Unternehmenssoftware für Österreich

Zeitaufzeichnung mit Dienstverhinderung und fiktiver Normalarbeitszeit, eigenes Urlaubsjahr, dazu Projekte, CRM und Rechnungen in einem System.

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Software für Österreich: die kurze Antwort

projectfacts ist eine All-in-One-Unternehmenssoftware für kleine und mittlere Unternehmen: Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Ticketsystem und Personal laufen in einem System statt in fünf. Für Österreich sind die Punkte eingebaut, an denen ein rein deutsches System stehen bleibt: die Zeitaufzeichnung mit Dienstverhinderung und fiktiver Normalarbeitszeit, spezielle Arbeitszeiten wie Lenkzeiten, das frei festlegbare Urlaubsjahr und die Abrechnung als Leistung ins EU-Ausland mit Zusammenfassender Meldung.

Österreich liegt sprachlich nah und arbeitsrechtlich anders. Wer als Unternehmen in Wien, Graz, Linz oder Salzburg eine Business-Software sucht oder von Deutschland aus eine Niederlassung dort führt, stößt schnell auf Regeln, die ein deutsches System nicht kennt: die Verbuchung von Dienstverhinderungen, die fiktive Normalarbeitszeit, das eigene Urlaubsjahr.

Neben der Zentrale in Darmstadt unterhalten wir eine Filiale mit Schulungszentrum in Lindau am Bodensee. Für Kunden in Vorarlberg und im westlichen Tirol ist das der kurze Weg zu einem Termin vor Ort.

Diese Seite sammelt, was projectfacts dafür mitbringt. Den Überblick über alle Länder finden Sie unter Internationalisierung.

Zeitaufzeichnung nach österreichischen Vorgaben

Mit Version 6.8 hat projectfacts die Zeitwirtschaft gezielt um österreichische Anforderungen erweitert. Die laufende Zeitaufzeichnung entsteht dabei nebenbei: Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeit im Browser, per App oder am Terminal, und Überstunden, Zeitausgleich, Urlaub und Krankenstand hängen an denselben Daten.

Dienstverhinderung verbuchen

Dienstverhinderungen, etwa durch einen Arztbesuch, verbuchen Sie nach österreichischen Vorgaben. Die Verbuchung von Reisezeiten und Dienstverhinderungen richtet sich in Österreich nach der fiktiven Normalarbeitszeit, und genau so lässt sie sich in projectfacts abbilden. Die Details stehen im Beitrag zu den speziellen Arbeitszeiten.

Spezielle Arbeitszeiten

Besondere Formen der Arbeitszeit behandeln Sie gesondert, etwa Lenkzeiten von Fahrer und Beifahrer. Eigene Kategorien für Anwesenheit, Urlaub oder Krankenstand legen Sie selbst an und bestimmen, wie sie auf das Überstunden- und Urlaubskonto wirken. Gleitzeit, Teilzeit und Vertrauensarbeitszeit bilden Sie als eigene Arbeitszeitmodelle ab, samt der Pausen- und Zuschlagsregeln, die Ihr Kollektivvertrag vorgibt.

Überstunden und Zeitausgleich

Ein Ampelsystem zeigt den Stand der Überstundenkonten Ihrer Mitarbeiter, über die auch der Abbau als Zeitausgleich läuft. Die Grundlagen der Zeitwirtschaft finden Sie auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung.

Urlaub mit eigenem Urlaubsjahr

Das österreichische Urlaubsrecht hängt nicht zwingend am Kalenderjahr. Genau dort scheitern Systeme, die ein festes Jahr voraussetzen.

Urlaubsjahr frei festlegen

Den Zeitraum eines Urlaubsjahres legen Sie individuell fest. Es muss nicht am Kalenderjahr hängen, sondern kann einem abweichenden Zeitraum folgen.

Verfall und mehrere Modelle

Wann nicht genommener Urlaub verfällt, bestimmen Sie selbst. Urlaubsregeln aktivieren Sie pro Mitarbeiter, sodass österreichische und deutsche Modelle in einem Unternehmen nebeneinander laufen. Mehr dazu in der Urlaubsverwaltung.

Austritt und Feiertage

Feiertagskalender pflegen Sie getrennt nach überregionalen und regionalen Tagen, sodass sich Standorte einzeln abbilden lassen.

