Provisionsabrechnung automatisch statt in Excel
Wer variable Vergütung von Hand nachrechnet, verliert Zeit und riskiert Streit. In projectfacts hängen die Provisionsregeln am Auftrag und rechnen sich selbst.
Unverbindlich kennenlernenWas ist eine Provisionsabrechnung?
Die Provisionsabrechnung ist der Vorgang, mit dem Sie eine erfolgsabhängige Vergütung ermitteln, nachweisen und zur Auszahlung bringen. Sie beantwortet drei Fragen: worauf wird gerechnet, wie viel wird fällig und wann. Hier geht es um den Weg von der Vereinbarung bis zur Zahlung.
In vielen Unternehmen besteht die Vergütung im Vertrieb aus einem festen Grundbetrag plus einem variablen Anteil, in anderen Modellen wird ausschließlich auf Provisionsbasis gezahlt. Je mehr Modelle nebeneinander laufen, desto weniger trägt eine Tabellenkalkulation.
Nachvollziehbar für beide Seiten
Ihre Mitarbeiter sehen jederzeit, welche Abschlüsse zählen und was daraus folgt. Das nimmt Diskussionen am Monatsende die Grundlage.
Keine Doppelarbeit
Die Zahlen stehen bereits im System. Wer sie für die Provision noch einmal in eine Tabelle überträgt, baut eine zweite Fehlerquelle.
Mehrere Modelle parallel
Außendienst, Innendienst und Teamleitung rechnen selten nach derselben Regel. Nebeneinander abbildbar, ohne Sonderlösung.
Provision auf Umsatz oder auf Rohertrag?
Woraus eine Provisionsregel besteht
Egal welches Modell Sie fahren, eine Regel beantwortet immer dieselben vier Fragen. Wer sie vorab schriftlich klärt, spart sich die Klärung im Nachhinein.
Bemessungsgrundlage und Satz
Worauf wird gerechnet, auf Umsatz oder Rohertrag, und mit welchem Prozentsatz oder Festbetrag? Auch eine Mischung ist üblich, etwa ein Prozentsatz auf die Eigenleistung und ein Festbetrag je Abschluss.
Umfang des Auftrags
Entfällt die Provision auf alle Teile des Auftrags oder nur auf einzelne Positionen? Weiterverkaufte Fremdleistungen werden häufig ausgenommen oder anders bewertet als die eigene Arbeit.
- Ganzer Auftrag oder einzelne Positionen
- Fremdleistung getrennt bewerten
Fälligkeit
Wann wird die Provision fällig, mit dem Abschluss, mit der Rechnungsstellung oder erst mit dem Zahlungseingang? Und gilt die Regel nur für Abschlüsse in einem bestimmten Zeitfenster?
- Auslöser festlegen: Abschluss, Rechnung oder Zahlung
- Gültigkeitszeitraum der Regel
Empfänger
Wer bekommt sie? Neben der Person, die den Abschluss gemacht hat, hängt oft eine zweite Regel für die Teamleitung daran, mit anderem Satz und anderer Bezugsgröße.
Beispiel: zwei Regeln an einem Auftrag
Ein Vertriebsmitarbeiter erhält für einen Auftrag 4 Prozent Provision vom Rohertrag, und zwar je Rechnung zu diesem Abschluss. Der Bereichsleiter bekommt für denselben Abschluss pauschal 50 Euro auf jede Rechnung.
Was daraus folgt
Beide Regeln hängen am selben Auftrag und rechnen unabhängig voneinander. Der Rohertrag ergibt sich dabei aus der Differenz zwischen dem eingenommenen Wert und dem eingesetzten Aufwand, also etwa der weiterverkauften Arbeitszeit abzüglich des internen Verrechnungssatzes, oder bei einer eingekauften und weiterverkauften Lizenz aus der Spanne dazwischen.
Provisionen auf Rohertragsbasis beziehen sich damit nicht auf den kompletten Auftragswert, sondern auf die Wertschöpfung, die durch die Arbeit tatsächlich erbracht wird.
Variable Vergütung ohne Tabellenpflege
Sobald mehrere Modelle nebeneinander laufen, wird die Provisionsabrechnung von Hand zur Fehlerquelle. In projectfacts hinterlegen Sie die Regeln einmal und lassen sie rechnen.
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Provisionsregeln in projectfacts hinterlegen
Die Regeln hängen am Auftrag, nicht an einer separaten Liste. Berechtigte hinterlegen dort mehrere Provisionsregeln nebeneinander, sodass sich auch ungewöhnliche Absprachen abbilden lassen, ohne dass jemand daneben eine Tabelle pflegt.
Seit Version 2026.2 können Sie als Empfänger einer Regel auch Gruppen angeben und zusätzlich einen abweichenden Empfänger hinterlegen. Eine Teamleiter-Provision ist damit eine Einstellung und keine Sonderrechnung mehr.
- Mehrere Regeln parallel an einem Auftrag
- Umsatz- oder Rohertragsbasis je Regel wählbar
- Gruppen und abweichende Empfänger seit 2026.2
Von der Regel zur Auszahlung
Weil Aufträge, Rechnungen und Zeiten in projectfacts dieselbe Datenbasis nutzen, entsteht die Provision aus den Daten, die ohnehin da sind. Es gibt keinen zweiten Stand, der mit dem ersten abgeglichen werden müsste.
Die ermittelten Beträge laufen zusammen mit Zuschlägen und Überstunden in Lohn & Gehalt und stehen dort exportfertig für die Lohnbuchhaltung bereit. Jeder Mitarbeiter hat dabei einen transparenten Überblick über seine Leistungen und die damit verbundenen Auszahlungen.
- Berechnung aus Auftrags- und Rechnungsdaten, kein zweiter Stand
- Transparenter Überblick für jeden Mitarbeiter
- Übergabe an die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Provisionsabrechnung mit projectfacts im Überblick
Regeln am Auftrag
Mehrere Provisionsregeln nebeneinander statt Tabelle daneben
Umsatz oder Rohertrag
Bemessungsgrundlage je Regel frei wählbar
Teamleiter-Provision
Gruppen und abweichende Empfänger seit Version 2026.2
Fälligkeit steuerbar
Zeitfenster und Auslöser je Regel hinterlegen
Transparenz
Jeder sieht seine Abschlüsse und die daraus folgende Vergütung
Anschluss an Lohn & Gehalt
Beträge laufen exportfertig in die vorbereitende Lohnbuchhaltung
Zeigen Sie uns Ihr Provisionsmodell
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam, ob und wie sich Ihre Regeln in projectfacts abbilden lassen. Auch die ungewöhnlichen.
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