Unternehmenssoftware für den DACH-Raum

Urlaubsjahr und Verfallszeitpunkt legen Sie je Regel fest und aktivieren sie pro Mitarbeiter. So laufen unterschiedliche Modelle in einem Unternehmen nebeneinander. Mehr dazu in der Urlaubsverwaltung.

Spezielle Formen der Arbeitszeit lassen sich gesondert behandeln, etwa Dienstverhinderungen nach österreichischen Vorgaben oder Lenkzeiten von Fahrer und Beifahrer. Die Grundlagen dazu stehen auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung.

Urlaubsregeln, Pausenregelungen und Feiertagskalender legen Sie einmal zentral an. Zugeordnet werden sie über die Vertragsdaten des einzelnen Mitarbeiters, zusammen mit Wochenarbeitszeit, Urlaubstagen und Urlaubsverfall. Jeder dieser Datensätze trägt ein Gültig-ab und bei Bedarf ein Gültig-bis, sodass mehrere Zeiträume nacheinander stehen.

Damit tragen sich die Fälle, an denen starre Systeme scheitern: Ein Mitarbeiter arbeitet ein Jahr in Frankreich und kommt danach nach Deutschland, oder er zieht innerhalb Deutschlands in ein Bundesland mit anderen Feiertagen. Sie legen einen neuen Zeitraum ab dem Wechsel an. Ab da gelten die neuen Regeln und der neue Feiertagskalender, während die Monate davor nach den alten Vorgaben stehen bleiben. Niemand braucht dafür einen zweiten Mitarbeiterdatensatz, und die Auswertung über das ganze Jahr bleibt richtig.

Die Mindestpause ist einer der Punkte, an denen die Länder deutlich auseinandergehen. In Deutschland sind bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit 30 Minuten vorgesehen und bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Österreich verlangt ab mehr als sechs Stunden ebenfalls 30 Minuten, erlaubt aber die Aufteilung in kürzere Abschnitte. Die Schweiz staffelt feiner und beginnt bereits bei mehr als fünfeinhalb Stunden mit einer Viertelstunde, bis hin zu einer ganzen Stunde bei mehr als neun Stunden. In Frankreich sind es 20 zusammenhängende Minuten, sobald die tägliche Arbeitszeit sechs Stunden erreicht.

In projectfacts bilden Sie das über Pausenregelungen ab, und zwar über beliebig viele. Jede Regelung ist eine Tabelle mit zwei Spalten, Gültig ab Arbeitszeit und Mindestpause, und nimmt beliebig viele Stufen auf. Die deutsche Vorgabe steht darin als zwei Zeilen, 6:00 Stunden mit 30 Minuten und 9:00 Stunden mit 45 Minuten. Die Schweizer Staffel bekommt schlicht eine Zeile mehr, die französische kommt mit einer aus. Sie legen also je Land eine eigene Regelung an und weisen sie über die Vertragsdaten des Mitarbeiters zu, zusammen mit Urlaubsregel und Feiertagskalender. Was für Ihr Unternehmen konkret gilt, ergibt sich aus dem jeweiligen Landesrecht und einer etwaigen Betriebsvereinbarung. Wie Pausen im laufenden Betrieb entstehen und angepasst werden, steht auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung.

Der hinterlegte Feiertagskalender reicht mindestens zwei Jahre in die Zukunft und meldet sich selbst, wenn er ausläuft. Bundesweite und regionale Feiertage pflegen Sie getrennt, sodass Standorte korrekt abgebildet sind.

Dabei ist ein Feiertag nicht zwingend ein ganzer Tag. Je nach Land und Region führen Sie ihn als ganzen, halben oder viertel Tag, so wie es Heiligabend und Silvester in vielen Unternehmen ohnehin sind. Der Urlaubsabzug richtet sich danach.

Wo Teiltage üblich sind, reicht der ganze Urlaubstag als kleinste Einheit nicht aus. In projectfacts nehmen Mitarbeiter Urlaub auch anteilig, als halben oder viertel Tag. Dasselbe gilt für Sonderurlaub und für den Abbau von Überstunden.

In der Reisekostenabrechnung berücksichtigen Sie landestypische Verpflegungs- und Mehrwertsteuersätze.

Entfällt die Steuer, ordnen Sie dem Grund ein eigenes Gegenkonto zu: Leistungen ins EU-Ausland mit Zusammenfassender Meldung, Leistungen ins Drittland, Umsätze mit Mehrwertsteuer im EU-Ausland oder ein sonstiger Befreiungsgrund. So kommen die Buchungen im Export bereits sortiert an. Mehr dazu auf der Seite zur Faktura.

