Auswertungen mit Power BI
Manche Fragen beantwortet man am besten mit einem Bild. Wenn Sie Zahlen aus projectfacts grafisch aufbereiten, über Monate vergleichen oder mit Daten aus anderen Systemen zusammenbringen wollen, ist Power BI der richtige Ort dafür.
Kostenlos testenWofür lohnt sich Power BI neben projectfacts?
projectfacts bringt eigene Auswertungen mit und beantwortet die üblichen Fragen zu Budget, Auslastung und Deckungsbeitrag bereits im System. Für den Alltag reicht das meist. Power BI lohnt sich dort, wo es darüber hinausgeht: bei grafischen Darstellungen, bei Vergleichen über längere Zeiträume und bei Auswertungen, die genau auf Ihr Haus zugeschnitten sind.
Der Unterschied liegt in der Aufgabe. Eine Liste beantwortet die Frage, wie es gerade steht. Ein Diagramm beantwortet die Frage, wohin es sich entwickelt. Beides wird gebraucht, aber nicht vom selben Werkzeug.
Wofür Power BI die richtige Wahl ist
Grafische Auswertungen
Entwicklungen sichtbar machen, statt sie aus Zahlenkolonnen herauslesen zu müssen.
Monats- und Jahresvergleiche
Wie lief dieser Monat gegenüber dem letzten, gegenüber dem Vorjahr, gegenüber der Planung?
Individuelle Berichte
Auswertungen, die es so von der Stange nicht gibt, weil sie Ihre Fragen beantworten.
Was sich damit typischerweise aufbauen lässt
Vier Auswertungen kommen in Dienstleistungsunternehmen besonders häufig vor. Sie sind hier als Anregung gedacht, nicht als Katalog.
Die Entwicklung über die Zeit
Umsatz, Auftragseingang oder Auslastung über zwölf oder vierundzwanzig Monate. Eine einzelne Monatszahl sagt wenig; erst die Reihe zeigt, ob ein schwacher Monat ein Ausrutscher war oder der Anfang eines Trends. Die zugrunde liegenden Zahlen stehen im Projektcontrolling.
Der Monatsbericht als Bild
Dieselben Kennzahlen, jeden Monat gleich aufbereitet, auf einer Seite. Wer das einmal aufgebaut hat, spart sich jede Sitzung die Frage, wo denn nun die Zahlen sind – und die Diskussion darüber, wie sie zustande kamen.
Auslastung und Kapazität nebeneinander
Was verplant ist gegenüber dem, was zur Verfügung steht. In einer Grafik ist auf einen Blick zu sehen, wo es eng wird und wo Luft ist. Die Planungsdaten dazu kommen aus der Ressourcenplanung.
Zahlen aus mehreren Quellen in einem Bild
Der eigentliche Grund, aus dem viele Häuser ein Auswertungswerkzeug einsetzen: Eine Auswertung braucht Daten aus projectfacts und aus einem anderen System. Dann muss sie dort entstehen, wo beide zusammenkommen.
Wie die Daten nach Power BI kommen
Zwei Wege stehen zur Verfügung, und beide brauchen keine eigene Entwicklung.
Über einen definierten Bericht
Sie legen fest, welche Felder ein Bericht enthält, und stellen ihn als Download-Quelle bereit. Power BI holt sich die Datei von dort. Der Vorteil: Der Aufbau steht fest und ändert sich nicht, nur weil jemand in projectfacts eine Spalte ein- oder ausgeblendet hat. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht unter CSV- und Excel-Export.
Über die REST-API
Soll die Auswertung selbst bestimmen, was sie abfragt, oder werden mehrere verschiedene Datenbereiche gebraucht, ist der direkte Weg über die REST-API die flexiblere Wahl.
Wie oft aktualisiert wird
Das legen Sie fest: stündlich, täglich oder zum Monatsstichtag. Für die meisten Managementauswertungen genügt ein täglicher Lauf; wer nachts aktualisiert, hat morgens den Stand von gestern Abend – und das ist fast immer der richtige Bezugspunkt.
Beim Aufbau helfen wir Ihnen
Der schwierige Teil an einer guten Auswertung ist selten die Technik. Er liegt in den Fragen davor.
Was wir gemeinsam klären
Welche Kennzahl beantwortet die Frage, die Sie eigentlich haben? In welchem Schnitt – nach Projekt, nach Kunde, nach Mitarbeiter? Zu welchem Stichtag, in welchem Zeitraum? Und welche Felder aus projectfacts liefern diese Zahl tatsächlich? Diese halbe Stunde vorab erspart erfahrungsgemäß die dritte Überarbeitung des fertigen Berichts.
Wobei wir unterstützen
Wir zeigen Ihnen, welche Daten sich aus projectfacts abrufen lassen und wie sie aufgebaut sind, richten den Bericht oder den Zugang dafür ein und begleiten Sie beim ersten Aufbau. Sprechen Sie uns an, bevor Sie anfangen – nicht danach.
Und wann Power BI die falsche Antwort ist
Wenn die Frage einmalig ist, genügt ein Export nach Excel. Wenn sie jedes Mal anders lautet, ist womöglich der MCP-Server der bessere Weg: Ein KI-Assistent beantwortet Fragen, für die vorher niemand einen Bericht gebaut hat. Ein Auswertungswerkzeug lohnt sich für das, was regelmäßig und in gleicher Form gebraucht wird.
Ihre Zahlen als Bild statt als Liste
In einer kostenlosen Erstberatung klären wir, welche Auswertungen Sie brauchen, welche projectfacts bereits mitbringt und welche sich in Power BI besser aufbauen lassen.
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Sie möchten eine bestimmte Auswertung besprechen oder wissen, welche Daten sich abrufen lassen? Sprechen Sie uns an – beim Aufbau helfen wir gern.