Kosten- und Leistungsrechnung für Dienstleister
Die Kosten- und Leistungsrechnung zeigt, womit Ihr Unternehmen Geld verdient und womit nicht. projectfacts bildet sie vollständig ab, einschließlich Sekundärkosten, Umlagen und Umbuchungen, und das meiste davon läuft automatisch.
14 Tage TestWas ist die Kosten- und Leistungsrechnung?
Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR und oft auch Kosten-Leistungsrechnung genannt, ist das interne Rechnungswesen eines Unternehmens. Sie ordnet jeden Euro drei Fragen zu: Was ist angefallen (Kostenart), wo ist es angefallen (Kostenstelle) und wofür (Kostenträger). Den Kosten stellt sie die Leistungen gegenüber, bei Dienstleistern vor allem die verkauften Stunden. Heraus kommt der Deckungsbeitrag je Projekt, je Kunde und je Bereich. Die Finanzbuchhaltung hat eine andere Aufgabe: Sie ist für Finanzamt und Bilanz da und blickt auf das ganze Unternehmen.
Eine Kostenrechnung, die beim einzelnen Projekt aufhört, ist allerdings nur die halbe Wahrheit. IT, Verwaltung, Server und Lizenzen müssen auch bezahlt werden, Gehälter laufen im Urlaub weiter, und eine Reise für zwei Kunden steht fast nie richtig verteilt im System. Seit Release 2026.3 bildet projectfacts deshalb die ganze Kosten- und Leistungsrechnung ab, einschließlich der Sekundärkosten: automatische Umlagen nach Umlageschlüssel, eine Gehaltskostenstelle für die Personalkosten und Umbuchungen für den Einzelfall. Der Deckungsbeitrag II zeigt, was nach dieser Verteilung übrig bleibt.
Von Hand ist das aufwendig: Stunden aus der Zeiterfassung exportieren, Eingangsrechnungen zuordnen, Gemeinkosten in Excel nach Schlüsseln verteilen, am Ende alles abstimmen, und das jeden Monat. In projectfacts setzt eine Regel Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger schon beim Buchen, Umlagen laufen zu einem festen Termin, und der Deckungsbeitrag ist tagesaktuell. Sie können sich auf das konzentrieren, was die Auswertungen Ihnen sagen.
Jedes Projekt rechnet sich. Nur das Unternehmen nicht.
Gemeinkosten bleiben liegen
IT, Verwaltung und Geschäftsführung stehen auf eigenen Kostenstellen. Die Bereiche und Projekte, die Umsatz machen, tragen davon nichts und wirken profitabler, als sie sind.
Bewertete Stunden statt Gehalt
In der Projektauswertung stehen bewertete Stunden, nicht das echte Gehalt. Urlaub, Krankheit und Leerlauf tauchen nirgends auf.
Geteilte Kosten an einer Stelle
Eine Reise für zwei Kunden steht komplett beim ersten Projekt. Dessen Marge sieht schlechter aus, die des zweiten besser, als sie ist.
Zahlen kommen zu spät
Die betriebswirtschaftliche Auswertung kommt oft erst Wochen nach Monatsende, und Buchhaltung, Controlling und Projektleitung rechnen mit verschiedenen Excel-Ständen.
Dabei liegen die Daten für die Steuerung längst vor. Wer gearbeitet hat, steht in den Zeitbuchungen, was ausgegeben wurde, an Spesen und Eingangsrechnungen, was berechnet wurde, auf den Rechnungen. In projectfacts entstehen diese Daten im selben System, in dem sie ausgewertet werden. Die Kosten- und Leistungsrechnung setzt sie betriebswirtschaftlich zusammen, ohne Schnittstelle und ohne Zeitversatz.
Jeder Euro wird aus drei Blickwinkeln gesehen
Ein Beispiel: Eine Hotelrechnung über 180 Euro bekommt die Kostenart Reisekosten, die Kostenstelle Beratung, weil die Beraterin dort angestellt ist, und den Kostenträger „Restrukturierung Müller GmbH“, weil sie für dieses Projekt unterwegs war.
