Die REST-API von projectfacts
Was projectfacts nicht schon von sich aus mit Ihren Systemen verbindet, verbinden Sie selbst. Über die offene Programmierschnittstelle lesen und schreiben Sie Daten, automatisieren wiederkehrende Abläufe und binden Anwendungen an, für die es keine fertige Integration gibt.
Kostenlos testenWas kann die REST-API von projectfacts?
Die REST-API ist die offene Programmierschnittstelle von projectfacts. Über sie greifen andere Programme auf dieselben Daten zu, mit denen Ihre Mitarbeiter in der Oberfläche arbeiten: Kontakte, Projekte, Zeiten, Belege, Spesen und mehr. Was in der Oberfläche möglich ist, lässt sich über die Schnittstelle auch von außen anstoßen.
Damit schließen Sie die Lücke zwischen den fertigen Integrationen und Ihrer eigenen Systemlandschaft. Für DATEV, Microsoft 365 oder Ihre Bank gibt es fertige Anbindungen. Für Ihr Branchensystem, Ihr Onlineportal oder das selbstgebaute Werkzeug in der Fachabteilung gibt es die API. Der Unterschied zwischen beidem ist schnell erklärt: Eine Schnittstelle ist die technische Verbindung, über die zwei Systeme Daten austauschen. Eine Integration ist die fertige, einsatzbereite Anbindung eines bestimmten Systems.
Wofür die REST-API gut ist
Daten lesen
Kennzahlen, Projekte, Zeiten oder Kontakte an ein anderes System übergeben – für Auswertungen, Portale oder Berichte.
Daten anlegen
Datensätze von außen erzeugen, etwa Kontakte aus einem Webformular oder Belege aus einem Vorsystem.
Abläufe automatisieren
Wiederkehrende Schritte laufen zeitgesteuert und ohne Zutun – nachts, stündlich oder bei jedem Vorgang.
Wie die Anmeldung an der Schnittstelle funktioniert
Ein Zugang zur API ist kein Generalschlüssel. Er trägt genau die Rechte, die für seine Aufgabe nötig sind, und er lässt sich jederzeit einzeln wieder entziehen.
Gerätepasswort und API-Token
Die Anmeldung erfolgt über ein eigenes Gerätepasswort beziehungsweise einen API-Token, nicht über das persönliche Kennwort des Mitarbeiters. Das hat einen praktischen Grund: Ein Token lässt sich einzeln zurückziehen, ohne dass jemand sein Kennwort ändern oder eine Zwei-Faktor-Anmeldung neu einrichten muss.
Nur so viele Rechte wie nötig
Für eine Anbindung richten Sie am besten einen eigenen Zugang mit genau den Rechten ein, die sie braucht. Ein Skript, das nur Projektzeiten ausliest, braucht keinen Zugriff auf Personaldaten. Die Rechte kommen dabei aus demselben Rechtesystem, das auch in der Oberfläche gilt – die Schnittstelle kennt keine eigenen Sonderrechte.
Zugänge außerhalb des Nutzerkontexts
Nicht jede Anbindung gehört zu einer Person. Für diese Fälle gibt es eine eigene Zugangsberechtigung, die den Zugriff auf bestimmte API-Ressourcen auf Systemebene erlaubt statt im Kontext eines Benutzers. Typischer Fall sind Zeiterfassungsterminals, die im Eingangsbereich hängen und an denen sich viele Mitarbeiter anmelden. Solche Zugänge lassen sich zusätzlich auf bestimmte IP-Adressen einschränken.
Was Sie über die Schnittstelle typischerweise tun
Drei Anwendungsfälle kommen in der Praxis besonders häufig vor.
Ein Vorsystem füttert projectfacts
Anfragen aus einem Webformular, Kontakte aus einem Onlineshop oder Aufträge aus einem Branchensystem entstehen dort, wo sie anfallen, und landen über die Schnittstelle direkt im CRM oder in der Auftragsverwaltung. Niemand tippt sie ein zweites Mal ab.
projectfacts liefert Zahlen an ein Zielsystem
Kennzahlen aus dem Projektcontrolling oder Zeiten aus der Arbeitszeiterfassung gehen an ein Berichtswerkzeug, ein Konzern-Reporting oder eine eigene Übersicht. Wie das mit einem Auswertungswerkzeug zusammenspielt, steht auf der Seite zu Power BI.
