WAHLER Human Resources Success Story| projectfacts

WAHLER Human Resources
Success Story

Verbesserte Prozesse, schnelle Kundengewinnung und das Ende von Kostentreibern

Seit sieben Jahren nutzt das Unternehmen WAHLER Human Resources die ERPSoftware projectfacts, mit der die kompletten Prozesse digitalisiert und ausgebaut wurden.

Für ein Unternehmen, das smarte Digitalisierung im HR-Bereich anbietet, ist es wichtig, eine Vorreiterrolle für seine Kunden zu übernehmen. Die Meinung von Michael Wahler, Geschäftsführer von WAHLER Human Resources, ist ganz klar: „Nur wenn wir die Software selber nutzen und im Alltag getestet haben, können wir unseren Kunden Ratschläge geben und sowohl die Vor-, als auch die Nachteile kommunizieren.“

Michael Wahler hat viele Jahre in großen Unternehmensberatungen gearbeitet und zahlreiche Digitalisierungsprojekte begleitet.

„Dort wurden die Anwesenheits- und Projektzeiten oft durch mehrere, einzelne Tools erfasst. Darüber hinaus waren auch die Module wie CRM, Faktura usw. voneinander getrennt. Dies war für mich von Anfang an keine optimale Lösung!“

Angesichts dieser Erfahrung hat sich Wahler nach einer Software umgeschaut, die für ihn alle relevanten Funktionen umfasst. Dazu zählen die Projektplanung und -steuerung, die Success Story WAHLER Human Resources Erfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten, die Abrechnung von Reisezeiten und die Verwaltung von CRM- und Mitarbeiterdaten.

„Bei projectfacts habe ich festgestellt, dass die Kombination der einzelnen Module, und wie diese zusammengestellt sind, einfach einzigartig ist.“

Überzeugt hat Michael Wahler dabei die funktionale Verknüpfung der Module, wie das Zusammenspiel von Faktura und Zeiterfassung. Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten, die anschließend automatisch als abrechenbare Zeiten im Auftrag angezeigt werden. „So weiß die Buchhaltung sofort, was dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Dadurch ersparen wir uns eine Menge administrativen Aufwand“, erklärt uns Michael Wahler im Interview.

Problemlose Einführung

Was für viele einen langen Einarbeitungsprozess bedeutet, ist Michael Wahler sehr leichtgefallen: „Wenn man etwas Erfahrung im Umgang mit solchen Tools hat, dann kommt man mit dem System gut zurecht. Ist man noch zusätzlich sehr IT-affin und nimmt sich die Zeit, die Strukturen zu verstehen, so kann man sich das System auch gut alleine beibringen“, so Wahler.

Wenn er selber mal nicht weiterkommt, ist er sehr dankbar über den professionellen und unkomplizierten Support, den projectfacts ihm bietet. Durch die intuitive Bedienung von projectfacts konnten auch seine eigenen Mitarbeiter schnell in das System eingearbeitet werden. Die Wiki-Funktion unterstützt sie hierbei zusätzlich, da dort alle relevanten Informationen zur Nutzung von projectfacts, aber auch zum eigenen Unternehmen, transparent zur Verfügung stehen.

„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems.“

Am Anfang standen die Funktionen Projekte, Zeiterfassung, Faktura und HR im Mittelpunkt. Inzwischen werden immer mehr Funktionen von projectfacts verwendet. Das Ticketsystem wird beispielsweise für neu eingehende Bewerbungen genutzt. „Bewerbungen müssen wir kanalisieren“, erzählt Wahler. So haben nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Ticketkanäle.

Verbesserte Prozesse durch ein zentrales System

Dank projectfacts sind die Prozesse bei WAHLER HR sehr nutzerfreundlich und schlank gehalten. Das CRM Modul erleichtert die Nachverfolgbarkeit und Dokumentation der Kundenkommunikation.

„Unser Vertriebsprozess ist dank projectfacts effizient.“

Wir sind uns sicher, dadurch einen schnelleren Projektstart bei Kunden zu realisieren. Ein Mehrwehrt für beide Seiten“, erfreut sich Wahler. Mit Hilfe von Berichten über alle relevanten Geschäftszahlen, fällt es ihm leicht, den Beirat stets über die aktuellen Zahlen zu informieren.

Eine, für ein Beratungsunternehmen, essenzielle Funktion ist die digitale Reisekostenabrechnung. „Gerade hier ist es natürlich sehr charmant, dass Reisekosten direkt in projectfacts abgerechnet werden können, denn diese fließen im Nachhinein in unsere Faktura ein. Die Verknüpfung der beiden Funktionen ist für uns ein sehr großer Vorteil. Die Kernfunktion, Arbeitszeiterfassung in Kombination mit dem Faktura-Modul, sowie der Reisekostenabrechnung, haben uns damals die Entscheidung für projectfacts leicht gemacht“, so der Chef der Unternehmensberatung.

Ein weiterer Pluspunkt sind in seinen Augen die regelmäßigen Updates und Weiterentwicklungen bei projectfacts.

„Es ist schön mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das wie wir stets nach Verbesserung und smarten Lösungen strebt.“

Reibungsloser Übergang ins Home-Office

Viele Unternehmen waren mit der neuen Situation aufgrund von COVID-19 überfordert. Bei WAHLER HR hingegen verlief die Zeit technisch problemlos. „Durch unsere Tätigkeit sind wir es gewohnt bei Kunden oder im Home-Office zu arbeiten. Gerade als Digitalisierungsunternehmen ist es unser Anspruch mit gutem Beispiel voran zu gehen“, so Wahler. Dass projectfacts dabei eine zentrale Rolle spielt, sei er sich sicher:

„Ohne projectfacts gäbe es nicht nur viel mehr Administrationsaufwand, sondern auch Papier.“

„Gerade das wollen wir im Hinblick auf die Nachhaltigkeit möglichst vermeiden.“ Die einzige Herausforderung während der Krise war für WAHLER HR der fehlende Raum für informelle Gespräche. „Wenn man nicht gemeinsam an Kundenprojekten arbeitet oder beim Kunden vor Ort ist, hat man wenig Raum sich privat auszutauschen“, führt Wahler aus. Um seinen Mitarbeitern jedoch bewusst solche Freiräume zu schaffen, entschied er sich dazu den Mitarbeitern extra einen Austausch für Gespräche über die Arbeit hinweg zu ermöglichen.

Auch an WAHLER HR geht die Krise nicht spurlos vorbei

Doch so gut die Krise intern gemanagt werden konnte, war WAHLER HR dennoch direkt betroffen und musste für die Mitarbeiter Kurzarbeit beantragen. Der für die Kurzarbeit notwendige Arbeitszeitnachweis konnte smart und unkompliziert über projectfacts abgebildet werden.

„Gerade beim Thema Kurzarbeit zeigte sich die gute und
partnerschaftliche Zusammenarbeit mit projectfacts.“

„Wir hatten die Anforderungen an projectfacts kommuniziert und diese wurden unkompliziert und schnell für uns umgesetzt.“ Eine kleine Anekdote möchte Michael Wahler abschließend noch loswerden: „Nicht nur intern bietet uns das Tool einen großen Mehrwert. Beim Kunden nutze ich projectfacts auch oft als Beispiel, wie ein Cloud System funktioniert und funktionierten sollte – einfach und verständlich.“