Was? Die Kostenart
Welche Art von Kosten oder Erlös ist entstanden: Personalkosten, Reisekosten, Fremdleistung, Lizenz oder Honorarerlös.
Wo? Die Kostenstelle
In welchem Verantwortungsbereich ist der Betrag entstanden: Beratung, Entwicklung, Marketing oder Verwaltung. Kostenstellen stehen in projectfacts als Baum, gebucht wird auf die Blätter.
Wofür? Der Kostenträger
Für welche Leistung ist der Betrag entstanden. Bei Dienstleistern ist das fast immer ein Projekt oder ein Vertrag. Mehrere Projekte können denselben Kostenträger verwenden, zum Beispiel alle Teilprojekte eines Rahmenvertrags.
Keine Mehrarbeit
Mitarbeitende buchen wie immer. Die Zuordnung setzt eine Regel.
Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger werden beim Erfassen vorbelegt. Niemand muss sie auswählen, aber wer das Recht hat, kann sie überschreiben. Aufwand entsteht einmal, beim Einrichten der Stammdaten. Alles, was in projectfacts Kosten oder Erlöse erzeugt, kommt dabei aus einer von vier Quellen.
Die Regel ist eine Reihenfolge, die erste Quelle mit einem Wert gewinnt. Bei Projektzeiten kommt die Kostenstelle zum Beispiel zuerst aus dem Mitarbeiter und ersatzweise aus dem Projekt, die Kostenart aus der Rubrik. Bei Belegpositionen liefert der Artikel Kostenstelle und Kostenart. Findet eine Regel nichts, bleibt das Feld leer, Pflicht ist keines davon. Ein Klick auf „Zurücksetzen“ holt nach einer manuellen Änderung den Regelwert zurück.
- Zeitbuchungen: Stunden auf Projekte und Aufgaben, bewertet mit dem internen Kostensatz, der je Zeitraum hinterlegt ist
- Kostenelemente: Spesen, Provisionen und Material, also projektbezogene Sachkosten ohne Lieferantenbeleg
- Belege: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften, mit eigener Zuordnung je Position
- Allgemeine Buchungen: alles andere, etwa kalkulatorische Kosten, Abgrenzungen oder Korrekturen
Warum Dienstleister eine andere Kostenrechnung brauchen als die Industrie
Rechnen wir eine Ihrer Kostenstellen einmal durch
Bringen Sie mit, was Sie heute in Excel verteilen: die IT-Kosten, ein Gehalt, eine Reise für zwei Kunden. Im Gespräch sehen Sie, wie projectfacts daraus Kostenstellen, Kostenträger und Deckungsbeiträge macht.
Startgespräch buchenZwei vollständige Sichten auf dieselben Euros
Jede Buchung in projectfacts trägt eine Kostenstelle und einen Kostenträger. Damit gibt es zwei Sichten auf dasselbe Geld: Die Abteilung sieht alle ihre Kosten, das Projekt sieht alle seine. Beide Summen müssen immer dasselbe echte Ergebnis zeigen.
Ein Beispiel mit vier Buchungen: eine Lizenz über 1.000 Euro und eine Reise über 400 Euro auf Kostenstelle 1, Miete über 2.000 Euro und ein Erlös über 2.000 Euro auf Kostenstelle 2. Die Kostenstellen-Sicht ergibt minus 1.400 Euro, die Kostenträger-Sicht ebenfalls. Weicht nach einer Umbuchung oder Umlage eine der beiden Summen ab, ist etwas doppelt gezählt oder verloren gegangen.
Bewegungen bleiben in ihrer Sicht
Umgebucht und umgelegt wird von Kostenstelle zu Kostenstelle oder von Kostenträger zu Kostenträger. Die einzige Brücke zwischen beiden Sichten ist die Gehaltskostenstelle, auf der nur Gehalt ohne Kostenträger liegt.
