Software zur Ressourcenplanung für Ihre Mitarbeiter
Planen Sie Ihre Ressourcen & lasten Sie Ihre Mitarbeiter effizient aus. Mit unserer Software für die Ressourcenplanung gelingt das spielend.
Unverbindlich kennenlernen
Was ist eine Ressourcenplanung-Software?
Eine Ressourcenplanung-Software ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre verfügbaren Ressourcen und vor allem die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter planen, auslasten und steuern. Sie zeigt in Echtzeit, wer wann für welches Projekt verfügbar ist, verhindert Überlastung und sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Projekt arbeiten.
In projectfacts ist diese Ressourcenplanung für Mitarbeiter mit Projektmanagement, Zeiterfassung und Personalmanagement in einem System vereint. So planen Sie online und projektübergreifend, sehen alle Auslastungen auf einen Blick und reagieren flexibel auf Änderungen.
Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und unsere Lösung
Die Ressourcenplanung (auch Kapazitätsplanung) ist von herausragender Bedeutung im Projektmanagement. Dabei müssen Unternehmen eine ganze Reihe unterschiedlicher Kapazitäten berücksichtigen: Zeiten, Budgets, Personentage uvm. Für Dienstleistungsunternehmen ist das ein Kernthema, das die Software für Dienstleister im größeren Zusammenhang abbildet.
Das Ziel besteht darin, vorhandene Ressourcen in Ihren Projekten möglichst optimal einzusetzen – innerhalb von Projekten, aber auch projektübergreifend. Zwei Bedingungen sollen idealerweise erfüllt sein:
- Zeit- und Budgetziele werden eingehalten
- Ressourcen werden nach dem ökonomischen Prinzip verplant, d. h. möglichst großer Ertrag bei möglichst geringem Einsatz
Personaleinsatz planen
Ermitteln Sie mit projectfacts den Personalbedarf für Ihre Projekte. Ordnen Sie flexibel Mitglieder Ihres Projektteams zu, nach Abteilung, Kunde oder Skill. Mit dem Einplanungsassistenten verteilen Sie vorhandene Kapazitäten einfach.
Kapazitäten analysieren
Lesen Sie auf einen Blick ab, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter sind. Mit der Online-Ressourcenplanung in projectfacts steuern Sie Ihre Mitarbeiter-Kapazitäten dynamisch. Überlastung oder fehlende Kapazitäten erkennen Sie in Echtzeit und können sofort gegensteuern.
Abwesenheiten managen
Egal ob Urlaub, Krankheit oder Teilzeit. projectfacts berücksichtigt immer, wenn Mitarbeiter gerade nicht vor Ort sind. So planen Sie immer mit vollständigen Informationen. Ein echter Mehrwert für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen.
Software für alle Fragen der Ressourcenplanung
projectfacts unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz für Ihre Projekte. Alle Dienstleistungsunternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Sie brauchen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte. Dabei stellen sich oft die gleichen Fragen.
Antworten darauf zu finden, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Oft verlassen sich Entscheidungsträger auf ihr Gefühl oder auf simple Excel-Listen. Unsere Ressourcenplanungs-Software bietet Ihnen eine deutlich bessere Entscheidungsgrundlage.
- Kann das Projekt mit den vorhandenen Kapazitäten rechtzeitig abgewickelt werden?
- Stehen passende Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung?
- Können Termine und Meilensteine ggf. verschoben werden?
- Wie stark sind meine Teammitglieder aktuell ausgelastet?
- Welche Mitarbeiter verfügen über freie Kapazitäten für neue Aufgaben?
Optimieren Sie Ihre Ressourcenplanung mit projectfacts
Planen Sie effektiv Ihren Personaleinsatz: Geben Sie Kapazitäten für Ihre Projekte vor, wählen Sie Mitarbeiter für Aufgaben aus und managen Sie Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit.
