Abschlagsrechnung erstellen und verrechnen
Große Aufträge binden Ihre Ressourcen über Monate. Mit Abschlagsrechnungen holen Sie das Geld herein, während Sie noch arbeiten.
Wie viele Systeme nutzen Sie?Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über einen Teilbetrag eines Auftrags, den Sie stellen, bevor die Gesamtleistung fertig ist. Der Kunde zahlt in mehreren Schritten, Sie bekommen Ihr Geld früher. Am Ende folgt die Schlussrechnung, in der alle bereits gezahlten Abschläge verrechnet werden.
Gesetzlich vorgeschrieben ist diese Aufteilung nicht: Der Gesetzgeber geht im Regelfall davon aus, dass erst nach vollständiger Leistung gezahlt wird. Wie viele Abschläge Sie vereinbaren und wie hoch sie ausfallen, ist deshalb reine Vertragssache zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.
Liquidität sichern
Gehälter und Vorleistungen fallen sofort an, die Schlussrechnung kommt erst Monate später. Abschläge schließen diese Lücke.
Risiko verteilen
Sie gehen nicht mit der vollen Auftragssumme in Vorleistung. Bleibt eine Zahlung aus, merken Sie es früh statt am Projektende.
Planbar für beide Seiten
Ihr Kunde muss am Schluss keine große Summe auf einmal begleichen, sondern zahlt in vereinbarten Schritten.
Abschlagsrechnung oder Teilrechnung?
Was gehört in eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, plus zwei Dinge, die sie eindeutig als Abschlag kennzeichnen.
Die üblichen Pflichtangaben
Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung, das Leistungsdatum beziehungsweise der Leistungszeitraum sowie Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Was zusätzlich hineingehört
Erstens die ausdrückliche Bezeichnung als Abschlagsrechnung, damit die Rechnung nicht mit einer Endabrechnung verwechselt wird. Zweitens ein Bezug auf den zugrunde liegenden Auftrag und den Stand der Abschläge, also etwa „2. Abschlag von 3 zum Auftrag 2026-0147“.
- Fortlaufende Nummerierung der Abschläge
- Verweis auf Auftrag oder Vertrag
- Hinweis, dass eine Schlussrechnung folgt
Wie die Umsatzsteuer läuft
Auf jeden Abschlag weisen Sie die Umsatzsteuer aus und führen sie ab. In der Schlussrechnung rechnen Sie dann die gesamte Leistung ab und ziehen die bereits berechneten Abschläge inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer wieder ab. So wird kein Betrag doppelt versteuert.
Wie Sie im Einzelfall vorgehen, hängt vom Vertrag und von Ihrer Versteuerungsart ab. Sprechen Sie die Ausgestaltung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Beispiel: zwei Abschläge und eine Schlussrechnung
Ein Softwarehaus vereinbart mit seinem Kunden für eine große Anpassung eine Gesamtsumme von 200.000 Euro netto, aufgeteilt in zwei Abschläge und eine Schlussrechnung. Weil zu Beginn Investitionen nötig sind, liegt der größere Abschlag vorne.
1. Abschlagsrechnung
Netto 100.000 Euro, Umsatzsteuer 19 Prozent 19.000 Euro, Rechnungsbetrag brutto 119.000 Euro.
2. Abschlagsrechnung
Netto 50.000 Euro, Umsatzsteuer 19 Prozent 9.500 Euro, Rechnungsbetrag brutto 59.500 Euro.
Schlussrechnung
Gesamtleistung netto 200.000 Euro, Umsatzsteuer 38.000 Euro, brutto 238.000 Euro. Abzüglich des ersten Abschlags von 119.000 Euro und des zweiten von 59.500 Euro bleibt ein Restbetrag von 59.500 Euro brutto.
Abschläge abrechnen, ohne nebenher Listen zu führen
Wer Abschlagsrechnungen in Tabellen nachhält, verliert irgendwann den Überblick, welcher Abschlag schon gestellt und welcher bezahlt ist. In projectfacts hängt beides am Auftrag.
Termin vereinbaren
Abschlagsrechnungen in projectfacts erstellen
Die Spezifika der Abschlagszahlung hinterlegen Sie einmal im Auftrag, nicht in der einzelnen Rechnung. Unter den Vertrags- und Abrechnungsdaten wählen Sie als Abrechnungsmodus den Zahlungsplan und definieren darin die einzelnen Abschläge.
Wichtig ist dabei die Endrechnung: Sie bildet automatisch die Summe aus den bereits geleisteten Anzahlungen und dem noch offenen Betrag und überführt beides in die abschließende Rechnung. Sie müssen also nichts von Hand gegenrechnen.
- Zahlungsplan und Abrechnungsregeln direkt im Auftrag
- Abschläge frei als Prozentsatz oder Festbetrag definieren
- Schlussrechnung verrechnet die Abschläge automatisch
Abschläge an den Projektfortschritt koppeln
Weil Projektmanagement und Abrechnung in projectfacts dieselbe Datenbasis nutzen, können Sie Ihre Auftragspositionen in Teilprojekte und Arbeitspakete zerlegen und die Abschläge daran hängen.
Wird ein Arbeitspaket auf „erledigt“ gesetzt, das die Grundlage für eine Abschlagszahlung bildet, meldet sich projectfacts bei Ihnen. Sie sehen den Hinweis im System und bekommen den abrechenbaren Betrag gleich mit ausgegeben. Vergessene Abschläge sind damit kein Thema mehr.
- Hinweis im System, sobald ein Abschlag fällig wird
- Abrechenbarer Betrag wird automatisch ermittelt
- Rechnungsstellung und Versand per Knopfdruck
Abschlagsrechnungen buchen und im Blick behalten
Eine Abschlagsrechnung ist mit dem Versand nicht erledigt. Sie muss verbucht, überwacht und am Ende korrekt verrechnet werden.
Offene Abschläge überwachen
In der Belegübersicht sehen Sie zu jedem Auftrag, welche Abschläge gestellt, welche bezahlt und welche noch offen sind. Bleibt eine Zahlung aus, greift das Forderungsmanagement mit Mahnstufen und Zahlungserinnerungen.
- Status jedes Abschlags am Auftrag sichtbar
- Offene Posten und Fälligkeiten im Überblick
Übergabe an die Buchhaltung
Abschlags- und Schlussrechnungen laufen mit allen übrigen Belegen in die Finanzbuchhaltung und lassen sich über die DATEV-Schnittstelle an Ihre Steuerberatung übergeben. Als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung versenden Sie Abschläge genauso wie normale Rechnungen.
- DATEV-Export für Abschlags- und Schlussrechnungen
- Versand als ZUGFeRD oder XRechnung möglich
Abschlagsrechnungen mit projectfacts im Überblick
Zahlungsplan
Abschläge einmal im Auftrag definieren statt je Rechnung neu
Automatische Verrechnung
Die Schlussrechnung zieht geleistete Abschläge selbst ab
An den Fortschritt gekoppelt
Hinweis im System, sobald ein Arbeitspaket den Abschlag auslöst
Offene Posten
Gestellte, bezahlte und offene Abschläge je Auftrag sichtbar
E-Rechnung
Abschläge als ZUGFeRD oder XRechnung versenden
DATEV
Übergabe an die Steuerberatung über die DATEV-Schnittstelle
Sehen Sie sich den Zahlungsplan einmal in Ruhe an
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen am konkreten Beispiel, wie Abschläge, Projektfortschritt und Schlussrechnung in projectfacts zusammenhängen.
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