CSV- und Excel-Export
Jede Liste geht auf Knopfdruck nach Excel. Und für die Auswertungen, die jeden Monat gleich aussehen sollen, definieren Sie einen festen Bericht – der sich nicht verändert, nur weil jemand eine Spalte eingeblendet hat.
Kostenlos testenWie exportiere ich Daten aus projectfacts?
Jede Liste in projectfacts lässt sich exportieren – ohne Vorbereitung, ohne dass jemand etwas einrichten muss. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, bekommen Sie als Datei. Das deckt den größten Teil der täglichen Fälle ab: eine Frage, eine Liste, ein Export, in Excel weitergerechnet.
Für Auswertungen, die regelmäßig wiederkehren, gibt es einen zweiten Weg. Dort ist der bequeme Export nämlich zugleich das Problem: Er zeigt die Spalten, die gerade eingeblendet sind. Blendet ein Kollege eine Spalte ein oder aus, sieht der Export nächsten Monat anders aus. Für solche Fälle definieren Sie einen festen Bericht.
Zwei Wege, ein Ziel
Jede Liste, sofort
Was Sie sehen, exportieren Sie – als CSV oder Excel, ohne Einrichtung.
Definierte Berichte
Feste Exporte für Excel oder PDF, die immer denselben Aufbau haben.
Automatisch abrufbar
Definierte Berichte lassen sich über die Schnittstelle abholen – ohne dass jemand klickt.
Warum ein definierter Bericht mehr ist als ein Export
Der Unterschied klingt klein und entscheidet in der Praxis darüber, ob eine Auswertung dauerhaft brauchbar bleibt.
Das Problem mit den dynamischen Spalten
Listen in projectfacts sind anpassbar: Jeder blendet die Spalten ein, die er für seine Arbeit braucht. Genau das macht den einfachen Export unzuverlässig, sobald er regelmäßig gebraucht wird. Wer im Januar exportiert und im Februar erneut, bekommt womöglich eine andere Datei – nicht weil sich die Daten geändert haben, sondern weil sich die Ansicht geändert hat.
Der definierte Bericht steht fest
Ein definierter Bericht legt vorab fest, welche Felder in welcher Reihenfolge ausgegeben werden. Er bleibt gleich, egal wer ihn erzeugt und wie dessen Listenansicht gerade eingestellt ist. Erst damit lässt sich darauf etwas aufbauen: eine Excel-Vorlage, die die Datei einliest, ein Empfänger, der ein bestimmtes Format erwartet, oder eine Auswertung, die Monat für Monat vergleichbar sein soll.
Excel oder PDF
Für die Weiterverarbeitung nehmen Sie Excel, für die Weitergabe PDF. Ein Bericht, der in einer Sitzung auf den Tisch kommt oder an einen Kunden geht, soll nicht bearbeitet, sondern gelesen werden – und dafür ist ein festes Layout mehr wert als eine Tabelle.
Definierte Berichte automatisch abholen
Der eigentliche Gewinn entsteht, wenn niemand mehr klicken muss. Definierte Berichte lassen sich über die Schnittstelle abrufen.
Wie das zusammenspielt
Ein Bericht wird einmal definiert und anschließend als Download-Quelle bereitgestellt. Ein anderes System holt ihn sich von dort ab – zeitgesteuert, in dem Format, das vorher festgelegt wurde. Damit wird aus einem manuellen Export eine Anbindung, ohne dass dafür eine eigene Programmierung nötig wäre. Wie Zugänge und Anmeldung an der Schnittstelle funktionieren, steht auf der Seite zur REST-API.
Warum das oft der pragmatischste Weg ist
Eine vollständige Anbindung über die Schnittstelle ist mächtiger, kostet aber Entwicklung, Test und Betrieb. Ein definierter Bericht, der automatisch abgeholt wird, deckt einen großen Teil der Fälle ab, in denen ein anderes System schlicht regelmäßig dieselben Daten braucht – und er ist an einem Nachmittag eingerichtet.
Der zuverlässigste Bericht ist der, an den niemand denken muss
Eine Auswertung, für die jemand jeden Monat exportieren und verschicken muss, fällt irgendwann aus. Meist genau dann, wenn diese Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlassen hat. Ein Lauf, der von selbst stattfindet, fällt nicht aus.
Wofür das im Alltag gebraucht wird
Drei Fälle kommen besonders häufig vor.
Der monatliche Bericht an die Geschäftsführung
Umsatz, Auslastung, offene Posten: Zahlen, die jeden Monat in derselben Form gebraucht werden. Als definierter Bericht sind sie vergleichbar, weil sie immer gleich aufgebaut sind. Woher die Zahlen kommen, zeigt das Projektcontrolling.
Die Datei für einen festen Empfänger
Ein Steuerberater, ein Kunde oder eine Konzernzentrale erwartet eine Datei in einem bestimmten Aufbau. Für Buchungsdaten gibt es dafür die DATEV-Schnittstelle; für alles andere ist der definierte Bericht der Weg. Was das im Konzernfall bedeutet, steht unter Konzernanbindung.
Die Zulieferung an ein anderes System
Ein Berichtswerkzeug, eine Datenbank oder eine Branchenanwendung braucht regelmäßig dieselben Daten. Statt einer eigenen Anbindung genügt oft ein definierter Bericht, der automatisch abgeholt wird. Für die Weiterverarbeitung in einem Auswertungswerkzeug siehe Power BI.
Berichte, die jeden Monat gleich aussehen
In einer kostenlosen Erstberatung schauen wir uns an, welche Auswertungen bei Ihnen regelmäßig gebraucht werden und welche davon sich als definierter Bericht automatisieren lassen.
Jetzt Beratung anfragenNoch Fragen? Wir haben die passende Antwort!
Sie möchten einen bestimmten Bericht aufsetzen oder wissen, wie ein automatischer Abruf eingerichtet wird? Sprechen Sie uns an – dabei helfen wir gern.