Mehrstufige Genehmigung von Urlaubsanträgen

19. Oktober 2020

Urlaubsantrag durch mehrere Verantwortliche prüfen lassen

Mit projectfacts 6.6 wird der Genehmigungsprozess von Urlaubsanträgen ausgebaut. Besonders bei großen Firmen mit vielen Mitarbeitern ist es für Vorgesetzte oder die Personalabteilung oft knifflig zu beurteilen, ob ein Mitarbeiter im beantragten Zeitraum wirklich verzichtbar ist. Ist der Kollege in verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Verantwortlichen eingeplant, kann die Abstimmung kompliziert werden. Um mehr Entscheider in den Urlaubsgenehmigungsprozess einbinden zu können, gibt es nun eine neue Funktion in projectfacts mit der dies umsetzbar ist: die Urlaubsprüfung.

War es bisher nur möglich über die Benutzergruppe auszuwählen, welche Personen Urlaubsanträge genehmigen dürfen, bietet diese neue Funktion die Möglichkeit Prüfungsbedingungen, wie sie aktuell schon bei Finanzbelegen existieren, festzulegen. Diese bewirken, dass ein Urlaubsantrag freigegeben werden muss, bevor er dem eigentlichen Genehmiger vorgelegt wird. So können z.B. Projektleiter, der direkte Vorgesetze oder der HR-Verantwortliche ihre Zustimmung geben, bevor der Urlaubsantrag des betreffenden Mitarbeiters abschließend genehmigt wird. Kommt der Antrag beim Genehmigenden an, kann dieser sicher sein, dass alle relevanten Kollegen Ihre Zustimmung bereits gegeben haben. Eine weitere Abstimmung untereinander ist dann nicht mehr notwendig.

Prüfungen einrichten

Um eine neue Prüfung für Urlaubsanträge einzustellen, öffnen Sie die Konfiguration. Unter dem Menüpunkt „Zeiterfassung“, auf der linken Seite, finden Sie die beiden Kacheln „Prüfungen“ und „Bedingungen“, wie sie Ihnen bereits aus dem Finanzmodul bekannt sind.

Klicken Sie nun die Kachel „Prüfungen“ an, um die Voraussetzungen festzulegen. Wählen Sie aus, für welche Urlaubskategorien die Prüfung gelten soll. Wählen sie den Typ „Standard“ aus, wenn der Prüfer nur eine informelle Prüfung durchführen soll. Soll die Prüfung eine „Muss“-Bedingung sein, damit der Urlaubsantrag genehmigt werden kann, klicken Sie den Typ „Validierung“ an.

Nun legen Sie den Prüfer fest, z.B. die Verantwortlichen jeden Projekts an dem der Mitarbeiter beteiligt ist.

Jetzt lässt sich noch zuteilen, bei wem die Prüfung in Kraft treten soll, z.B. bei einzelnen Mitarbeitern oder einer Benutzergruppe.

Wird der Urlaubsantrag abgeschickt, erhalten die angegebenen Prüfer eine Benachrichtigung, dass ein neuer Antrag zur Prüfung vorliegt. Dieser kann nun über den Button „genehmigen/ablehnen“ bestätigt, bzw. abgelehnt werden.

Prüfung von Urlaubsanträgen

Beim Einstellen einer Prüfung ist zu beachten, dass die Personen, die den Urlaubsantrag prüfen sollen, auch in einer Benutzergruppe sind, die das entsprechende Recht dazu besitzen.

Beitragsbild: © Rebe Adelaida – unsplash.com (2020)