Kapazitätsmanagement – Mit der richtigen Methode erfolgreich Aufgaben planen

22. Juni 2020

Kapazitätsmanagement – Dank effizienter Ressourcenplanung alle Unternehmensziele erreichen

Eine gelungene Ressourcenplanung kann viel mehr sein, als eine bloße Übersicht über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit dem erweiterten Kapazitätsmanagement von projectfacts 6.5 nicht nur fristgerecht Ihre Kundenaufträge erfüllen, sondern auch die strategischen Ziele Ihres Unternehmens erfolgreich umsetzen können.

Zusätzlich zu diesem Blogeintrag finden Sie detailliertere Informationen in unserem Methoden-Video.

Die Herausforderung des Kapazitätsmanagements

In den meisten Unternehmen gibt es mehr Aufgaben als notwendige Ressourcen. In der Praxis muss daher regelmäßig entschieden werden, welche Arbeit geleistet werden kann und soll. Meist sind die Dinge, die dann geopfert werden, interne Projekte wie Verbesserungen oder Weiterentwicklungen. Kurzfristig ist deren Verlust oft zu verschmerzen, auf lange Sicht kann dieser jedoch zur Schicksalsfrage werden, weil Mitbewerber in Bezug auf Technologie, Qualität und Service an Ihnen vorbeiziehen.

Mit einem schlichten Projektmanagement, in dem mit Priorität, geplantem Aufwand und ausführenden Mitarbeitern gearbeitet wird, lässt sich dieses Problem nicht auflösen. Diese Art der Planung ist oft sehr unflexibel. Muss ein bereits bestehender Zeitplan angepasst werden, wirkt sich dies oft weit über das eigentliche Projekt hinaus aus. Der gestiegene Ressourcenbedarf muss an anderer Stelle ausgeglichen werden. Schnell wird man zu einem Getriebenen, der die eigenen strategischen Unternehmensziele zurückstellt und nur noch reagiert. So laufen zwar die Kundenprojekte, das eigene Unternehmen hingegen stagniert. Auch die Mitarbeiter leiden unter erhöhtem Druck, fühlen sich gehetzt und überfordert.

Wie sollte eine gelungene Kapazitätsplanung aussehen?

Dazu ein kleines Gedankenspiel: Im Privaten ist es üblich, dass man das Haushaltseinkommen gedanklich in kleine Budgettöpfchen für die verschiedenen individuellen Zwecke aufteilt, wie Miete, Essen, Versicherungen, Altersversorgung, Kleidung, Taschengeld. Jedem dieser Posten wird ein Budget gegenübergestellt, das jeweils ausschließlich für dessen Finanzierung verwendet werden kann. So ist gewährleistet, dass am Ende sämtliche Bedürfnisse abgedeckt werden können.

Dieser Gedanke lässt sich auf die Kapazitätsplanung im Unternehmen übertragen. Bevor das eigentliche Projektmanagement beginnt, betrachtet man dabei zunächst die verfügbare Arbeitszeit aller Mitarbeiter. Deren Summe stellt die maximal aufwendbaren Kapazitäten dar. Anschließend werden die Unternehmensressourcen, gemäß übergeordneter Unternehmensziele, in kleinere Kapazitätscheibchen aufgeteilt und priorisiert. Nun muss nur noch der Ressourcenbedarf der einzelnen Ziele festgelegt werden.

Kapazitätsmanagement

Nun kann man auf Grundlage von verfügbaren Ressourcen und Kapazitätsbedarf die Planung durchführen. Am besten ist eine Zuteilung auf Monatsbasis geeignet.

Für den Arbeitsalltag könnten die beschrieben Schritte im Rahmen einer Abteilungsleiterrunde geschehen. Hier werden die Kapazitäten gemäß dem Bedarf verplant. Anschießend wird mit dem Mitarbeiter gesprochen, welche Kapazitäten dieser im kommenden Monat erfüllen soll. Hier empfiehlt sich auch ein gemeinsamer Abgleich von geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden vergangener Monate. Dies ermöglicht zukünftige Planungen zu präzisieren und so sogar ungenutzte Ressourcen freizusetzen. Über die gemeinsame Planung weiß der Mitarbeiter welche Schwerpunkte für ihn im nächsten Monat anstehen und der Vorgesetzte, mit welchen Ressourcen er rechnen kann. Die monatliche Planung hat dabei den Vorteil, dass diese eine ausreichend hohe Flexibilität ermöglicht, durch die Mitarbeiter die tägliche Verteilung Ihrer Aufgaben eigenständig verwalten können, solange am Monatsende alle Aufgaben erfüllt sind. So könne Sie all Ihre Ziele erreichen und haben immer ausreichende Kapazitäten um Ihr Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln.

Wie hilft projectfacts dabei?

Mit projectfacts können Sie Ihre Unternehmensziele in Form von Kapazitäten abbilden und diesen den jeweils festgelegten Ressourcenbedarf zuweisen. Sie können die Kapazitäten dabei mit Projekten verknüpfen, egal ob externe Aufträgen, mit Budgets und Zeitplänen, oder Ihre internen strategischen Projekte. Den Kapazitäten können Sie anschließend die Mitarbeiterressourcen für deren Umsetzung zuweisen. Gleichzeitig sehen Sie die daraus resultierende Auslastung Ihrer Kollegen. In unserem Beispiel halten wir uns an die monatliche Planung.

Kapazitätsmanagement

Um die gesamten Ressourcen Ihres Unternehmens gezielt einplanen zu können, zeigt projectfacts alle Mitarbeiter mit den zugewiesenen Kapazitäten und der daraus resultierenden Auslastung an. Über die Projektzuweisung wird zudem dargestellt, welches Projekt noch welchen kommenden Bedarf hat und wie die aktuelle Einteilung in der Zukunft aussieht. Des Weiteren wird dargestellt, wie weit das Projekt mit der aktuellen Kapazitätszuweisung kommt, d.h. welche Arbeitspakete bei der aktuellen Einplanung bis wann abgearbeitet werden würden.

projectfacts stellt Ihnen alle notwendigen Ansichten und Berichte für eine effiziente Kapazitätsplanung auf Monatsbasis zur Verfügung:

  • Projekte können mit den zugewiesenen Ressourcen den eigenen Fortschritt in der Zukunft prognostizieren.
  • Mitarbeiter sehen was für sie zu tun ist und wie viel Ressourcen sie für welche Tätigkeit noch haben
  • Abteilungsleiter erhalten einen Überblick, welche Ressourcen verplant und welche noch frei sind
  • Die Unternehmensleitung erhält eine Prognose, mit welchen Einnahmen bei der aktuellen Ressourcenverteilung zu rechnen ist.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Für den Mitarbeiter bedeutet die Verwendung von Kapazitäten keinen zusätzlichen Aufwand. Die Einplanung in Projekten und die Zeiterfassung bleiben gleich. Zusätzlich erhält der Mitarbeiter nun jedoch einen Überblick darüber, ob er seine gesteckten Ziele erreicht und hat gleichzeitig die Möglichkeit seinen Monat tagesgenau zu planen. Die neue Kapazitätsplanung hilft außerdem dabei frühzeitig zu erkennen, wenn Ziele nicht erreicht werden können und so rechtzeitig die notwendigen Schritte einzuleiten.

Kapazitätsmanagement

Weitere Informationen erhalten Sie gerne über Ihren Berater.

Eine ausführliche Beschreibung unserer Methode finden Sie in folgendem Video:

Beitragsbild: © Pixabay – pexels.com (2020)