen in Echtzeit.

Verfügbarkeiten und Auslastungen in projectfacts

Ressourcenmanagement für alle Fragen der Kapazitätsplanung

projectfacts unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz für Ihre Projekte. Alle Dienstleistungsunternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Sie brauchen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte. Dabei stellen sich oft die gleichen Fragen:

Kann das Projekt mit den vorhandenen Kapazitäten rechtzeitig abgewickelt werden?
Stehen passende Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung?
Können Termine und Meilensteine ggf. verschoben werden?
Wie stark sind meine Teammitglieder aktuell ausgelastet?

Antworten auf diese Fragen zu finden, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Oft verlassen sich Entscheidungsträger dann nur auf ihr Gefühl oder auf simple Excel-Listen. Unsere Ressourcenplanungs-Software bietet Ihnen eine deutlich bessere Entscheidungsgrundlage

Kapazitäten bei der Personaleinsatzplanung

Als umfassendes Ressourcenplanungs-Tool bietet Ihnen projectfacts alles Nötige, um Kapazitäten für Ihre Projekte vollständig planen zu können. Ein wichtiges, wenn nicht gar das wichtigste, Einsatzgebiet der Ressourcenplanung ist die Personaleinsatzplanung (Staffing). Gerade hier können Sie mit projectfacts alle Vorteile unseres integrierten Systems ausspielen:

Kapazitätsplanung in projectfacts
Planen Sie flexibel die Mitglieder Ihres Projektteams ein – nach Abteilung, Kunde oder Skills
Mit dem Einplanungsassistenten erkennen Sie Abwesenheiten und freie Stundenkontingente
Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und verbuchten Arbeitszeiten oder Kosten
Reagieren Sie flexibel auf Änderungsbedarf und passen Sie Ihre Planung dynamisch an

Die Kapazitätsanalyse und dynamische Ressourcenplanung helfen Ihnen, Stundenkontingente Ihrer Mitarbeiter live im Blick zu behalten und Aufgaben im Bedarfsfall flexibel umzuverteilen. So nutzen Sie verfügbare Arbeitszeiten so effektiv wie möglich und vermeiden gleichzeitig Überlastung. Im Projektcontrolling können Sie auch rückwirkend nachvollziehen, wie stark Ihre Mitarbeiter durch die Projektarbeit ausgelastet waren.

Abwesenheiten und Projektrollen

Um Kapazitäten optimal zu nutzen, gilt es, Überschneidungen zu vermeiden. Aber auch, transparent zu machen, welcher Mitarbeiter welche Rolle in bestehenden Projekten übernimmt. In projectfacts lässt sich projektspezifisch festlegen, welcher Mitarbeiter welche Rolle im Projekt einnimmt, z. B. Verantwortlicher oder Bearbeiter.

 

Für eine korrekte zeitliche Planung ist es wichtig, dass alle Abwesenheiten berücksichtigt werden. Wie gelingt das, wenn mehrere Projekte zeitgleich geplant und gesteuert werden müssen? Und wenn Mitarbeiter z. B. durch Teilzeit, individuelle An- und Abwesenheitszeiten haben? Ganz einfach: Mit dem Einplanungsassistent von projectfacts. In nur wenigen Schritten planen Sie Ihre Kapazitäten pro Abteilung, auf Teamebene, nach Skills, Level oder Kunden.

Personaleinsatzplanung auch ohne Projekt

In den meisten Projektmanagement Software Lösungen ist das Ressourcenmanagement untrennbar mit Projekten verbunden. Was auf den ersten Blick praktisch erscheinen mag, wird auf den zweiten schnell zu einem Fallstrick. Denn die wenigsten Mitarbeiter verbringen Ihre Arbeitszeit ausschließlich mit Projektarbeit. Werden interne oder Verwaltungs-Tätigkeiten, die nicht direkt ins Projektgeschäft fallen, allerdings bei der Ressourcenplanung nicht berücksichtigt, zeichnet die Ressourcenplanung ein völlig falsches Bild: Sie gehen von deutlich höheren Kapazitäten aus als es in der Realität der Fall ist. Die Folge ist: Ihre Mitarbeiter sind überlastet und Projekte werden nicht zeitgerecht oder zu höheren Kosten fertiggestellt.

 

In projectfacts ist die Personaleinsatzplanung deshalb auch ohne Projekt möglich. Sie können Auslastungen für Verwaltungstätigkeiten, Ticketdienste oder Vertrieb direkt in Ihre Projektarbeit einbinden. So erhalten Sie ein realistisches Bild Ihrer Mitarbeiterverfügbarkeit und vermeiden teure Irrtümer.

Kapazitätsplanung – Verfügbarkeiten und Auslastungen managen

Ihre Mitarbeiter sind eine Ressource, Kapazitäten sind hingegen nicht auf einen Mitarbeiter beschränkt. Das heißt, ein Mitarbeiter kann über mehrere Kapazitäten verfügen. Es handelt sich um eine für das Projektmanagement übergeordnete Einheit.

 

Einer Kapazität kann sowohl ein Zeitbudget, ein Start- und Endzeitpunkt als auch ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Dadurch gewinnen Sie ein Maximum an Flexibilität für Ihre Planung. Wie Sie Kapazitäten konkret einsetzen, bleibt Ihnen und den Anforderungen des Projekts überlassen.

 

Verschiedene Varianten sind in der Umsetzung gebräuchlich:

Eine Kapazität pro Mitarbeiter: Wie ist der Mitarbeiter insgesamt ausgelastet?
Eine Kapazität pro Projekt: Wie sind die Mitarbeiter innerhalb des Projekts ausgelastet
Eine Kapazität pro Team: Wie sind die Mitarbeiter im Team ausgelastet?
Mitarbeiterauslastung mit projectfacts

Digitale Ressourcenplanung – vom Groben zum Feinen

Ein digitales Ressourcenmanagement muss flexibel auf alle Änderungen reagieren können und möglichst vorausschauend planen. Kein Problem mit projectfacts. Sie können Ihre Einplanung grob planen und Stück für Stück detaillierter werden. So können Sie beispielsweise im Rahmen der Angebotserstellung das benötigte Team zunächst grob einplanen. Wenn der Auftrag da ist, erhöhen Sie den Detailgrad, bis hin zur Feinplanung.

 

Im Bereich Personalmanagement ist hinterlegt, wann und wieviel Ihre Mitarbeiter arbeiten, wann sie Urlaub haben und wann es geplante Abwesenheiten gibt. Diese Informationen werden ganz automatisch in die Kapazitätsplanung übernommen. Die aggregierte Kapazitätsanalyse legt für Sie alle Einplanungen übereinander, so werden Überschneidungen und Lücken sofort sichtbar.

Ressourcenplanung im Überblick

Die Ressourcenplanung unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz
Abwesenheiten, wie Krankheit oder Urlaub, werden bei der Planung automatisch berücksichtigt
Sehen Sie alle Verfügbarkeiten und Auslastungen Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick
Reagieren Sie dynamisch auf veränderte Umstände oder Anforderungen

Testen Sie die Ressourcenplanung und
fordern Sie noch heute Ihren kostenlosen Testaccount an.

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