Belege entstehen automatisch
Spesen und Belege lassen sich über die Schnittstelle anlegen, etwa aus einer Reise-App oder einem Kassensystem heraus. Von dort laufen sie in den gewohnten Weg über Eingangsrechnungen und Finanzbuchhaltung.
Der umgekehrte Weg: Webhooks
Bei der Schnittstelle fragt ein anderes System bei projectfacts nach. Es geht auch andersherum: Über einen Webhook ruft projectfacts von sich aus eine Adresse bei Ihnen auf, sobald etwas passiert ist – bei einer Statusänderung, beim Erstellen oder Validieren eines Belegs oder bei einem Anruf.
Wann Sie was nehmen
Für einzelne Ereignisse, auf die schnell reagiert werden soll, ist der Webhook der kürzere Weg. Für Abgleiche, bei denen nichts fehlen darf, und für größere Datenmengen bleibt der regelmäßige Abruf über die Schnittstelle verlässlicher. In der Praxis stehen beide oft nebeneinander: Der Webhook sorgt dafür, dass sofort etwas passiert, ein nächtlicher Abgleich dafür, dass am Ende nichts fehlt.
API oder MCP – was wann?
Seit es den MCP-Server gibt, führen zwei Wege nach draußen. Sie schließen sich nicht aus, sondern lösen verschiedene Aufgaben. Die kürzeste Faustregel: Die API ist für Software, die immer dasselbe tut. MCP ist für Fragen, die man vorher nicht kennt.
Nehmen Sie die API, wenn …
… ein Ablauf regelmäßig und unbeaufsichtigt laufen soll, stündlich oder über Nacht. Wenn das Ergebnis jedes Mal exakt gleich sein muss. Wenn ein anderes System dauerhaft angebunden werden soll. Wenn größere Datenmengen bewegt werden. Oder wenn der Zugang unabhängig von einer einzelnen Person bestehen soll.
Nehmen Sie MCP, wenn …
… die Fragen jedes Mal andere sind. Wenn Sie ein einzelnes Ergebnis brauchen und keinen wiederkehrenden Bericht. Wenn es schnell gehen soll und sich Entwicklungsaufwand nicht lohnt. Der Unterschied liegt weniger in der Technik als in der Frage, ob Sie einen festen Ablauf bauen oder eine offene Frage stellen.
Eigene Anwendungen im Dialog mit KI bauen
Kleine Fachanwendungen entstehen heute oft, indem jemand einem Sprachmodell beschreibt, was er braucht, und das Modell den Code dazu schreibt. Für diese Arbeitsweise hat sich der Begriff Vibe Coding eingebürgert.
Warum eine dokumentierte Schnittstelle dabei den Unterschied macht
Ein Sprachmodell schreibt brauchbaren Code nur dann, wenn es weiß, wie die Gegenstelle aussieht. Genau das liefert eine dokumentierte REST-Schnittstelle: feste Adressen, beschriebene Felder, nachvollziehbare Formate. Je klarer die Schnittstelle beschrieben ist, desto weniger rät das Modell.
Damit sind zwei Dinge möglich, für die früher ein Entwicklungsauftrag nötig war: eine kleine Auswertung, die genau Ihre Frage beantwortet, und ein kleines Werkzeug, das genau Ihren Handgriff abnimmt. Wie das mit projectfacts abläuft – vom Zugang über die Beschreibung der Schnittstelle bis zu einem Beispiel-Prompt zum Kopieren – steht auf der Seite ERP für Vibe Coding.
Wo die Beschreibung der Schnittstelle steht
Die technische Dokumentation gehört ins Hilfecenter und nicht auf diese Seite – dort wird sie gepflegt und bleibt aktuell. Sie finden dort unter anderem eine Einführung, den Aufbau der API-Adressen, die Anmeldung mit Gerätepasswort und Token, Hinweise zu Sicherheit und Berechtigungen, Feldreferenzen sowie durchgesprochene Beispiele wie das Anlegen eines Kontakts oder eines Belegs.
Welche Variante die Schnittstelle enthält
Die API gehört zum Funktionsumfang von projectfacts. Welche Funktionen in welcher Produktvariante enthalten sind, zeigt die vollständige Funktionsübersicht.
Sie möchten ein eigenes System an projectfacts anbinden?
In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns an, welche Daten fließen sollen und ob die offene Schnittstelle, eine fertige Integration oder der MCP-Server der kürzere Weg ist.
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