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Internes Wiki: die Wiki-Software für Ihr Unternehmen

Informationen übersichtlich und sortiert dargestellt – Ihr internes Wiki im Intranet mit der Wiki-Software von projectfacts. Jetzt testen!

Unverbindlich kennenlernen

Internes Wiki als Wiki-Software für das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen

Ein internes Wiki ist eine unternehmensinterne Wissensdatenbank, in der Teams Informationen und Prozesse zentral dokumentieren, kategorisieren und durchsuchen – ein digitaler Ersatz fürs Intranet.

Wo steht noch gleich die wichtige Prozessbeschreibung, die Sie gerade suchen? In einer Datei auf dem Server? In Ihrem persönlichen Ordner oder doch im Mitarbeiterhandbuch? Und schon geht die Suche los … Anders mit projectfacts, dank dem internen Wiki.

Hier tippen Sie den Begriff in die zentrale Suche und werden sofort fündig. Unabhängig davon, ob sich eine Information im Wiki, im Forum oder bei einem Projekt befindet. So haben Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter sicher dokumentiert und können wertvolles Know-how allen zugänglich machen. projectfacts schafft intelligente Verbindungen. Auch wenn die Datei im internen Wiki liegt, ist sie mit dem dazugehörigen Projekt oder Kunden verknüpft.

Vorteile des internen Wiki-Tools

Intelligente Suche

Mit der intelligenten Suchfunktion in projectfacts müssen Sie nach Informationen nicht lange forschen. Im Gegenteil: Sie nutzen einfach die Suchfunktion, geben das gewünschte Stichwort ein und finden das gewünschte Element oder den Wiki-Eintrag – schnell und intuitiv.

Vernetztes Wissen

projectfacts merkt sich Verknüpfungen genauso wie das menschliche Gehirn. So springen Sie problemlos von einem Kunden zum Auftrag, zu einem Projekt und von dort zu einem Wiki-Artikel. So finden Sie alles Relevante direkt und ohne lange Suche. Funktioniert für beliebige Elemente – intuitiv und zuverlässig.

Wissen managen

Ihre Mitarbeiter sind ein großer Quell an Wissen und Erfahrung. Oft wird es aber nur zu einem kleinen Teil weitergegeben. Mit dem internen Wiki von projectfacts schaffen Sie Abhilfe. Dokumentieren Sie Prozesse, Workflows, Glossar-Begriffe, technische Informationen und vieles mehr – alles in einer Software.

Internes Wiki statt Intranet

Das interne Wiki kann ein bestehendes Intranet ersetzen, denn die Lösung von projectfacts passt sich genau an Ihre Bedürfnisse an: eingeschränkter Zugriff auf einzelne Bereiche, Diskussionsmöglichkeiten und sinnvolle Verknüpfungen.

So richten Sie Ihr internes Wiki ein und erstellen ein vollwertiges Wiki im Intranet – ohne eine separate Intranet-Software.

Was ist ein Unternehmenswiki?

Ein Unternehmenswiki ist ein digitaler Wissensspeicher. Es funktioniert wie das Vorbild Wikipedia, wird aber nur im eigenen Unternehmen eingesetzt: ein Netzwerk aus Artikeln, die über Links miteinander verknüpft sind. Nimmt ein Autor auf ein verwandtes Thema Bezug, verlinkt er es, und der Leser springt von einem Beitrag zum nächsten. Das Wort wiki stammt aus dem Hawaiianischen und bedeutet schlicht „schnell“.

Ein firmeninternes Wiki ist damit ein zentraler Baustein des Wissensmanagements: Darin sammelt ein Unternehmen sein Know-how, und es lebt davon, dass Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen dokumentieren und teilen.

Wofür ein Unternehmenswiki eingesetzt wird

Qualitätsmanagement

Der ideale Ort für Prozessbeschreibungen. In welcher Reihenfolge läuft eine Prüfung, welche Schritte gehören zur Akquise? So bleiben Prozesse nachvollziehbar.

Innovationsmanagement

Mitarbeiter sind ein wertvoller Quell an Ideen für Produkte, Service und Abläufe. Im Wiki lassen sich diese Ideen systematisch sammeln und konkretisieren.

Kundenservice

Kunden stellen oft dieselben Fragen. Die Antworten stehen einmalig und zentral im Wiki, statt dass jeder das Rad neu erfindet.

Mitarbeiterschulung

Einarbeitung ist zeitintensiv. Ein firmeninternes Glossar, Case Studies oder Produkt-Steckbriefe machen den Einstieg leichter.

Welche Vorteile ein Firmenwiki bringt

Unternehmen, die ihr Wissensmanagement auf ein firmeninternes Wiki stützen, gewinnen an vier Stellen.

