Controlling Software für Dienstleister
In projectfacts entstehen die Zahlen für Ihr Controlling dort, wo Ihr Team Stunden bucht, Projekte führt und Rechnungen schreibt. Ob ein Projekt Geld verdient, sehen Sie deshalb in der laufenden Woche, nicht erst im Quartalsabschluss.
Kostenlos testenWas ist eine Controlling Software?
Eine Controlling Software wertet Zeiten, Kosten und Erlöse eines Unternehmens so aus, dass die Geschäftsführung danach steuern kann: Abweichungen früh erkennen, Projekte und Kunden vergleichen, Preise prüfen. In projectfacts ist das Controlling kein eigenes System neben dem Tagesgeschäft, sondern die Auswertung über alle Module. Projektzeiten, Rechnungen, Belege, Vertriebschancen und Tickets liegen im selben Datenstamm, den die Berichte lesen.
Im Modul Controlling stehen fertige Berichte zu Finanzen, Projekten, Mitarbeitern, Vertrieb und Tickets. Alle folgen demselben Bedienkonzept: Filter und Zeitraum wählen, nach Spalten sortieren, per Klick zu den Daten dahinter, drucken oder nach Excel exportieren. Seit Release 2026.3 gehört auch eine vollständige Kosten- und Leistungsrechnung mit Kostenstellen, Umlagen und Deckungsbeitrag II dazu.
Drei Fragen entscheiden über das Ergebnis
Marge
Verdient dieses Projekt Geld? projectfacts rechnet den Deckungsbeitrag je Projekt und je Kunde laufend aus gebuchten Zeiten, internen Kostensätzen, Belegen und Kosten.
Auslastung
Wie viel der verfügbaren Zeit war verkaufbar? Die Berichte trennen verrechenbare von nicht verrechenbaren Stunden, je Mitarbeiter, Rubrik und Zeitraum.
Pricing
Erreichen wir unsere kalkulierten Sätze? Projekt- und Kundenanalyse zeigen die durchschnittliche Einnahme pro Stunde, die Nachkalkulation den Mehr- oder Mindererlös je Auftrag.
Warum alle drei
Ein volles Team ist noch keine gute Marge
Ein Dienstleister verkauft die Zeit und das Können seiner Leute. Eine Stunde, die niemand bezahlt, lässt sich nicht auf Lager legen. Deshalb schaut ein Controlling für Dienstleister auf Marge, Auslastung und Preis, nicht auf Stückkosten.
Ein Beispiel: Bei einer Beratung sind alle Berater bis Ende des Quartals verplant. Die Auslastung sieht gut aus, trotzdem bleibt am Monatsende weniger übrig als erwartet. Der Grund steht in keiner Auslastungsliste: Zwei Festpreisprojekte laufen über ihr Budget, und ein großer Kunde zahlt einen Satz unter dem Durchschnitt. Wer nur einen der drei Hebel sieht, zieht leicht am falschen. In projectfacts liegen alle drei auf denselben Daten.
- Die Projektanalyse sortiert Projekte nach Deckungsbeitrag, die Verlustbringer stehen unten
- Die Kundenanalyse zeigt je Kunde Deckungsbeitrag und durchschnittliche Einnahme pro Stunde
- Die Bereich/Rubrikanalyse trennt verrechenbare von nicht verrechenbarer Zeit
Jede Kennzahl hat ihren Bericht
Die Zahlen entstehen dort, wo gearbeitet wird
Viele Dienstleister haben ihre Daten längst in einem System, werten sie aber woanders aus: in Excel, im Steuerbüro oder im Quartalsgespräch. Buchhaltung, Projektleitung und Geschäftsführung reden dann über drei verschiedene Zahlenstände.
In projectfacts ist das Controlling die Auswertung über alle Module. Projektzeiten kommen aus der Zeiterfassung, Rechnungen und Eingangsrechnungen aus der Faktura, Plan und Budget aus dem Projektmanagement, Vertriebschancen aus dem CRM und Tickets aus dem Ticketsystem. Niemand überträgt etwas, und keine Schnittstelle muss gepflegt werden.
Eine Stellschraube liegt außerhalb der Berichte: der interne Kostensatz je Mitarbeiter. Sie hinterlegen ihn mit Gültigkeitszeitraum im Personalbereich. Erst mit ihm wird aus einer gebuchten Stunde ein Kostenbetrag, und eine spätere Gehaltsanpassung verändert die zurückliegenden Monate nicht.
Was zum Controlling in projectfacts gehört
Kosten- und Leistungsrechnung
Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger an jeder Zeit, jedem Beleg und jeder Buchung, dazu Umlagen und Deckungsbeitrag II.
Projektcontrolling
Soll-Ist-Vergleich, Deckungsbeitragsanalyse und Warnungen am einzelnen Projekt.
Earned-Value-Analyse
Aus dem Fertigstellungswert ablesen, ob ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
Vertriebsplanung
Vertriebschancen und Prognose, damit die Auslastung der nächsten Monate sichtbar wird.
