Kalender und Kontakte synchronisieren
Termine gehören dorthin, wo Sie sie sehen – am Rechner, auf dem Telefon und in projectfacts. Über CalDAV halten Sie beide Seiten im Gleichstand, ohne einen Termin zweimal einzutragen.
AnforderungscheckWie werden Termine aus projectfacts mit dem Kalender synchronisiert?
projectfacts synchronisiert Termine über CalDAV, den offenen Standard für Kalenderabgleich. Weil er offen ist, funktioniert die Verbindung nicht nur mit einem bestimmten Programm: Outlook am Arbeitsplatz, der Kalender auf dem Mac, das iPhone und Android-Geräte sprechen alle dieselbe Sprache.
Eingerichtet wird der Abgleich über ein Synchronisationsprofil in Ihren persönlichen Einstellungen. Dort legen Sie fest, was übertragen wird und in welche Richtung. Auf dem Mobilgerät wird ein passendes Gegenstück angelegt; die dafür nötigen Angaben zeigt projectfacts in den persönlichen Einstellungen an.
Wofür die Synchronisation gut ist
Ein Terminkalender statt zwei
Projekttermine und private Einträge stehen nebeneinander. Doppelbuchungen fallen sofort auf.
Auch unterwegs aktuell
Der Termin, der eben in projectfacts entstanden ist, steht kurz darauf auf dem Telefon.
Sie bestimmen die Richtung
Je Profil legen Sie fest, was synchronisiert wird und ob in eine oder in beide Richtungen.
Warum die Richtung eine bewusste Entscheidung ist
Der häufigste Fehler beim Einrichten einer Kalendersynchronisation ist, einfach alles in beide Richtungen laufen zu lassen. Das führt zuverlässig zu einem unübersichtlichen Kalender.
Wann eine Richtung genügt
Wer projectfacts als führendes System für Projekttermine nutzt und den privaten Kalender getrennt halten möchte, synchronisiert nur von projectfacts nach außen. Auf dem Telefon steht dann alles Dienstliche, ohne dass private Einträge in die Firmensoftware wandern.
Wann beide Richtungen sinnvoll sind
Wer viel unterwegs Termine annimmt und sie direkt auf dem Telefon einträgt, braucht den Rückweg. Dann entsteht ein Termin dort, wo man gerade ist, und steht anschließend auch im Teamkalender, sodass Kollegen die Belegung sehen.
Zeitzonen
Arbeiten Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen, wird das beim Abgleich berücksichtigt – auch bei Terminserien über den Wechsel von Sommer- und Winterzeit hinweg. Was dabei sonst noch länderabhängig ist, steht unter Internationalisierung.
Kontakte auf allen Geräten
Für Adressbücher gilt dasselbe Prinzip wie für Termine: Ein Kontakt, der in projectfacts gepflegt wird, soll auf dem Telefon stehen, wenn er anruft.
Warum das mehr ist als Bequemlichkeit
Ein eingehender Anruf mit Namen statt mit einer unbekannten Nummer verändert das Gespräch. Zusammen mit der Telefonanlage wird daraus ein durchgehender Ablauf: Der Anrufer wird erkannt, das Gespräch landet am Kontakt, und daraus lassen sich Zeiten oder Tickets erzeugen. Die Pflege der Kontakte selbst läuft in der Kontaktverwaltung.
Mit Microsoft 365
Wer ohnehin mit Outlook und Microsoft 365 arbeitet, nutzt in der Regel die dafür gebaute Integration. Sie deckt Kontakte, Kalender und E-Mail gemeinsam ab – die Einzelheiten stehen auf der Seite zu Microsoft 365.
Was Sie beim Einrichten wissen sollten
Die Einrichtung dauert wenige Minuten, und zwei Punkte sparen dabei Rückfragen.
Zwei Seiten, zwei Profile
Ein Abgleich braucht immer beide Seiten: ein Synchronisationsprofil in projectfacts unter den persönlichen Einstellungen und ein Gegenstück auf dem Gerät. Bei Apple-Geräten ist CalDAV bereits eingebaut. Bei Android-Geräten wird zusätzlich eine CalDAV-App benötigt, die den Standard bereitstellt.
Persönlich, nicht zentral
Die Profile gehören zu den persönlichen Einstellungen. Jeder Mitarbeiter entscheidet damit selbst, was auf sein Gerät wandert. Für die Administration bedeutet das: Es gibt hier nichts zentral auszurollen, wohl aber eine kurze Anleitung, die den Kollegen die Einrichtung abnimmt.
Termine und Kontakte überall im Gleichstand
In einer kostenlosen Erstberatung zeigen wir Ihnen, wie die Synchronisation eingerichtet wird und welche Variante zu Ihrer Arbeitsweise passt.
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Sie brauchen eine Anleitung für die Einrichtung auf einem bestimmten Gerät? Die Schritt-für-Schritt-Beschreibung finden Sie im Hilfecenter.