Transparenz und Effizienz

  • Transparenz: Wichtige Informationen sind unternehmensweit zugänglich. Das fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und verhindert, dass Fachkenntnisse verschwinden, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
  • Effizienz: Durch die vernetzte Struktur sind Informationen leicht zu finden und schnell zu ergänzen. Als Cloud-Lösung greifen Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice darauf zu, statt bei Kollegen nachzufragen.

Teilhabe und Standardisierung

  • Teilhabe: Ein Wiki lebt davon, dass viele es pflegen. Es erlaubt Mitarbeitern unabhängig von der Hierarchie, eigenes Wissen zu teilen, und schafft eine zusätzliche Ebene der Kommunikation.
  • Standardisierung: Als zentrale Anlaufstelle ersetzt es viele andere Informationsquellen. Damit sind Informationen einheitlich und aktuell (Single Source of Truth), und das vorgegebene Layout hält alle Artikel optisch gleich.

Typische Einwände gegen ein Unternehmenswiki

Vor der Einführung kommen aus der Belegschaft oder vom Betriebsrat regelmäßig dieselben drei Bedenken. Sie sollten offen diskutiert werden, lassen sich bei näherer Betrachtung aber relativieren.

„Passwörter oder Falschinformationen landen im Wiki“

Gefahren dieser Art entstehen durch unsachgemäße oder missbräuchliche Nutzung und lassen sich bei vergleichbaren Systemen ebenso wenig ausschließen. Geeignete Schulungen und das im Wiki vorherrschende Mehraugenprinzip beugen dem vor.

„Mitarbeiterdaten werden beim Bearbeiten erfasst“

Für den Änderungsverlauf ist eine automatische Versionierung nötig. Gespeichert werden dabei nur Bearbeiter und Zeitpunkt. Sensible Personaldaten bleiben im geschützten HR-Bereich des Systems und sind über das Wiki nicht zugänglich.

„Der Pflegeaufwand lohnt sich nicht“

Artikel sind schnell erstellt und schnell gefunden. Ohne Wiki muss zuerst der richtige Ansprechpartner gesucht werden, was Zeit kostet und gerade die Experten im Unternehmen bindet. Der Wissenstransfer rechnet sich mittel- und langfristig.

Internes Wiki mit Artikeln in projectfacts

WIKI MANAGEN

CRM-Wiki oder Projektmanagement-Wiki …

Weil projectfacts ein integriertes System ist, finden Sie alle Informationen immer genau da, wo sie sinnvoll aufgehoben sind. Wiki-Seiten, die sich auf Kunden oder Projekte beziehen, sind auch über die Module Projektmanagement oder im CRM-System verfügbar.

So können Sie gezielt verschiedene Wikis für unterschiedliche Zwecke aufbauen. Möchten Sie beispielsweise Prozesse im Vertrieb oder bei der Kundenpflege dokumentieren? Kein Problem mit dem passenden CRM-System-Wiki. Sie möchten lieber Projektabläufe festhalten? Erstellen Sie einfach ein Projektmanagement-Wiki.

Interne Wikis erstellen und pflegen leicht gemacht

Das Wiki von projectfacts macht Ihnen die Pflege der Seiten einfach. Es hat alle Funktionen, die Sie vom großen Vorbild Wikipedia kennen. Ein Text-Editor erleichtert Ihren Mitarbeitern das Erstellen und Bearbeiten von Texten. Für die Aufbereitung Ihrer Informationen stehen Ihnen Elemente wie Tabellen und Aufzählungen, aber auch Dateien und Fotos zur Verfügung.

Sobald sich an Wiki-Seiten etwas ändert, können Sie Ihre Mitarbeiter automatisch darüber informieren.

Aus der Praxis: Wiki-Seiten an Kunden, Projekte und Sitzungen hängen

Die naheliegende Nutzung eines Wikis ist die Wissensdatenbank für Prozesse und Anleitungen. In unserem eigenen Betrieb liegt der größere Hebel woanders: Eine Wiki-Seite gehört nicht in eine Ordnerstruktur, sondern an ein Objekt. An einen Kunden, an ein Projekt, an eine wiederkehrende Sitzung. Vier Beispiele, wie wir das täglich einsetzen.

Eine Wiki-Seite je Kunde

Jeder Kunde bekommt seine eigene Wiki-Seite, verknüpft mit dem Kundendatensatz. Dadurch ist in jeder Kundenliste sofort zu sehen, wer eine Wiki-Seite hat und wer nicht. Unser Support schreibt dort direkt mit, was mit diesem Kunden besprochen wurde: Absprachen, Eigenheiten der Installation, offene Punkte. Wer den Kunden das nächste Mal am Telefon hat, liest zuerst diese Seite. Genauso wertvoll ist die Gegenprobe: Über die Liste lässt sich prüfen, zu welchen Kunden noch nichts dokumentiert ist.

