Controlling: Tipps zur erfolgreichen Arbeit mit Projektbudgets

8. Oktober 2019

Budget setzten, überwachen und einhalten

Ein gewissenhaftes Controlling ist der Grundpfeiler eines wirtschaftlich erfolgreichen Projekts und letztlich eines ganzen Unternehmens. Eine gezielte Steuerung bedarf deshalb einer großen Sorgfalt und bisweilen auch eines gewaltigen Aufwands. projectfacts hilft Ihnen deshalb Zeit zu sparen und gleichzeitig effizienter zu arbeiten. So können Sie schon eingreifen, bevor eine Eskalation droht.

Richten sie Kosten-, Einnahmen- und Zeitbudgets für Ihre Projekte ein

Bevor Sie oder Ihre Kollegen mit der Arbeit an einem Projekt beginnen, ist es ratsam Budgets zu definieren. In projectfacts können Sie Budgets für Zeit, abrechenbare Zeit, geplante Einnahmen und Kosten festlegen. Dies funktioniert für ganze Projekte aber auch für einzelne Arbeitspakete. Gehen Sie dazu in die betreffenden Rahmenbedingungen des Projekts oder Pakets und öffnen Sie den Unterpunkt Zeiterfassung und Finanzen. In der Spalte Plan können Sie die Werte Ihrer Budgets eintragen.

Budgetlimits in projectfacts

Setzen Sie Limits für Ihre Budgets

Für die geplante Zeit und die geplante abrechenbare Zeit können Sie zusätzlich konfigurieren, was bei einer Überschreitung des Budgets passieren soll. Wählen Sie im Auswahlfenster die Einstellung Warnung, erhalten Mitarbeiter die Zeiten buchen, eine Warnung zu Ihrer Budgetüberschreitung. Eine Buchung ist jedoch bei dieser Option weiterhin möglich. Strikt hingegen verhindert jegliche Zeitbuchung, die über das definierte Budget hinausgeht.

Lassen Sie sich warnen, wenn eine Budgetüberschreitung droht

Eine Warnung nach einer Budgetüberschreitung kommt für einen Controller viel zu spät. Stattdessen ist es unerlässlich, den Verlauf eines Projekts frühzeitig überwachen zu können und ausreichend Zeit zu haben, möglichen Fehlentwicklungen entgegenzuwirken.

Mit projectfacts können Sie nun individuelle Warnungen für Ihre Budgets einrichten. Dadurch müssen Sie nicht mehr eigenhändig jedes Projekt aufrufen, um den Fortschritt zu überwachen. Lassen Sie sich stattdessen alarmieren, wenn ein beliebiger Wert oder ein prozentualer Anteil eines Budgets aufgebraucht ist. Überprüfen Sie dadurch gezielt nur jene Projekte, die sich in kritischen Phasen befinden.

Auch die Art wie Sie gewarnt werden wollen, können Sie bestimmten. Neben Benachrichtigungen im System, stehen Ihnen auch SMS oder Email zur Verfügung. So haben Sie Ihre Budgets auch unterwegs immer im Blick.

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