Termin vereinbarenKapazitäten bei der Personaleinsatzplanung
Als umfassendes Tool für die Ressourcenplanung bietet Ihnen projectfacts alles Nötige, um Kapazitäten für Ihre Projekte planen zu können. Ein wichtiges Einsatzgebiet der Ressourcenplanung & Kapazitätsplanung ist die Personaleinsatzplanung (Staffing). Gerade hier spielen Sie mit projectfacts alle Vorteile des integrierten Systems aus.
Behalten Sie die Stundenkontingente Ihrer Mitarbeiter live im Blick und verteilen Sie Aufgaben im Bedarfsfall flexibel um. So nutzen Sie verfügbare Arbeitszeiten effektiv und vermeiden gleichzeitig Überlastung.
- Planen Sie flexibel die Mitglieder Ihres Projektteams ein – nach Abteilung, Kunde oder Skills
- Mit dem Einplanungsassistenten erkennen Sie Abwesenheiten und freie Stundenkontingente
- Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und verbuchten Arbeitszeiten oder Kosten
- Reagieren Sie flexibel auf Änderungsbedarf und passen Sie Ihre Planung dynamisch an
- Im Projektcontrolling vollziehen Sie nach, wie stark Ihre Mitarbeiter durch die Projektarbeit ausgelastet sind
Ressourcenplanung online – Projektrollen und Planungsebenen
Projektrollen festlegen
Um Kapazitäten optimal zu nutzen, gilt es, Überschneidungen zu vermeiden. Aber auch, transparent zu machen, welcher Mitarbeiter welche Rolle in bestehenden Projekten übernimmt. In projectfacts lässt sich projektspezifisch festlegen, welcher Mitarbeiter welche Rolle im Projekt einnimmt, z. B. Verantwortlicher oder Bearbeiter. An Projektrollen können individuelle Rechte gekoppelt werden, z. B. Lesen oder Bearbeiten. Ressourcenplanung smart gemacht.
Grob- & Feinplanung
Ein Tool für Ihre Ressourcenplanung muss flexibel auf Änderungen reagieren und möglichst vorausschauend planen. Kein Problem mit projectfacts. Sie können Ihre Einplanung grob planen und Stück für Stück detaillierter werden. Planen Sie beispielsweise für die Angebotserstellung das benötigte Team zunächst grob ein. Wenn der Auftrag da ist, erhöhen Sie den Detailgrad, bis hin zur Feinplanung.
„Dank den smarten Funktionen können wir unsere Administration effizient gestalten und uns auf das Wesentliche konzentrieren – unsere Kunden.“
Personaleinsatzplanung auch ohne Projekt
In den meisten Projektmanagement-Software-Lösungen ist das Ressourcenmanagement untrennbar mit Projekten verbunden. Was auf den ersten Blick praktisch erscheinen mag, wird auf den zweiten schnell zu einem Fallstrick. Denn die wenigsten Mitarbeiter verbringen ihre Arbeitszeit ausschließlich mit Projektarbeit.
Werden interne oder Verwaltungs-Tätigkeiten, die nicht direkt ins Projektgeschäft fallen, bei der Ressourcenplanung nicht berücksichtigt, zeichnet der Plan ein falsches Bild: Sie gehen von deutlich höheren Kapazitäten aus, als es in der Realität der Fall ist. Die Folge ist: Ihre Mitarbeiter sind überlastet und Projekte werden nicht zeitgerecht oder zu höheren Kosten fertiggestellt.
In projectfacts ist die Personaleinsatzplanung und Ressourcenplanung deshalb auch ohne Projekt möglich. Sie können Auslastungen für Verwaltungstätigkeiten, Ticketdienste oder Vertrieb direkt in Ihre Projektarbeit einbinden. So erhalten Sie ein realistisches Bild Ihrer Mitarbeiterverfügbarkeit und vermeiden teure Irrtümer.
