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Telefonanlage (CTI)

Sie wissen, wer anruft, bevor Sie den Hörer abnehmen. Die Telefonschnittstelle verbindet Ihre Anlage mit dem CRM, dem Ticketsystem und der Zeiterfassung von projectfacts.

Nutzen prüfen

Was ist die CTI-Integration von projectfacts?

CTI steht für Computer Telephony Integration, also die Kopplung Ihrer Telefonanlage mit der Software, in der Sie ohnehin arbeiten. Die Telefonschnittstelle von projectfacts durchsucht bei einem eingehenden Anruf automatisch die vorhandenen Kontakte nach der Rufnummer und ordnet das Gespräch dem passenden Kunden zu.

Damit endet das Suchen: Statt während des Klingelns die Kundenakte aufzurufen, sehen Sie den Kontakt samt Service-Hinweisen bereits vor der Annahme, und Sie erledigen direkt aus dem Anruf heraus, was daraus folgt.

Wofür die Telefon-Integration gut ist

Anrufer sofort erkennen

Die Rufnummer wird gegen Ihre Kontakte geprüft, der Kunde ist vor der Annahme identifiziert.

Direkt weiterarbeiten

Zeit buchen, Ticket anlegen, Termin setzen oder CRM-Vorgang dokumentieren, ohne das Fenster zu wechseln.

Nichts geht verloren

Jedes Telefonat landet in der Anrufliste und ist später am Kontakt nachvollziehbar.

Eingehender Anruf mit erkanntem Kontakt in projectfacts

Was Sie beim Klingeln sehen

Der Kunde ist erkannt, bevor Sie abnehmen

projectfacts gleicht die eingehende Nummer mit den hinterlegten Kontakten ab und zeigt Ihnen den passenden Datensatz an. Zusätzliche Service-Hinweise ordnen den Anruf sofort ein, sodass Sie das Gespräch vorbereitet annehmen.

  • Aktuelle Priorität des Kunden nach ABC-Analyse
  • Zugehöriger Key Accounter
  • Art und Umfang des Kundenauftrags
  • Service-Hinweise zum Kontakt

Was Sie direkt aus dem Anruf heraus erledigen

Aus der Anruf-Einblendung heraus stehen Ihnen die Aktionen zur Verfügung, die nach einem Telefonat üblicherweise anfallen. Kein Wechsel in ein anderes Modul, kein Notizzettel dazwischen.

Zum Kontakt springen

Mit einem Klick sind Sie im zugehörigen Kontakt und sehen alle Vorgänge zum Kunden chronologisch geordnet, inklusive der Historie Ihres Kommunikationsverlaufs. Welche Vorgänge angezeigt werden, richtet sich nach Ihren Einstellungen.

Neuen Kontakt anlegen

Ist die Nummer noch nicht gespeichert, erstellen Sie direkt einen neuen Kontakt und hängen ihn an eine bestehende Organisation oder legen eine neue an. So bleibt die Kontaktverwaltung aktuell und neue Interessenten gehen nicht verloren.

Zeit buchen

Im Support wird häufig nach investierter Zeit abgerechnet. Die Arbeitszeit erfassen Sie per Knopfdruck und ordnen sie direkt dem Kontakt zu, die anschließende Ticketabrechnung läuft automatisch.

CRM-Vorgang dokumentieren

Für Rückrufe und Nachfassaktionen legen Sie ein Nachhaken-Element mit Termin an. Ist es so weit, benachrichtigt Sie das System automatisch.

Ticket erstellen

Hat der Kunde ein konkretes Anliegen, legen Sie mit einem Klick ein Ticket an und weisen es einem Kanal und einem Bearbeiter zu. Wird die Anfrage umfangreicher, lässt sich das Ticket jederzeit in ein eigenes Projekt überführen.

Termine erstellen

Dient der Anruf der Terminvereinbarung, erstellen Sie den Termin direkt im Teamkalender und leiten ihn intern oder extern weiter. Der Kontakt des Anrufs wird dem Termin automatisch zugeordnet.

Telefonanlage anbinden, Suchen abschaffen

Wir schauen in einer kostenlosen Erstberatung gemeinsam an, wie sich Ihre Telefonanlage mit projectfacts verbinden lässt und was das im Alltag Ihres Teams verändert.

