Bankenschnittstelle
Die Kontobewegungen Ihrer Bank kommen tagesaktuell in projectfacts an und finden ihre Rechnung von selbst. Was heute jemand Zeile für Zeile abhakt, ist damit erledigt, bevor der Tag anfängt.
Kostenlos testenWas macht die Bankenschnittstelle von projectfacts?
Die Bankenschnittstelle verbindet Ihr Geschäftskonto mit der Faktura von projectfacts. Sie liest die Kontobewegungen Ihrer Bank tagesaktuell ein und gleicht sie über den Verwendungszweck mit Ihren Rechnungen ab. Findet die Software eine passende Rechnung, ordnet sie die Zahlung automatisch dem Beleg zu.
Das funktioniert in beide Richtungen: für eingehende Zahlungen Ihrer Kunden ebenso wie für Zahlungen, die Sie selbst geleistet haben. Damit erledigt sich eine Aufgabe von selbst, die in vielen Unternehmen täglich Zeit kostet und trotzdem niemandem Freude macht.
Wofür die Bankenschnittstelle gut ist
Tagesaktueller Stand
Die Kontobewegungen stehen in projectfacts, ohne dass jemand einen Kontoauszug herunterlädt.
Automatische Zuordnung
Der Verwendungszweck führt zur Rechnung. Passt es, wird die Zahlung dem Beleg zugeordnet.
Beide Richtungen
Eingehende Zahlungen Ihrer Kunden und ausgehende Zahlungen an Ihre Lieferanten.
Was sich im Alltag dadurch ändert
Der Zahlungsabgleich ist eine dieser Aufgaben, die niemand plant und die trotzdem jeden Tag anfallen. Drei Stellen merken den Unterschied besonders deutlich.
Die Buchhaltung
Statt Kontoauszüge herunterzuladen, auszudrucken oder abzuhaken, prüft die Buchhaltung nur noch die Fälle, die nicht eindeutig waren. Der Rest ist bereits zugeordnet. Was danach an den Steuerberater geht, läuft über die DATEV-Schnittstelle, sodass Zahlung und Beleg zusammen ankommen.
Das Mahnwesen
Ein Mahnlauf ist nur so gut wie der Kenntnisstand über die Zahlungen. Wird eine Zahlung erst Tage später verbucht, mahnt das System Kunden an, die längst gezahlt haben – der sicherste Weg, eine gute Kundenbeziehung zu beschädigen. Mit tagesaktuellem Abgleich passiert das nicht mehr. Wie das mehrstufige Mahnwesen arbeitet, steht unter Forderungsmanagement.
Die Geschäftsführung
Offene Posten sind nur dann eine belastbare Zahl, wenn die Zahlungseingänge aktuell sind. Was tatsächlich noch aussteht, ist damit jederzeit ablesbar und nicht erst nach dem nächsten Abgleich.
Wie die Zuordnung funktioniert
Der Abgleich läuft über den Verwendungszweck. Das klingt einfach und ist es auch – solange die Rechnungsnummer dort steht.
Der Regelfall
Ihre Rechnungen tragen eine eindeutige Nummer. Zahlt ein Kunde und gibt sie im Verwendungszweck an, findet projectfacts die Rechnung und ordnet die Zahlung zu. Der Beleg wechselt seinen Status, ohne dass jemand eingreift.
Die Ausnahmen
Nicht jeder Kunde füllt den Verwendungszweck sauber aus, und Sammelüberweisungen über mehrere Rechnungen kommen ebenfalls vor. Solche Fälle bleiben offen und werden angezeigt, statt falsch zugeordnet zu werden. Die Buchhaltung sieht damit genau die Zeilen, die eine Entscheidung brauchen – und nur diese.
Zahlungen, die regelmäßig eingezogen werden
Wer wiederkehrende Beträge abrechnet, zieht sie oft selbst ein, statt auf Überweisungen zu warten.
SEPA-Lastschrift
projectfacts verwaltet Lastschriftmandate und erzeugt daraus SEPA-Zahlungen. Für Verträge, Wartungspauschalen und alles, was in gleicher Höhe wiederkehrt, ist das der kürzere Weg: Die Beträge kommen zum vereinbarten Termin, statt einzeln nachgehalten zu werden. Die Rechnungen dazu entstehen wie gewohnt in der Faktura.
Wie die Anbindung eingerichtet wird
Die Bankenschnittstelle gehört zum Finanzbereich von projectfacts und wird bei der Einrichtung auf Ihre Bank und Ihre Belegnummern eingestellt.
Was dabei besprochen wird
Welches Konto angebunden wird, wie Ihre Rechnungsnummern aufgebaut sind und wie mit nicht eindeutigen Fällen umgegangen werden soll. Welche Funktionen in welcher Produktvariante enthalten sind, zeigt die vollständige Funktionsübersicht. Die technischen Einzelheiten klären wir gemeinsam in der Einrichtung.
Schluss mit dem täglichen Abhaken von Kontoauszügen
In einer kostenlosen Erstberatung zeigen wir Ihnen, wie der automatische Zahlungsabgleich in Ihrem Unternehmen aussehen würde und was dafür eingerichtet werden muss.
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