Das Projekt führt Tagebuch

Beim Projekt funktioniert es nach demselben Muster. Die verknüpfte Wiki-Seite wird zum Projekttagebuch, in dem Entscheidungen, Umwege und deren Gründe festgehalten werden. Weil der Inhalt in der Volltextsuche liegt, findet ihn auch ein Kollege, der das Projekt gar nicht kennt. Und man selbst ein halbes Jahr später.

Protokolle als Unterseiten

Für wiederkehrende Termine legen wir eine Hauptseite an, zum Beispiel die Marketingsitzung. Darunter entsteht für jede Woche eine eigene Unterseite, die als Protokoll dient. Diese Hierarchie verwaltet das Wiki selbst, eine zusätzliche Ablagestruktur daneben braucht es nicht. Was in einer Sitzung vor einem Jahr beschlossen wurde, ist damit noch auffindbar.

Verknüpfungen und automatische Listen im Artikel

Der Weg funktioniert auch andersherum. Aus einem Wiki-Artikel heraus lässt sich jede Entität verlinken, etwa der Kunde, das Projekt, die Aufgabe oder das Dokument, und ein Klick führt direkt dorthin. Darüber hinaus kann eine Wiki-Seite Listen automatisch einblenden, zum Beispiel alle offenen Aufgaben eines Projekts oder alle Tickets eines Kunden. Der Artikel ist damit nicht nur Text, sondern zeigt den aktuellen Stand aus dem System. Genau das kann ein externes Wiki nicht leisten, weil ihm die Daten fehlen.

Stets sichere und aktuelle Dokumentation

Um die Arbeit im Team zu optimieren, werden Ihre Mitarbeiter automatisch informiert, sobald es an einer Wiki-Seite eine Änderung gibt. So ist jeder immer auf dem aktuellen Stand. Die Versionierung sorgt dafür, dass alle Änderungen sicher dokumentiert und nachvollziehbar sind.

Auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern können Sie das Wiki für die Dokumentation wichtiger Informationen nutzen. Für einzelne Wiki-Seiten lassen sich öffentliche Links erzeugen, die Sie teilen können. So haben alle Projektbeteiligten immer aktuelle Informationen.

  • Automatische Versionierung und Mitarbeiterbenachrichtigung
  • Online intern immer verfügbar, auf Wunsch mit öffentlichen Links

Checkliste Internes Wiki

Digitalisieren Sie Ihr internes Wiki – schnell & einfach mit projectfacts

Mit dem Wiki-Tool von projectfacts haben Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen immer direkt griffbereit. Und das auch datenschutzkonform. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie projectfacts!