Rechnungen und Buchhaltung

Als Rechnungsprogramm für Österreich schreibt projectfacts Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus denselben Daten, aus denen die Projekte und Zeiten kommen.

Leistungen ins EU-Ausland

Den Steuersatz hinterlegen Sie am Artikel, für Österreich also den Normalsatz von 20 Prozent sowie die ermäßigten Sätze von 13 und 10 Prozent. Rechnen Sie aus Deutschland nach Österreich ab, ordnen Sie diesen Fall einem eigenen Gegenkonto für Leistungen ins EU-Ausland mit Zusammenfassender Meldung zu. Der passende Hinweistext zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft erscheint automatisch auf der Rechnung, auf Wunsch in Deutsch, Englisch oder Französisch. Mehr dazu unter Faktura.

Export an Ihre Buchhaltung

Neben der DATEV-Schnittstelle steht ein frei konfigurierbarer Listenexport bereit. Exportspalten, Datumsformat, Dateiname und Zeichenkodierung stellen Sie selbst ein, sodass sich der Export an BMD, RZL oder ein anderes Programm Ihrer österreichischen Buchhaltung anpassen lässt. Mehr dazu unter Finanzbuchhaltung.

Preislisten je Markt

An jeder Preisliste hängen eine Währung und eine Sprache. Bedienen Sie von Österreich aus auch Kunden außerhalb des Euroraums oder in anderer Sprache, wechseln Sie im Angebot einfach die Preisliste: Der komplette Beleg liegt dann in der anderen Sprache und mit den Preisen der anderen Währung vor. Wie Angebote entstehen, zeigt die Angebotserstellung.

Übergabe an Lohnverrechnung und Steuerberatung

In Österreich läuft die Buchhaltung und die Lohnverrechnung in aller Regel über BMD, seltener über RZL. projectfacts ersetzt diese Systeme nicht, sondern beliefert sie und holt sich umgekehrt von dort, was es braucht.

Beide Richtungen, automatisch

Anbindungen an BMD sind bei Kunden umgesetzt und laufen im Betrieb. Aus BMD kommen Kundendaten mit Rechtsform und UID-Nummer, HR-Daten wie Urlaubsanspruch, Arbeitszeitmodell und Kostenträger sowie Kosten, die über die Kostenstelle direkt auf das richtige Projekt gebucht werden. Zurück gehen die Rechnungsdaten und die Anwesenheitsdaten. Alles Weitere steht auf der Seite zur BMD-Schnittstelle.

Zeiten für die Lohnverrechnung

Urlaub und Krankenstand ebenso wie Office, Homeoffice und Extern stellt projectfacts mit Start und Ende, Datum und Personalnummer als CSV bereit. Die Lohnverrechnung rechnet damit auf denselben Zeiten, die Ihre Mitarbeiter ohnehin buchen.

Ohne Dateiupload

Der Abgleich läuft als regelmäßiger Nachtlauf. Niemand muss am Monatsende eine Datei exportieren und in einem Portal hochladen. Eingerichtet wird die Anbindung im Projekt auf Ihre BMD-Umgebung, weil Kontenrahmen und Nummernkreise in jedem Haus anders aussehen.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Deutsches Unternehmen mit Niederlassung in Wien

Die Wiener Kollegen brauchen ihr eigenes Urlaubsjahr, ihre eigenen Feiertage und die Verbuchung von Dienstverhinderungen nach österreichischen Vorgaben. Die deutschen Kollegen behalten ihre Regeln. Beides läuft über Urlaubsregeln, die pro Mitarbeiter aktiviert werden, in einem System und einer Auswertung.

Österreichisches Unternehmen mit Kunden in DACH

Rechnungen nach Deutschland laufen als Leistung ins EU-Ausland mit Zusammenfassender Meldung auf ein eigenes Erlöskonto, Rechnungen in die Schweiz als Drittlandfall auf ein anderes. Den passenden Hinweis zur Steuerschuldnerschaft setzt das System selbst auf den Beleg, in der Sprache des Empfängers.

Sie beschäftigen Mitarbeiter in Österreich?

Erzählen Sie uns, wie Ihre Zeitwirtschaft heute läuft. Im Gespräch schauen wir gemeinsam, welche Regeln für Ihren Fall nötig sind.

