Webhooks
Bei der Schnittstelle fragt ein anderes System bei projectfacts nach. Beim Webhook läuft es andersherum: projectfacts meldet sich von selbst, sobald etwas passiert ist.
Nutzen prüfenWas ist ein Webhook in projectfacts?
Ein Webhook ist eine Adresse bei Ihnen, die projectfacts aufruft, sobald ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist. Statt dass ein anderes System im Minutentakt nachfragt, ob sich etwas getan hat, erfährt es davon in dem Moment, in dem es passiert.
Der praktische Unterschied ist größer, als er klingt. Wer regelmäßig nachfragt, erzeugt Last für Antworten, die meistens „nichts Neues“ lauten – und erfährt trotzdem erst beim nächsten Durchlauf davon. Ein Webhook kehrt das um. Eingerichtet werden Webhooks wie alle Anbindungen in der Schnittstellenkonfiguration; programmiert werden muss dafür auf Seiten von projectfacts nichts.
Drei Auslöser stehen zur Verfügung
Ereignisse melden
Bestimmte Ereignisse gehen an die Schnittstelle eines anderen Systems – etwa eine Statusänderung.
Auf einen Beleg reagieren
Beim Erstellen oder Validieren eines Belegs wird eine hinterlegte Adresse aufgerufen.
Anrufe als Auslöser
Für die Telefonanbindung gibt es einen eigenen Webhook mit Aktions-URL.
Die drei Arten im Einzelnen
Welche Art die richtige ist, hängt daran, woran das Ereignis hängt: an einem Vorgang, an einem Beleg oder an einem Anruf.
Ereignisse an ein anderes System melden
Diese Art meldet bestimmte Ereignisse an die Schnittstelle eines Fremdsystems – zum Beispiel, dass ein Projekt seinen Status gewechselt hat. Typischer Einsatz: Ein Kundenportal, ein Vertriebssystem oder ein internes Werkzeug soll mitbekommen, dass in projectfacts etwas entschieden wurde, ohne dass es dauernd nachfragen muss.
Auf einen Beleg reagieren
Hier hängt der Auslöser an den nächsten Schritten zu einem Beleg. Sie legen eine Vorlage vom Typ URL an, hinterlegen die Adresse und ordnen sie einem Beleg oder einer Belegvorlage zu. Ausgelöst wird sie von Hand per Klick, beim Erstellen des Belegs oder bei dessen Validierung – etwa, wenn ein Portal über eine freigegebene Rechnung informiert werden soll oder ein Archiv einen Hinweis braucht.
Der Telefon-Webhook
Für die Telefonanbindung gibt es einen eigenen Webhook mit Aktions-URL. Damit lässt sich an einen Anruf eine Folgeaktion knüpfen. Was projectfacts rund um Telefonie ohnehin mitbringt, steht auf der Seite zur Telefonanlage.
Wann ein Webhook der richtige Weg ist – und wann nicht
Webhooks sind kein Ersatz für die Schnittstelle, sondern ihre Ergänzung. Die Wahl fällt leichter, wenn man sie an einer Frage festmacht: Geht es um ein Ereignis oder um einen Bestand?
Nehmen Sie einen Webhook, wenn …
… ein anderes System schnell erfahren soll, dass etwas Bestimmtes passiert ist. Wenn es darauf mit einer Aktion reagieren soll. Und wenn es genügt, jeweils über dieses eine Ereignis informiert zu werden.
Nehmen Sie den Abruf über die Schnittstelle, wenn …
… ein Abgleich vollständig sein muss. Ein Webhook meldet ein einzelnes Ereignis; wenn ein Aufruf einmal ins Leere läuft, weil die Gegenstelle gerade nicht erreichbar war, fehlt diese eine Meldung. Für Daten, bei denen nichts fehlen darf – Abrechnung, Buchhaltung, Konzern-Reporting – ist der regelmäßige Abruf über die REST-API der verlässlichere Weg. Dasselbe gilt für größere Datenmengen.
Beides zusammen ist oft die beste Antwort
Der Webhook sorgt dafür, dass etwas sofort passiert. Ein nächtlicher Abgleich über die Schnittstelle sorgt dafür, dass am Ende nichts fehlt. In der Praxis ist diese Kombination robuster als jeder der beiden Wege allein.
Was Sie bei der Einrichtung klären sollten
Ein Webhook ist schnell angelegt. Die Fragen, die vorher beantwortet sein sollten, betreffen die Gegenseite.
Wer nimmt den Aufruf entgegen?
Es braucht eine Adresse, die erreichbar ist und die den Aufruf verarbeiten kann. Diese Seite gehört Ihnen oder Ihrem Dienstleister – projectfacts ruft sie auf, mehr nicht. Klären Sie vorab, was dort passieren soll und was geschieht, wenn der Aufruf einmal nicht ankommt.
Welches Ereignis genau?
Je genauer der Auslöser gewählt ist, desto weniger Rauschen entsteht. Ein Webhook, der bei jeder Kleinigkeit anschlägt, wird auf der Gegenseite schnell ignoriert – und dann fällt auch die wichtige Meldung nicht mehr auf.
Andere Systeme sollen mitbekommen, was bei Ihnen passiert?
In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns an, welche Ereignisse gemeldet werden sollen und ob ein Webhook oder ein regelmäßiger Abgleich der passendere Weg ist.
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