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Häufige Fragen

Was ist ein internes Wiki?
Ein internes Wiki ist eine unternehmensinterne Wissensdatenbank, in der Teams Informationen und Prozesse zentral dokumentieren, kategorisieren und durchsuchen – ein digitaler Ersatz fürs Intranet. Mit dem internen Wiki von projectfacts machen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter allen zugänglich.
Wie richte ich ein internes Wiki ein?
Sie legen in projectfacts beliebig viele Wiki-Seiten an, gliedern sie über Hauptseiten und Kategorien und verknüpfen sie mit Projekten oder Kunden. Ein Text-Editor mit Tabellen, Aufzählungen, Dateien und Fotos hilft beim Erstellen und Pflegen der Inhalte. So richten Sie Ihr internes Wiki als Wiki im Intranet ein – ohne eine separate Intranet-Software.
Wofür dient die interne Wiki Software von projectfacts?
Das interne Wiki dient dem Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen. Sie dokumentieren Prozesse, Workflows, Glossar-Begriffe, technische Informationen und vieles mehr zentral in einer Software und machen wertvolles Know-how allen zugänglich.
Wie finde ich Informationen im internen Wiki wieder?
Über die intelligente Suchfunktion geben Sie einfach das gewünschte Stichwort ein und finden den passenden Wiki-Eintrag oder das gewünschte Element. Die Volltextsuche durchsucht dabei auch Forum und Projekte.
Kann das interne Wiki ein bestehendes Intranet ersetzen?
Ja. Das interne Wiki kann ein bestehendes Intranet ersetzen, da es sich an Ihre Bedürfnisse anpasst – mit eingeschränktem Zugriff auf einzelne Bereiche, Diskussionsmöglichkeiten und sinnvollen Verknüpfungen.
Was ist ein Unternehmenswiki?
Ein Unternehmenswiki ist ein digitaler Wissensspeicher, der wie Wikipedia funktioniert, aber nur im eigenen Unternehmen eingesetzt wird. Es besteht aus einem Netzwerk verlinkter Artikel und ist ein zentraler Baustein des Wissensmanagements.
Was ist der Unterschied zwischen internem Wiki und Unternehmenswiki?
Beide Begriffe meinen dasselbe: eine unternehmensinterne Wissensdatenbank. Gebräuchlich sind ebenso firmeninternes Wiki oder Firmenwiki. In projectfacts ist das eine Funktion, die Sie beliebig zuschneiden können, etwa als Projektwiki oder CRM-Wiki.
Wofür wird ein Unternehmenswiki eingesetzt?
Typische Anwendungsfälle sind das Qualitätsmanagement mit Prozessbeschreibungen, das Innovationsmanagement zum Sammeln von Ideen, der Kundenservice mit zentral hinterlegten Antworten auf häufige Fragen und die Mitarbeiterschulung mit Glossar, Case Studies und Produkt-Steckbriefen.
Welche Vorteile bringt ein Firmenwiki?
Vier: Transparenz, weil Wissen unternehmensweit zugänglich ist und nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verschwindet. Effizienz, weil Informationen leicht zu finden und zu ergänzen sind. Teilhabe, weil jeder unabhängig von der Hierarchie beitragen kann. Und Standardisierung, weil eine einzige Quelle einheitliche und aktuelle Informationen sichert.
Welche Einwände gibt es gegen ein Unternehmenswiki?
Meist drei: Sicherheitsbedenken, Datenschutz und Pflegeaufwand. Schulungen und das Mehraugenprinzip beugen Missbrauch vor, die Versionierung speichert nur Bearbeiter und Zeitpunkt, und der Wissenstransfer rechnet sich mittel- und langfristig gegenüber der Zeit, die sonst für die Suche nach Ansprechpartnern draufgeht.
Wie sind Wiki-Inhalte mit anderen Modulen verknüpft?
Weil projectfacts ein integriertes System ist, sind Wiki-Seiten zu Kunden oder Projekten auch über das Projektmanagement oder das CRM-System verfügbar. So bauen Sie gezielt verschiedene Wikis für unterschiedliche Zwecke auf.
Kann ich Wiki-Seiten mit Kunden oder Projekten verknüpfen?
Ja, und das ist der eigentliche Vorteil eines integrierten Wikis. Jeder Kunde und jedes Projekt kann eine eigene Wiki-Seite bekommen. In den Listen ist dann sichtbar, wo eine Seite existiert und wo nicht. Der Support dokumentiert auf der Kundenseite den Verlauf der Zusammenarbeit, beim Projekt entsteht so ein Projekttagebuch.
Eignet sich das interne Wiki für Sitzungsprotokolle?
Ja. Üblich ist eine Hauptseite je Sitzungsreihe, etwa die Marketingsitzung, und darunter eine Unterseite je Termin als Protokoll. Das Wiki verwaltet diese Struktur selbst, und alle Protokolle sind über die Volltextsuche wieder auffindbar.
Was kann ein integriertes Wiki, das ein externes Wiki nicht kann?
Ein externes Wiki kennt nur seine eigenen Texte. In projectfacts verlinken Sie aus einem Artikel heraus direkt Kunden, Projekte, Aufgaben oder Dokumente und springen mit einem Klick dorthin. Zusätzlich kann eine Wiki-Seite Listen aus dem System automatisch einblenden, etwa die offenen Aufgaben eines Projekts. Der Artikel bleibt damit aktuell, ohne dass jemand ihn nachpflegt.
Werden Änderungen an Wiki-Seiten dokumentiert?
Ja. Die Versionierung sorgt dafür, dass alle Änderungen sicher dokumentiert und nachvollziehbar sind. Zusätzlich werden Ihre Mitarbeiter automatisch informiert, sobald es an einer Wiki-Seite eine Änderung gibt.
Kann ich Wiki-Inhalte mit externen Partnern teilen?
Ja. Für einzelne Wiki-Seiten lassen sich öffentliche Links erzeugen, die Sie teilen können. So haben alle Projektbeteiligten immer aktuelle Informationen.
Welche Formate und Elemente unterstützt das Wiki?
Das Wiki unterstützt die Formate Wiki, RTF und HTML. Ein Text-Editor erleichtert das Erstellen und Bearbeiten von Texten, und für die Aufbereitung stehen Tabellen, Aufzählungen sowie Dateien und Fotos zur Verfügung.