Provisionsabrechnung
Provisionen auf Umsatz oder Rohertrag, aus denselben Auftrags- und Rechnungsdaten berechnet.
Power BI
Kennzahlen aus projectfacts in eigenen Dashboards grafisch auswerten.
Kostenrechnung
Jede Buchung weiß, wofür sie angefallen ist
Hinter dem Deckungsbeitrag steht die Kosten- und Leistungsrechnung. Jede Projektzeit, jedes Kostenelement, jede Belegposition und jede Buchung bekommt drei Angaben: was für Kosten es sind, wo im Haus sie entstanden und für welches Projekt. Eine Regel füllt sie beim Erfassen vor, Ihr Team bucht also wie gewohnt.
Daraus entstehen zwei Sichten auf dieselben Euros. Der Deckungsbeitrag fragt, was ein Projekt oder Kunde übrig lässt. Die Kostenstelle fragt, was eine Abteilung kostet und wo sie im laufenden Jahr gegenüber ihrem Plan steht.
Die Finanzbuchhaltung bleibt dabei beim Steuerberater. Rechnungen und Belege gehen über die DATEV-Schnittstelle hinüber, das Controlling in projectfacts ist die Steuerungssicht daneben.
Welche Controlling Software passt zu Ihnen?
Beides schließt sich nicht aus. Wer schon mit einer Planungssoftware arbeitet, gibt die Projekt- und Kundenzahlen aus projectfacts per Excel-Export oder über die REST-API dorthin weiter.
Bringen Sie Ihre Monatsauswertung mit
Zeigen Sie uns die Tabelle, die heute jemand jeden Monat von Hand zusammenstellt. Im Gespräch sehen Sie, welcher Bericht in projectfacts sie liefert, was dafür eingerichtet sein muss und wo die Grenze liegt.
Unverbindliches ErstgesprächEin Controlling-Monat in fünf Schritten
So kann das monatliche Gespräch über die Zahlen in projectfacts ablaufen, vom vollständigen Buchungsstand bis zur Entscheidung.
1. Buchungsstand schließen
Alle Stunden des Monats sind gebucht und freigegeben. Belege und Eingangsrechnungen sind geprüft und tragen Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger.
2. Projekte nach Deckungsbeitrag sortieren
Die Projektanalyse stellt die Verlustbringer nach unten. Ein Klick auf ein Projekt zeigt die Stunden und Kosten, aus denen die Zahl entsteht.
3. Abgeschlossene Aufträge nachkalkulieren
Die Nachkalkulation legt neben jeden Auftrag, was angefallen und was abgerechnet ist. Wer dort einen Mindererlös sieht, kalkuliert das nächste Angebot dieser Art anders.
4. Kostenstellen gegen den Plan halten
Im Tab „Plan & Analyse“ jeder Kostenstelle stehen Plan, Ist und Abweichung, je Monat und seit Jahresbeginn.
5. Nach vorn schauen und entscheiden
Zukünftige Einnahmen zeigt, was aus Aufträgen und Zahlungsplänen kommt, die Analyse der Vertriebschancen, was der Vertrieb aufbaut. Danach fällt die Entscheidung, etwa ein Projekt umzuplanen oder einen Nachtrag zu stellen.
Die Berichte sind vorgegeben, nicht frei modelliert
Die Berichte im Controlling sind vordefiniert. Innerhalb eines Berichts wählen Sie Spalten, Zeitraum, Aufteilung und Filter und speichern das Ergebnis als Lesezeichen. Einen Designer, in dem Sie eigene Datenmodelle und Dashboards frei zusammenklicken wie in einem BI-Werkzeug, bringt projectfacts nicht mit. Wer weiter will, hat vier Wege:
Excel-Export
Jeder Bericht lässt sich drucken und nach Excel exportieren. Feste Berichte für Excel oder PDF definieren Sie über den CSV- und Excel-Export.
Power BI
Für Monatsvergleiche, Entwicklungen über die Zeit und eigene Dashboards werten Sie Kennzahlen aus projectfacts in Power BI aus.
REST-API
Über die offene REST-API holen Sie Daten in ein eigenes Werkzeug oder eine bestehende Planungssoftware.
KI und MCP-Server
Seit Release 2026.3 ordnet eine KI auf Wunsch eine Auswertung ein, mit Ihrem eigenen KI-Zugang. Frei formulierte Fragen an Ihre Zahlen stellen Sie über den MCP-Server, immer mit genau Ihren Rechten.
Welche Zahl fehlt Ihnen heute?
Erzählen Sie uns, wonach Sie Ihr Unternehmen heute steuern und welche Frage dabei offen bleibt. Wir zeigen Ihnen, wo projectfacts die Antwort aus Ihren eigenen Buchungen liefert.
Bedarf besprechenNoch Fragen? Wir haben die passende Antwort!
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