Auch Gemeinkosten vollständig buchen
Die allgemeine Miete gehört auf eine Kostenstelle und zusätzlich auf einen internen Kostenträger, etwa „Verwaltung“. Fehlt eine der beiden Angaben, zeigen die Kostenstellen in Summe ein anderes Ergebnis als die Kostenträger.
Was im Haus entsteht, wird im Haus weiterverteilt
Primärbuchungen kommen von außen: Zeiten, Spesen, Belege und Buchungen. Sekundärbuchungen entstehen im Haus und verschieben Werte weiter. projectfacts kennt drei Arten, alle über eigene Kostenarten der Klasse 9000, damit in jeder Liste sichtbar bleibt, was von außen kam und was intern verteilt wurde.
Der Deckungsbeitrag I rechnet mit den Primärkosten, der Deckungsbeitrag II zusätzlich mit allem, was intern verteilt wurde.
Umbuchung für den Einzelfall
Ein Berater besucht auf einer Reise zwei Kunden, die 640 Euro stehen komplett bei der Müller GmbH. Die Hälfte geht per Umbuchung an das Projekt der Schmidt AG. Das Original bleibt unverändert, die Umbuchung ist ein eigener Datensatz mit Begründung und Benutzer.
Umlage für das, was jeden Monat gleich verteilt wird
Eine Regel an der Kostenstelle legt fest, wann, nach welchem Umlageschlüssel und wohin verteilt wird, danach läuft die Umlage automatisch. Die IT-Kosten landen so bei Beratung, Entwicklung und Support, die Serverkosten aus einem Pool bei den Wartungsverträgen.
Entlastung durch Zeitbuchungen
Das Gehalt steht auf einer Gehaltskostenstelle, jede gebuchte Stunde entlastet sie und belastet das Projekt. Was am Monatsende übrig bleibt, zeigt Urlaub, Krankheit und Leerlauf.
Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten haben einen eigenen Ort
Übersicht
Kacheln, Monatswerte und die Aufteilung nach Kostenarten. Die Kostenstellen-Übersicht stellt Ist, Plan und Vorjahr nebeneinander.
Stammdaten
Typ, Leistungsbezug, Eigentümer und Gewicht. Der Typ entscheidet, ob eine Kostenstelle Kosten trägt oder sie an andere weitergibt.
Bewegungen
Alle Primär- und Sekundärbuchungen. Bei Umbuchungen und Umlagen stehen Richtung, Typ und Gegenseite in der Zeile.
Umlageregel
Wann verteilt wird, nach welchem Schlüssel und auf welche Ziele. Jede Kostenstelle und jeder Kostenträger hat eigene Regeln.
Plan & Analyse
Plan, Ist und Abweichung je Monat und kumuliert, für Erlöse und Kosten.
Interne Kostenanalyse
Summen nach Kostenstelle, Kostenträger und Kostenart in Quartalen. Je Zeile steht die Überleitung: DB I plus Sekundärkosten ergibt DB II.
Plan und Ist
Eine Abweichung fällt in dem Monat auf, in dem sie entsteht
Ohne Plan gibt es keine Abweichung, und ohne Abweichung merkt niemand rechtzeitig, dass etwas aus dem Ruder läuft. In projectfacts planen Sie für jede Kostenstelle und jeden Kostenträger Erlöse und Kosten je Monat. Daneben steht das Ist, aus der Differenz entsteht die Abweichung.
Die Kundensicht entsteht dabei von selbst. Über das Zielprojekt kennt jeder Kostenträger seinen Kunden, damit gibt es Plan, Ist, DB I und DB II auch je Kunde, einschließlich der Umbuchungen und Umlagen.