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Häufige Fragen

Welche Unternehmenssoftware eignet sich für österreichische Unternehmen?

projectfacts ist eine All-in-One-Unternehmenssoftware für kleine und mittlere Unternehmen: Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Ticketsystem und Personal laufen in einem System. Für Österreich sind die Zeitaufzeichnung mit Dienstverhinderung und fiktiver Normalarbeitszeit, spezielle Arbeitszeiten wie Lenkzeiten und das frei festlegbare Urlaubsjahr eingebaut, dazu die Abrechnung als Leistung ins EU-Ausland mit Zusammenfassender Meldung.

Ist projectfacts auch für österreichische Unternehmen gedacht oder nur für deutsche?

Österreich ist neben Deutschland und der Schweiz eines unserer drei Hauptländer, und ein erheblicher Teil unserer Kunden sitzt direkt dort. Die österreichischen Eigenheiten der Zeitwirtschaft sind eingebaut und nicht nachgerüstet.

Eignet sich projectfacts für die Zeitaufzeichnung in Österreich?

Ja. Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeit im Browser, per App oder am Terminal. Dienstverhinderungen und Reisezeiten verbuchen Sie nach der fiktiven Normalarbeitszeit, spezielle Arbeitszeiten wie Lenkzeiten von Fahrer und Beifahrer behandeln Sie gesondert, und ein Ampelsystem zeigt den Stand der Überstundenkonten.

Kann projectfacts Dienstverhinderungen nach österreichischen Vorgaben verbuchen?

Ja. Seit Version 6.8 verbuchen Sie Dienstverhinderungen, etwa durch einen Arztbesuch, nach österreichischen Vorgaben. Die Verbuchung richtet sich dabei nach der fiktiven Normalarbeitszeit.

Werden Lenkzeiten von Fahrer und Beifahrer gesondert behandelt?

Ja. Spezielle Formen der Arbeitszeit wie Lenkzeiten lassen sich gesondert behandeln. Eigene Kategorien legen Sie selbst an und bestimmen, wie sie auf das Überstunden- und Urlaubskonto wirken.

Muss das Urlaubsjahr dem Kalenderjahr entsprechen?

Nein. Den Zeitraum eines Urlaubsjahres legen Sie individuell fest, ebenso den Zeitpunkt, zu dem nicht genommener Urlaub verfällt.

Können österreichische und deutsche Urlaubsmodelle nebeneinander laufen?

Ja. Urlaubsregeln aktivieren Sie pro Mitarbeiter. So laufen unterschiedliche Modelle in einem Unternehmen nebeneinander, etwa für Standorte in verschiedenen Ländern.

Gibt es eine Schnittstelle zu BMD?

Ja. BMD-Anbindungen sind bei Kunden umgesetzt und laufen im Betrieb, und zwar in beide Richtungen: Aus BMD kommen Kunden- und HR-Stammdaten sowie Kosten, aus projectfacts gehen Rechnungs- und Anwesenheitsdaten zurück an die Lohnverrechnung. Der Abgleich läuft als CSV im Nachtlauf, ohne dass jemand eine Datei hochlädt. Eingerichtet wird die Anbindung im Projekt auf Ihre BMD-Umgebung. Alles Weitere steht auf der Seite zur BMD-Schnittstelle.

Wie kommen die Zeiten in die Lohnverrechnung?

projectfacts stellt die Anwesenheitsdaten als CSV bereit: Urlaub und Krankenstand sowie Office, Homeoffice und Extern mit Start und Ende, jeweils mit Datum und Personalnummer. Diese Datei liest Ihre Lohnverrechnung ein, in der Regel BMD.

Bildet projectfacts Gleitzeit und Zeitausgleich ab?

Ja. Gleitzeit, Teilzeit und Vertrauensarbeitszeit bilden Sie als eigene Arbeitszeitmodelle ab, samt der Pausen- und Zuschlagsregeln aus Ihrem Kollektivvertrag. Ein Ampelsystem zeigt den Stand der Überstundenkonten, über die auch der Abbau als Zeitausgleich läuft.

Funktioniert die Buchhaltung auch ohne DATEV?

Ja. Neben der DATEV-Schnittstelle steht ein frei konfigurierbarer Listenexport bereit, bei dem Sie Exportspalten, Datumsformat, Dateiname und Zeichenkodierung selbst einstellen. Damit bedienen Sie auch BMD oder RZL.