Jetzt Beratung anfragen
Kontakt mit Kommunikationshistorie in projectfacts

Für Support und Helpdesk

Anruf-Eskalation über mehrere Stufen

Wo mehrere Mitarbeiter parallel am Helpdesk sitzen, klingelt das Telefon an vielen Stellen gleichzeitig. Die Telefonschnittstelle bildet dafür mehrere Eskalationsstufen Ihrer Anlage ab.

Nimmt jemand den Anruf entgegen, erscheint er bei allen anderen Beteiligten als übernommen. In der Anrufliste ist später nachvollziehbar, wer in der letzten Eskalationsstufe beteiligt war und wer das Gespräch angenommen hat.

  • Mehrere Eskalationsstufen abbildbar
  • Übernommene Anrufe sind für alle sichtbar
  • Nachvollziehbar, wer wann beteiligt war

Ihre Vorteile auf einen Blick

Vorbereitet ins Gespräch

Kunde, Priorität und Auftragslage stehen vor der Annahme auf dem Schirm.

Keine Nacharbeit

Zeit, Ticket, Termin und Notiz entstehen im Anruf statt danach.

Auswertbar

Anrufliste filtern und sortieren, Telefonate am Kontakt nachvollziehen.

Noch Fragen? Wir haben die passende Antwort!

Sie möchten Ihre Telefonanlage an projectfacts anbinden? Sprechen Sie unser Beratungsteam an, wir klären die Details Ihrer Anlage gemeinsam.

Zum Kontakt Zu den häufigen Fragen Zum Hilfecenter

Häufige Fragen zur Telefon-Integration

Was bringt eine CTI-Anbindung an projectfacts?
Bei einem eingehenden Anruf durchsucht projectfacts die vorhandenen Kontakte nach der Rufnummer und ordnet das Gespräch automatisch zu. Sie erkennen den Kunden vor der Annahme und können direkt aus dem Anruf heraus Zeiten buchen, Tickets anlegen, Termine erstellen oder CRM-Vorgänge dokumentieren.
Welche Informationen sehe ich bei einem eingehenden Anruf?
Neben dem zugeordneten Kontakt sehen Sie Service-Hinweise wie die aktuelle Priorität des Kunden nach ABC-Analyse, den zugehörigen Key Accounter sowie Art und Umfang des Kundenauftrags.
Was passiert bei einer unbekannten Rufnummer?
Ist die Nummer noch nicht gespeichert, legen Sie direkt aus dem Anruf heraus einen neuen Kontakt an und hängen ihn an eine bestehende Organisation oder erstellen eine neue. So bleibt die CRM-Datenbank aktuell.
Kann ich Anrufe direkt abrechnen?
Ja. Die Arbeitszeit zum Gespräch erfassen Sie per Knopfdruck und ordnen sie dem Kontakt zu. Die anschließende Abrechnung läuft über die Ticketabrechnung automatisch weiter.
Unterstützt die Schnittstelle Anruf-Eskalation?
Ja. Mehrere Eskalationsstufen Ihrer Telefonanlage lassen sich abbilden. Nimmt ein Mitarbeiter den Anruf entgegen, wird er bei allen anderen Beteiligten als übernommen angezeigt, und in der Anrufliste bleibt nachvollziehbar, wer beteiligt war.
Wo finde ich vergangene Telefonate wieder?
In der Anrufliste, die sich beliebig filtern und sortieren lässt, etwa nach Monat, Mitarbeiter oder Kunde. Zusätzlich sind Telefonate jederzeit im zugehörigen Kontakt beziehungsweise in der Organisation nachvollziehbar.
Wie wird die Telefonschnittstelle eingerichtet?
Die Einrichtung hängt von Ihrer Telefonanlage ab und wird gemeinsam mit unserem Beratungsteam vorgenommen. Sprechen Sie uns dazu einfach an.
Lassen sich auch Microsoft Teams Anrufe erfassen?
Ja, über die Microsoft-Teams-Integration. Teams-Gespräche erscheinen in derselben Telefonschnittstelle und sind am Teams-Symbol von Festnetzanrufen zu unterscheiden.