E-Mail-Postfach anbinden
Die wichtigste Information des Tages steht oft in einer E-Mail – und liegt im Postfach eines Einzelnen. Binden Sie Ihre Postfächer an projectfacts an, und die Nachricht steht dort, wo der Vorgang steht.
Nutzen prüfenWas bringt es, ein Postfach an projectfacts anzubinden?
E-Mail ist immer noch der Weg, auf dem die meisten geschäftlichen Vorgänge beginnen. Das Problem ist nicht die E-Mail, sondern wo sie liegt: in einem persönlichen Postfach, für Kollegen unsichtbar, ohne Bezug zum Projekt oder zum Kunden, um den es geht.
Wird das Postfach an projectfacts angebunden, ändert sich das. Eingehende Nachrichten werden dem passenden Kontakt und dem passenden Vorgang zugeordnet, und Kollegen sehen den Verlauf, ohne jemanden fragen zu müssen. Angebunden werden Postfächer über die üblichen Standards IMAP für den Empfang und SMTP für den Versand.
Wofür die Postfachanbindung gut ist
Nichts liegt mehr einzeln
Nachrichten stehen am Vorgang, nicht im Postfach eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist.
Am richtigen Kontakt
E-Mails werden dem Kunden zugeordnet, zu dem sie gehören – zusammen mit Angeboten und Rechnungen.
Anfragen werden zu Tickets
Eine Supportanfrage per E-Mail bekommt eine Ticketnummer, eine Zuständigkeit und eine Frist.
Drei Postfächer, drei verschiedene Aufgaben
In den meisten Unternehmen gibt es nicht ein Postfach, sondern mehrere Arten davon. Sie werden unterschiedlich angebunden, weil sie unterschiedliche Aufgaben haben.
Das Support-Postfach
Anfragen, die an eine allgemeine Adresse gehen, sollen nicht in einem geteilten Postfach landen, in dem niemand weiß, wer sich kümmert. Angebunden an projectfacts wird aus jeder Anfrage ein Ticket mit eigener Nummer, benannter Zuständigkeit und einer Frist, die das System selbst überwacht. Die Einzelheiten stehen unter Ticketsystem und Helpdesk.
Das persönliche Postfach
Was ein Mitarbeiter mit einem Kunden bespricht, gehört zur Kundenhistorie. Angebunden landet der Schriftverkehr am Kontakt im CRM, sodass beim nächsten Gespräch niemand bei null anfängt. Was privat ist, bleibt es – zugeordnet wird, was zum Vorgang gehört.
Das Sammelpostfach der Buchhaltung
Eingangsrechnungen kommen heute per E-Mail. Statt sie herunterzuladen, umzubenennen und abzulegen, laufen sie in die Erfassung – siehe Eingangsrechnungen und digitale Belegerfassung.
Was das für die Zusammenarbeit ändert
Der eigentliche Gewinn zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern bei der ersten Vertretung.
Urlaub und Krankheit
Wenn ein Vorgang samt Schriftverkehr am Projekt hängt, übernimmt ihn ein Kollege, ohne dass jemand ein Postfach weiterleiten muss. Das ist der Unterschied zwischen einer Vertretung, die funktioniert, und einer, die nur auf dem Papier steht.
Übergaben
Wechselt die Zuständigkeit für einen Kunden, wechselt sie mitsamt der Vorgeschichte. Niemand muss alte Nachrichten zusammensuchen oder sich auf Erinnerungen verlassen.
Nachvollziehbarkeit
Was wann zugesagt wurde, steht am Vorgang. Bei Rückfragen ist das die schnellste verfügbare Antwort – und bei Streitfällen die einzige belastbare.
Wenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten
Für Häuser, die ohnehin Outlook und Microsoft 365 nutzen, gibt es einen kürzeren Weg als die einzelne Postfachanbindung.
Die Microsoft-365-Integration
Sie deckt Kontakte, Kalender und E-Mail gemeinsam ab und bringt ein Add-In für Outlook mit, sodass Nachrichten aus Outlook heraus zugeordnet werden können. Was sie im Einzelnen umfasst, steht auf der Seite zu Microsoft 365. Welche Variante in Ihrem Fall die passende ist, klären wir in der Einrichtung.
Schluss mit Vorgängen, die in Postfächern verschwinden
In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns an, welche Postfächer bei Ihnen angebunden werden sollten und wie eingehende Nachrichten am besten zugeordnet werden.
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Sie möchten wissen, wie ein Postfach angebunden wird oder wie aus E-Mails Tickets werden? Sprechen Sie uns an.