Kapazitätsplanung im Dienstleistungsgeschäft
Die Kapazitätsplanung verteilt die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens so auf Projekte und Aufgaben, dass alle Restriktionen eingehalten werden und der Einsatz wirtschaftlich bleibt. Dienstleistungsunternehmen müssen dabei sehr verschiedene Arten von Kapazitäten berücksichtigen: Budget, Zeit, Sachmittel und Personentage.
Der Unterschied zur Ressource ist wichtig: Ein Mitarbeiter ist eine Ressource, eine Kapazität dagegen ist eine übergeordnete Einheit, die nicht an eine Person gebunden ist. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Kapazitäten stecken, und einer Kapazität lassen sich ein Zeitbudget, ein Start- und Endzeitpunkt sowie mehrere Mitarbeiter zuordnen.
Den Idealfall erreicht man in der Praxis nur näherungsweise, weil vor Projektstart nie alle Kapazitäten in vollem Detail bekannt sind. Eine fundierte Planung schafft trotzdem das Fundament, auf dem sich Änderungsbedarf früh erkennen und umsetzen lässt.
Strategische oder operative Kapazitätsplanung?
Warum sich Kapazitätsplanung auszahlt
Solange ein Unternehmen ohne Kapazitätsplanung arbeitet, hat die Projekt- oder Geschäftsleitung kaum eine Möglichkeit, Auslastung überhaupt zu sehen, geschweige denn zu steuern.
Was ohne Planung passiert
Fehlende Kapazitätsplanung lässt sich eine Weile kompensieren, darüber hinaus schadet sie nachhaltig.
- Projekte werden nicht fristgerecht fertig, weil wichtige Ressourcen fehlen
- Das Budget reißt, weil Ressourcen extern zugekauft werden müssen
- Aufträge können nicht angenommen werden oder verzögern sich
- Änderungen im Projekt überfordern die interne Koordination
Was Sie mit ihr gewinnen
Sie planen auf der Ebene, die zu Ihren Prozessen passt, pro Tag, pro Woche oder pro Monat. Engpässe erkennen Sie früh genug, um gegenzusteuern, und finden bei Ausfällen leichter Ersatz.
Über Kapazitätsblöcke geben Sie vor, welches Zeitbudget für welche Aufgabe zur Verfügung steht. Zusammen mit der Projektzeiterfassung sehen Sie anschließend, ob es gereicht hat, und schätzen Aufwände beim nächsten Mal präziser.
- Ressourcen-Engpässe früh erkennen und gegensteuern
- Zeitbudgets je Aufgabe vorgeben und nachhalten
- Auslastung der Mitarbeiter in einem gesunden Rahmen halten
- Fehlzeiten durch Urlaub oder Krankheit leichter ausgleichen
So gehen Sie bei der Kapazitätsplanung vor
In den meisten Unternehmen gibt es mehr Aufgaben als Ressourcen. Wer nicht plant, opfert regelmäßig dieselben Dinge: interne Projekte, Verbesserungen, Weiterentwicklung. Kurzfristig verschmerzbar, auf lange Sicht ziehen Mitbewerber bei Technologie, Qualität und Service vorbei.
Ein Bild aus dem Privaten hilft: Man teilt das Haushaltseinkommen gedanklich in Töpfe für Miete, Essen, Versicherungen und Rücklagen auf, damit am Ende jeder Zweck bedient ist. Genauso lässt sich mit Unternehmenskapazitäten verfahren.
In vier Schritten
- Verfügbare Arbeitszeit aller Mitarbeiter summieren, das ist die maximal aufwendbare Kapazität
- Diese Summe gemäß den Unternehmenszielen in kleinere Kapazitäten aufteilen und priorisieren
- Den Ressourcenbedarf je Ziel festlegen
- Auf dieser Grundlage planen, am besten auf Monatsbasis
Im Arbeitsalltag
Die Schritte passen gut in eine Abteilungsleiterrunde: Dort werden die Kapazitäten nach Bedarf verplant, anschließend wird mit jedem Mitarbeiter besprochen, welche Kapazitäten er im kommenden Monat erfüllen soll. Ein gemeinsamer Abgleich von geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden der Vormonate präzisiert die nächste Planung und legt ungenutzte Ressourcen frei.
