Erfolgreiche Event-Planung mit projectfacts

Ein Event zu planen, kann schnell stressig und unübersichtlich werden. Mit projectfacts haben Sie einen besseren Überblick über alle To-Dos, abgeschlossene Aufgaben und über Aufgabenverteilungen. Denn für eine erfolgreiche Veranstaltung ist die Planung und Vorbereitung fundamental. Planen Sie in Zukunft strukturiert mit einem System, dass Ihnen Aufgaben und die Kommunikation im Team erleichtert.

Mit dem integrierten Projektmanagement bietet Ihnen projectfacts alle wichtigen Tools, die Sie benötigen, um Events erfolgreich zu planen und zu managen.

Projektplanung

Planen Sie Ihr Event mit einem klassischen Projektstrukturplan. projectfacts gibt Ihnen alle Werkzeuge an die Hand, um Aufgaben zu sammeln und zu verteilen. Teilen Sie Verantwortliche zu und legen Sie einen Zeit- und Kostenrahmen fest. Schon kann die Arbeit beginnen.

Agiles Teamwork

Auch bei der besten Planung muss im Eventmanagement oft improvisiert werden. Dabei helfen Ihnen Tools für die agile Zusammenarbeit. Organisieren Sie spontane Aufgaben mit Kanban Boards und stimmen Sie sich online ab. Dank Telefonschnittstelle ist das auch kein Problem, wenn Sie verteilt arbeiten.

Teamkalender

Mit dem gemeinsamen Teamkalender planen Sie wichtigen Termine, Meilensteine in Ihrem Projekt oder auch spontane Meetings. Dank Microsoft Teams Integration legen Sie auch Teams-Termine direkt im Kalender an. So managen Sie Ihr Eventteam rund um den Globus.

Eventplanung leicht gemacht

Beim Eventmanagement müssen viele Aufgaben von ganz unterschiedlichen Personen erledigt werden – häufig mit einem engen Zeitrahmen. Damit das gelingt, brauchen Sie eine Software, mit Sie Aufgaben sammeln, verteilen und überwachen können. Dafür ist das projectfacts Projektmanagement ideal geeignet.

Legen Sie ein neues Projekt für Ihr Event an, strukturieren Sie Ihren Projektbaum in Teilprojekte und sammeln Sie alle relevanten Aufgaben. Einzelne Arbeitspakte weisen Sie daraufhin eine Bearbeiterin oder einen Bearbeiter zu. Auf Wunsch legen Sie auch einen Zeit- und Kostenrahmen fest. Dieser lässt sich nicht nur auf Ebene von Arbeitspaketen angeben, sondern auch für Teilprojekte oder das gesamte Projekt.

Den Fortschritt des jeweiligen Arbeitspaktes können Sie mithilfe von prozentualem Fortschritt und aktuellem Status jederzeit einsehen. Definieren Sie eigene Status und hinterlegen Sie individuelle Workflows, damit Sie jederzeit genau wissen, wie es um Ihre Eventplanung gerade steht.

Die Software für Eventplanung und Eventmanagement

Software für Agiles Eventmanagement

Agile Methoden erfreuen sich seit vielen Jahren wachsender Beliebtheit. Gerade bei vielen Unsicherheitsfaktoren wie dem Eventmanagement sind sie besonders wertvoll. Mit projectfacts greifen Sie auf das bekannte Kanban Board zurück oder legen eigene, individuelle Boards an, auf denen Sie Aufgaben sammeln und verteilen können.

Für kleinere Projekte können Sie ganz auf agile Methoden setzen oder Sie kombinieren einfach die Vorteile klassischen Projektmanagements mit den Vorteilen agiler Methoden. Auf projectfacts Boards legen Sie beliebige Aufgaben an, versehen Sie mit Notizen, einer Fälligkeit oder Priorität. Danach weisen Sie Boardeinträge einfach einen Bearbeiter zu und fertig. Durch Verschieben auf dem Board verfolgen Sie nach, wie gerade der aktuelle Arbeitsstand ist. Die Spalten, die dabei zur Wahl stehen, können Sie frei wählen und an Ihren Workflows ausrichten.

Brauchen Sie gerade kein Board, sondern möchten einfach nur eine digitale Liste, helfen Ihnen Offene Punkte weiter. Mehr dazu lesen Sie in der Aufgabenverwaltung.

Team- und Projektkalender in einem

Der projectfacts Kalender kombiniert die Vorteile eines Online Teamkalenders mit denen eines Projektkalenders. Sie können damit nämlich nicht nur klassisch Termine vereinbaren, sondern auch wichtige Projektereignisse darin anzeigen lassen. Dazu gehören beispielsweise die aktuelle Projektphase oder wichtige Meilensteine. So behalten Sie stets den Überblick und verpassen nichts.

Praktisch für die digitale Zusammenarbeit: Neben projektbezogenen Chats und Foren bietet Ihnen projectfacts auch eine Integration für Microsoft Teams. Legen Sie Teams-Telefonate einfach im Kalender an. So können Sie jederzeit mit Ihrem Team videotelefonieren und bleiben immer auf dem Laufenden.

Alternativ können Sie auch auf die Telefonschnittstelle zurückgreifen und Ihr Team mobil oder auf dem Festnetz erreichen – natürlich alles nur mit einem Klick.

  • Individuelle Teamereignisse planen
  • Wichtige Projektphasen und -ereignisse im Überblick
  • Im Kontakt bleiben mit Chat, Forum und via Microsoft Teams

Eventmanagement zeitgenau abrechnen

Mit der projectfacts Eventmanagement Software können Sie Events nicht nur planen, sondern auch Arbeitszeiten genau erfassen und zur Abrechnung bringen. Dazu buchen Sie Zeiten einfach auf Projekttätigkeiten, die im Auftrag festgehalten wurden.

Hinterlegen Sie individuelle Abrechnungsregeln, die projectfacts automatisch für Sie berücksichtigt – ebenso wie individuelle Stundensätze und Zuschläge. Ist eine bestimmte Auftragsposition abrechenbar, gibt sie projectfacts automatisch für die nächste Rechnung frei. Die zugeordneten Zeiten werden dabei automatisch übernommen. Auf Wunsch erstellen Sie auch einen Tätigkeitsnachweis oder einen digital prüfbaren Stundenzettel.

Vorteile der Software für Ihr Eventmanagement

  • Interner Chat, Telefonschnittstelle und MS Teams Integration für nahtlose Kommunikation
  • Integrierte Abrechnung von Projektzeiten
  • Projekte effizient planen mit der integrierten Projektplanung
  • Agile Tools führen zu leichter Absprache und Aufgabenverteilung

Testen Sie die Online Eventmanagement Software projectfacts

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