Zu jedem Befreiungsgrund gehört ein Hinweistext auf der Rechnung, etwa zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG. Diese Texte hinterlegen Sie in Deutsch, Englisch und Französisch. Der passende Text erscheint automatisch, sobald der Beleg den entsprechenden Steuerfall trägt.

Auf Wunsch trägt jede Rechnung einen Zahlcode, mit dem Ihr Kunde die Überweisung per Scan vorbereitet: GiroCode für den Euroraum, Swiss QR-Code für die Schweiz.

An jeder Preisliste hängen eine Währung und eine Sprache. Sie legen so viele Preislisten an, wie Sie Märkte bedienen, und hinterlegen sie je Kunde, Land oder Zeitraum.

Der praktische Effekt zeigt sich im Angebot: Schalten Sie dort von der Preisliste Schweiz/Deutsch auf England/Pfund um, liegt der komplette Beleg unmittelbar in der anderen Sprache und mit den Preisen der anderen Währung vor. Niemand baut ein zweites Angebot, und niemand rechnet von Hand um. Das gilt für alle Sprachen und alle eingerichteten Währungen. Wie Angebote sonst entstehen, zeigt die Angebotserstellung.

Sie legen so viele Währungen an, wie Sie brauchen. Nicht nur die Faktura ist währungsfähig: Auch Projekte bekommen eine eigene Währung, und Auszahlungen an Mitarbeiter lassen sich in einer abweichenden Währung leisten. So plant die Abteilung in Berlin in Euro, während die Zentrale in Zürich den Franken als Hauswährung führt.

Damit niemand im Kopf umrechnet, wählt jeder Nutzer in seinen persönlichen Einstellungen die Währung, in der er Zahlen und Berichte angezeigt bekommt. Die Hauswährung des Unternehmens bleibt davon unberührt.

Der Verlauf der Wechselkurse wird hinterlegt. Rechnungen, Projekte und Kosten werden deshalb mit dem Kurs umgerechnet, der zu ihrem Datum gehört, und nicht mit dem von heute. Kurse geben Sie auf sechs Nachkommastellen genau an.

In den persönlichen Einstellungen legt jeder Nutzer Sprache, Zeitzone und Land fest, dazu den Wochenstart, das Datumsformat, die Darstellung von Uhrzeiten in 12 oder 24 Stunden, das Zeitformat für Stundenangaben sowie Währung und Währungsformat, also die Trennzeichen für Tausender und Dezimalstellen.

Dieselbe Auswertung liest sich damit für die Kollegin in Wien, den Kollegen in Zürich und das Team in den USA jeweils in vertrauter Form, ohne dass jemand eine zweite Datenbasis pflegt. Die Zahlen dahinter bleiben dieselben.

Zur Darstellung gehört die Zeitzone. Jeder Nutzer hinterlegt seine eigene, und Listen, Kalender und Auswertungen richten sich danach. Auch Terminserien über den Wechsel von Sommer- und Winterzeit hinweg werden entsprechend behandelt, selbst wenn Teilnehmer in Zeitzonen ohne Umstellung sitzen. Die Kalendersynchronisation über CalDAV unterstützt Zeitzonen ebenfalls.

Die Tochtergesellschaft in den USA arbeitet im selben System wie die Mutter in Deutschland. Ihre Mitarbeiter erfassen und sehen alles in Dollar und stellen Rechnungen in Dollar mit den dort gültigen Steuersätzen. Die Zentrale schaut auf dieselben Daten in Euro, inklusive der Umsatzberichte, die mit dem jeweils gültigen Tageskurs umgerechnet werden.

Die Hauswährung ist der Franken. Das Berliner Team plant seine Projekte trotzdem in Euro, weil es in Euro einkauft und abrechnet. Beide Seiten sehen Berichte in ihrer gewohnten Währung, ohne getrennte Systeme oder Excel-Zwischenschritte.

Ein deutsches Beratungshaus rechnet mit Kunden in Österreich, der Schweiz und den USA ab. Jeder Steuerfall bekommt sein eigenes Erlöskonto, der Hinweis zur Steuerschuldnerschaft erscheint automatisch in der Sprache des Empfängers, und die Buchungen kommen sortiert in der Buchhaltung an.