Die monatliche Ebene hat einen Vorteil, den die Tagesplanung nicht hat: Sie lässt genug Luft, dass Mitarbeiter ihre tägliche Verteilung selbst steuern, solange am Monatsende alles erledigt ist.
Was die vier Ebenen davon haben
- Projekte prognostizieren mit den zugewiesenen Ressourcen ihren eigenen Fortschritt
- Mitarbeiter sehen, was ansteht und wie viel Kapazität für welche Tätigkeit bleibt
- Abteilungsleitung sieht, welche Ressourcen verplant und welche noch frei sind
- Unternehmensleitung bekommt eine Prognose, mit welchen Einnahmen bei der aktuellen Verteilung zu rechnen ist
Kapazitätsplanung – Verfügbarkeiten und Auslastungen managen
Ihre Mitarbeiter sind eine Ressource, Kapazitäten sind hingegen nicht auf einen Mitarbeiter beschränkt. Das heißt, ein Mitarbeiter kann über mehrere Kapazitäten verfügen. Es handelt sich um eine für das Projektmanagement übergeordnete Einheit.
Einer Kapazität kann sowohl ein Zeitbudget, ein Start- und Endzeitpunkt als auch ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Dadurch gewinnen Sie ein Maximum an Flexibilität für Ihre Planung. Wie Sie Kapazitäten konkret einsetzen, bleibt Ihnen und den Anforderungen des Projekts überlassen und kann in der Kapazitätenplanung festgelegt werden.
- Eine Kapazität pro Mitarbeiter: Wie ist der Mitarbeiter insgesamt ausgelastet?
- Eine Kapazität pro Projekt: Wie sind die Mitarbeiter innerhalb des Projekts ausgelastet?
- Eine Kapazität pro Team: Wie sind die Mitarbeiter im Team ausgelastet?
Optimieren Sie die Auslastung in Ihrem Team mit Ressourcenplanung
Mit projectfacts reagieren Sie dynamisch auf benötigte Ressourcen in Ihrem Projekt und weisen die passenden Kapazitäten zu. Probieren Sie es direkt aus und starten Sie mit Ihrem individuellen Testaccount.
Unverbindliches ErstgesprächAbwesenheiten automatisch berücksichtigen
Für eine korrekte zeitliche Planung ist es wichtig, dass alle Abwesenheiten berücksichtigt werden. Wie gelingt das, wenn mehrere Projekte zeitgleich geplant und gesteuert werden müssen? Und wenn Mitarbeiter z. B. durch Teilzeit individuelle An- und Abwesenheitszeiten haben? Ganz einfach: Mit dem Einplanungsassistenten von projectfacts. In nur wenigen Schritten planen Sie Ihre Kapazitäten pro Abteilung, auf Teamebene, nach Skills, Level oder Kunden.
Im Personalmanagement ist hinterlegt, wann und wie viel Ihre Mitarbeiter arbeiten, wann sie Urlaub haben und wann es geplante Abwesenheiten gibt. Diese Informationen werden automatisch in die Kapazitätsplanung übernommen. Die Kapazitätsanalyse legt für Sie alle Einplanungen übereinander, so werden Überschneidungen und Lücken sofort sichtbar.
Ressourcenplanung im Überblick
Optimaler Personaleinsatz
Die Online Ressourcenplanung unterstützt Sie beim optimalen Personaleinsatz
Alles auf einen Blick
Sehen Sie alle Verfügbarkeiten und Auslastungen Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick
Abwesenheiten
Krankheit oder Urlaub werden bei der Planung automatisch berücksichtigt
Flexibel sein
Reagieren Sie dynamisch auf veränderte Umstände oder Anforderungen
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