- Plan und Ist je Monat und kumuliert seit Jahresbeginn: Wächst die Abweichung, ist das ein frühes Warnzeichen
- Wer plant, entscheiden Sie selbst, naheliegend sind Projektleitung und Abteilungsleitung
- Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger als Spalte und Filter in Listen wie den Projektzeiten
- Deckungsbeitrag je Projekt tagesaktuell, ohne auf den Monatsabschluss zu warten
Die KLR ersetzt nicht die Buchhaltung
Was ein Firmenwagen im Monat wirklich kostet
Ein Firmenwagen für 36.000 Euro netto wird steuerlich über sechs Jahre abgeschrieben, also mit 6.000 Euro im Jahr. Gefahren wird er fünf Jahre, und ein neuer würde 42.000 Euro kosten. Die Kosten- und Leistungsrechnung setzt deshalb 8.400 Euro im Jahr an, die Finanzbuchhaltung bleibt bei ihren 6.000 Euro.
In projectfacts steht dafür eine Allgemeine Buchung über 700 Euro im Monat auf einer Kostenart für kalkulatorische Abschreibungen. Gibt es einen Fuhrpark, laufen die Fahrzeuge auf einen Sammel-Kostenträger, der per Umlage auf die Projekte verteilt wird. Die Steuerungssicht rechnet so mit dem tatsächlichen Verbrauch, ohne dass die Buchhaltung etwas davon übernehmen muss. Die Finanzbuchhaltung bleibt beim Steuerberater, Rechnungen und Belege gehen über die DATEV-Schnittstelle hinüber.
Drei Stufen führen von der Kostenart zum Betriebsergebnis
Die Kosten- und Leistungsrechnung gehört zum internen Rechnungswesen. Anders als die Finanzbuchhaltung ist sie nicht vorgeschrieben, ein Unternehmen richtet sie nach seinem eigenen Steuerungsbedarf ein. Ihr Zweck ist, Kosten ihrem Verursacher zuzuordnen. Erst dann zeigt sich, welche Leistung sich rechnet und wo Einsparpotenzial liegt.
Die Formel ist schlicht: Leistung minus Kosten ergibt das Betriebsergebnis. Für Dienstleister heißt das vor allem, Stunden mit internen Kostensätzen zu bewerten, Gemeinkosten auf Bereiche und Projekte zu verteilen und den Deckungsbeitrag mehrstufig zu rechnen. Stücklisten, Lagerbewertung und Bilanz bleiben in projectfacts bewusst draußen.
Kostenartenrechnung
Welche Kosten sind angefallen? Die Kosten werden erfasst und einer Kostenart zugeordnet. Was sich direkt einem Kostenträger zuordnen lässt, sind Einzelkosten. Der Rest sind Gemeinkosten und läuft zuvor über die Kostenstellen.
Kostenstellenrechnung
Wo sind die Kosten angefallen? Gemeinkosten werden auf die Bereiche verteilt. Vorkostenstellen wie IT oder Verwaltung leisten für andere, Endkostenstellen wie die Beratung tragen die Kosten.
Kostenträgerrechnung
Wofür sind die Kosten angefallen? Einzel- und Gemeinkosten treffen am Kostenträger zusammen. Den Erlösen gegenübergestellt, ergibt sich der Deckungsbeitrag und am Ende das Betriebsergebnis.
Wo die Kosten- und Leistungsrechnung weiterführt
Controlling
Berichte aus allen Bereichen und die Kennzahlen, nach denen Dienstleister steuern.
Projektcontrolling
Soll-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag und Warnungen am einzelnen Projekt.
Earned-Value-Analyse
Fertigstellungswert und Prognose, ob ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
Projektzeiterfassung
Gebuchte Stunden werden mit dem internen Kostensatz bewertet und bekommen ihre Kostenart schon beim Erfassen.
Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen prüfen und je Position einem Projekt und einer Kostenart zuordnen.
Faktura
Ausgangsrechnungen liefern die Erlöse, mit Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger je Position.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Kostenstruktur
Erzählen Sie uns, wie Sie Kosten heute verteilen und welche Auswertung Ihnen fehlt. Im Gespräch klären wir, welche Kostenstellen, Kostenträger und Umlagen zu Ihrem Unternehmen passen.
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